淺論檔案工作的創(chuàng)新

于思琪

創(chuàng)新是一個(gè)國(guó)家和民族進(jìn)步的的靈魂,也是我們檔案事業(yè)興旺發(fā)達(dá)的不歇?jiǎng)恿Α?chuàng)新意識(shí)它不僅影響檔案事業(yè)生存質(zhì)量,也代表檔案事業(yè)發(fā)展的方向。因此,在新的形勢(shì)下,檔案工作者如何創(chuàng)新,怎樣創(chuàng)新,這就是我們必須研究解決的重要課題。

一、社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)要求檔案工作必須實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展,人類適應(yīng)自然、改造自然活動(dòng)在不斷創(chuàng)新、發(fā)展、檔案工作作為黨和國(guó)家的一項(xiàng)重要事業(yè),也必須根據(jù)時(shí)代和實(shí)踐的發(fā)展要求,不斷創(chuàng)新,在這樣的背景下,社會(huì)對(duì)檔案事業(yè)的傳統(tǒng)格局和傳統(tǒng)的運(yùn)作方式提出了許多新的需求。

1.符合擴(kuò)大檔案資料的收藏和管理范圍的需求。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)的廣泛運(yùn)用,電子文件的大量產(chǎn)生,檔案室不僅要接收和管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料,而且還要接收和管理電子形式的檔案以及多種新型載體的檔案,這種趨勢(shì)已越來越明顯。

2.符合利用檔案信息的需求?，F(xiàn)今提供利用的檔案,不僅有文書檔案,也有科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等,以及從檔案原件中提煉、加工出來的檔案信息。要求能夠快捷、方便地查詢到自己所需要的信息,這種檔案信息需求的大潮,已經(jīng)開始沖擊檔案?jìng)鹘y(tǒng)的服務(wù)方式。

3.從服務(wù)方式上看,除要求提供檔案原件進(jìn)行摘抄外,還要求提供不同載體檔案的修復(fù)、保護(hù)、復(fù)制服務(wù)。而且這種需求巳形成較高的呼聲,在這樣的情況下,一味因循守舊,必然會(huì)被知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)淘汰。

以上這些說明,新時(shí)代要求檔案工作必須打破常規(guī),創(chuàng)新管理和服務(wù)機(jī)制。這些新情況新問題迫切需要廣大檔案工作者既要在思想上高度重視,又要在行動(dòng)上主動(dòng)探索,更要在實(shí)踐上積極創(chuàng)新,才能使檔案工作跟上形勢(shì)的發(fā)展,實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值,發(fā)展其應(yīng)有的作用。

二、檔案工作創(chuàng)新需要堅(jiān)持的原則

堅(jiān)持推動(dòng)檔案整理原則。檔案創(chuàng)新是檔案基礎(chǔ)工作的組成部分,檔案整理工作則是便于檔案的保管和利用。一方面,檔案創(chuàng)新能夠反映檔案整理狀況,人們通過具體地利用檔案的活動(dòng)集中反映出檔案創(chuàng)新工作和檔案整理工作的整體水平;另一方面,檔案創(chuàng)新要以檔案整理有序?yàn)榛A(chǔ),把便于檢索方便利用作為確保提供檔案信息服務(wù)的前提與條件;檔案創(chuàng)新,客觀上要求檔案整理工作必須創(chuàng)新。因而檔案創(chuàng)新與檔案整理有著密切相關(guān)的內(nèi)在聯(lián)系,兩者具有相互聯(lián)系的內(nèi)在關(guān)系。

三、檔案工作創(chuàng)新的主要內(nèi)容

1.思想觀念上要?jiǎng)?chuàng)新。任何工作的跨越和創(chuàng)新,都必須有一個(gè)嶄新的有創(chuàng)意的思想觀念作前導(dǎo)。要充分認(rèn)識(shí)創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的動(dòng)力,檔案工作的建立、發(fā)展、壯大離不開創(chuàng)新。在當(dāng)今社會(huì),檔案事業(yè)發(fā)展的諸多問題,沒有現(xiàn)成的答案,也沒有任何經(jīng)驗(yàn)可以借鑒,唯有解放思想,更新觀念,大膽試,大膽闖,才能在探索中前進(jìn),創(chuàng)新中發(fā)展。

