論高校信息公開背景下的檔案管理要求

韓淑華

《高等教育法》第十一條規(guī)定：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)面向社會(huì)，依法自主辦學(xué)，實(shí)行民主管理”。實(shí)行民主管理的前提，就是要尊重廣大師生員工的知情權(quán)。高校實(shí)施信息公開，必須將涉及學(xué)校管理、教育改革等直接涉及師生員工切身利益的事項(xiàng)進(jìn)行公開，讓廣大師生員工參與管理，參與監(jiān)督。高校信息公開，民主管理學(xué)校是高校管理的一項(xiàng)基本原則和要求，同時(shí)也是高?！耙婪ㄖ涡！钡幕局贫?。高等學(xué)校的師生員工是學(xué)校的真正主人，是辦學(xué)的主體，沒有學(xué)生、教師、職工，也就稱不上學(xué)校，學(xué)校就失去了存在的意義。因此，各高校都十分重視本校的信息公開工作。并以此作為發(fā)揚(yáng)民主、實(shí)行監(jiān)督管理、公眾依法獲取信息、促進(jìn)高校發(fā)展的一個(gè)舉措。

一、高校檔案館在高校信息公開中的重要作用

高校檔案館在高校信息公開中的重要作用，由以下幾方面決定：

(一)高校檔案館的功能、作用決定

高校檔案館收藏著高校從事招生、教學(xué)、科研、對(duì)外交流、建設(shè)和管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史紀(jì)錄。檔案館是高校的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心，是高校信息的主要集中地。所收集的檔案門類齊全，資源豐富。檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為高校、社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，檔案管理部門既是高校政務(wù)信息的收集、保管地，又是為高校工作服務(wù)的部門。在2000年我國很多高校檔案部門就利用自身的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，通過開展高校現(xiàn)行文件查閱服務(wù)等多種形式積極探索高校信息公開工作，因此，高校檔案在高校信息公開中發(fā)揮著不可替代的作用。高校檔案館探索信息公開的實(shí)踐是適應(yīng)時(shí)代的需要，拓展服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制的一項(xiàng)重大舉措，是當(dāng)前我國檔案工作的一個(gè)亮點(diǎn)。高校檔案館之所以成為高校信息公開的主要場(chǎng)所，還因?yàn)楦咝?0％的紙質(zhì)和電子檔案信息在檔案館，這也決定高校檔案館適合進(jìn)行高校信息公開中現(xiàn)行文件的開放利用工作。

(二)檔案館管理人員知識(shí)、業(yè)務(wù)要求決定

檔案管理人員按檔案管理要求應(yīng)該具有良好的專業(yè)知識(shí)和理論素養(yǎng)，以及在檔案利用服務(wù)實(shí)際中所需要的工作技能和服務(wù)意識(shí)，檔案管理人員按檔案管理要求對(duì)于公眾利用信息需求應(yīng)該了解，例如：哪些是高頻利用信息，哪些少人問津，哪些人群需要何種信息服務(wù)等等。更重要的一點(diǎn)是現(xiàn)行文件經(jīng)過一段時(shí)間后勢(shì)必失去其現(xiàn)行價(jià)值，而要作為檔案歸檔保存，由檔案知識(shí)、業(yè)務(wù)全面的檔案館工作人員來從事現(xiàn)行文件開放服務(wù)，就一定會(huì)把好立卷歸檔工作這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)。把握好了立卷歸檔工作這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)，就為以后的高校信息公開工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

(三)高校學(xué)生關(guān)注的信息決定

高校檔案館中藏有教職工關(guān)注的建設(shè)項(xiàng)目、大宗物資采購、預(yù)算外資金、科研經(jīng)費(fèi)管理和使用、教師聘任、職稱評(píng)定、業(yè)務(wù)考核、評(píng)選先進(jìn)、晉職晉級(jí)、出國、進(jìn)修、職工福利基金的使用、院系一級(jí)重要事務(wù)管理、教職工獎(jiǎng)懲、住房分配、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子廉潔自律情況(主要包括領(lǐng)導(dǎo)干部在住房、用車、通訊工具使用、公款出國、國內(nèi)考察、招待費(fèi)等方面的自查自糾情況及教職工普遍關(guān)注的其他事項(xiàng))等熱門信息。教職工是學(xué)校的主人翁，高校的發(fā)展直接關(guān)系到教職工的利益，只有讓教職工了解影響高校發(fā)展并與切身利益有關(guān)的這些信息，才能使他們更好的參與和監(jiān)督高校的改革：才能調(diào)動(dòng)他們的積極性和贏得他們的支持，以此保證高校的健康發(fā)展。在信息公開工作中，各高校檔案館還利用自己的主頁及時(shí)發(fā)布師生們的相關(guān)信息，通過師生登陸檔案館網(wǎng)頁查詢自己的一些相關(guān)信息。如，在教師聘任時(shí)，遵循的雙方平等自愿的原則等，將有關(guān)工作依法公開，對(duì)教師進(jìn)行考核時(shí)，也將考核的各名額比例、要求、程序、結(jié)果的文件及時(shí)公布在檔案館網(wǎng)頁上，以供大家知曉，以接受大家的監(jiān)督。高校檔案館會(huì)把高校每個(gè)重要活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案信息整理歸檔，并以紙質(zhì)檔案和電子檔案的形式隨時(shí)向廣大師生開放。高校檔案館占有高校信息公開工作中教職工所需的熱門信息，也正是高校檔案館成為高校信息公開主要場(chǎng)所原因之一。

