淺析高校檔案管理工作的現(xiàn)代化模式

刁文濤

高校檔案是學(xué)校管理工作的一部分,是一個(gè)重要的信息源,是學(xué)校的寶貴財(cái)富,是高校建設(shè)發(fā)展面貌的真實(shí)歷史記錄,對(duì)于學(xué)校各項(xiàng)工作的順利運(yùn)行具有不可忽視的意義。高校檔案工作是辦好學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,是學(xué)校管理不可缺少的環(huán)節(jié),也是衡量學(xué)校管理水平高低的重要標(biāo)志。因此,高質(zhì)量的檔案管理工作,能為學(xué)校管理和發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)。下面筆者針對(duì)高校檔案管理工作的現(xiàn)代化模式談一下自己的看法:

一、高校檔案管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的客觀必然性

1.高校檔案管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化是時(shí)代發(fā)展的要求。首先,檔案管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化可以使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制,在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的電腦,即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。其次,檔案管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化使檔案業(yè)務(wù)工作變得更加方便、快捷、高效。平時(shí)在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計(jì)算機(jī)中,各級(jí)部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件,并注上處理意見,年終歸檔時(shí),只需向檔案管理部門移交一份分類組卷清單,把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理部門,減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。

2.高校檔案管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果。高校檔案部門出于自身管理需要,使用計(jì)算機(jī)管理檔案,形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,它以光盤、磁盤作為信息存儲(chǔ)的載體,向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。

3.高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)基本成熟。20世紀(jì)90年代以來,我國(guó)先后筑起了中國(guó)教育科研網(wǎng)、中國(guó)科技網(wǎng)和中國(guó)金橋網(wǎng),并均與Internet接軌。1997年以來,由于“211工程”的推進(jìn),很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng)。至1996年底,已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET,800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國(guó)通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起,為高校檔案管理部門網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。與此地同時(shí),高校檔案管理部門自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)過10多年的努力,開發(fā)出數(shù)百個(gè)自動(dòng)化專用軟件。許多檔案部門均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主權(quán)服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案部門的服務(wù)手段,提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率,促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。所有這些,都為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。

二、進(jìn)一步完善服務(wù)功能,迅速轉(zhuǎn)變管理模式

隨著高校教育改革的深入發(fā)展,辦公自動(dòng)化的廣泛推行,檔案管理部門也要相應(yīng)地對(duì)傳統(tǒng)的管理方法加以改進(jìn)。

傳統(tǒng)的檔案管理工作從收集、整理、裝訂到提供利用,都是手工操作,費(fèi)時(shí)費(fèi)力,浪費(fèi)了大量的寶貴時(shí)產(chǎn)。在對(duì)文件材料立卷時(shí),為了便于保管和利用,盡可能保持文件之間的歷史聯(lián)系,有些是很牽強(qiáng)地集中到同一卷中,查找時(shí)很不方便,管理人員只能憑經(jīng)驗(yàn)和記憶來進(jìn)行檢索,有時(shí)難免會(huì)影響提供利用的速度和質(zhì)量。隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理的推廣,文件的管理也正在向辦公自動(dòng)化方向發(fā)展,在查找文件資料時(shí),輸入關(guān)鍵詞或發(fā)文號(hào)等,就能很快通過計(jì)算機(jī)檢索出來。因此,各高校應(yīng)適應(yīng)新形勢(shì)的要求,加大投入力度,建立真正的檔案管理系統(tǒng),讓檔案管理人員從原始勞動(dòng)中徹底解脫出來,集中精力從事檔案管理研究工作。加快高校檔案信息服務(wù)原有體制、機(jī)制的改革步伐,擺脫傳統(tǒng)的服務(wù)模式,盡快形成新形勢(shì)下的現(xiàn)代化檔案管理模式。

三、加快檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程,尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來講,由于館藏案卷多,著錄工作不僅量大而且復(fù)雜,如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法,會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清輕重緩急,循序漸進(jìn)。檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用。而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有卷宗進(jìn)行排隊(duì),將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率

2.分級(jí)次著錄,省時(shí)省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄,對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄,而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征,而且也可以減少著錄條目和錄入條目,既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3.分門別類,充分利用檔案原基礎(chǔ)。對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引。而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4.要加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育。加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)。要注意加強(qiáng)檔案主體意識(shí)和獲取意識(shí)教育,利用檔案信息守法意識(shí),加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識(shí)、傳播意識(shí)和更新轉(zhuǎn)換意識(shí)。提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備、獲取檔案信息技術(shù)和設(shè)施武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)、不斷提高檔案信息的效益功能。

5.要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn),使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心,而電子計(jì)算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。以為對(duì)于雜亂無(wú)章沒有系統(tǒng)整理的檔案,計(jì)算機(jī)是無(wú)法進(jìn)行管理的,即使可以管理也會(huì)因運(yùn)算程序的復(fù)雜化而使其效率大大降低。因此,要適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求,加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

6.要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),拓寬服務(wù)領(lǐng)域。要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來,變“封閉型”為“開放型”,主動(dòng)面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場(chǎng),把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來,做到知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里,檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機(jī)關(guān)檔案工作整體水平的同時(shí),要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜,在注重國(guó)有經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作的同時(shí),把非公有制經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作納入服務(wù)范疇。

7.培養(yǎng)一批高層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才。要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識(shí),又懂信息技術(shù),具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才,為迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來做好充分的準(zhǔn)備。

總之,知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起給檔案界提供了一個(gè)挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的契機(jī),趕上這次浪潮,我們就會(huì)縮短與先進(jìn)國(guó)家的差距,在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中大顯身手。相信經(jīng)過全體檔案界同仁的共同努力,我們定會(huì)在新世紀(jì)這張白紙上寫出最新、最美的文章,畫出最新、最美的圖畫?！?(編輯/穆楊)