2.基礎(chǔ)管理上要?jiǎng)?chuàng)新。基礎(chǔ)管理包括了檔案的收集,整理、鑒定、保管到開發(fā)利用,檔案工作從收集、整理、鑒定、保管到利用,都有一整套緊密相聯(lián)的工作流程,每一程序的科學(xué)性、技術(shù)性都很強(qiáng)。伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,檔案載體包呈現(xiàn)出多樣性的趨勢(shì)。如電子計(jì)算機(jī)自動(dòng)控制的電子檔案;同紙質(zhì)檔案相比,具有更方便,準(zhǔn)確、高效的優(yōu)勢(shì),但在收集、鑒定、使用、保管、保密和安全等諸多方面,又出現(xiàn)了一些值得探索研究的新課題。如從我國(guó)機(jī)關(guān)檔案工作的實(shí)際出發(fā),為適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要,國(guó)家檔案局頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》,這個(gè)規(guī)則的貫徹實(shí)施,改變了機(jī)關(guān)傳統(tǒng)的檔案管理的基礎(chǔ)工作方式,兼顧了計(jì)算機(jī)和手工管理兩種方式,這實(shí)際上也是檔案管理手段的一種創(chuàng)新。

3.服務(wù)機(jī)制和手段要?jiǎng)?chuàng)新。在服務(wù)機(jī)制和手段上的創(chuàng)新;主要是服務(wù)的觀念要更新,服務(wù)的范圍和內(nèi)容要?jiǎng)?chuàng)新,服務(wù)方式要?jiǎng)?chuàng)新,并且要有一定的機(jī)制作保證。

四、以管理為基礎(chǔ),在應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)上創(chuàng)新

科學(xué)技術(shù)的普及和應(yīng)用已悄然地改變了人們傳統(tǒng)的思維方式和工作方式,改變了檔案管理的工作內(nèi)容和整體運(yùn)作規(guī)律。檔案的產(chǎn)生已呈現(xiàn)出多元化的趨勢(shì),特別是光盤、磁盤和膠片檔案的出現(xiàn),其法律效力和保存價(jià)值都是紙質(zhì)檔案無法替代的,傳統(tǒng)的管理方式方法以很難適應(yīng)新事物的需求。因此,檔案管理就要根據(jù)不同載體和種類的差異,考慮它的有序化管理問題。一是不同載體、不同種類的檔案要分別立卷,分別保管,分類檢索;同樣內(nèi)容、不同載體的檔案可立雙套卷,彼此備份說明和檢索路徑。二是紙質(zhì)檔案和特殊載體檔案要依據(jù)其性能和保管期限的不同進(jìn)行分庫(kù)保管,并定期對(duì)其存儲(chǔ)內(nèi)容進(jìn)行檢查鑒定。三是要建立安全的數(shù)據(jù)庫(kù),將文件的形成、檔案的存儲(chǔ)、分類編目、主題詞標(biāo)引和利用等工作在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行,檔案館接收檔案時(shí),必須同時(shí)接收檔案室已建成的數(shù)據(jù),以便減少館(室)重復(fù)。四是有條件的地區(qū)和部門要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),建立局域網(wǎng)和系統(tǒng)網(wǎng)。五是要積極引導(dǎo)廣大利用者。利用電子文件和上網(wǎng)查檔,最大限度地減少重要檔案原件的利用率;已開放的檔案文件要全文上網(wǎng)提供利用,保證網(wǎng)上查詢質(zhì)量,提高檔案工作的有效性,從真正意義上推進(jìn)“文檔一體化”和數(shù)字化檔案館建設(shè)。

五、以人為本,在人才培養(yǎng)上創(chuàng)新

人是工作中最積極、最活躍的因素,只有人的素質(zhì)提高了,工作才能做好。要結(jié)合新形勢(shì)、新特點(diǎn)、新任務(wù)培養(yǎng)創(chuàng)新型人才,首先要進(jìn)行知識(shí)更新和創(chuàng)新。知識(shí)創(chuàng)新是工作創(chuàng)新的基礎(chǔ),也是事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力,只有知識(shí)創(chuàng)新才能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。應(yīng)努力培養(yǎng)一批德才兼?zhèn)?年富力強(qiáng),在學(xué)術(shù)造詣、研究能力、創(chuàng)新意識(shí)、業(yè)務(wù)技能、專業(yè)知識(shí)等方面具有扎實(shí)功底的優(yōu)秀人才。通過專門學(xué)習(xí)和培養(yǎng),提高他們的創(chuàng)新能力,使其精通檔案管理、利用、保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)管理、外語、法制宣傳等工作,使其成為一專多能、文理兼通的復(fù)合型創(chuàng)新人才。

