淺談當(dāng)前人事檔案管理中存在的幾個(gè)問(wèn)題和看法

楊　晶

人事檔案是組織人員任用的重要憑證,是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織做好人事工作的重要依據(jù)。通常人事檔案由人事部門(mén)管理,人事檔案不納入國(guó)家檔案管理體系,因此在國(guó)家檔案管理的改革中,人事檔案的管理顯得比較滯后。但發(fā)展的社會(huì)管理需要更為有效的人事檔案管理,這給人事檔案的管理帶來(lái)了巨大的改革要求,同時(shí)傳統(tǒng)的人事檔案管理方法在改革浪潮中的不足之處也越來(lái)越多地暴露出來(lái),在對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理的改革中有必要注意以下幾個(gè)問(wèn)題:

一、明確人事檔案所有權(quán)和使用權(quán)

所有權(quán)是指檔案材料的歸屬,而使用權(quán)是指檔案材料及其信息的使用權(quán)利。

(一)從法律上看,《中華人民共和國(guó)檔案法》第十條對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交,集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為己有。

現(xiàn)在有些人認(rèn)為“檔隨人走”的管理方式表明人事檔案是個(gè)人的附屬物,應(yīng)當(dāng)歸個(gè)人所有。但是我認(rèn)為“檔隨人走”的管理方式不能夠成為人事檔案所有權(quán)歸個(gè)人的依據(jù)。它的目的是為了保證人事檔案材料的時(shí)效性和真實(shí)權(quán)威性,“檔隨人走”同時(shí)也是為了方便管理和利用的要求。所以“檔隨人走”不能作為人事檔案?jìng)€(gè)人所有的依據(jù)。

(二)人事檔案的使用權(quán)應(yīng)當(dāng)以所有權(quán)為依據(jù),不可能沒(méi)有限制地使用。

二、人事檔案的開(kāi)放性問(wèn)題

人事檔案是國(guó)家的財(cái)富,但人事檔案也關(guān)系到個(gè)人和相關(guān)組織的切身利益,所以人事檔案應(yīng)當(dāng)有條件地開(kāi)放,方便利用,發(fā)揮最優(yōu)效益。

人事檔案屬于國(guó)家全部檔案的一部分,社會(huì)對(duì)其他檔案等有開(kāi)放的要求,那么作為檔案組成一部分的人事檔案也應(yīng)當(dāng)有開(kāi)放的要求。1990年黨中央和國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)和發(fā)布了《關(guān)于開(kāi)放歷史檔案的幾點(diǎn)意見(jiàn)》明確表明了歷史檔案應(yīng)當(dāng)開(kāi)放,所以人事檔案也應(yīng)當(dāng)開(kāi)放。

人事檔案的開(kāi)放有利于社會(huì)進(jìn)步,有利于加快我國(guó)政治民主進(jìn)程。人事檔案的公開(kāi)也不與目前法律相沖突。人事檔案的形成是個(gè)人參與的過(guò)程,對(duì)個(gè)人不存在保密的可能。

但也應(yīng)當(dāng)注意這里所指的開(kāi)放不是無(wú)條件地絕對(duì)開(kāi)放,人事檔案也有其特殊的一面,人事檔案部分內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密,也有部分內(nèi)容可能關(guān)系到個(gè)人隱私。《保密法》和憲法對(duì)公民隱私的保護(hù)都應(yīng)當(dāng)作為個(gè)人檔案開(kāi)放的必要條件。

開(kāi)放是絕對(duì)的要求,但是也要保證開(kāi)放的合理、合法性,這樣才有利于人事檔案管理的全面提高。

三、現(xiàn)行的人事檔案管理自身存在的問(wèn)題

(一)現(xiàn)行人事檔案管理的分散性問(wèn)題。我國(guó)現(xiàn)行人事檔案管理存在著“多頭分散”的管理現(xiàn)象。參加人事檔案管理的社會(huì)組織有人事、勞動(dòng)、社區(qū)等部門(mén),造成了人事檔案隸屬混亂。

(二)在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)背景下產(chǎn)生的人事檔案管理過(guò)多地注重保管而對(duì)人事檔案的開(kāi)發(fā)利用卻相對(duì)較為不足,對(duì)個(gè)人的材料不夠齊全,材料的收集缺乏及時(shí)和主動(dòng)性,內(nèi)容比較零散,不連續(xù)。

(三)人事記錄材料的收集、補(bǔ)充沒(méi)有形成制度化,對(duì)材料的評(píng)價(jià)也沒(méi)有具體標(biāo)準(zhǔn),而且對(duì)人事檔案的管理也缺乏嚴(yán)肅性。

(四)在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化浪潮的推動(dòng)下,人事檔案管理的管理手段明顯顯得滯后,不適應(yīng)現(xiàn)代化的要求。

四、對(duì)策

(一)建立全國(guó)范圍的人事檔案中心。人事檔案中心集行政、保存、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等職能為一體,加強(qiáng)集中保管和利用。

(二)人事檔案管理工作要改革以往相對(duì)封閉落后的工作方式,提高工作人員素質(zhì),加強(qiáng)服務(wù)人員的有效工作服務(wù)方式的改革。

(三)改革過(guò)去“檔隨人走”的僵化管理方式,加強(qiáng)社會(huì)化管理建設(shè)。建立社會(huì)化集中人事檔案管理機(jī)構(gòu),對(duì)政府服務(wù)公職人員、流動(dòng)服務(wù)人員和離退休人員的人事檔案進(jìn)行管理。

(四)加強(qiáng)人事檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化改革,實(shí)行個(gè)人信息的有條件融合。目前對(duì)個(gè)人信息的管理存在多種方式,戶(hù)籍管理信息、文憑學(xué)歷管理、個(gè)人單位表現(xiàn)記錄等在一定程度上都和人事檔案信息存在著重復(fù)交叉,數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化也為人事檔案信息的綜合提供了物質(zhì)實(shí)現(xiàn)條件基礎(chǔ)。

從以上各方面改革當(dāng)前人事檔案管理將有助于人事檔案工作向更高的臺(tái)階邁進(jìn)?！?

(編輯/穆楊)