加強(qiáng)高校檔案管理工作思考

陳海英

摘 要:對當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析,提出了加強(qiáng)高校檔案管理的對策與建議,對促進(jìn)當(dāng)前高校檔案管理工作具有積極的意義。

關(guān)鍵詞:高校;檔案;管理

中圖分類號:G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1672-3198(2009)16-0044-02

高校檔案管理工作是高校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分,是高校履行人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)功能和開展各項活動的直接記錄。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展,高校檔案管理工作也進(jìn)入了一個新的歷史階段,面臨著許多新情況新問題,特別是隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,改革的不斷深化,高校檔案工作在高校管理中的地位和作用日益突出。新的形勢要求高校檔案工作要與時俱進(jìn),不斷創(chuàng)新檔案管理,努力把傳統(tǒng)的、封閉的、靜態(tài)的檔案信息,開發(fā)成現(xiàn)代的、開放的、動態(tài)的信息資源,更好地服務(wù)于學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展,服務(wù)于社會。本文就加強(qiáng)高校檔案管理談?wù)剛€人的認(rèn)識,求教于專家學(xué)者和檔案管理工作者。

1 高校檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

《中華人民共和國檔案法》的頒布和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的施行,為高校檔案工作的依法開展提供了法律依據(jù),奠定了堅實的基礎(chǔ),同時也創(chuàng)造了檔案事業(yè)健康發(fā)展的良好氛圍,高校的檔案建設(shè)也因此取得了很大的成就。在檔案管理工作上,學(xué)校的檔案意識在增強(qiáng),各部門對檔案工作的重視程度有了較大提高;檔案隊伍在逐年壯大,素質(zhì)也在不斷提高。但從整體上看,目前高校檔案管理工作無論是管理機(jī)制、管理手段、還是開發(fā)利用、人員素質(zhì)都仍然存在著與高校事業(yè)發(fā)展不相適應(yīng)的地方,需要不斷加強(qiáng)和改進(jìn)。集中表現(xiàn)在:

一是檔案管理工作不規(guī)范。雖然部分高校按照檔案法的要求,加強(qiáng)了對檔案的領(lǐng)導(dǎo)和管理,并且按照國家檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),建立了規(guī)范的檔案館,是仍然有部分高校因各種原因,檔案管理工作還沒有完全規(guī)范,檔案管理沒納入法制管理、科學(xué)管理軌道。檔案大多分散到校內(nèi)各單位多家管理,專兼職管理人員配備不到位,管理制度不健全;由于缺乏及時歸檔意識,導(dǎo)致一些基層單位檔案長期不整理、不裝訂,管理水平低,收集渠道不通暢。

二是檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對滯后。新時期檔案工作的要求不斷提高,對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提出了新的更高要求。與發(fā)展的要求相比,部分高校檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足,適宜安全保存檔案的專門庫房缺乏,防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施不足;適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備配置不到位。庫房面積較小、設(shè)備老化或損壞等現(xiàn)象仍然存在。

三是管理人員素質(zhì)有待提高。首先人員數(shù)量不足,檔案專業(yè)技術(shù)人員偏少。專職檔案員中具有專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人數(shù)占總?cè)藬?shù)的比例偏低。其次,檔案管理人員隊伍的專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要,高?，F(xiàn)有的檔案人員雖經(jīng)過一定方式調(diào)整,改善了文化結(jié)構(gòu)和職稱結(jié)構(gòu),大都具有大專以上文化程度,高中級職稱人員占有一定比例,但隨著高校檔案范圍的拓展,現(xiàn)代化管理要求在不斷提高,其人員素質(zhì)不能滿足工作需要的矛盾仍然存在。管理人員存在檔案管理意識不明晰、專業(yè)知識不精通、知識結(jié)構(gòu)不合理、創(chuàng)新意識不突出等諸多問題。特別是能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的復(fù)合型的檔案管理人才仍顯得十分匱乏。檔案人員素質(zhì)制約了檔案現(xiàn)代化管理,影響了檔案的信息開發(fā)和編研工作。第三,基層管理人員多為兼職,且頻繁更換,造成檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定,素質(zhì)參差不齊,為規(guī)范檔案管理工作增添了難度。

四是管理方式落后,信息化管理手段運(yùn)用很少。目前許多高校的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式,這種方式已經(jīng)越來越顯得無能為力,難以適應(yīng)信息化的要求;現(xiàn)代信息技術(shù)手段,如高校數(shù)據(jù)庫、校園網(wǎng)絡(luò)等沒有切實應(yīng)用到高校檔案管理工作中。檔案管理難為學(xué)校的發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的主動服務(wù)。有的學(xué)校盡管建立了檔案信息數(shù)據(jù)庫,但多僅限于簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計,還沒有實現(xiàn)較高水平的數(shù)字化管理,難以開展整體信息資料的開發(fā)與利用。