提高檔案工作人員的創(chuàng)新精神。創(chuàng)新精神需要在工作中不斷培養(yǎng)。一是要有敬業(yè)精神。敬業(yè)愛崗是創(chuàng)新精神的基礎(chǔ)。檔案工作是一項(xiàng)既重要又寂寞的工作,需要檔案工作者有強(qiáng)烈的敬業(yè)精神,勤勤懇懇,默默無聞,在平凡的崗位上創(chuàng)造出不平凡的業(yè)績(jī)。二是要有豐富的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。因?yàn)橹R(shí)和經(jīng)驗(yàn)可以使人產(chǎn)生廣泛的聯(lián)想,使思想靈活敏銳,進(jìn)而進(jìn)發(fā)出創(chuàng)新靈感的火花。一個(gè)專業(yè)工作者,如果知識(shí)貧乏、經(jīng)驗(yàn)不足,面對(duì)新情況、新問題熟視無睹,就很難做出準(zhǔn)確的判斷、提出妥善的解決辦法,工作上就更談不上會(huì)有改進(jìn)和創(chuàng)新。三是要有求實(shí)的科學(xué)精神。要準(zhǔn)確地把握檔案事業(yè)發(fā)展面臨的新形勢(shì),自身發(fā)展的新情況和所處的新環(huán)境,學(xué)習(xí)、總結(jié)一切創(chuàng)造性的先進(jìn)做法和成果,用求實(shí)創(chuàng)新的精神,把握規(guī)律,勇于探索和實(shí)踐;有效地、開創(chuàng)性地開展工作。四是要培養(yǎng)獨(dú)立思考問題的習(xí)慣。善于獨(dú)立思考向題,不作思想上的懶漢,不墨守成規(guī)陋習(xí),這是做好一切工作的重要條件;也是進(jìn)行創(chuàng)新活動(dòng)必要前提。五是真抓實(shí)干。創(chuàng)新不是空喊口號(hào);而是發(fā)展檔案事業(yè)的嚴(yán)肅命題。因此,看準(zhǔn)了問題,就要大膽試;拿準(zhǔn)了的事情就要大膽辦,大膽干。腳踏實(shí)地,一步一個(gè)腳印,實(shí)實(shí)在在取得實(shí)際成效,才是真正的創(chuàng)新,沒有真抓實(shí)干的精神,不可能做出創(chuàng)新的業(yè)績(jī)來。

六、以激勵(lì)為手段,在機(jī)制上創(chuàng)新

機(jī)制是制約工作開展的關(guān)鍵因素,檔案工作創(chuàng)新,必須在機(jī)制上進(jìn)行創(chuàng)新,要積極研究和探索新形勢(shì)下檔案工作的特點(diǎn)和規(guī)律,用以調(diào)動(dòng)激勵(lì)檔案工作者的積極性和創(chuàng)造性;建立以工作目標(biāo)管理為中心的考核機(jī)制,用以評(píng)定工作質(zhì)量和完成情況;建立工作規(guī)程管理機(jī)制,明確工作紀(jì)律,規(guī)范工作行為;建立工作保障機(jī)制,提供必要條件,確保任務(wù)實(shí)施;建立人才選拔、競(jìng)爭(zhēng)上崗、提職晉級(jí)的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,確保優(yōu)秀人才脫穎而出,優(yōu)勝劣汰;建立檔案科研、教育成果、評(píng)模評(píng)先的激勵(lì)機(jī)制,對(duì)在檔案科研工作中做出突出貢獻(xiàn)者給予物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì);建立人才、優(yōu)秀成果、專利技術(shù)的保護(hù)機(jī)制,創(chuàng)造尊重知識(shí)、尊重人才的氛圍,激發(fā)他們的工作熱情和創(chuàng)造性。

創(chuàng)新就是做前人沒有做過的事情,創(chuàng)新就得敢想敢做,要有“敢為天下先”的精神。檔案工作的創(chuàng)新必須以觀念創(chuàng)新為先導(dǎo),以管理創(chuàng)新為基礎(chǔ),以服務(wù)創(chuàng)新為主線,以機(jī)制創(chuàng)新為動(dòng)力,遵循檔案工作的客觀發(fā)展規(guī)律,本著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度、實(shí)事求是地進(jìn)行。必須把解放思想與實(shí)事求是結(jié)合起來,把執(zhí)行法規(guī)、政策、規(guī)章與實(shí)際工作結(jié)合起來,做到求實(shí)務(wù)實(shí),施之有效,行之有效。用檔案工作創(chuàng)新促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展,努力開創(chuàng)新時(shí)期檔案工作的新局面?！?

(編輯/永安)