企業(yè)科研經(jīng)費(fèi)的有效管理

林仁鶯

科學(xué)技術(shù)正日益成為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的決定性力量,成為綜合國力競爭的焦點(diǎn)。隨著我國經(jīng)濟(jì)、科技、教育體制改革的不斷深化,從科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力,到實(shí)施科教興國戰(zhàn)略;從創(chuàng)新意識至關(guān)重要,到迎接知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代、建設(shè)國家創(chuàng)新體系;從科學(xué)技術(shù)是引領(lǐng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)未來發(fā)展主導(dǎo)力量,到提高自主創(chuàng)新能力、建設(shè)創(chuàng)新型國家成為國家發(fā)展戰(zhàn)略的核心。同時(shí)在我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展下,國家對科技的重視及支持力度日益加大,不斷加強(qiáng)各種渠道的科技經(jīng)費(fèi)的投入。雖然高校與科研院所是我國的主要科研機(jī)構(gòu),國家的科研經(jīng)費(fèi)也絕大部分撥付給他們。但是企業(yè)作為科研產(chǎn)品與研發(fā)的市場主體,具有強(qiáng)大的科研市場優(yōu)勢,在科學(xué)研究和科技活動(dòng)中一直占有獨(dú)特而重要的地位,已成為承擔(dān)科學(xué)研究的一支重要力量。企業(yè)科研經(jīng)費(fèi)管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)主要內(nèi)容,而且科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理的水平和程度直接制約著科研管理水平。因此正確認(rèn)識加強(qiáng)企業(yè)科研財(cái)務(wù)管理的重要性,分析科研財(cái)務(wù)管理面臨的問題,并積極探索加強(qiáng)科研財(cái)務(wù)管理的有效措施,成為企業(yè)財(cái)務(wù)管理者面臨的新課題新挑戰(zhàn)。

一、企業(yè)科研經(jīng)費(fèi)管理的特點(diǎn)

由于科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)具有先行性、周轉(zhuǎn)性、復(fù)雜性等特點(diǎn),使得形成體系化較之其他領(lǐng)域的管理體系更為復(fù)雜,具有如下特點(diǎn):(1)系統(tǒng)性和創(chuàng)新性。企業(yè)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理體系是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工程,影響項(xiàng)目效果的因素是多階段、多層次、全方位的,構(gòu)建一個(gè)復(fù)雜的相互關(guān)聯(lián)的綜合系統(tǒng)。企業(yè)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理體系是科研活動(dòng)的一個(gè)重要組成部分和障礙,通過對貫穿始末的經(jīng)費(fèi)良好的研究和管理,可以對整個(gè)研究起到開發(fā)新思路和新體系的促進(jìn)作用。(2)復(fù)雜性和不確定性。企業(yè)的科研項(xiàng)目的少投入、多產(chǎn)出、多因素、多層次,構(gòu)成了一個(gè)復(fù)雜的、相互關(guān)聯(lián)的綜合系統(tǒng),而其經(jīng)費(fèi)的體系研究往往受到科技體系、經(jīng)濟(jì)政策、發(fā)展戰(zhàn)略等眾多環(huán)境因素的影響,使經(jīng)費(fèi)管理的效果度量更加復(fù)雜。同時(shí)企業(yè)科研項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和政治影響力在一定程度上具有很大的滯后性和不確定性,這是由其探索性和不確定性所決定的。(3)主觀性和階段性。在企業(yè)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理中,往往會(huì)取決于相關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)、知識水平、認(rèn)識能力,同時(shí),由于管理過程中,隨機(jī)因素及不確定性的影響,會(huì)使結(jié)果受主觀和人為因素的影響很大。此外,企業(yè)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的管理體系時(shí)分階段進(jìn)行的,每一步驟都有相應(yīng)的管理辦法和流程,才可以更好的完成整個(gè)工作。

