事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用中存在的問題及對(duì)策

詹國(guó)佳

現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，促使我國(guó)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作也逐步實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化。會(huì)計(jì)電算化是當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱，它是一個(gè)用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬以及替代部分由人腦完成的對(duì)會(huì)計(jì)信息的處理、分析和判斷的過程。我國(guó)行政事業(yè)單位將電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用于會(huì)計(jì)工作，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的電算化，是在20世紀(jì)90年代初開始的，相對(duì)于企業(yè)會(huì)計(jì)而言，起步較晚。

一、事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的意義及應(yīng)用現(xiàn)狀

1提高效率，減輕會(huì)計(jì)人員勞動(dòng)強(qiáng)度

電算化會(huì)計(jì)工作的處理是通過各種業(yè)務(wù)處理程序，指揮計(jì)算機(jī)進(jìn)行各種指令操作完成的。例如，原始數(shù)據(jù)的錄入；建立數(shù)據(jù)文件代替手工操作的賬薄；打印各種財(cái)務(wù)報(bào)表；進(jìn)行日常管理所需的數(shù)據(jù)查詢等。這些原來靠人工進(jìn)行的大部分計(jì)算，抄寫等工作均由計(jì)算機(jī)來完成，而計(jì)算機(jī)的運(yùn)算和處理的速度是人所無法比擬的，因而大大提高了工作效率。

2提高素質(zhì)，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作規(guī)范化

實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，提高了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，為整個(gè)管理工作奠定了基礎(chǔ)。由于電子計(jì)算機(jī)不僅能夠存儲(chǔ)大量的信息，而且可以以極高的速度和準(zhǔn)確性進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，從而打破了手工操作的局限性，為日常管理提供了更為詳細(xì)，更加及時(shí)的信息。因此，會(huì)計(jì)電算化可以使會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作得到加強(qiáng)，使會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量大大提高，從而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的規(guī)范化。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，事業(yè)單位會(huì)計(jì)人員有更多時(shí)間學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)理論和管理知識(shí)，另外通過學(xué)習(xí)掌握電子計(jì)算機(jī)有關(guān)知識(shí)，知識(shí)結(jié)構(gòu)得以更新，素質(zhì)得以提高。

3會(huì)計(jì)電算化是實(shí)現(xiàn)整個(gè)管理系統(tǒng)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和管理手段的現(xiàn)代化，各部門必將實(shí)現(xiàn)全面計(jì)算機(jī)管理，而會(huì)計(jì)是整個(gè)管理活動(dòng)中數(shù)據(jù)最集中、資料最復(fù)雜的一個(gè)子系統(tǒng)，會(huì)計(jì)電算化是整個(gè)計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)的主要組成部分，同時(shí)也是其基礎(chǔ)工作之一。

二、事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用現(xiàn)狀及存在的問題

我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化工作雖然起步較晚，但經(jīng)過不懈努力，已經(jīng)經(jīng)歷起步和發(fā)展兩個(gè)初級(jí)階段，目前已跨入有組織、有計(jì)劃的推廣普及及發(fā)展應(yīng)用階段。但由于財(cái)會(huì)工作自身的特點(diǎn)，現(xiàn)階段我國(guó)會(huì)計(jì)電算化工作缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，內(nèi)部控制制度仍不完善，存在著許多問題。會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施是一個(gè)較為復(fù)雜的過程，不僅包括前期的軟，硬件選用，會(huì)計(jì)人員上崗培訓(xùn)，財(cái)務(wù)制度重新設(shè)計(jì)，還包括實(shí)施初期的手工與電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)并行運(yùn)行及實(shí)施后期的功能擴(kuò)展等。

