嘉興市中醫(yī)院ＯＡ系統(tǒng)的研究與應(yīng)用

許　斐　陳建清　單立鳴

摘要:文章通過(guò)對(duì)辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)的研究闡述,結(jié)合嘉興市中醫(yī)醫(yī)院的實(shí)際應(yīng)用和浙江省醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核模塊的嵌入實(shí)現(xiàn)的情況,證明OA系統(tǒng)提高了醫(yī)院行政辦公效率,方便了醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核評(píng)價(jià)分析,促進(jìn)了數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)。

關(guān)鍵詞:辦公自動(dòng)化;醫(yī)院管理

中圖分類號(hào):TP311文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1009-3044(2009)22-pppp-0c

改革開放30年來(lái),中國(guó)經(jīng)濟(jì)得到迅速發(fā)展,人民生活水平顯著提高,人們對(duì)自身健康日益關(guān)注,對(duì)醫(yī)院服務(wù)要求不斷提高乃至苛刻。為緩解“看病難、看病貴”等醫(yī)患矛盾,充分利用有限的公共醫(yī)療資源,醫(yī)院內(nèi)部管理水平的提升和服務(wù)功能的強(qiáng)化勢(shì)在必行。

另一方面,近幾年,醫(yī)療行業(yè)在信息化方面正在逐步走向成熟,并形成了一定的規(guī)模。醫(yī)院要想取得更大的發(fā)展,就必須最大可能地運(yùn)用電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù),提高醫(yī)療管理的技術(shù)水平,推行辦公自動(dòng)化,才能夠創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益,在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

誕生于1959年的嘉興市中醫(yī)院是一所集醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防為一體、中、西醫(yī)各臨床科室門類齊全、具有鮮明中醫(yī)特色和中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)療優(yōu)勢(shì)的綜合性三級(jí)乙等中醫(yī)院。

應(yīng)用辦公自動(dòng)化(Office Automation,簡(jiǎn)稱OA)系統(tǒng)之前,醫(yī)院常被一些問(wèn)題困擾:

1) 日程行政審批程序繁瑣,跑東跑西工作易干擾;

2) 人工操作難免疏忽與意外,造成遺失、延誤、缺席等;

3) 制度制定后不易迅速執(zhí)行,員工熟知、遵守緩慢;

4) 制度調(diào)整更加困難重重,反饋意見征集、統(tǒng)計(jì)慢;

5) 人事組織異動(dòng),“適應(yīng)期”較長(zhǎng);

6) 難以掌控工作進(jìn)度,更無(wú)法分析流程合理度;

7) 紙張表單難以查詢,調(diào)查問(wèn)卷統(tǒng)計(jì)麻煩;

8) 制度執(zhí)行人為影響大,效率、質(zhì)量低下。

為了較好解決以上問(wèn)題,更好體現(xiàn)“以病人為中心”的服務(wù)宗旨,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決定推進(jìn)醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)。量身定做中醫(yī)院管理模式,并將浙江省醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核集成在系統(tǒng)中加以實(shí)現(xiàn),應(yīng)用一段時(shí)間來(lái),已取得了預(yù)期成效:知識(shí)共享、協(xié)同辦公、網(wǎng)上審批、管理規(guī)范化、領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行力提升,辦公效率提高,醫(yī)院整體對(duì)外競(jìng)爭(zhēng)力上升。

1 系統(tǒng)概述

OA于50年代在美國(guó)等西方國(guó)家首先興起,到70年代后期形成新學(xué)科。80年代到90年代,OA系統(tǒng)開始在世界各國(guó)得到較快的發(fā)展。

回顧我國(guó)OA發(fā)展歷程,大致可分為六代:

第一代OA:70年代末,以實(shí)現(xiàn)個(gè)人事務(wù)處理為目的,硬件配置階段;

第二代OA:自80年代中期,以數(shù)據(jù)處理自動(dòng)化為標(biāo)志,數(shù)據(jù)處理自動(dòng)化階段;