二、構(gòu)建企業(yè)科研經(jīng)費(fèi)管理體系的措施

在科技文化和科研改革深入發(fā)展的環(huán)境下,需建立具有現(xiàn)實(shí)可用性的科研項(xiàng)目管理體系,科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理體系是管理學(xué)科、專業(yè)和實(shí)踐的基礎(chǔ),需要充分考慮復(fù)雜的實(shí)際情況,將各種知識、技術(shù)和工具手段及時(shí)融入科學(xué)的管理中,才能構(gòu)建為企業(yè)科研進(jìn)行優(yōu)質(zhì)服務(wù)的管理體系。

1.成立科研經(jīng)費(fèi)管理委員會(huì)。

由于企業(yè)現(xiàn)行部門管理職能劃分各自獨(dú)立,缺乏交叉,容易產(chǎn)生部門間“隧道視野”,影響對科研經(jīng)費(fèi)的全面管理效率。為了能使科研經(jīng)費(fèi)管理與科研項(xiàng)目管理有效地結(jié)合,企業(yè)應(yīng)該在科研組織結(jié)構(gòu)中增加科研經(jīng)費(fèi)管理委員會(huì)?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理委員會(huì)的主要職能在于對經(jīng)費(fèi)管理和項(xiàng)目管理進(jìn)行全方位的監(jiān)控,將科研項(xiàng)目的管理與經(jīng)費(fèi)的管理相結(jié)合,通過管理與控制使科研項(xiàng)目的進(jìn)度與經(jīng)費(fèi)的使用進(jìn)度能夠相匹配,能夠使科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理真正做到“投而有效,放而有度,行而有序,管而有法”。該委員會(huì)并不需要成為具體的實(shí)體部門,是由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、科研管理部門與財(cái)務(wù)部門以及科研人員共同組成,形成一個(gè)對科研項(xiàng)目的管理和監(jiān)督機(jī)制。在項(xiàng)目立項(xiàng)之初,從不同的角度來指導(dǎo)、審核項(xiàng)目課題組的預(yù)算編制工作;在項(xiàng)目的實(shí)施過程中,科研管理部門的委員會(huì)成員應(yīng)該負(fù)責(zé)管理控制科研項(xiàng)目的預(yù)算計(jì)劃,財(cái)務(wù)部門的委員會(huì)成員應(yīng)該控制科研項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度,二者之間應(yīng)每月或每季度進(jìn)行核對,以便于經(jīng)費(fèi)的使用合理化;在項(xiàng)目的結(jié)束驗(yàn)收階段,委員會(huì)應(yīng)該將項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)使用情況作一個(gè)完整的總結(jié),項(xiàng)目結(jié)束的同時(shí),經(jīng)費(fèi)也將結(jié)賬,按照國家及企業(yè)相應(yīng)的管理辦法將項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)進(jìn)行結(jié)算。這樣,就能保證整個(gè)項(xiàng)目的管理與經(jīng)費(fèi)的管理相結(jié)合,使科研經(jīng)費(fèi)管理真正的做到項(xiàng)目全過程的管理,確保了科研項(xiàng)目的事前、事中、事后全過程的監(jiān)控管理,從而提高科研經(jīng)費(fèi)的使用效率,從體制上使科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算與實(shí)際開支的統(tǒng)一得到保證,解決當(dāng)前科研經(jīng)費(fèi)管理中重立項(xiàng),輕跟蹤的問題,使有限的科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)取得最大收益。

