淺論檔案工作的創(chuàng)新

于思琪

創(chuàng)新是一個國家和民族進步的的靈魂,也是我們檔案事業(yè)興旺發(fā)達的不歇動力。創(chuàng)新意識它不僅影響檔案事業(yè)生存質(zhì)量,也代表檔案事業(yè)發(fā)展的方向。因此,在新的形勢下,檔案工作者如何創(chuàng)新,怎樣創(chuàng)新,這就是我們必須研究解決的重要課題。

一、社會發(fā)展新形勢要求檔案工作必須實現(xiàn)創(chuàng)新

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展,人類適應自然、改造自然活動在不斷創(chuàng)新、發(fā)展、檔案工作作為黨和國家的一項重要事業(yè),也必須根據(jù)時代和實踐的發(fā)展要求,不斷創(chuàng)新,在這樣的背景下,社會對檔案事業(yè)的傳統(tǒng)格局和傳統(tǒng)的運作方式提出了許多新的需求。

1.符合擴大檔案資料的收藏和管理范圍的需求。隨著現(xiàn)代化管理技術的廣泛運用,電子文件的大量產(chǎn)生,檔案室不僅要接收和管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料,而且還要接收和管理電子形式的檔案以及多種新型載體的檔案,這種趨勢已越來越明顯。

2.符合利用檔案信息的需求。現(xiàn)今提供利用的檔案,不僅有文書檔案,也有科技檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案等,以及從檔案原件中提煉、加工出來的檔案信息。要求能夠快捷、方便地查詢到自己所需要的信息,這種檔案信息需求的大潮,已經(jīng)開始沖擊檔案傳統(tǒng)的服務方式。

3.從服務方式上看,除要求提供檔案原件進行摘抄外,還要求提供不同載體檔案的修復、保護、復制服務。而且這種需求巳形成較高的呼聲,在這樣的情況下,一味因循守舊,必然會被知識經(jīng)濟社會淘汰。

以上這些說明,新時代要求檔案工作必須打破常規(guī),創(chuàng)新管理和服務機制。這些新情況新問題迫切需要廣大檔案工作者既要在思想上高度重視,又要在行動上主動探索,更要在實踐上積極創(chuàng)新,才能使檔案工作跟上形勢的發(fā)展,實現(xiàn)其應有的價值,發(fā)展其應有的作用。

二、檔案工作創(chuàng)新需要堅持的原則

堅持推動檔案整理原則。檔案創(chuàng)新是檔案基礎工作的組成部分,檔案整理工作則是便于檔案的保管和利用。一方面,檔案創(chuàng)新能夠反映檔案整理狀況,人們通過具體地利用檔案的活動集中反映出檔案創(chuàng)新工作和檔案整理工作的整體水平;另一方面,檔案創(chuàng)新要以檔案整理有序為基礎,把便于檢索方便利用作為確保提供檔案信息服務的前提與條件;檔案創(chuàng)新,客觀上要求檔案整理工作必須創(chuàng)新。因而檔案創(chuàng)新與檔案整理有著密切相關的內(nèi)在聯(lián)系,兩者具有相互聯(lián)系的內(nèi)在關系。

三、檔案工作創(chuàng)新的主要內(nèi)容

1.思想觀念上要創(chuàng)新。任何工作的跨越和創(chuàng)新,都必須有一個嶄新的有創(chuàng)意的思想觀念作前導。要充分認識創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的動力,檔案工作的建立、發(fā)展、壯大離不開創(chuàng)新。在當今社會,檔案事業(yè)發(fā)展的諸多問題,沒有現(xiàn)成的答案,也沒有任何經(jīng)驗可以借鑒,唯有解放思想,更新觀念,大膽試,大膽闖,才能在探索中前進,創(chuàng)新中發(fā)展。

