淺議ＥＲＰ系統(tǒng)在會計核算中的作用

張　帆

摘要:會計核算主要是記錄、核算、反映和分析資金在企業(yè)經(jīng)濟活動中的變動過程及其結(jié)果,為政府部門、投資者、債權(quán)人以及企業(yè)管理層提供有關(guān)企業(yè)財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的重要信息。隨著ERP技術(shù)的發(fā)展,以及更多的企業(yè)集團成功實施和運用ERP系統(tǒng),會計核算組織形式,會計核算人員的身份,核算的工具、方法、程序以及成果等均發(fā)生了巨大變化。

關(guān)鍵詞:ERP;會計核算;業(yè)務(wù)流程

中圖分類號:F230文獻標(biāo)志碼:A文章編號:1673-291X(2009)23-0145-02

在信息技術(shù)高速發(fā)展、信息化程度越來越高的今天,利用信息化改造和推動傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè),信息化提升企業(yè)整體管理水平一個重要手段就是實施應(yīng)用ERP(Enterprise Resources Planning,即企業(yè)資源計劃)系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)作為一種管理工具,在滿足企業(yè)發(fā)展需求的同時也對企業(yè)原有傳統(tǒng)管理模式展開了挑戰(zhàn),ERP系統(tǒng)的實施應(yīng)用對企業(yè)包括業(yè)務(wù)流程、管理理念及行為模式等方面帶來巨大的沖擊,本文探討了ERP實施對會計核算的一些作用。

一、ERP系統(tǒng)為會計核算提供了技術(shù)支撐

1.通過ERP項目實施,計算機的全面配置和網(wǎng)絡(luò)的運作,為企業(yè)會計核算提供了先進的生產(chǎn)工具。隨著計算機在企業(yè)里的普及,我單位財務(wù)部從2004年開始推行ERP系統(tǒng),逐步建立起了信息化管理平臺,系統(tǒng)平臺的搭建為會計核算提供了先進的生產(chǎn)線。

2.通過ERP實施,管理流程的重組與優(yōu)化為會計核算生產(chǎn)線打通了“瓶頸”。經(jīng)過業(yè)務(wù)流程重組,企業(yè)整合了采購職能,集中了物資管理,整合了銷售管理,集中了成品管理,更重要的整合了財務(wù)管理,系統(tǒng)平臺使原來分散辦公變成了零距離,全廠不同地域會計人員可以通過網(wǎng)絡(luò)在一個平臺上進行核算,運行了幾十年的兩級核算改成了一級核算,打通了核算生產(chǎn)線的“瓶頸”。

3.基于ERP系統(tǒng)的財務(wù)與業(yè)務(wù)一體化及自動會計核算方法,為會計核算人員身份轉(zhuǎn)化提供了技術(shù)支撐。實施ERP后,實現(xiàn)了業(yè)務(wù)處理與財務(wù)核算同步,因此會計核算人員其職能進行了分化,其中很少一部分人負責(zé)對系統(tǒng)進行相應(yīng)會計處理設(shè)置,以及系統(tǒng)出現(xiàn)異常時對系統(tǒng)進行分析,這部分人可以理解為“技術(shù)員”,除此之外,采購、庫存、生產(chǎn),銷售等主體流程相關(guān)的主要經(jīng)濟事項,其會計業(yè)務(wù)的核算全部是通過自動會計進行處理,其工作主要成了對收付款業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行輸入,對完成后業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的原始憑證進行規(guī)集、審核和整理歸檔。因此,這部分會計核算人員的身份已經(jīng)轉(zhuǎn)化成了會計核算生產(chǎn)線上的“操作工人”。

二、ERP應(yīng)用對企業(yè)會計核算的作用

1.ERP對會計核算形式和方法產(chǎn)生的作用

傳統(tǒng)的會計核算形式和某些核算方法并不是會計數(shù)據(jù)處理本身所要求的,而是為減少或簡化計算工作量所致。實施ERP系統(tǒng)管理,在符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定的前提下,可以從所要達到的目標(biāo)出發(fā),設(shè)計出業(yè)務(wù)流程更加合理、效率更高、計算更精確的會計核算形式和核算方法。在使用時,會計人員不必再考慮具體的核算方法,只要財務(wù)管理子系統(tǒng)所提供的核算是正確的,在操作時執(zhí)行指定的功能,計算機就可以高速、快捷、及時、準(zhǔn)確地完成相應(yīng)的工作。

