富士施樂(lè)：信息化建設(shè)中文件管理不可缺

張　楠

“文件管理看上去好像微不足道。但事實(shí)上,文件是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的核心,無(wú)論從企業(yè)形象、信息安全還是成本控制上來(lái)講,對(duì)文件進(jìn)行有效的管理都是非常重要的?！?富士施樂(lè)(中國(guó))有限公司銷(xiāo)售總監(jiān)郭永漢在介紹臨港集團(tuán)信息化改造時(shí)表示。

起初臨港集團(tuán)采用的是普通的打印機(jī)和復(fù)印機(jī),所有打印、復(fù)印的文件只能歸檔進(jìn)行紙質(zhì)保存。“這些存檔文件整整堆放了兩大房間,占地不說(shuō),管理、查詢(xún)也都非常繁瑣。” 郭永漢進(jìn)一步介紹。

在聽(tīng)取了富士施樂(lè)專(zhuān)家的建議后,臨港集團(tuán)一次引進(jìn)了十幾臺(tái)富士施樂(lè)彩色數(shù)碼多功能機(jī)DocuCentre-III C3300及多種軟件,搭建了基于數(shù)碼多功能設(shè)備的全新文件管理系統(tǒng)。

DocuCentre-III C3300彩色數(shù)碼多功能機(jī),不僅具備每分鐘45頁(yè)的高速彩色掃描功能, 還可一步完成將掃描文件發(fā)送、保存至共享文件夾、服務(wù)器、郵箱等多個(gè)目的地。新系統(tǒng)投入使用后,臨港集團(tuán)將存放多年的大量紙質(zhì)文件掃描成PDF文件,并利用軟件實(shí)現(xiàn)電子文擋的標(biāo)注、編號(hào)、分類(lèi)保存及自動(dòng)查找、核對(duì)。這一變化,大幅提高了臨港集團(tuán)的政府公文、招商資料、工程檔案等文件的存檔及查詢(xún)效率。同時(shí),省去了專(zhuān)門(mén)用于保存文件的庫(kù)房,大大節(jié)省了臨港集團(tuán)的辦公空間。

為了實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部文印工作的統(tǒng)一管理,臨港集團(tuán)在總部的不同部門(mén)和部分子公司中也安裝了幾臺(tái)彩色數(shù)碼多功能機(jī)。借助設(shè)備的CenterWare管理功能,總公司可以遠(yuǎn)程監(jiān)控子公司的打印作業(yè)、紙盤(pán)、節(jié)電模式、耗材等,進(jìn)行實(shí)時(shí)管理。同時(shí),利用設(shè)備的賬戶(hù)管理功能及軟件,總公司對(duì)各部門(mén)和子公司的彩色輸出權(quán)限及打印/復(fù)印數(shù)量均進(jìn)行了合理的分配與使用限定。員工只需要直接刷公司門(mén)卡來(lái)識(shí)別身份,便可以進(jìn)行相應(yīng)權(quán)限的操作,不僅方便了對(duì)各子公司、各部門(mén)的文印狀況的統(tǒng)計(jì)工作,更有效控制了辦公成本。

“采用富士施樂(lè)的文件管理解決方案后,臨港集團(tuán)的辦公設(shè)備的使用費(fèi)用每月減少了約7000元,而文件質(zhì)量和辦公效率卻得到了明顯提高?！惫罎h說(shuō),“更難得的是,這套方案還為臨港集團(tuán)帶來(lái)很多附加值,像機(jī)密打印、數(shù)據(jù)覆蓋、IC卡識(shí)別管理等功能,為臨港集團(tuán)的信息安全上了多重保險(xiǎn)。”有效的文件管理不僅有助于加強(qiáng)企業(yè)的信息共享和管理,提高信息的利用率,更能直接降低企業(yè)的整體運(yùn)作成本。