2.基礎管理上要創(chuàng)新。基礎管理包括了檔案的收集,整理、鑒定、保管到開發(fā)利用,檔案工作從收集、整理、鑒定、保管到利用,都有一整套緊密相聯(lián)的工作流程,每一程序的科學性、技術性都很強。伴隨著科學技術的發(fā)展,檔案載體包呈現(xiàn)出多樣性的趨勢。如電子計算機自動控制的電子檔案;同紙質(zhì)檔案相比,具有更方便,準確、高效的優(yōu)勢,但在收集、鑒定、使用、保管、保密和安全等諸多方面,又出現(xiàn)了一些值得探索研究的新課題。如從我國機關檔案工作的實際出發(fā),為適應檔案管理現(xiàn)代化的需要,國家檔案局頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》,這個規(guī)則的貫徹實施,改變了機關傳統(tǒng)的檔案管理的基礎工作方式,兼顧了計算機和手工管理兩種方式,這實際上也是檔案管理手段的一種創(chuàng)新。

3.服務機制和手段要創(chuàng)新。在服務機制和手段上的創(chuàng)新;主要是服務的觀念要更新,服務的范圍和內(nèi)容要創(chuàng)新,服務方式要創(chuàng)新,并且要有一定的機制作保證。

四、以管理為基礎,在應用現(xiàn)代技術上創(chuàng)新

科學技術的普及和應用已悄然地改變了人們傳統(tǒng)的思維方式和工作方式,改變了檔案管理的工作內(nèi)容和整體運作規(guī)律。檔案的產(chǎn)生已呈現(xiàn)出多元化的趨勢,特別是光盤、磁盤和膠片檔案的出現(xiàn),其法律效力和保存價值都是紙質(zhì)檔案無法替代的,傳統(tǒng)的管理方式方法以很難適應新事物的需求。因此,檔案管理就要根據(jù)不同載體和種類的差異,考慮它的有序化管理問題。一是不同載體、不同種類的檔案要分別立卷,分別保管,分類檢索;同樣內(nèi)容、不同載體的檔案可立雙套卷,彼此備份說明和檢索路徑。二是紙質(zhì)檔案和特殊載體檔案要依據(jù)其性能和保管期限的不同進行分庫保管,并定期對其存儲內(nèi)容進行檢查鑒定。三是要建立安全的數(shù)據(jù)庫,將文件的形成、檔案的存儲、分類編目、主題詞標引和利用等工作在計算機上進行,檔案館接收檔案時,必須同時接收檔案室已建成的數(shù)據(jù),以便減少館(室)重復。四是有條件的地區(qū)和部門要利用計算機技術和網(wǎng)絡系統(tǒng),建立局域網(wǎng)和系統(tǒng)網(wǎng)。五是要積極引導廣大利用者。利用電子文件和上網(wǎng)查檔,最大限度地減少重要檔案原件的利用率;已開放的檔案文件要全文上網(wǎng)提供利用,保證網(wǎng)上查詢質(zhì)量,提高檔案工作的有效性,從真正意義上推進“文檔一體化”和數(shù)字化檔案館建設。

五、以人為本,在人才培養(yǎng)上創(chuàng)新

人是工作中最積極、最活躍的因素,只有人的素質(zhì)提高了,工作才能做好。要結合新形勢、新特點、新任務培養(yǎng)創(chuàng)新型人才,首先要進行知識更新和創(chuàng)新。知識創(chuàng)新是工作創(chuàng)新的基礎,也是事業(yè)發(fā)展的動力,只有知識創(chuàng)新才能跟上時代發(fā)展的步伐。應努力培養(yǎng)一批德才兼?zhèn)?年富力強,在學術造詣、研究能力、創(chuàng)新意識、業(yè)務技能、專業(yè)知識等方面具有扎實功底的優(yōu)秀人才。通過專門學習和培養(yǎng),提高他們的創(chuàng)新能力,使其精通檔案管理、利用、保護技術、計算機管理、外語、法制宣傳等工作,使其成為一專多能、文理兼通的復合型創(chuàng)新人才。

