國有企業(yè)優(yōu)化檔案管理的路徑措施

孔瑾

摘 要：檔案在國有企業(yè)管理和發(fā)展過程中的重要作用日漸顯現(xiàn)，國有企業(yè)檔案管理對于企業(yè)的決策和發(fā)展都具有極大的影響力。為了能夠進一步提高檔案管理效率，促進國有企業(yè)雙效實現(xiàn)，檔案管理應堅持以人為本、需求導向、提高效益的優(yōu)化原則，從理念重建、制度完善、平臺建設、隊伍配備四個方面加強企業(yè)檔案管理，優(yōu)化檔案管理措施，提升檔案管理能力。

關鍵詞：國有企業(yè);檔案管理;優(yōu)化;措施

一、國有企業(yè)檔案管理的內涵及重要意義

1.檔案管理的內涵

檔案管理其實是對檔案信息和檔案實體進行整理、收集、保管、統(tǒng)計的活動。國有企業(yè)的檔案一般具有海量性、多樣性、歷史再現(xiàn)性等特征，在國有企業(yè)歷史發(fā)展的長河中，檔案扮演了十分重要的角色，它記錄下了企業(yè)發(fā)展的真實面貌，同時也記錄下了其他和企業(yè)有關的數(shù)據(jù)、圖片、文字等信息。而檔案管理工作就是指檔案的收集、保管、開發(fā)利用及編輯研究，等等。

2.國有企業(yè)加強檔案管理的重要意義

（1）為企業(yè)決策者提供參考依據(jù)

國有企業(yè)的檔案記錄了企業(yè)長期以來生產發(fā)展的數(shù)據(jù)，因此，在企業(yè)管理者的決策過程中，檔案能夠充分發(fā)揮信息資源的數(shù)據(jù)支撐作用，為企業(yè)領導的決策做參考。同時，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)利用也幫助企業(yè)能夠更清晰地回看發(fā)展道路，梳理發(fā)展教訓，總結發(fā)展經驗，促進發(fā)展目標的完成。

（2）確保企業(yè)平穩(wěn)持續(xù)發(fā)展

企業(yè)檔案其實是企業(yè)在生產經營活動中形成的對企業(yè)有保存價值的各種文件、圖片、音頻、視頻等記錄。這些記錄對于企業(yè)樹立的社會形象、制定的工作制度、內部數(shù)據(jù)的完整保存等都具有重要意義，同時部分檔案內容還關乎企業(yè)的核心機密。加強國有企業(yè)的檔案管理，提升檔案管理能力，這對于確保檔案內容安全、準確、完整，確保企業(yè)平穩(wěn)可持續(xù)發(fā)展。

二、國有企業(yè)優(yōu)化檔案管理的主要原則

1.以人為本，服務至上

國有企業(yè)的檔案種類眾多、來源多樣，既有來自于企業(yè)內部的信息資源，也有來源于外部客戶、競爭對手等資料。優(yōu)化檔案管理的過程應該遵循“以人為本，服務至上”的原則，將各類檔案信息加入到檔案信息管理平臺上，企業(yè)、員工、客戶、供應商都可以通過檔案信息管理平臺進行各種查詢服務。同時要充分發(fā)揮檔案管理人員的優(yōu)勢，人盡其才，推動檔案事業(yè)向前發(fā)展。

2.需求導向，與時俱進

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案信息資源的數(shù)量始終在增加，龐大的檔案資源需要與時俱進的技術手段和現(xiàn)代化的管理理念支撐。在檔案形成與收集過程中，并不是所有的檔案都需要進行歸檔，企業(yè)應以市場需求、員工需求、客戶需求、企業(yè)發(fā)展需求為導向，歸集對實現(xiàn)經濟效益和社會效益有用的檔案，提升檔案資源的利用率。

