ＥＲＰ管理系統(tǒng)在企業(yè)財務(wù)中的應(yīng)用和發(fā)展

張光蓓

摘要：本文闡述ERP在財務(wù)中的應(yīng)用和發(fā)展以及ERP在企業(yè)財務(wù)方面的優(yōu)點，如提高工作效率，幫助更好的財務(wù)數(shù)據(jù)分析，給管理層提供準(zhǔn)確的財務(wù)數(shù)據(jù)，幫助管理層做出戰(zhàn)略性決定，并分析了存在的問題及風(fēng)險。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)ERP財務(wù)應(yīng)用ERP的優(yōu)點ERP在財務(wù)的發(fā)展前景

ERP是為制造、分銷、服務(wù)和財務(wù)的企業(yè)有效計劃和控制所有資源提供的方法，以便其接受客戶定單。并為之進(jìn)行制造、發(fā)運和結(jié)算的一套管理信息系統(tǒng)。ERP是為制造企業(yè)提供從客戶、分銷與銷售、制造、采購以及整個供應(yīng)鏈上物流、資金流、信息流集成的工具，是對資源能力進(jìn)行優(yōu)化平衡系統(tǒng)。

一、ERP在財務(wù)模塊的實施

(一)預(yù)算管理子模塊

按照費用歸屬部門進(jìn)行歸集和管理，各管理層可以通過該模塊及時了解預(yù)算的執(zhí)行情況，為及時做出預(yù)算調(diào)整和修訂提供決策依據(jù)。首先，由工作人員把公司年度預(yù)算和各部門預(yù)算輸入ERP預(yù)算管理子模塊。然后，由該模塊進(jìn)行分析處理，對預(yù)算進(jìn)行預(yù)警、警告、不予通過三種處理。如有不合理的地方，可以經(jīng)過相關(guān)部門批準(zhǔn)于以調(diào)整。

(二)報表分析子模塊

主要和總賬、成本費用等模塊集成。ERP系統(tǒng)的高度集成性。賦予了該模塊非常強大的功能，它包含了既能滿足管理層又能滿足非管理層使用的報表分析，并且能夠供各類人員進(jìn)行查詢。

(三)資金管理子模塊

主要和應(yīng)收應(yīng)付、預(yù)算管理、現(xiàn)金以及銀行存款等子模塊集成。主要解決企業(yè)收支兩條線的問題。它極大地加速了資金的審批和撥付速度，減少了資金往來的差錯。該模塊分為三個步驟：第一步，由項目部根據(jù)工程施工和工程采購合同申請工程資金，根據(jù)每月的預(yù)算計劃申請運營資金。第二步，由公司根據(jù)已批準(zhǔn)的資金申請下?lián)苜Y金，同時上劃項目部收入賬戶中的資金。第三步，由公司統(tǒng)一在ER2會計相關(guān)模塊中直接進(jìn)行賬務(wù)處理。

二、我國現(xiàn)階段實施ERP財務(wù)系統(tǒng)應(yīng)注意的問題

近幾年隨著以ERP為代表的企業(yè)管理軟件在企業(yè)中的廣泛應(yīng)用，財務(wù)管理面臨著新的挑戰(zhàn)，并且隨著技術(shù)的不斷更新，ERP在應(yīng)用過程中也暴露也了一些問題，主要有：

(一)ERP發(fā)展的不平衡狀態(tài)

就整體而言，我國企業(yè)在應(yīng)用ERP上呈現(xiàn)出不平衡的發(fā)展態(tài)勢。各個企業(yè)差距較大，能夠真正成功地全面實施ERP管理系統(tǒng)的企業(yè)并不是很多。而且，ERP實施成功的模塊主要集中在財務(wù)和供應(yīng)鏈上。究其原因，首先是對ERP的認(rèn)識不夠，片面認(rèn)為ERP是單純的技術(shù)問題，只重視信息流，忽視物流，對物流的控制作用認(rèn)識不足；二是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視與參與程度不夠，特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)，許多主管對此既沒有充分認(rèn)識，也支持不力；三是對咨詢服務(wù)的價值認(rèn)識不夠，這使企業(yè)在軟件選型和實施過程中遇到的問題不能得到及時解決。