提高檔案工作人員的創(chuàng)新精神。創(chuàng)新精神需要在工作中不斷培養(yǎng)。一是要有敬業(yè)精神。敬業(yè)愛崗是創(chuàng)新精神的基礎。檔案工作是一項既重要又寂寞的工作,需要檔案工作者有強烈的敬業(yè)精神,勤勤懇懇,默默無聞,在平凡的崗位上創(chuàng)造出不平凡的業(yè)績。二是要有豐富的知識和經(jīng)驗。因為知識和經(jīng)驗可以使人產(chǎn)生廣泛的聯(lián)想,使思想靈活敏銳,進而進發(fā)出創(chuàng)新靈感的火花。一個專業(yè)工作者,如果知識貧乏、經(jīng)驗不足,面對新情況、新問題熟視無睹,就很難做出準確的判斷、提出妥善的解決辦法,工作上就更談不上會有改進和創(chuàng)新。三是要有求實的科學精神。要準確地把握檔案事業(yè)發(fā)展面臨的新形勢,自身發(fā)展的新情況和所處的新環(huán)境,學習、總結一切創(chuàng)造性的先進做法和成果,用求實創(chuàng)新的精神,把握規(guī)律,勇于探索和實踐;有效地、開創(chuàng)性地開展工作。四是要培養(yǎng)獨立思考問題的習慣。善于獨立思考向題,不作思想上的懶漢,不墨守成規(guī)陋習,這是做好一切工作的重要條件;也是進行創(chuàng)新活動必要前提。五是真抓實干。創(chuàng)新不是空喊口號;而是發(fā)展檔案事業(yè)的嚴肅命題。因此,看準了問題,就要大膽試;拿準了的事情就要大膽辦,大膽干。腳踏實地,一步一個腳印,實實在在取得實際成效,才是真正的創(chuàng)新,沒有真抓實干的精神,不可能做出創(chuàng)新的業(yè)績來。

六、以激勵為手段,在機制上創(chuàng)新

機制是制約工作開展的關鍵因素,檔案工作創(chuàng)新,必須在機制上進行創(chuàng)新,要積極研究和探索新形勢下檔案工作的特點和規(guī)律,用以調(diào)動激勵檔案工作者的積極性和創(chuàng)造性;建立以工作目標管理為中心的考核機制,用以評定工作質(zhì)量和完成情況;建立工作規(guī)程管理機制,明確工作紀律,規(guī)范工作行為;建立工作保障機制,提供必要條件,確保任務實施;建立人才選拔、競爭上崗、提職晉級的競爭機制,確保優(yōu)秀人才脫穎而出,優(yōu)勝劣汰;建立檔案科研、教育成果、評模評先的激勵機制,對在檔案科研工作中做出突出貢獻者給予物質(zhì)上的獎勵;建立人才、優(yōu)秀成果、專利技術的保護機制,創(chuàng)造尊重知識、尊重人才的氛圍,激發(fā)他們的工作熱情和創(chuàng)造性。

創(chuàng)新就是做前人沒有做過的事情,創(chuàng)新就得敢想敢做,要有“敢為天下先”的精神。檔案工作的創(chuàng)新必須以觀念創(chuàng)新為先導,以管理創(chuàng)新為基礎,以服務創(chuàng)新為主線,以機制創(chuàng)新為動力,遵循檔案工作的客觀發(fā)展規(guī)律,本著嚴謹?shù)目茖W態(tài)度、實事求是地進行。必須把解放思想與實事求是結合起來,把執(zhí)行法規(guī)、政策、規(guī)章與實際工作結合起來,做到求實務實,施之有效,行之有效。用檔案工作創(chuàng)新促進檔案事業(yè)的健康發(fā)展,努力開創(chuàng)新時期檔案工作的新局面?！?

(編輯/永安)