2.健全科研經(jīng)費(fèi)相關(guān)制度。

根據(jù)科研經(jīng)費(fèi)來源的不同,按照既靈活又規(guī)范的原則,對課題進(jìn)行分類分層有利于科研經(jīng)費(fèi)的管理,要建立起科學(xué)、可操作性強(qiáng)、行之有效的科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理辦法和制度。按照科研經(jīng)費(fèi)的來源分為縱向科研經(jīng)費(fèi)和橫向科研經(jīng)費(fèi)。對于以上不同來源的經(jīng)費(fèi),應(yīng)該制定不同的管理辦法。將所有科研經(jīng)費(fèi)納入企業(yè)財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一管理,不論其來源渠道,均為企業(yè)收入,由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一管理、集中核算,堅(jiān)持?？顚Ｓ玫脑瓌t。比如縱向科研經(jīng)費(fèi)是財(cái)政性撥款,是無償使用的國家資金,對縱向科研經(jīng)費(fèi)課題的管理應(yīng)遵守國家的有關(guān)財(cái)經(jīng)制度進(jìn)行嚴(yán)格審批。對“973”、“863”等國家科技攻關(guān)計(jì)劃科研項(xiàng)目和國家自然科學(xué)基金項(xiàng)目的課題經(jīng)費(fèi)管理,應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行國務(wù)院和各項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理辦法。沒有專門經(jīng)費(fèi)管理辦法的項(xiàng)目按項(xiàng)目合同或協(xié)議執(zhí)行。針對科研經(jīng)費(fèi)使用和管理中存在的問題,制定和完善企業(yè)科研經(jīng)費(fèi)管理實(shí)施細(xì)則,規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)的使用。加強(qiáng)對科研經(jīng)費(fèi)的監(jiān)管,及時(shí)糾正管理使用中存在的問題,糾正重視縱向科研經(jīng)費(fèi)管理忽視橫向科研經(jīng)費(fèi)管理的傾向。

3.建立科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理的流程。

為了充分解決項(xiàng)目管理與經(jīng)費(fèi)管理相對脫節(jié)的問題,在項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí),加強(qiáng)對項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算的管理,使經(jīng)費(fèi)預(yù)算科學(xué)化、合理化?？蒲泄芾聿块T根據(jù)國家有關(guān)計(jì)劃的課題指南內(nèi)容為項(xiàng)目組選定合適的研究方向、題目提供咨詢,按照申報(bào)條件和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格審查,指導(dǎo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫申請書,將立項(xiàng)的選題思路充分表達(dá)出來。在項(xiàng)目組成員編制項(xiàng)目預(yù)算時(shí),科技管理部門和財(cái)務(wù)部門要一并參與。首先,項(xiàng)目課題組從專業(yè)技術(shù)角度,建立科研項(xiàng)目的任務(wù)及目標(biāo),根據(jù)歷史數(shù)據(jù)分析,設(shè)置環(huán)境假設(shè)確定限制因素,協(xié)調(diào)限制因素產(chǎn)生項(xiàng)目目標(biāo)的一個(gè)基本預(yù)算;其次,科研管理部門和財(cái)務(wù)部門根據(jù)國家的相關(guān)政策法規(guī)從管理角度為項(xiàng)目組的基本預(yù)算提出指導(dǎo)和修改意見,尤其是在項(xiàng)目的支出預(yù)算中的支出類別及其額度的控制?？紤]到項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算的專業(yè)性,企業(yè)可在科研部門、財(cái)務(wù)部門設(shè)立提供項(xiàng)目預(yù)算服務(wù)的機(jī)構(gòu),對國家縱向課題經(jīng)費(fèi)進(jìn)行強(qiáng)制預(yù)算審查。對經(jīng)費(fèi)超過一定金額的橫向科研項(xiàng)目,也要求預(yù)算審查,從源頭上杜絕經(jīng)費(fèi)申請的混亂狀況。完善經(jīng)費(fèi)使用計(jì)劃和決算制度,經(jīng)費(fèi)的使用必須先有計(jì)劃,計(jì)劃由二級單位主管批準(zhǔn),以保證經(jīng)費(fèi)有計(jì)劃使用,提高經(jīng)費(fèi)的使用科學(xué)性。對于國家項(xiàng)目應(yīng)該采用經(jīng)費(fèi)決算制度,對經(jīng)費(fèi)使用情況在一定范圍內(nèi)予以公開,一方面檢查項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用的規(guī)范性和合法性;另一方面也對項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用起到引導(dǎo)和威懾作用。