1認(rèn)識(shí)上仍然存在偏差

會(huì)計(jì)電算化在我國(guó)的應(yīng)用從20世紀(jì)70年代開始至今已近30年的時(shí)間，但是在事業(yè)單位中由于對(duì)各種信息的敏感程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于企業(yè)，使得事業(yè)單位從領(lǐng)導(dǎo)到財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)電算化認(rèn)識(shí)仍停留在比較低的層次上，存在認(rèn)識(shí)上的偏差。表現(xiàn)在：一是認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化只是會(huì)計(jì)核算工具的改變，甚至有的認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化只是用計(jì)算機(jī)代替人工，打出的賬比手工記的賬好看一些，搞不搞無所謂，看不到其對(duì)會(huì)計(jì)職能的深刻影響，因此對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作一味求簡(jiǎn)；二是許多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算化存在片面認(rèn)識(shí)，僅把會(huì)計(jì)電算化認(rèn)為是進(jìn)行現(xiàn)代管理的一種標(biāo)志，當(dāng)作樹立單位形象的一種手段，把計(jì)算機(jī)作為主要因素，把財(cái)會(huì)人員作為次要因素，只重視機(jī)的因素，不重視人的因素，不重視人員的培訓(xùn)；三是部分財(cái)務(wù)人員錯(cuò)誤地認(rèn)為實(shí)行會(huì)計(jì)電算化只是一個(gè)形式，較為方便，沒有意識(shí)到實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的重大意義，在實(shí)際操作中對(duì)于會(huì)計(jì)軟件的使用只局限在核算上，對(duì)于其他作用、功能不加以使用推行，以至于有些單位花錢買了軟件卻沒有真正使用。

2軟件本身問題較多，導(dǎo)致電算化水平低

目前大部分行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門使用的各類財(cái)務(wù)軟件良莠不齊，不同程度存在著軟件版本較低，軟件后期維護(hù)不到位、軟件銜接差、軟件管理功能弱化等問題。有的單位使用的軟件提供商已經(jīng)不存在了，軟件升級(jí)、維護(hù)等售后服務(wù)就無從談起；有的單位業(yè)務(wù)較為復(fù)雜，使用多種會(huì)計(jì)軟件，不同軟件在數(shù)據(jù)接口、使用方法上不一致，導(dǎo)致了報(bào)表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟环奖悖挥械膯挝恢恢匾晥?bào)賬功能忽視管理功能，通常僅使用軟件中財(cái)務(wù)核算功能，對(duì)于業(yè)務(wù)核算、固定資核算、財(cái)務(wù)分析等功能模塊很少運(yùn)用，沒有充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化對(duì)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的作用。

3電子檔案制度不完備，信息安全意識(shí)不夠

許多單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化時(shí)間短，對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，沒有及時(shí)制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化檔案規(guī)章制度，造成存儲(chǔ)在磁盤上會(huì)計(jì)資料未能及時(shí)備份、歸檔，從而存在嚴(yán)重的財(cái)務(wù)信息安全隱患。在審計(jì)工作中，經(jīng)常遇到數(shù)據(jù)采集時(shí)，被審計(jì)單位才進(jìn)行電子數(shù)據(jù)的備份、歸檔處理。

4財(cái)會(huì)人員知識(shí)技能欠缺，難以適應(yīng)財(cái)務(wù)信息化的發(fā)展趨勢(shì)

會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用，對(duì)會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)提出了更高的要求。既要求會(huì)計(jì)人員必須掌握一定的會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，還要掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)、財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的使用技術(shù)以及管理、維護(hù)。很多單位的會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富，但計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)卻很匱乏，難以勝任用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，盡管進(jìn)行了電算化培訓(xùn)學(xué)習(xí)，仍難以應(yīng)對(duì)運(yùn)用中出現(xiàn)的各種問題。

三、事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的對(duì)策及建議

1積極推廣普及會(huì)計(jì)電算化管理

目前，計(jì)算機(jī)在我國(guó)會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用已經(jīng)具備相當(dāng)規(guī)模，成為我國(guó)計(jì)算機(jī)應(yīng)用中發(fā)展最快、最為活躍的一個(gè)領(lǐng)域。因此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)會(huì)人員要轉(zhuǎn)變觀念，理解會(huì)計(jì)管理的發(fā)展，重視會(huì)計(jì)電算化工作的開展，對(duì)電算化工作中遇到的問題和挑戰(zhàn)，要積極面對(duì)，攻克難關(guān)。

