淺談基層單位的聲像檔案管理

郭　淼

由于科學(xué)的不斷發(fā)展,辦公條件的大跨步改善,聲像檔案已是一個單位檔案的重要組成部分。這種以照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料存在的,并以影像、聲音為主,輔以文字說明的具有很高保存價值的新式檔案,已在各基層單位中大量存在。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案,筆者對聲像檔案在工作中普遍存在的問題以及對則和建議作以淺談。

一、聲像檔案管理存在的問題

(一)聲像設(shè)備與人員情況

1.隨著社會的發(fā)展及工作需要,機(jī)關(guān)、企事業(yè)基層單位的聲像設(shè)備有了很大改善,可算是各單位的必備品。但是多數(shù)單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求,致使有的設(shè)備閑置,沒人會用,難以充分發(fā)揮作用;有的設(shè)備存放在科室或個人手中,沒有合理利用;有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動,設(shè)備不能有效地利用。從而直接影響了其作用的發(fā)揮,最終造成一些重要活動沒能及時攝錄,檔案沒能完整保存下來,給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。

2.由于基層單位對聲像檔案管理的不夠重視,致使多數(shù)單位的攝錄人員是兼職。攝錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作,并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。由于專業(yè)知識及技能普遍較低,在思想認(rèn)識上就存在一定的誤區(qū)。一部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案,而他們在公務(wù)活動中形成的照片、錄音、錄像帶等,認(rèn)為拍完、錄完就算完成任務(wù)了,不需要歸檔保存;還有一部分人誤以為誰拍的照片就歸誰,送往報社、電臺的用完就算完了,怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念,檔案意識不強(qiáng),僅考慮個人或本部門工作方便,致使部分聲像檔案長期在個人或科室內(nèi)部保存,不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動和機(jī)構(gòu)調(diào)整,造成聲像檔案的失控或流失,致使單位檔案不齊全完整,嚴(yán)重影響了聲像檔案的長久保護(hù)和開發(fā)利用。

(二)聲像檔案管理混亂,問題復(fù)雜

1.管理制度不健全,聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理。

2.檔案意識不強(qiáng),聲像檔案難以及時完整歸檔。

3.保管條件差,聲像檔案難以長久保存。

4.收集渠道不暢,聲像檔案館(室)匱乏。

5.區(qū)域性重大活動檔案失控,聲像檔案流失嚴(yán)重。

二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對策及建議

(一)加強(qiáng)宣傳、提高意識,爭取領(lǐng)導(dǎo)重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各基層單位乃至全社會的事,而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗看:一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持,引起社會的廣泛關(guān)注,從而提高全民,特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識,營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機(jī)遇,服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各基層單位要善于抓住機(jī)遇,結(jié)合本地、本單位中心工作,通過館、室藏檔案以及生動的利用實例,發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

(二)加強(qiáng)管理,制定辦法,狠抓制度落實

要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀,制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。同時,各基層單位也要建立相應(yīng)的管理制度,強(qiáng)化規(guī)范管理,對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理,制定一套嚴(yán)格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交;在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處,必須制定有效的配套措施,明確責(zé)任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動,以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

(三)加強(qiáng)指導(dǎo),注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)

針對聲像檔案管理現(xiàn)狀,檔案行政管理部門對不同單位采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo),力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位,要鞏固提高,在開發(fā)利用上下工夫;對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員,而檔案管理沒跟上的單位,應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督,促其逐步規(guī)范管理;對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位,要限期建檔,加大指導(dǎo)監(jiān)督力度,不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn),全面加強(qiáng)對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn),為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

(四)結(jié)合實際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管

從長久保護(hù)和利用考慮,聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求,短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我們認(rèn)為結(jié)合實際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先,聲像檔案要獨立成卷,使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放;其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度,遠(yuǎn)離光線、磁場等;錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施,盡量延長聲像檔案的壽命。

(五)全面出擊,形式多樣,疏通收集渠道

要實現(xiàn)聲像檔案收集完整,采取必要的行政手段和物質(zhì)保障,建立并疏通收集渠道,運(yùn)用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實際,各基層單位、區(qū)檔案館要全面出擊,采取多種形式收集。主要有:①通過正常移交接收?？剖乙平粰n案室,檔案室移交區(qū)檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、重點科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的,要有重點地強(qiáng)化收集,經(jīng)常溝通及時掌握情況。③重點人物(攝錄人員)直接征集。有一部分?jǐn)z錄人員除擔(dān)當(dāng)本單位的攝錄任務(wù)外,還被指派(或聘請)攝錄本地區(qū)的重大活動、重要會議、城市建設(shè)、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案,要多方努力,登門收集和征集。

(六)建議檔案主管部門參與全區(qū)各類重大活動

針對地區(qū)重大活動(重要會議)檔案失控、聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素,應(yīng)采取檔案局、館直接參與的辦法,由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作,以確保全區(qū)重大活動產(chǎn)生的檔案(特別是聲像檔案),得以及時、齊全、完整地歸檔,統(tǒng)一管理,方便各方面利用?！?

(編輯/穆楊)