高校檔案工作存在的這些問題,究其原因是多方面的,但筆者以為最主要的原因有二。一是認(rèn)識不到位,重視不夠。表現(xiàn)在部分高校對檔案在學(xué)校工作中的功能和作用認(rèn)識不足,沒有充分認(rèn)識到檔案是一種具有特殊價值的信息資源,檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一。因而檔案意識不強(qiáng),重視不夠。二是檔案建設(shè)投入不足,在高等教育快速發(fā)展的今天,各學(xué)校在發(fā)展過程中面臨許多困難,需要經(jīng)費(fèi)投入的地方很多,對檔案建設(shè)投入相對較少,致使檔案建設(shè)中許多應(yīng)該解決的問題,得不到及時解決,檔案建設(shè)跟不上學(xué)校發(fā)展的步伐。

2 加強(qiáng)學(xué)校檔案建設(shè)的建議及對策

做好新時期高校檔案管理工作,需要進(jìn)一步加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、夯實基礎(chǔ),強(qiáng)化隊伍,規(guī)范管理,提升檔次,努力使檔案工作更好地服務(wù)于學(xué)校中心工作和建設(shè)發(fā)展。

(1)進(jìn)一步加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),為檔案管理工作提供組織保障?！镀胀ǜ叩葘W(xué)校檔案管理辦法》第三條明確指出:“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,各高校必然把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理?！备咝n案管理工作是高等學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。高校各級領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到檔案是一種具有特殊價值的信息資源。作為信息資源的重要組成部分,檔案信息資源對國家經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展具有重要的、全方位的、不可替代的綜合貢獻(xiàn)力。高校檔案資料對于學(xué)校來說,如同一面鏡子,它詳細(xì)真實地反映了一所學(xué)校逐步發(fā)展的整個歷史過程,它以各種不同的形式真實而客觀的記載著學(xué)校教學(xué)及管理過程中的每一個環(huán)節(jié),它是廣大師生員工勞動智慧和經(jīng)驗的結(jié)晶,是認(rèn)識和把握高校發(fā)展客觀規(guī)律的重要依據(jù),是學(xué)校的寶貴財富。學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該給予高度重視,加大人財物的投入,特別是要把檔案現(xiàn)代化管理工作納入工作計劃和議事日程中,為檔案部門提供良好的工作條件,支持檔案部門參加學(xué)校的各項重要活動。同時,還要提高廣大教職工對檔案工作的思想認(rèn)識。檔案工作是一個專門的學(xué)問,涉及部門和范圍極為廣泛,必須引起廣大教職工,特別是管理工作者對檔案工作的重視,只有在思想上統(tǒng)一認(rèn)識,才能增強(qiáng)大家的檔案意識,使大家在各自的崗位上都對檔案工作給予高度重視,人人參與,共同做好檔案工作。

(2)進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范,完善管理體制和工作機(jī)制。做好高校檔案工作,在工作方式上必須遵循科學(xué)規(guī)范的原則,理順關(guān)系、健全制度,完善機(jī)制,規(guī)范管理。①工作體制上必須遵循集中統(tǒng)一、歸口管理的原則,部門形成檔案,學(xué)校集中管理,防止分散管理出現(xiàn)的弊端。②完善管理制度。建立健全學(xué)校、部門和單位的檔案管理制度,從檔案的鑒別整理、保管征集、分類歸檔、裁剪裝訂、建檔定級到查看借閱直至責(zé)任追究都要有完善的規(guī)章制度,推進(jìn)檔案管理工作的制度化和規(guī)范化;特別要做好檔案的收集、整理和歸檔工作。一是嚴(yán)把收集關(guān)。要明確收集范圍,及時、準(zhǔn)確、全面地收集學(xué)校教學(xué)科研和管理服務(wù)所形成的各類材料,對學(xué)校一些重要活動、重大事件要及時收集補(bǔ)充,確保檔案的完整性;二是嚴(yán)把鑒別關(guān)。要對收集來的歸檔材料進(jìn)行認(rèn)真的鑒別審核,做到取之有據(jù)、舍之有理。三是嚴(yán)把整理關(guān)。收集來的歸檔材料,要嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行整理立卷,做到分類準(zhǔn)確,編排有序,目錄清楚,綱目分明,裝訂整齊。四是創(chuàng)新工作機(jī)制,進(jìn)一步提高服務(wù)水平。要創(chuàng)新檔案材料的收集整理機(jī)制,改變基層單位檔案長期不整理、不裝訂、管理水平低,收集渠道不通暢的問題。要適應(yīng)管理信息化的需要,逐步轉(zhuǎn)變檔案管理職能。未來高校檔案館(室)的作用將由檔案的保管基地和利用中心轉(zhuǎn)化為檔案信息控制管理中心,其管理對象將逐步由案卷管理實體轉(zhuǎn)向信息內(nèi)容管理。檔案人員也不再是整天埋頭守庫房,而是通過網(wǎng)絡(luò)來管理動態(tài)的檔案信息,維護(hù)其在運(yùn)轉(zhuǎn)和利用中的安全性、完整性和可靠性,履行一個信息管理員的職責(zé)。四是實行責(zé)任追究。明確基層單位的主要負(fù)責(zé)人為檔案管理工作的第一責(zé)任人,專(兼)職管理人員為直接責(zé)任人,把檔案管理工作納入單位年度目標(biāo)考核和干部個人評優(yōu)考核,實行責(zé)任追究。

