施工企業(yè)流程重組與信息化風(fēng)險(xiǎn)研究

亢月利

摘要:企業(yè)流程重組是個(gè)焦點(diǎn)話題,它涉及到企業(yè)人員、技術(shù)、組織結(jié)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)過(guò)程、文化建設(shè)等各方面的重新構(gòu)建,在實(shí)現(xiàn)企業(yè)重構(gòu)的過(guò)程中,信息技術(shù)是其有力的手段。針對(duì)我國(guó)施工行業(yè)普遍存在的問(wèn)題,施工企業(yè)流程重組和信息化顯得十分迫切和必要,但在具體實(shí)踐中,還必須針對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)做出相應(yīng)的分析和有效的規(guī)避。

關(guān)鍵詞:施工企業(yè);流程重組;信息化;風(fēng)險(xiǎn)種類;風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避

流程重組是一種新的管理思想,它于1990年由美國(guó)的Michael Hammer提出,隨后便迅速發(fā)展并被廣泛實(shí)施。上世紀(jì)90年代中期,此種管理思想首次引入我國(guó)學(xué)術(shù)界,后隨國(guó)內(nèi)ERP應(yīng)用的熱潮而進(jìn)入各類企業(yè)的視野。流程重組本質(zhì)在于據(jù)新技術(shù)條件信息處理的特點(diǎn)和事物發(fā)生的自然過(guò)程去尋找解決問(wèn)題的途徑,其中,信息技術(shù)作為流程重組的出發(fā)點(diǎn)和終極目標(biāo)的體現(xiàn)者,決定了流程重組的核心便是信息技術(shù)的應(yīng)用。

一、企業(yè)流程重組與信息化

流程即為了完成某一目標(biāo)或任務(wù)而實(shí)施的一系列跨越時(shí)空的邏輯相關(guān)的活動(dòng),業(yè)務(wù)流程即一組共同為顧客創(chuàng)造價(jià)值且又相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)。業(yè)務(wù)流程重組即通常意義上的企業(yè)流程重組,其簡(jiǎn)稱為BPR,指的是對(duì)企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程加以根本性再思考,以將其徹底改變并設(shè)計(jì)出新的業(yè)務(wù)流程,最終使企業(yè)在業(yè)績(jī)上取得顯著提高。

企業(yè)信息化即通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用,開(kāi)發(fā)和使用企業(yè)信息資源,以提高企業(yè)管理水平、經(jīng)營(yíng)水平、開(kāi)發(fā)能力的過(guò)程。就發(fā)展程度而言,它包括三個(gè)層面,一則以計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)制造過(guò)程的自動(dòng)控制;二則以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)化;三則借助于互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展電子商務(wù)。企業(yè)信息化目的在于提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力,其要求企業(yè)以企業(yè)流程重組為基礎(chǔ),在一定廣度和深度上利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所有信息的控制和集成化管理,使企業(yè)內(nèi)部外信息達(dá)到共享和有效利用。

由定義即可得出,企業(yè)成功實(shí)施流程重組須從軟硬兩種因素入手,一則革新企業(yè)組織結(jié)構(gòu)框架、管理體系、業(yè)務(wù)流程等硬性條件,二則改變企業(yè)組織文化、領(lǐng)導(dǎo)行為、溝通方式等軟性因素。但實(shí)現(xiàn)這兩方面的變革,很大程度上取決于企業(yè)對(duì)信息技術(shù)的恰當(dāng)運(yùn)用,也就是說(shuō),正確高效的流程是發(fā)揮信息技術(shù)效用的有效途徑,企業(yè)流程重組是信息技術(shù)得以應(yīng)用的前提和基礎(chǔ),信息技術(shù)則是企業(yè)實(shí)施業(yè)務(wù)流程重構(gòu)的有力手段,企業(yè)信息化將大幅度改善業(yè)務(wù)流程績(jī)效。

二、施工企業(yè)流程重組

1. 施工企業(yè)業(yè)務(wù)流程存在的問(wèn)題

據(jù)職能分類,施工企業(yè)業(yè)務(wù)部門(mén)包括工程部、物資部、經(jīng)營(yíng)部、財(cái)務(wù)部、施工隊(duì)等,在企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中,各個(gè)部門(mén)在項(xiàng)目經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下各司其職。但實(shí)際的經(jīng)營(yíng)狀況卻是,施工企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)存在較多重復(fù)無(wú)效的業(yè)務(wù)流程,各部門(mén)對(duì)工作目標(biāo)缺乏了解,各職能部門(mén)間多以一對(duì)一的方式溝通,工作狀況完全分離,不能實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)的全局最優(yōu),特別是物資、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)部門(mén)脫離生產(chǎn)實(shí)際,物資部不以工程生產(chǎn)實(shí)際消耗來(lái)訂單發(fā)料,經(jīng)營(yíng)部不嚴(yán)格計(jì)算工程量和控制施工用料,財(cái)務(wù)部不據(jù)實(shí)際情況發(fā)放工程款和貨款。