第三代OA:C/S架構(gòu)下的工作流自動(dòng)化階段,只是有限的工作流程自動(dòng)化系統(tǒng),難以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的辦公、移動(dòng)的辦公,因而難以實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的延展,企業(yè)資源最大程度的利用。

第四代OA:90年代中期,隨著互聯(lián)網(wǎng)(Internet)的興起,實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)辦公,進(jìn)入無(wú)障礙工作流自動(dòng)化階段,但受到企業(yè)傳統(tǒng)的文化環(huán)境、管理模式和業(yè)務(wù)流程的束縛,協(xié)同工作的模式難以建立,工作流程自動(dòng)化的效益也難以全部實(shí)現(xiàn)。

第五代OA:90年代末期,隨著協(xié)同管理思想(Collaboration)的興起, Workflow(辦公流程自動(dòng)化)及KM(知識(shí)管理)相結(jié)合的OA系統(tǒng)誕生。可謂協(xié)同工作型辦公自動(dòng)化(KM1代);其缺點(diǎn)在于太關(guān)注辦公事務(wù)本身與企業(yè)目前的利益,缺乏長(zhǎng)期的發(fā)展戰(zhàn)略。

第六代OA:協(xié)同發(fā)展型辦公自動(dòng)化(KM2代)。已經(jīng)超越了傳統(tǒng)辦公的狹義范疇,它是一種領(lǐng)先的企業(yè)管理思想。KM2代的優(yōu)勢(shì)在于,其注重知識(shí)的收集、積累與繼承,最終目標(biāo)是要實(shí)現(xiàn)企業(yè)及員工的協(xié)同發(fā)展,而不是關(guān)注辦公事務(wù)本身與企業(yè)本身的短期利益。只有實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展,員工的發(fā)展才有空間;只有實(shí)現(xiàn)員工的發(fā)展,企業(yè)的發(fā)展才有潛力。而知識(shí)管理正是實(shí)現(xiàn)兩者協(xié)同發(fā)展的橋梁。

簡(jiǎn)而言之,OA是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式,是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)非?；钴S和具有很強(qiáng)生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域,是信息化社會(huì)的產(chǎn)物。通過(guò)網(wǎng)絡(luò),組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人員可跨越時(shí)間、地點(diǎn)協(xié)同工作;通過(guò)交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用,使信息的傳遞更加快捷和方便,從而極大的擴(kuò)展了辦公手段,實(shí)現(xiàn)了辦公的高效率。

嘉興中醫(yī)院應(yīng)用的OA系統(tǒng),基于第六代OA為基礎(chǔ),具有各種應(yīng)用的高度集成,以知識(shí)管理、目標(biāo)管理、業(yè)務(wù)管理為核心應(yīng)用,將企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)、各個(gè)部門的全部應(yīng)用集成在一個(gè)平臺(tái)上,更富有人性化管理的特點(diǎn),兼顧用戶多樣性和個(gè)性化的要求,開放性更高、更容易集成其它業(yè)務(wù)級(jí)的應(yīng)用產(chǎn)品,更加統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn),沒(méi)有信息孤島,沒(méi)有應(yīng)用孤島,沒(méi)有資源孤島。

2 功能介紹

嘉興市中醫(yī)院OA建設(shè)的基本目標(biāo)是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)虛擬的協(xié)同工作平臺(tái),對(duì)辦公事務(wù)和公文進(jìn)行全面、完善的協(xié)同管理;建立用戶的內(nèi)部及與外部信息互訪平臺(tái),提高信息交流的效率和共享程度,使各協(xié)作機(jī)構(gòu)、各部門間的信息交流更為穩(wěn)定、快捷、安全、可靠,方便地實(shí)現(xiàn)集中式管理,跨越不同的工作時(shí)間和不同的工作地點(diǎn)的時(shí)空限制。