(3)進(jìn)一步加強(qiáng)隊伍建設(shè),提高人員素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)對檔案工作的成效起著決定性作用。要通過各種形式和途徑,提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一是健全管理人員隊伍。建立一直專兼職相結(jié)合的檔案管理隊伍。學(xué)校檔案館(室)要按照國家要求配備相對穩(wěn)定具有較高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員,確保檔案工作的持續(xù)性和完整性。要在基層單位確定素質(zhì)高、原則性強(qiáng)和有一定工作經(jīng)驗的人員負(fù)責(zé)檔案工作。并根據(jù)需要,及時補(bǔ)充調(diào)整管理人員,嚴(yán)格檔案手續(xù)移交,確?；鶎訖n案工作的穩(wěn)定性。二是不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要按照“提高素質(zhì)、精通業(yè)務(wù)、規(guī)范管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的要求,分階段、分層次、有計劃、有步驟地對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷提高管理人員的整體素質(zhì)。要組織基層檔案管理人員到學(xué)校檔案館(室)或地方檔案館進(jìn)行實習(xí)操作,讓他們了解和掌握檔案材料的鑒別、整理、分類、編號、裁剪、裝訂等全過程。要提高檔案管理工作者現(xiàn)代化意識,更新觀念,強(qiáng)化信息技術(shù)觀念。作為擁有一大批高科技人才和高科技設(shè)備的高校,完全有實力提高檔案現(xiàn)代化管理的水平。作為檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識檔案管理現(xiàn)代化的必要性,積極參與學(xué)校的各項活動,主動、及時地為學(xué)校工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),切實加強(qiáng)對現(xiàn)代化管理技術(shù)的學(xué)習(xí)和研究,了解和掌握最新的現(xiàn)代化管理手段,提高業(yè)務(wù)素質(zhì),使個人的知識結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)水平適應(yīng)高校檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。三是建立競爭激勵機(jī)制。要對工作任務(wù)進(jìn)行細(xì)化,責(zé)任到人,實行量化考核,充分調(diào)動管理人員的工作積極性、創(chuàng)造性和能動性。

(4)進(jìn)一步加強(qiáng)信息化建設(shè),推進(jìn)管理升級達(dá)標(biāo)。信息化建設(shè)是新時期高校檔案工作的客觀需求,也是高校檔案工作服務(wù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新的重要標(biāo)志。推進(jìn)高校檔案館數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和檢索自動化建設(shè),已成為高校檔案管理的大勢,也是高校檔案管理工作取得重要進(jìn)展的突破口。學(xué)校應(yīng)加大資金投入改善檔案館相關(guān)硬件設(shè)施,對檔案信息化進(jìn)行重點(diǎn)建設(shè)。要以推進(jìn)檔案的數(shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ),以電子文檔的歸檔和管理為重點(diǎn),積極推進(jìn)檔案管理從紙質(zhì)化管理為主向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。要根據(jù)新形勢下檔案工作的新要求,充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),對檔案信息進(jìn)行征集、加工整理、分類儲存、使檔案信息成為能夠多角度檢索,自由提取的系統(tǒng)化信息資源,推進(jìn)手動檢索向自動化檢索轉(zhuǎn)變。應(yīng)充分利用校園網(wǎng)的優(yōu)勢,堅持網(wǎng)絡(luò)化辦公,鼓勵各單位以電子文件的形式按規(guī)定格式和要求上報檔案材料,努力實現(xiàn)“無紙檔案”與“紙質(zhì)檔案”相結(jié)合,這將有助于加強(qiáng)電子檔案管理和建設(shè),提高檔案管理質(zhì)量,使學(xué)校的檔案更好地服務(wù)于教學(xué)、科研和各項管理工作。