3.去粗取精，提高效益

長遠來看，企業(yè)實行精益化管理是適應社會發(fā)展需要的根本要求，更是實現(xiàn)科學、可持續(xù)發(fā)展的必由之路。國有企業(yè)的檔案管理同樣需要將海量的檔案資源進行篩選，去粗取精，強調“精要”和“效益”，除留存檔案過程中要求精益外，檔案的管理也要求精益，在每一個環(huán)節(jié)和細節(jié)處提升檔案管理效率，促使檔案利用價值更大的發(fā)揮。

三、國有企業(yè)優(yōu)化檔案管理的對策措施

1.建立現(xiàn)代化的檔案管理理念，提升服務意識

（1）加大宣傳，擴大服務對象

雖然近年來檔案在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮了重要作用，但檔案的真正價值仍然未能受到更多人的重視，檔案也尚未成為企業(yè)發(fā)展的核心資源。國有企業(yè)在優(yōu)化檔案管理中，首先就要加強對檔案工作的宣傳力度，讓更多的人認識到檔案對于企業(yè)、社會乃至國家發(fā)展的重大意義。通過企業(yè)官微開展線上線下的檔案知識問答、推送檔案相關的新聞報道等方式，讓企業(yè)及其人員能夠了解檔案與工作的關系，認同檔案的內在價值。還可以通過舉辦檔案展覽，設置固定的檔案日等方式幫助全體員工建立檔案意識，擴大檔案的服務對象。

（2）編研檔案，尋求主動服務

企業(yè)的檔案工作不能只停留在低層次的保存、查閱上，而應不斷提高企業(yè)對檔案信息的開發(fā)利用和研究的高層次上。企業(yè)可以利用自身的行業(yè)優(yōu)勢，綜合其他單位的情況，對產品檔案進行編研;或者選擇與檔案相關的領域，利用檔案信息編撰《公司大事記》或《制度匯編》;同時還可以利用通過檔案總結經驗教訓，編制專業(yè)技術人員事項手冊，幫助企業(yè)員工適應崗位工作，更好地完成崗位職責提供指導。

（3）創(chuàng)新模式，追求精益管理

按照國有企業(yè)優(yōu)化檔案管理的原則，在提升檔案管理能力的過程中，進行精益管理能夠有效挖掘檔案價值，提升管理效能。首先，要提升檔案管理的職能地位，將檔案管理上升到企業(yè)戰(zhàn)略高度，提高檔案管理部門的組織力影響。其次，要建立檔案精益化管理體系，在檔案的收集、整理、移交、保管、統(tǒng)計、鑒定和資源開發(fā)利用中追求檔案管理的標準化、規(guī)范化。

2.建立與時俱進的檔案管理制度，強化制度建設

（1）健全已有檔案管理體系

制度是保證檔案管理順利進行的指引和保障。為了能夠提高國有企業(yè)的檔案管理效益和管理質量，建立健全已有的檔案管理制度是首當其沖的。對于已有的檔案制度，要進行查漏補缺，將檔案制度大致分為檔案人員管理制度、檔案管理流程制度、檔案安全保密制度三個部分，確保檔案管理人員在管理檔案過程中能夠明確崗位職責，有的放矢，有章可依。同時，還要完善激勵機制和退出機制，對于檔案工作成績優(yōu)異的員工加以表彰，而對于不適合或不適應檔案工作的人員要及時進行換崗調整，避免檔案管理出現(xiàn)疏漏。

（2）加強檔案制度更新維護

為了適應經濟社會的快速發(fā)展，檔案管理制度也應該與時俱進，關注國家檔案管理部門的最新動向，及時更新企業(yè)檔案管理制度。尤其是針對檔案信息化建設方面的要求，更要給予更多注意，及時調整檔案管理制度，保持與國家檔案管理方向相一致。