(二)ERP的運用對財務(wù)人員的素質(zhì)提出了新的挑戰(zhàn)

企業(yè)的財務(wù)管理人員掌握著企業(yè)大部分的信息，約占企業(yè)信息問題的70％，這些信息直接支持著企業(yè)高層的決策需求。因此，財務(wù)管理系統(tǒng)作為企業(yè)的核心系統(tǒng)，在其功能的擴(kuò)展和維護(hù)中，只有財務(wù)人員才能起到主導(dǎo)作用，這是計算機專業(yè)人員無法替代的；然而在目前，很多企業(yè)的財務(wù)管理人員僅僅只是操作財務(wù)系統(tǒng)，被動地使用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和信息，而開發(fā)、擴(kuò)展財務(wù)信息系統(tǒng)的工作則是由計算機專業(yè)人員完成的，在這樣的系統(tǒng)中，財務(wù)管理人員不是真正的主人，無法將ERP作為支持企業(yè)財務(wù)控制、財務(wù)決策和戰(zhàn)略管理的系統(tǒng)。系統(tǒng)實際的運行效率和效果都不太令人滿意。

(三)ERP系統(tǒng)與企業(yè)管理要求的相適應(yīng)性

我國企業(yè)多數(shù)還停留在半自動化的財務(wù)管理信息化工作，缺乏計算機化的預(yù)算管理和利潤分析，這使ERP在財務(wù)管理中的數(shù)據(jù)采集存在一定困難；且我國企業(yè)數(shù)目龐大，各個企業(yè)的發(fā)展階段、技術(shù)水平、市場結(jié)構(gòu)存在著很大的差異，這也給ERP的軟件開發(fā)提出了難題，因此，目前企業(yè)在ERP的應(yīng)用上，多數(shù)走“量身定制”這一模式，即根據(jù)企業(yè)自身的實際情況選用各種模塊，因此目前來看，ERP的開發(fā)研究與企業(yè)管理的實際要求還存在著差距。

三、ERP財務(wù)模塊系統(tǒng)實施過程中的風(fēng)險與防范

ERP的上線工作經(jīng)過長時間充足的準(zhǔn)備，但任何新事物的應(yīng)用都有一個逐步適應(yīng)與完善的過程。我們應(yīng)當(dāng)對可能存在的各種風(fēng)險有全面的了解，并且增強風(fēng)險意識。建立起一套行之有效的風(fēng)險防范與管理機制。財務(wù)部門是企業(yè)所有業(yè)務(wù)的最終反映與歸集部門，需要處理最大量的數(shù)據(jù)信息。因此做好風(fēng)險防范工作，是提高ERP實施成功率的重要保障。

(一)ERP接替FMIS(財務(wù)管理信息系統(tǒng))時段的風(fēng)險

一般來講，以前只有財務(wù)部門實行較為完善的電算化。新系統(tǒng)最初上線時，還沒有經(jīng)過充分的事實檢驗。雖然經(jīng)歷過單元測試、集成測試、模擬運行幾個過程，但仍不足以囊括所有的財務(wù)業(yè)務(wù)。新舊業(yè)務(wù)的流程有所不同、具體的操作方式有所不同，因此，未經(jīng)歷充分的實際業(yè)務(wù)檢驗，最好雙系統(tǒng)并用，一方面給大家充分的時間熟練地掌握新系統(tǒng)，另一方面可以對新舊系統(tǒng)賬套上的業(yè)務(wù)核算進(jìn)行全面核對。

(二)信息系統(tǒng)安全運行的風(fēng)險

ERP系統(tǒng)正式運行后，系統(tǒng)若存在病毒感染、非法篡改、刪除等將造成業(yè)務(wù)中斷，給企業(yè)帶來不可彌補的損失。因此，我們應(yīng)當(dāng)控制好用戶權(quán)限以及建立完善的數(shù)據(jù)定期備份機制。