4.加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)核算管理。

科研項(xiàng)目在執(zhí)行的過程中,為了使科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)嚴(yán)格按照經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行,就要加強(qiáng)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的核算管理和控制,主要包括支出內(nèi)容控制。由于當(dāng)前科研經(jīng)費(fèi)來源渠道較多,情況復(fù)雜,各類經(jīng)費(fèi)使用差異大,按照收入來源的不同,根據(jù)國家相應(yīng)的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理政策,結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,制定出適合企業(yè)自己的科研經(jīng)費(fèi)管理制度,并不斷完善加強(qiáng)。在企業(yè)制度中應(yīng)該明確規(guī)定科研經(jīng)費(fèi)的使用原則、使用范圍、使用辦法和審批手續(xù),對科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的開支范圍有明確的規(guī)定,使財(cái)務(wù)管理人員及科研工作人員有章可循,有法可依,能自覺遵守有關(guān)的財(cái)經(jīng)規(guī)章制度。同時(shí)規(guī)范化、制度化也有利于企業(yè)財(cái)務(wù)人員和科研人員的溝通和理解,避免財(cái)務(wù)人員和科研人員在報(bào)賬過程中產(chǎn)生磨擦和矛盾。通常,一般的科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的開支范圍主要包括:科研業(yè)務(wù)費(fèi):包括計(jì)算、測試、分析費(fèi),差旅費(fèi),圖書資料費(fèi),一般性辦公用品費(fèi),打字復(fù)印費(fèi),勞動(dòng)保護(hù)用品和營養(yǎng)費(fèi),水、電、氣費(fèi),研究報(bào)告、論文的印刷費(fèi)和版面費(fèi),國內(nèi)外學(xué)術(shù)會(huì)議的會(huì)務(wù)費(fèi),為完成研究工作的小型會(huì)議費(fèi)等。試驗(yàn)材料費(fèi):包括科研試驗(yàn)必需的原材料、試劑、藥品等消耗性物品的購置費(fèi),實(shí)驗(yàn)的動(dòng)植物的購置、種植、養(yǎng)殖費(fèi),標(biāo)本、樣品采集、加工包裝盒運(yùn)輸費(fèi)用等。儀器設(shè)備費(fèi):包括儀器設(shè)備購置費(fèi)、安裝費(fèi),自行研制儀器設(shè)備的材料,配件和加工費(fèi),以及儀器設(shè)備的維修保養(yǎng)費(fèi)用等。實(shí)驗(yàn)室改裝費(fèi):包括改善實(shí)驗(yàn)室條件進(jìn)行的安裝、修理等零星費(fèi)用,但不得將土建、房屋維修、實(shí)驗(yàn)室擴(kuò)建等費(fèi)用列入。通訊、網(wǎng)絡(luò)費(fèi):包括科研必需的固定電話、移動(dòng)電話等的話費(fèi),信函、包裹的郵寄費(fèi),以及網(wǎng)絡(luò)使用費(fèi)用等。

總之,通過以上措施,這樣可以有效地支持科研項(xiàng)目全過程管理,優(yōu)化目前企業(yè)科研經(jīng)費(fèi)管理模式,準(zhǔn)確反映企業(yè)科研項(xiàng)目的實(shí)際運(yùn)行狀況,將企業(yè)科研經(jīng)費(fèi)管理擴(kuò)展為事前、事中及事后的全面控制管理,來提高企業(yè)科研經(jīng)費(fèi)使用效率,使得用最少的科研成本完成科研項(xiàng)目,保證新形勢下企業(yè)科研工作的順利進(jìn)行,使其產(chǎn)生更好的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益。

(作者單位:浙江贊宇科技股份有限公司)