扔掉稿紙　文檔修改更便利

周建峰

在無紙化辦公的今天,文檔的審閱如何體現(xiàn)自動化和人性化呢?今天我們就來看看阿峰和小薇是怎么做的吧。他們用好了Word2007的批注和修訂,文檔審閱修改不是一件困難的事情,處理起來也變得輕松合理了。

實例一:批注修訂,保留原貌

阿峰是一家公司的經(jīng)理,平時主要就是審閱各部分發(fā)過來的計劃書,對計劃書進行糾錯并給出相應的建議。如果直接在原文檔上刪除修改,則下屬不容易看到文檔改動的地方,因此最好能在保留原文的基礎上進行修改,此時最好使用Word的批注和修訂功能。

第一步:輕松批注

用Word2007打開計劃書,切換到“審閱”選項。將光標移到文檔中要給出建議的地方,單擊“新建批準”按鈕,在該處右側會出現(xiàn)一個批注框,在里面可以輸入批注的內容(見圖1)。在添加多個批注后,會自動在批注者姓名后(zjf)加上1.2.3,這樣可以很清楚地獲知自己加了多少個批注。如果對自己的某個批注不滿意,可選中該批注,單擊“刪除”按鈕即可清除;如果要刪除文檔中所有批注,單擊“刪除”下的“▼”按鈕選擇“刪除文檔中的所有批注”即可。

小提示:

單擊Office按鈕選擇“Word選項”,切換到“常用”選項,在“對Microsoft Office進行個性化設置”中可以修改批注者姓名,其實這就是Office的用戶名。如果是不同的人對文檔進行批注,批注者姓名可以從這里修改,這樣便于別人獲知是誰的建議。

第二步:快速修訂

如果文檔中某些地方要直接修改,單擊“修訂”按鈕后對文檔進行修改,此時可以看到刪除的文字并沒有消失,而是在上面加上了刪除線,添加的文字會接在刪除的文字后面(見圖2)。如果僅僅是修改了文字的屬性(如:字體、字號等),在文檔右側會顯示相應的格式。

小提示:

單擊“修訂”下的“▼”按鈕選擇“修訂選項”出現(xiàn)對話框,在這里可以對修訂的各種屬性進行設置(見圖3),比如:插入內容后的格式(如:加上單下劃線或改變顏色等),刪除內容用什么標記(刪除線或隱藏或雙下劃線等)。

阿峰根據(jù)實際情況以及自己的想法,對文檔加上批注修訂后,就可以轉發(fā)給下屬,讓他們根據(jù)上面的要求提示進行相應的修改。

實例二:修改建議,一目了然

小薇是一個部門的策劃,平時常常要匯總部門同事的意見,整理成文稿,交給公司經(jīng)理審閱,然后根據(jù)經(jīng)理的修改和建議,對文稿進行重新整理完成最終稿,因此她通常要二次處理批注修訂過的文稿。

第一步:看清文檔的改變

打開一份批注修訂過的文檔,切換到“審閱”選項,單擊“審閱窗格”下的“▼”按鈕選擇“垂直審閱窗格”,在文檔的左側會出現(xiàn)窗口(見圖4),在這里列出了文檔中的所有批注或修訂,單擊左側的批注或修訂,右側的文檔也會自動跳轉到相應的地方。

第二步:輕松快速完成修改

對于文檔中的修訂處,如果覺得可以接受,可單擊“接受”下的“▼”按鈕選擇“接受修訂”,此時會自動用修訂內容替代正文,當然了如果你是一個絕對服從上級的人,可選擇“接受對文檔的所有修訂”;對于不合適的修訂,可單擊“拒絕”的“▼”按鈕選擇“拒絕修訂”。另外在根據(jù)批注修改時,首先要取消選擇“修訂”功能,否則又會顯示為批注。

小提示:

如果一篇文檔分別交給了多人進行了審閱,就會得到多份審閱后的文檔,此時可使用“比較”和“合并”功能,比較審閱后文檔不同之處,也可以將審閱后的多份文檔進行合并,將所有的批注建議合并到一個文檔中。單擊“比較”下的“▼”按鈕,選擇“比較”或“合并”會出現(xiàn)對話框,選擇文檔,再設置相應的屬性,最后單擊“確定”按鈕即可新文檔。