(三)傳統(tǒng)觀念與ERP的矛盾所產(chǎn)生的風(fēng)險

熟悉電算化的人很容易認(rèn)為ERP就是一套軟件系統(tǒng)，并沒有意識到這是企業(yè)整個管理方式的改變。如果我們僅僅簡單地模擬現(xiàn)行企業(yè)的各個業(yè)務(wù)，使之一成不變地在新系統(tǒng)中進(jìn)行計算機化，就會使ERP喪失其最重要的管理功能，最終將導(dǎo)致ERP應(yīng)用的失敗。

(四)各個業(yè)務(wù)部門的密切配合度風(fēng)險

ERP最大的特點是業(yè)務(wù)的集成，財務(wù)不能再像從前那樣單從自己的財務(wù)計算機系統(tǒng)中工作，而是與物資、項目、設(shè)備、人力資源等各部門密切配合才能在ERP這個系統(tǒng)中顯示出自己的業(yè)務(wù)。若有一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會直接影響財務(wù)人員的記賬工作。同樣，財務(wù)部門的工作也影響著其他部門。因此，各個業(yè)務(wù)部門的密切配合度，也將直接影響ERP實施的成功率。

四、對未來的展望

站在ERP環(huán)境下財務(wù)管理對企業(yè)的現(xiàn)實作用的角度，對這一特定系統(tǒng)下的財務(wù)管理的潛在功能進(jìn)行合理的展望或會對現(xiàn)實工作起到一定的啟示作用。

(一)財務(wù)管理人員角色的擴(kuò)充

ERP環(huán)境下，企業(yè)事無巨細(xì)都會在財務(wù)部門留下痕跡，財務(wù)人員將承擔(dān)更大的責(zé)任。當(dāng)然這也就對財務(wù)管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。或許，未來的財務(wù)管理人員不僅應(yīng)當(dāng)是一個優(yōu)秀的執(zhí)行者，更應(yīng)當(dāng)是一個優(yōu)秀的溝通者和決策者。

(二)對新領(lǐng)域的拓展

隨著ERP系統(tǒng)對企業(yè)財務(wù)核算工作的“包攬”和對企業(yè)價值鏈的擴(kuò)展，財務(wù)人員應(yīng)當(dāng)會越來越有精力和機會去開拓財務(wù)管理的更大空間，把越來越多的公司資源納入財務(wù)管理的范圍。例如對供應(yīng)商和客戶的深層細(xì)分和評價，對員工的考核和評價等等。隨著價值理論的不斷發(fā)展，財務(wù)管理應(yīng)當(dāng)考慮將價值鏈上的重要節(jié)點以價值的形式進(jìn)行管理。例如對供應(yīng)商或客戶的價值評估以及對公司人力資源的評估和管理。在這方面，企業(yè)財務(wù)管理模塊應(yīng)與客戶管理、供應(yīng)商管理模塊和人力資源管理模塊有著更加廣闊的合作空間。總之，隨著會計信息系統(tǒng)的發(fā)展，企業(yè)管理細(xì)化以及各部分之間廣泛聯(lián)系將是一個大趨勢，財務(wù)管理部門在這一過程中也絕不會只是一個“看客”。

(三)變被動管理為主動管理

在舊有價值鏈體系下，財務(wù)體現(xiàn)的是被動的價值核算，財務(wù)人員主要關(guān)心的是價值發(fā)生了多少。在新體系下，由于核算權(quán)的下放，財務(wù)更應(yīng)表現(xiàn)的是主動的財務(wù)管理，財務(wù)人員應(yīng)思考價值是從哪兒發(fā)生的，該不該發(fā)生。財務(wù)人員一方面可利用財務(wù)追溯(Drill Down)分析(又稱穿透報表)，通過點擊財務(wù)報表中的各項目，查看構(gòu)成報表信息的財務(wù)憑證：另一方面，由于系統(tǒng)中價值流和工作流的高度集成，財務(wù)人員也可以通過對價值流的分析，去發(fā)現(xiàn)工作流中哪些作業(yè)是價值增值的，而哪些作業(yè)是不增值的，從而采取措施去除無增值作業(yè)。