此外,由于現(xiàn)代建設(shè)項(xiàng)目大多規(guī)模龐大,項(xiàng)目牽涉的單位、人員、文件自然較多,信息量隨之增加且形式多樣,這使信息溝通在施工企業(yè)業(yè)務(wù)流程中占據(jù)重要地位。在工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,施工項(xiàng)目前期策劃、設(shè)計(jì)、實(shí)施、運(yùn)行等各階段均產(chǎn)生大量信息,且信息以報(bào)表、報(bào)告、信件、圖紙、規(guī)范、聯(lián)系函、技術(shù)文件、會(huì)議紀(jì)要等不同形式存在,業(yè)主、承包商、供應(yīng)商、專業(yè)分包商、設(shè)計(jì)單位、政府主管部門(mén)等項(xiàng)目參與方對(duì)相關(guān)信息表現(xiàn)出不同范圍、側(cè)重點(diǎn)的需求,項(xiàng)目施工中的常見(jiàn)問(wèn)題多數(shù)因信息交流不暢所致。

2. 施工企業(yè)流程重組的必要性

我國(guó)施工企業(yè)遭遇的發(fā)展瓶頸使施工企業(yè)進(jìn)行流程重組顯得十分必要。除了上述施工企業(yè)自身存在的問(wèn)題外,從資源角度講,我國(guó)施工企業(yè)任務(wù)資源普遍不足,不容樂(lè)觀的現(xiàn)狀導(dǎo)致施工行業(yè)一直處于高度競(jìng)爭(zhēng)狀況;從競(jìng)標(biāo)角度講,不乏施工企業(yè)為求中標(biāo)而不惜一再降低價(jià)格,試圖低價(jià)中標(biāo),造成企業(yè)不可控成本大大上升,受理了工程結(jié)果反而虧損。

在企業(yè)產(chǎn)品、成本、資源等均被削弱的困境下,要提高自身競(jìng)爭(zhēng)力,施工企業(yè)不得不對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行徹底性改造,尤其在生產(chǎn)和運(yùn)作管理方面,必須以顧客為導(dǎo)向,通過(guò)準(zhǔn)時(shí)、靈活、高效、低耗地位顧客提供合格產(chǎn)品和服務(wù),為企業(yè)獲取好的效益和持續(xù)性競(jìng)爭(zhēng)能力。顯然,只有打破職能分割、減少管理層次、加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)組織和并行工作、完善信息系統(tǒng)建設(shè),才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)的現(xiàn)代管理模式,合理利用信息技術(shù),促成以流程為中心、以顧客為導(dǎo)向、以市場(chǎng)為基礎(chǔ)的良性競(jìng)爭(zhēng)格局,也才能為施工企業(yè)及整個(gè)行業(yè)帶來(lái)實(shí)質(zhì)性變化。

3. 施工企業(yè)新型業(yè)務(wù)流程

施工組織設(shè)計(jì)是施工企業(yè)流程重組的核心環(huán)節(jié),其關(guān)聯(lián)到施工方案、施工計(jì)劃、施工預(yù)算等項(xiàng)目的編制,并對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r帶來(lái)直接影響。該環(huán)節(jié)主要由施工企業(yè)工程部門(mén)負(fù)責(zé),因而工程部門(mén)管理系統(tǒng)化成為施工企業(yè)流程重組的重點(diǎn)內(nèi)容。完善工程管理系統(tǒng),必須增加數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器,對(duì)工程投標(biāo)、工程管理、工程質(zhì)量、工程進(jìn)度、工程成本、工程分包、工程安全等實(shí)施信息化管理,將相關(guān)部門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)集中控制,在實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)上,減少數(shù)據(jù)冗余度、確保數(shù)據(jù)安全性和可靠性。