系統(tǒng)采用微軟.NET技術(shù)開發(fā),基于B/S架構(gòu)設(shè)計(jì),數(shù)據(jù)庫(kù)采用Oracle9i,用戶端IE瀏覽器上網(wǎng)操作即可,方便易用。

OA系統(tǒng)主要功能如下:

1) 工作流程管理模塊

對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō),絕大部分日常工作屬于流程式活動(dòng),如申請(qǐng)審批、公文辦理、請(qǐng)假報(bào)銷等。在此可以根據(jù)處理內(nèi)容的不同,流程結(jié)構(gòu)可隨意按需發(fā)生變化。通過(guò)工作流應(yīng)用,能保持單位工作流程的清晰、規(guī)范、高效,最大程度提升工作效率。

(1) 收文管理:可自定義收文流程,進(jìn)行收文登記、擬辦、批示、傳閱、轉(zhuǎn)發(fā)、辦理結(jié)果登記、歸檔等操作,支持對(duì)紙質(zhì)文件掃描錄入,提供流程監(jiān)控、跟蹤、催辦和查詢。

(2) 發(fā)文管理:可自定義發(fā)文流程、文件類型、文件模板?？蛇M(jìn)行發(fā)文擬稿、部門審稿、部門之間會(huì)簽、秘書核稿、單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、辦公室制文、分發(fā)、歸檔,能夠做到審批痕跡保留、套紅、全文手寫批注、電子印章功能。

(3) 請(qǐng)示管理:可自定義請(qǐng)示流程、請(qǐng)示類型、請(qǐng)示模板。

2) 知識(shí)管理中心模塊

(1) 檔案管理:遵循國(guó)家檔案法、組卷標(biāo)準(zhǔn)、目錄規(guī)范等標(biāo)準(zhǔn),公文文件在審批處理結(jié)束后可歸檔到指定位置,檔案管理員可對(duì)已歸檔文件再進(jìn)行統(tǒng)一管理,生成卷內(nèi)目錄、專題目錄、責(zé)任目錄等,其他用戶可以對(duì)檔案進(jìn)行檢索、借閱。通過(guò)自定義的審批流程結(jié)束后,系統(tǒng)可以自動(dòng)歸檔,有選擇的共享給醫(yī)院的其他員工。

(2) 知識(shí)中心:知識(shí)管理為單位內(nèi)的各種電子文件提供了集中、統(tǒng)一、安全的管理功能。主要功能包括知識(shí)發(fā)布、知識(shí)審批、知識(shí)查詢、數(shù)據(jù)維護(hù)。員工可以在任何時(shí)候、任何地點(diǎn)方便、快捷地使用在工作中需要用到的各種文件以及技術(shù)資料,減少了以往繁瑣的文件保存及查找工作;同時(shí)提供方便靈活的權(quán)限設(shè)定方法,可按文件夾、文件設(shè)定訪問(wèn)權(quán)限,確保文件信息的安全。

3) 行政事務(wù)模塊

主要是為醫(yī)院提供對(duì)日常事務(wù)的信息登記與管理,包括通知管理、公告欄、人力資源、車輛管理、圖書管理、考勤管理、會(huì)議管理等模塊。

(1) 會(huì)議管理提供從一次會(huì)議的申請(qǐng)、審批、會(huì)議室安排、會(huì)議通知、材料分發(fā)、會(huì)議回執(zhí)、會(huì)議紀(jì)要起草、審批、分發(fā)的全過(guò)程管理,能夠進(jìn)行會(huì)議室的登記、預(yù)約、沖突檢測(cè)等功能。

(2) 車輛管理:對(duì)單位內(nèi)日常車輛的使用進(jìn)行管理,包括車輛信息、出車申請(qǐng)、出車記錄等繁雜信息的記錄和處理,對(duì)用車起到了很好的管理及監(jiān)督作用,使單位用車日趨規(guī)范、借用及檢索方便。主要功能包括車輛信息、車輛查詢、油耗登記、維修情況、用車管理、用車查詢、用車審批等。