二、高校信息公開對(duì)高校檔案管理提出了更高要求

檔案管理部門既是高校信息的收集保管地，又是為高校工作服務(wù)的部門，檔案管理工作是服務(wù)于高校和社會(huì)公眾的。由此，高校信息公開工作離不開檔案管理工作，高校信息公開工作又對(duì)檔案管理工作提出了更高要求，具體來說主要表現(xiàn)在以下幾方面：

1、檔案材料要求做到齊全、完整、規(guī)范

高校信息公開工作有效實(shí)施的基本前提是高校信息齊全完整，如果信息缺失，信息公開工作就是無米之炊。一方面，各部門或個(gè)人在其活動(dòng)中將形成大量文件，這些文件在運(yùn)行周期結(jié)束后，如果長期積壓在其本部門或個(gè)人手中，不及時(shí)加以收集、整理或者收集不齊全、整理不規(guī)范，就可能導(dǎo)致重要材料的缺失。造成日后信息公開中查詢不到這部分重要信息。因此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)負(fù)起責(zé)任，依據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定和規(guī)范，對(duì)政府文件形成部門及個(gè)人進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以保證已公開高校文件及個(gè)人重要信息收集齊全、完整，并及時(shí)規(guī)范整理。只有這樣，高校信息公開工作才能有齊全、完整的檔案信息做物資保證。否則，高校信息公開工作就無從開展。

2、加大資金投入，加快信息化建設(shè)步伐

2008年經(jīng)過對(duì)秦皇島市6所高校信息公開情況調(diào)查、走訪得知，目前，大多高校都存在影響高校檔案工作的資金短缺、經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備落后、信息化程度較低問題，特別是由于資金短缺，普遍都存在檔案信息化建設(shè)步子緩慢，設(shè)備陳舊狀況。所調(diào)查的秦皇島市的6所高校中有1所高校達(dá)到了檔案管理要求的信息化管理水平，其他5所高校從房屋設(shè)施建設(shè)，到每年的資金投入，以及檔案信息化管理水平都存在一定差距。因此可以看出，檔案管理信息化建設(shè)，雖在全國各高校展開。但成效卻不明顯?，F(xiàn)在，一些信息化建設(shè)搞得較好的高校，其檔案信息網(wǎng)站依然由檔案目錄等二次信息支撐臺(tái)面，可公眾所關(guān)心和查詢的是檔案所包含的信息，而非檔案實(shí)體本身。大量的館藏資源與檔案數(shù)字化的低速度形成鮮明對(duì)比。較低的信息化程度直接影響了人們對(duì)信息的需求，經(jīng)費(fèi)缺乏，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)硬件基礎(chǔ)設(shè)施落后，在相當(dāng)程度上制約了網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)的發(fā)展，給網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)造成障礙。因此，高校信息公開促使各高校加大檔案管理經(jīng)費(fèi)投入，增加設(shè)備，把實(shí)現(xiàn)信息化納入電子政務(wù)總體規(guī)劃之中。

3、處理好開放與保密的關(guān)系

目前，一些高校的檔案工作人員受以往“重保輕用”保守管理觀念影響，文件一旦進(jìn)入檔案館保管后，其開放利用卻成為問題。他們不能很好地處理保密與開放的關(guān)系，各機(jī)關(guān)檔案(室)館通常把這部分檔案信息資源僅供本單位利用，一般不向社會(huì)提供利用查詢。這種狀況，嚴(yán)重阻礙著高校信息公開工作地開展。因此，在目前情況下，各高校檔案主管機(jī)關(guān)，要堅(jiān)持保存、保密與利用開發(fā)相結(jié)合的原則，緊緊圍繞黨和國家的中心工作，圍繞有益于高校的教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作及時(shí)修訂檔案管理辦法，調(diào)整檔案開放的相關(guān)規(guī)定，以公開的內(nèi)容不涉及黨和國家機(jī)密或受法律保護(hù)的商業(yè)秘密、個(gè)人隱私以及其他不宜公開的事項(xiàng)為原則，處理好檔案信息公開與保密的關(guān)系，做到樹立新的保密思想，對(duì)可保密可不保密的檔案信息，一定公開：對(duì)可設(shè)低密級(jí)的檔案就不設(shè)高密級(jí)：對(duì)可提前開放的檔案，絕不延遲公開：對(duì)在文件階段已公開的檔案，原則上歸檔后也一定公開等措施來緩解政令、法律之間的不統(tǒng)一問題，并在工作實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，開拓創(chuàng)新，盡量協(xié)調(diào)好相關(guān)法律、法規(guī)之間的關(guān)系，努力做好高校檔案在信息公開背景下的保密與開放利工作。使高校檔案館在不斷提高檔案保存、保密、管理的現(xiàn)代化水平的同時(shí)，努力做到不斷提高服務(wù)質(zhì)量，提高利用率，提高檔案信息公開水平。