同時(shí),施工企業(yè)還應(yīng)利用ERP系統(tǒng)將企業(yè)內(nèi)部所有部門(mén)系統(tǒng)化,除建立工程管理系統(tǒng)外,人事管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、物資采購(gòu)管理系統(tǒng)、物資倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)等也都要隨之構(gòu)建,以此促進(jìn)施工企業(yè)業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化和集成化,既優(yōu)化配置資源,又實(shí)現(xiàn)了信息集成的現(xiàn)代企業(yè)管理思想和方法。施工企業(yè)經(jīng)過(guò)如此流程重組后,以前一對(duì)一的溝通方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的多對(duì)多交流,各部門(mén)實(shí)時(shí)掌握整個(gè)項(xiàng)目動(dòng)態(tài),且相互協(xié)調(diào)工作、提高流程運(yùn)作效率,物資部、財(cái)務(wù)部、經(jīng)營(yíng)部便可有的放矢地間接參與到工程項(xiàng)目進(jìn)展中,這不僅增強(qiáng)了施工企業(yè)的信息化,也真正實(shí)踐了企業(yè)以顧客為中心的理念。

三、施工企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化的風(fēng)險(xiǎn)分析

1. 主要風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)流程重組本身就是信息化項(xiàng)目,它與企業(yè)運(yùn)行方式、人員組織管理、組織協(xié)調(diào)合作、新技術(shù)的應(yīng)用和融合等密切相關(guān),依據(jù)信息化內(nèi)容,企業(yè)在流程重組過(guò)程中不免遇到人力資源、時(shí)間進(jìn)度、軟件技術(shù)等各方面風(fēng)險(xiǎn)。

(1)管理風(fēng)險(xiǎn)

流程重組首先屬于管理范疇,信息和管理技術(shù)的發(fā)展共同推動(dòng)著企業(yè)信息化的變革,并為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理理念帶來(lái)質(zhì)的飛躍。企業(yè)信息化如果不能先從管理入手,具體實(shí)踐中勢(shì)必出現(xiàn)以舊有管理模式引導(dǎo)信息化實(shí)施的局面,其結(jié)果只能是實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的普及,而不能使企業(yè)產(chǎn)生本質(zhì)的變革,但若對(duì)管理進(jìn)行革新,其風(fēng)險(xiǎn)性也就必然存在。

(2)組織風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)流程重組是個(gè)復(fù)雜的信息化建設(shè)過(guò)程,其涉及范圍廣、部門(mén)多、要求知識(shí)綜合性強(qiáng)。進(jìn)行信息化建設(shè),既要囊括企業(yè)各個(gè)職能部門(mén),又要把客戶、供應(yīng)商、運(yùn)輸商、分銷(xiāo)中心等涵蓋其中,建立一個(gè)內(nèi)外互動(dòng)的企業(yè)信息化系統(tǒng)。這一綜合性項(xiàng)目涉及到現(xiàn)場(chǎng)施工人員、職能部門(mén)專業(yè)人員、各個(gè)部門(mén)經(jīng)理等,其組織難度大、細(xì)節(jié)多,組織風(fēng)險(xiǎn)也較復(fù)雜。

(3)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

信息技術(shù)是企業(yè)流程重組的推動(dòng)力。根據(jù)流程重組的總體規(guī)劃,設(shè)計(jì)企業(yè)信息化的硬件和網(wǎng)絡(luò)實(shí)施方案,選擇相應(yīng)的信息化系統(tǒng)軟件、系統(tǒng)集成商和咨詢商。這要求企業(yè)充分考慮系統(tǒng)軟件種類和價(jià)格、軟件安全性評(píng)估、軟件兼容性、系統(tǒng)使用方便性等,每個(gè)環(huán)節(jié)都對(duì)技術(shù)提出較高要求,也都存在一定的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn),尤其是信息的安全性、唯一性、集成性和共享性,更是所有關(guān)鍵技術(shù)中的最難點(diǎn)。

(4)人員風(fēng)險(xiǎn)

施工企業(yè)實(shí)施流程重組和信息化建設(shè),必須先建立一支屬于企業(yè)自身的信息化隊(duì)伍,這支隊(duì)伍須具備懂業(yè)務(wù)、懂管理、懂網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合性人才,此類人才需要企業(yè)去培養(yǎng)并留得住。同時(shí),系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)質(zhì)量不穩(wěn)定、通用性較差、維護(hù)和版本更新困難等一系列現(xiàn)實(shí)問(wèn)題,也對(duì)企業(yè)提出巨大的人力、財(cái)力要求。企業(yè)要實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè),其必須付出一定的人員成本,并承擔(dān)相應(yīng)的人員風(fēng)險(xiǎn)。

(5)時(shí)間風(fēng)險(xiǎn)