(3) 圖書管理:包括圖書登記、借閱、分類、查詢統(tǒng)計(jì)等功能。根據(jù)借閱時(shí)間,到期系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)送借書到期提醒。

(4) 考勤管理:個(gè)人的排班考勤信息登記查詢,年休假管理等。支持指紋考勤、門禁卡考勤、無(wú)線頻率識(shí)別RFID(Radio Frequency Identification)卡考勤,如手術(shù)室管理、會(huì)議培訓(xùn)管理等。

4) 公共信息模塊

(1) 信息發(fā)布:可實(shí)現(xiàn)發(fā)布新聞快訊、通知公告、圖片和電子期刊?？勺远x編發(fā)的審批流程,發(fā)布的圖片新聞會(huì)在新聞窗口中橫向循環(huán)滾動(dòng),可以對(duì)熱點(diǎn)新聞進(jìn)行評(píng)論,增加員工參與討論醫(yī)院事務(wù)的主動(dòng)性。

(2) 網(wǎng)上調(diào)查:通過(guò)設(shè)定主題,可以對(duì)關(guān)注的話題進(jìn)行網(wǎng)上投票。可以限定參與投票人的范圍,每人可限定投票次數(shù),是否綁定IP地址,支持匿名投票。系統(tǒng)可以自動(dòng)統(tǒng)計(jì)調(diào)查結(jié)果供領(lǐng)導(dǎo)決策參考,統(tǒng)計(jì)結(jié)果柱、餅、曲線圖多樣式顯示,投票選中率也能自動(dòng)生成。廣泛應(yīng)用于民意調(diào)查、投票選舉以及人事考核等。

(3) 內(nèi)部論壇:提供用戶單位內(nèi)部網(wǎng)上交流園地,具有討論組的功能。

(4) 網(wǎng)上視頻:提供視頻播放,視頻發(fā)布,視頻搜索等功能,可以放置文明禮儀培訓(xùn)教程,醫(yī)院文化介紹等視頻供員工自由時(shí)間點(diǎn)播,在線學(xué)習(xí)。

(5) 生日祝福墻:員工生日當(dāng)天或當(dāng)周院內(nèi)網(wǎng)中滾動(dòng)提醒,有利于大家知曉,可以通過(guò)自定義賀卡發(fā)送祝福,有利于醫(yī)院文化建設(shè),和諧員工氛圍。

5) 個(gè)人事務(wù)模塊

(1) 即時(shí)消息:結(jié)合了電話的即時(shí)性和手機(jī)短信的方便性,克服了電話不可重現(xiàn)、手機(jī)短信輸入困難等缺點(diǎn),尋呼的互動(dòng)使管理更加即時(shí)、方便、快捷。當(dāng)重要工作到達(dá)時(shí)以消息提醒形式將通知發(fā)送到相應(yīng)人員中,確保重要事件的及時(shí)通知。

(2) 電子郵件:可內(nèi)部獨(dú)立使用,也可實(shí)現(xiàn)內(nèi)部郵件與外部郵件的無(wú)縫結(jié)合,提供了私密郵件處理、群發(fā)等各種功能。同時(shí)可與OA工作流結(jié)合,自動(dòng)發(fā)送各種催辦、會(huì)議通知等郵件。

(3) 工作日記:用戶記錄自己每天的工作總結(jié),領(lǐng)導(dǎo)可通過(guò)管理功能對(duì)其進(jìn)行查閱和批示。

(4) 日程安排:包括日程安排、日程查詢、日程管理、日程匯總功能。用戶可以安排某天或某段時(shí)間定期要做的事務(wù),設(shè)定提醒方式和時(shí)間到期時(shí)系統(tǒng)可以通過(guò)手機(jī)短信等方式提醒。