2因地制宜搞好會(huì)計(jì)電算化工作

應(yīng)區(qū)別事業(yè)單位的不同情況，促進(jìn)基層單位逐步實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化。各基層單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位經(jīng)營(yíng)管理的需要，積極創(chuàng)造條件，逐步實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化。對(duì)于開展會(huì)計(jì)電算化初期的單位，應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)其采用通過評(píng)審的商品化會(huì)計(jì)核算軟件和業(yè)務(wù)主管部門推廣的通用會(huì)計(jì)核算軟件；對(duì)于已經(jīng)有一定會(huì)計(jì)電算化基礎(chǔ)，而且一般通用會(huì)計(jì)軟件不能滿足其會(huì)計(jì)管理要求的單位，應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)其自行開發(fā)或委托開發(fā)適用于本單位的會(huì)計(jì)核算軟件；全面實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位，要在完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)和制度建設(shè)的同時(shí)，逐步與單位內(nèi)部其他管理系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，推進(jìn)單位整個(gè)管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化。

3加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化人才培訓(xùn)

會(huì)計(jì)電算化人才缺乏是制約我國(guó)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的瓶頸。要大力培訓(xùn)會(huì)計(jì)電算化人才，應(yīng)該立足于在職會(huì)計(jì)人員的會(huì)計(jì)電算化知識(shí)培訓(xùn)。培訓(xùn)可分為操作人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、程序設(shè)計(jì)和系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員等層次進(jìn)行，從基本知識(shí)培訓(xùn)抓起，逐步提高。會(huì)計(jì)電算化知識(shí)應(yīng)逐步成為在職會(huì)計(jì)人員必須具備的知識(shí)之一，其培訓(xùn)工作要逐步納入會(huì)計(jì)專業(yè)技術(shù)資格考試、會(huì)計(jì)證考試和在職會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)的相關(guān)課程中。

4努力做好會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)要求原始會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，所有錄入到電腦里面的會(huì)計(jì)信息必須代碼化，以便于電腦集中處理。同時(shí)，所使用的代碼必須與財(cái)政部規(guī)定相符，與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的傳輸要求相一致，從而更好地發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)。加強(qiáng)管理人員的現(xiàn)代化管理意識(shí)，在整個(gè)組織管理現(xiàn)代化總體規(guī)劃的指導(dǎo)下做好會(huì)計(jì)電算化的長(zhǎng)期、近期發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃并認(rèn)真組織實(shí)施，重新調(diào)整會(huì)計(jì)及整個(gè)企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位分工，建立一系列現(xiàn)代管理制度，提高組織管理要求。

5加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化管理制度建設(shè)

(1)隨著會(huì)計(jì)電算化的普及與財(cái)務(wù)軟件功能的不斷增加，針對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作出現(xiàn)的新問題，對(duì)現(xiàn)有的相關(guān)法規(guī)進(jìn)一步補(bǔ)充和完善，通過準(zhǔn)則類法規(guī)對(duì)會(huì)計(jì)電算化進(jìn)一步約束，使會(huì)計(jì)電算化工作走上規(guī)范化的道路。細(xì)化對(duì)商品化軟件的評(píng)審規(guī)定，杜絕軟件的非法功能。

(2)建立健全一整套電算化模式下的規(guī)章制度，形成良好的內(nèi)控環(huán)境。這些內(nèi)控制度的建立應(yīng)遵循以下原則：不兼容權(quán)限必須分離原則；相互制約原則，安全、保密原則；內(nèi)部防范原則。

總之，會(huì)計(jì)電算化是事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作的必由之路，行政事業(yè)單位應(yīng)從硬、軟件兩個(gè)方面著手，加強(qiáng)研究，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)處理，采取相應(yīng)措施解決電算化工作碰到的障礙，使事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化持續(xù)健康開展，早日與國(guó)際先進(jìn)水平接軌。