系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)需要較長(zhǎng)的時(shí)間周期,信息化的實(shí)施更是一個(gè)長(zhǎng)期不斷的過(guò)程,時(shí)間對(duì)企業(yè)及其經(jīng)營(yíng)者而言,是一個(gè)較大的考驗(yàn)。軟件開(kāi)發(fā)的過(guò)程影響著開(kāi)發(fā)成本和信息化系統(tǒng)的實(shí)施,如果系統(tǒng)需要二次開(kāi)發(fā)和維護(hù),短則幾天,長(zhǎng)則半個(gè)月、一個(gè)月,企業(yè)便須承受更大的時(shí)間成本和時(shí)間風(fēng)險(xiǎn)。

2. 風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避

(1)慎重選擇軟件系統(tǒng)

目前,ERP是企業(yè)實(shí)施信息化的主要手段。ERP并非一個(gè)單純的軟件系統(tǒng),根據(jù)企業(yè)的規(guī)模大小、業(yè)務(wù)活動(dòng)、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、發(fā)展目標(biāo)、管理文化、員工水平等,企業(yè)應(yīng)恰當(dāng)選取相應(yīng)的國(guó)內(nèi)或國(guó)外的ERP廠商,慎重考慮ERP軟件的功能、價(jià)格、升級(jí)以及售后服務(wù)等各種事項(xiàng)。

(2)妥善進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃

企業(yè)流程重組和信息化屬于復(fù)雜的系統(tǒng)工程,在開(kāi)始之前,企業(yè)應(yīng)做好完整的系統(tǒng)規(guī)劃。據(jù)實(shí)際情況,先進(jìn)行可行性分析,確定階段性目標(biāo),然后結(jié)合企業(yè)本身承受能力及管理中存在的問(wèn)題和主要矛盾,本著“總體規(guī)劃、分步實(shí)施、先易后難、持續(xù)優(yōu)化”的原則,循序漸進(jìn)地推進(jìn)企業(yè)流程重組和信息化工作。

(3)變革企業(yè)組織結(jié)構(gòu)

企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組由規(guī)劃轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)的過(guò)程中,管理信息系統(tǒng)起著重要的催化作用,只有將良好的企業(yè)管理與流程重組有效配合,才能為信息化建設(shè)掃除各種障礙。在對(duì)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化組織的重新設(shè)計(jì)時(shí),應(yīng)考慮到解決企業(yè)管理上的混亂狀態(tài),特別要在人員變動(dòng)、權(quán)力分配、部門(mén)調(diào)整等問(wèn)題上有所作為。

(4)合理控制進(jìn)度和質(zhì)量

明確可行的階段性實(shí)施計(jì)劃是企業(yè)流程重組和信息化順利開(kāi)展的基礎(chǔ),而對(duì)每一階段計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行必要的檢查和監(jiān)督,則是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化進(jìn)度和質(zhì)量的有效控制。系統(tǒng)實(shí)施前先明晰各階段的目標(biāo)和期望,某個(gè)階段完成后及時(shí)作出評(píng)價(jià)和修正,系統(tǒng)上線后對(duì)各個(gè)流程一一實(shí)驗(yàn),使整個(gè)系統(tǒng)達(dá)到企業(yè)預(yù)定目標(biāo)。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展,全球化和網(wǎng)絡(luò)化已成為世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展中不可抗拒的潮流,信息技術(shù)展現(xiàn)出的巨大作用并不是促使傳統(tǒng)工作更有效率,其真正能力在于使企業(yè)打破了傳統(tǒng)的工作規(guī)則、創(chuàng)造出嶄新的工作方式,而這恰恰是企業(yè)流程重組的核心所在。在傳統(tǒng)勞動(dòng)分工原則下,施工企業(yè)的業(yè)務(wù)流程被分割成一個(gè)個(gè)獨(dú)立的環(huán)節(jié),流程重組和信息化建設(shè)根據(jù)新技術(shù)條件下信息處理的特點(diǎn),為施工企業(yè)再造出一套管理思路和方法,很大程度上滿足了企業(yè)發(fā)展所需,同時(shí)從質(zhì)量成本、產(chǎn)出周期、流通效率等多方面提高了業(yè)務(wù)流程績(jī)效。

參考文獻(xiàn):

[1]王玉榮. 流程管理. 北京:機(jī)械出版社,2004.

[2]甘利人. 企業(yè)信息化建設(shè)與管理. 北京:北京大學(xué)出版社,2001.

[3]游文麗. 對(duì)我國(guó)企業(yè)信息化管理現(xiàn)狀的思考. 商業(yè)研究,2003.

[4]李霽坤,張群. 基于BPR的物資管理流程重組. 物流技術(shù),2004(6).