(5) 院長(zhǎng)信箱:可以自我選擇提建議給不同分管領(lǐng)導(dǎo),允許匿名。

(6) 任務(wù)管理:包括任務(wù)布置、執(zhí)行查詢、布置查詢、任務(wù)管理、任務(wù)匯總功能。有權(quán)限的用戶可以給其他用戶布置任務(wù),包括任務(wù)內(nèi)容、起止時(shí)間,完成后是否回復(fù)。任務(wù)可以層層分解轉(zhuǎn)發(fā),形成任務(wù)樹。

(7) 通訊錄:包括內(nèi)部通訊錄、電子名片夾。通過(guò)名片夾可以方便、快捷的實(shí)現(xiàn)對(duì)常用聯(lián)系人的分類管理、綜合查詢等功能。

(8) 在線工具OA小助手

提供一個(gè)可選裝的C/S結(jié)構(gòu)的在線工具OA小助手,支持即時(shí)交流及離線留言等,自動(dòng)讀取OA數(shù)據(jù)庫(kù)中的最新信息并進(jìn)行及時(shí)提醒,如:待辦工作,新郵件等。用戶無(wú)需Web登陸OA就能及時(shí)了解OA系統(tǒng)中需要處理的最新工作信息。

(9) 個(gè)性設(shè)置:對(duì)于即時(shí)消息,可自行設(shè)定我的好友、分組;可以修改自己的昵稱和頭像,系統(tǒng)還有萬(wàn)年歷、郵編查詢等選用功能。

6) 醫(yī)德醫(yī)風(fēng)管理模塊

結(jié)合2009年《浙江省醫(yī)務(wù)人員醫(yī)德考評(píng)實(shí)施辦法》要求,開發(fā)實(shí)現(xiàn)了醫(yī)德醫(yī)風(fēng)管理模塊,在OA系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)了醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核指標(biāo)數(shù)據(jù)的填報(bào)和分析統(tǒng)計(jì),方便了全院醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)德考評(píng)以及院考核小組的統(tǒng)計(jì)。

7) 系統(tǒng)管理中心模塊

作為統(tǒng)一認(rèn)證平臺(tái),涉及分院區(qū)管理,部門管理,人員管理,角色管理,權(quán)限分配,崗位維護(hù),系統(tǒng)參數(shù),操作日志等內(nèi)容,以后在OA平臺(tái)基礎(chǔ)上還可以擴(kuò)展人事、科教、醫(yī)務(wù)、護(hù)理、院感、績(jī)效、經(jīng)營(yíng)決策等系統(tǒng)。

3 結(jié)束語(yǔ)

嘉興中醫(yī)院OA的使用,一方面規(guī)范了單位管理,協(xié)同工作,進(jìn)一步提高了醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力、凝聚力;另一方面,構(gòu)造了知識(shí)管理中心,實(shí)現(xiàn)知識(shí)的沉淀、共享、學(xué)習(xí)、應(yīng)用和創(chuàng)新,最大限度地釋放了人的創(chuàng)造力,員工能夠根據(jù)自己的崗位隨時(shí)隨地使用自己或他人日常工作的積累,對(duì)工作做出指導(dǎo)與幫助、提升工作的績(jī)效。對(duì)OA信息網(wǎng)狀數(shù)據(jù)的挖掘應(yīng)用,更能為高層管理提供決策支持,實(shí)現(xiàn)信息情報(bào)“隨需而應(yīng)”。

數(shù)字化醫(yī)院是一種基于現(xiàn)代信息技術(shù)全新的醫(yī)療服務(wù)和醫(yī)院管理模式,是現(xiàn)代醫(yī)療發(fā)展的必然趨勢(shì)。一個(gè)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)。嘉興中醫(yī)院通過(guò)OA系統(tǒng)的實(shí)施,為早日實(shí)現(xiàn)醫(yī)療服務(wù)的前面數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化邁出了有力的一步。

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