計(jì)算機(jī)是檔案信息管理的基礎(chǔ)

李艷梅　王玉峰

檔案信息網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識,多專業(yè)配合,多部門協(xié)作,多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程,系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展到目前階段,研究探討對系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、加強(qiáng)管理和科學(xué)決策,是十分必要的。

一、計(jì)算機(jī)應(yīng)用是檔案管理現(xiàn)代化的重要技術(shù)手段

隨著社會(huì)的發(fā)展對檔案利用工作的要求越來越高,不僅是各種學(xué)術(shù)研究希望能夠快速、全面、準(zhǔn)確地查閱資料,商品化經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中對檔案的利用能否及時(shí)、準(zhǔn)確和完整則關(guān)系到企業(yè)的興衰。計(jì)算機(jī)的快速信息檢索恰能滿足這種需求。要想利用好檔案信息,首先就要保管好檔案。檔案制成材料的壽命與保管條件有很大的關(guān)系,為了減緩紙張的老化可以用計(jì)算機(jī)嚴(yán)格控制庫房的溫、濕度,也可以用其實(shí)現(xiàn)防火、防盜等。辦公自動(dòng)化、產(chǎn)品設(shè)計(jì)和生產(chǎn)過程的自動(dòng)化直接生成了機(jī)讀檔案或電子檔案,迫使檔案管理也必須采用計(jì)算機(jī)。計(jì)算機(jī)應(yīng)用在各行各業(yè)中得到了普及,我國省、部級機(jī)關(guān)大多建立了計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò),企業(yè)生產(chǎn)中的計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)(CAD)是國家"八五計(jì)劃"和"九五計(jì)劃"的重點(diǎn)推廣項(xiàng)目,應(yīng)用日益廣泛。在我國,電子文檔已開始大量涌現(xiàn),計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理已成必然。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為其在檔案管理中開辟了新的應(yīng)用領(lǐng)域

計(jì)算機(jī)并不只是一種被動(dòng)的工具,也不會(huì)靜止在一個(gè)技術(shù)水平上。恰恰相反,其日新月異的發(fā)展速度早已超出一般人的想象。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展使其功能不斷地?cái)U(kuò)充,由此產(chǎn)生了新用途。計(jì)算機(jī)信息容量的增大和光盤存儲(chǔ)器的應(yīng)用促成了檔案原文信息的管理。計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的發(fā)展促成了檔案圖、文、聲、像信息的綜合處理及編制聲像并茂的檔案館業(yè)務(wù)指南等。計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)化促進(jìn)了檔案信息跨地域的開放式應(yīng)用。檔案信息計(jì)算機(jī)系統(tǒng)建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng),組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平,并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通,這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢,提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙,都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然,要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的。

三、計(jì)算機(jī)檔案管理應(yīng)用方式

一是自動(dòng)編目。計(jì)算機(jī)于上世紀(jì)60年代末開始在一些發(fā)達(dá)國家應(yīng)用于檔案管理。自動(dòng)編制檔案目錄是其最早的應(yīng)用項(xiàng)目,也是至今應(yīng)用最廣的項(xiàng)目。它能大大改善檔案手工檢索工具的質(zhì)量。此外,在法制較健全的國家,自動(dòng)編目可以保證依法定期向社會(huì)開放檔案,從而維護(hù)了公民的合法權(quán)。二是聯(lián)機(jī)自動(dòng)檢索。比自動(dòng)編目進(jìn)了一步,聯(lián)機(jī)檢索可以使檔案利用者直接通過計(jì)算機(jī)查到所需的檔案信息。從檔案查找范圍來看,有追朔式和通報(bào)式檔案檢索。從計(jì)算機(jī)使用方式看,有批處理式和問答式檔案檢索。從存取方式上看,有順序檢索和隨機(jī)檢索。從檢索語言看,有主題詞表和自由詞檢索。從信息模式看,有純文本信息檢索、圖形信息檢索及多媒體信息檢索等。三是檔案借閱自動(dòng)管理。檔案借閱自動(dòng)管理可具備如下功能:利用登記。涉及利用者情況、利用目地、審批手續(xù)、密級權(quán)限控制等。利用狀況管理,可隨時(shí)掌握利用者正在調(diào)閱的檔案數(shù)量、范圍、密級、時(shí)間、復(fù)制、摘抄等情況。四是檔案編研工作中的信息自動(dòng)處理。計(jì)算機(jī)可以輔助人們完成檔案的專題篩選、自動(dòng)提供相關(guān)背景材料以及編輯排版等工作。

四、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化工程技術(shù)是十分重要的

我國檔案信息網(wǎng)絡(luò)化工程影響最大的技術(shù)是計(jì)算機(jī)工作站、服務(wù)器性能的提高,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。檔案部門對先進(jìn)技術(shù)的潛在需求很大,但現(xiàn)實(shí)的需求又往往跟不上,宏觀監(jiān)測需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟(jì)需求有很大差別,因此不斷發(fā)生買了設(shè)備不能充分利用,建了網(wǎng)絡(luò)而傳輸量很少的情況。要實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀,充分考慮先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展,再進(jìn)行每一項(xiàng)具體的決策。

五、人機(jī)結(jié)合是網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的建設(shè)方針

檔案業(yè)務(wù)人員直接使用計(jì)算機(jī)開展工作,這亦是研究網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)管理時(shí)必須考慮的,檔案信息網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的管理,能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制,同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題,主要方面是集中統(tǒng)一管理不力,這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“計(jì)算機(jī)起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象,從管理上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),硬軟件的選用,上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中,實(shí)行集中統(tǒng)一管理,不能各行其是自建系統(tǒng),造成信息分割和資源浪費(fèi)。也要下決心解決方便使用的問題。加強(qiáng)培養(yǎng)教育,造就一大批復(fù)合型人才的重要性,已被廣泛關(guān)注。

計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展為檔案管理提供了便捷的手段。為了提高檔案管理的工作效率、提高檔案查全率、查準(zhǔn)率,加快檢索速度,使檔案信息更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)公眾服務(wù),全面推廣計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用勢在必行。加強(qiáng)對檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應(yīng)用,離不開推進(jìn)應(yīng)用水平的提高,要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性,統(tǒng)籌兼顧,全面安排。為檔案信息工作提供基礎(chǔ)工作?！?(編輯/穆楊)