3.建立聯(lián)通共享的檔案管理平臺，加強檔案利用

（1）構建檔案信息共享智慧平臺

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，企業(yè)獲取信息資源的途徑和渠道都得到了進一步豐富，但企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的滯后發(fā)展使得企業(yè)內部的信息資源沒有得到有效利用。在優(yōu)化檔案管理過程中，企業(yè)首先要重構與優(yōu)化檔案信息資源系統(tǒng)，搭建企業(yè)資源共享平臺，建立智慧檔案信息管理系統(tǒng)。統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式，統(tǒng)一歸檔范圍，統(tǒng)一立卷標準，統(tǒng)一數(shù)字化管理，在平臺上按模塊進行分組，結合用戶需求進行信息的提供，動態(tài)開放管理平臺，實現(xiàn)檔案信息的最大化共享。同時，該系統(tǒng)還應注重對檔案核心數(shù)據(jù)的備份和安全保護，特別是對涉密檔案要進行多重加密，嚴格控制申請查閱人員，做好各級各類檔案的權限控制與日常管理。

（2）提高企業(yè)檔案數(shù)據(jù)分析

首先，要提升企業(yè)電子檔案的有效性、完整性，保證檔案的真實性和準確性。在采用適當?shù)姆绞竭M行歸檔以后，企業(yè)應利用信息技術部門開發(fā)智慧平臺的模塊功能，為使用者提供多樣化的、智能化的數(shù)據(jù)查詢功能。其次，要加強對企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)挖掘與分析。從數(shù)據(jù)信息的采集與管理入手，每隔一段時間都要進行數(shù)據(jù)清理和維護，并對檔案信息資源進行整理，匯總數(shù)據(jù)，分析數(shù)據(jù)，從數(shù)據(jù)中展現(xiàn)企業(yè)發(fā)展趨勢，總結企業(yè)發(fā)展情況。通過對數(shù)據(jù)資源的有效開發(fā)利用，幫助企業(yè)實現(xiàn)經濟效益與社會效益的雙豐收。

4.建立高素質的檔案管理隊伍，增強人員配備

（1）加強專業(yè)化隊伍建設

優(yōu)化國有企業(yè)檔案管理最重要的還是要落實到操作過程中，落實到檔案管理人員身上。檔案管理專業(yè)化隊伍的建設是近年來檔案行業(yè)持續(xù)深入研究的課題。只有將檔案管理專業(yè)化，建立專業(yè)化的檔案管理隊伍，才能夠從根本上增強檔案管理效能。國有企業(yè)應通過多種途徑盡可能提升檔案管理人員的專業(yè)化水平，從思想政治素質、檔案專業(yè)知識、檔案管理職業(yè)技能等方面持續(xù)投入，提升檔案管理人員的專業(yè)能力和管理水平，加快人才隊伍的建設。

（2）培養(yǎng)“一專多能”的檔案人才

在注重專業(yè)化檔案管理人員隊伍建設的同時，也不能忽視對檔案管理人員其他素質的培養(yǎng)。由于企業(yè)檔案類別較多，有生產檔案、銷售檔案、物流檔案、財務檔案、人事檔案等多種類型，因此，檔案管理人員通常都由各部門的員工兼職擔任。企業(yè)的檔案可采取集中管理與分散管理相結合的原則，文書檔案統(tǒng)一管理，其他檔案由有關部門管理。這就要求負責檔案管理的人員既要具有部門專業(yè)背景，又要具有檔案管理知識，同時還要掌握檔案信息化、數(shù)字化的相關技術，企業(yè)要應該加強對這部分人員的培訓與培養(yǎng)，打造“一專多能”的復合型檔案管理人才。

四、結束語

綜上所述，現(xiàn)代企業(yè)提升管理效能、實現(xiàn)管理創(chuàng)新與提升離不開現(xiàn)代化的檔案管理的數(shù)字化建設與模式創(chuàng)新。國有企業(yè)在優(yōu)化檔案管理過程中，應樹立服務意識，通過加大宣傳和精益化管理主動服務、優(yōu)質服務，完善制度建設、平臺建設、隊伍建設，全面提升檔案管理的實用性和科學性，促進企業(yè)發(fā)展目標的實現(xiàn)。

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[2]唐 姝.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的企業(yè)檔案信息資源建設的問題研究[J].蘭臺內外，2019

（作者單位：中石化寧波工程有限公司信息化管理部）