會計核算主要是記錄、核算、反映和分析資金在企業(yè)經(jīng)濟活動中的變動過程及其結(jié)果,由總賬、應(yīng)收賬、應(yīng)付賬、現(xiàn)金、固定資產(chǎn)、多幣制等部分構(gòu)成。因此,從物理層面看,ERP的會計核算模塊涉及總賬模塊、應(yīng)收賬模塊、應(yīng)付賬模塊、現(xiàn)金管理模塊、固定資產(chǎn)核算模塊、多幣制模塊和工資核算模塊等等。以現(xiàn)金管理模塊為例,它主要是對現(xiàn)金流入流出的控制以及零用現(xiàn)金及銀行存款的核算。它包括對現(xiàn)金、支票、匯票和銀行存款的管理。在ERP軟件中,一般都具有票據(jù)維護、票據(jù)打印、付款維護、銀行清單打印、付款查詢、銀行查詢、和支票查詢等和現(xiàn)金有關(guān)的功能。此外,它還和應(yīng)收賬、應(yīng)付賬、總賬等模塊集成,自動產(chǎn)生憑證,過入總賬。ERP的應(yīng)用將手工模式下繁重的成本計算工作量大大簡化了。在ERP標(biāo)準(zhǔn)成本體系中,在產(chǎn)品、產(chǎn)成品和銷售成本均以標(biāo)準(zhǔn)成本計價并同時記錄成本差異,可以大大減少期末成本計算的工作量,簡化日常賬務(wù)處理。同時,采用ERP進行成本管理,通過庫存系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、固定、資產(chǎn)系統(tǒng)等取出相關(guān)成本數(shù)據(jù)或手工錄入數(shù)據(jù)后,系統(tǒng)就可以自動進行成本計算、生成完工產(chǎn)品成本報表、在產(chǎn)品成本報表、成本差異分析表等報表,并保證各種數(shù)據(jù)來源的唯一性,確保數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系正確性,從而避免了手工編制報表的繁重工作量。

2.ERP對會計人員角色轉(zhuǎn)變的作用

實施ERP系統(tǒng)管理,對會計人員角色的影響是顯而易見的。其中,最突出的是,當(dāng)企業(yè)應(yīng)用了ERP系統(tǒng)后,許多資料直接由資料產(chǎn)生處的人員來輸入,會計信息會在交易完成后,自動入賬,同時進入相關(guān)分類賬,并自動產(chǎn)生報表,且許多資料直接從系統(tǒng)中即時存取。這樣,許多原本由會計人員來完成的基礎(chǔ)工作已被取代,使財會人員從繁重勞動中得到解放,工作重點轉(zhuǎn)向信息的深加工。一個角色可以擁有多個用戶,而一個用戶也可以分屬于多個不同的角色。未來財會人員將以企業(yè)診斷者和咨詢者的角色出現(xiàn),但要做好這些工作不僅要求財務(wù)人員要從單一的財務(wù)知識結(jié)構(gòu)向復(fù)合型知識結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變,還要求其提高預(yù)測、分析、控制、決策方面的能力。

3.ERP對賬表存儲方式和輸出過程的作用

在傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)處理過程中,總賬、明細賬、日記賬都有嚴(yán)格區(qū)分,并有其特定的格式,而且存儲介質(zhì)是摸得著、看得見的紙張。在ERP財務(wù)管理子系統(tǒng)中,賬簿、報表所需的數(shù)據(jù)是以數(shù)據(jù)庫文件的形式保存在光、電、磁介質(zhì)上的,當(dāng)需要查看這些賬簿或報表時,只要執(zhí)行相應(yīng)的會計信息生成和輸出功能,系統(tǒng)會按事先設(shè)計的程序自動從數(shù)據(jù)庫文件中取得數(shù)據(jù)并進行篩選、分類、計算、匯總,然后按照國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定的格式,將指定的憑證或賬簿或報表在計算機屏幕上顯示或送到打印機打印出來。

4.ERP對財務(wù)部門實現(xiàn)從“核算型向管理型”轉(zhuǎn)變的作用

企業(yè)的發(fā)展,要求各部門及所有員工都必須能為企業(yè)創(chuàng)效創(chuàng)收,ERP實施后,財務(wù)部門的工作重點發(fā)生了變化,要求實現(xiàn)從“核算型向管理型”轉(zhuǎn)變,但核算、服務(wù)是管理的基礎(chǔ),近兩年,財務(wù)部組織了全體人員進行流程培訓(xùn),特別是今年開展一帶一學(xué)習(xí)和成立專題學(xué)習(xí)小組,通過不斷學(xué)習(xí)的形式來提高會計人員的素質(zhì)。本人還建議,財務(wù)部也應(yīng)該像生產(chǎn)廠一樣,對各流程應(yīng)該培養(yǎng)和授予專業(yè)技術(shù)尖子,給予其相應(yīng)的待遇,并且要求其能像生產(chǎn)工程師一樣來確保系統(tǒng)和流程的良好運轉(zhuǎn)。

5.ERP對優(yōu)化核算過程的作用

核算過程要求按照“流程負責(zé)、流程服從、流程支持”的管理新思想來組織會計核算。原有的科層職能式會計機構(gòu)由于機構(gòu)復(fù)雜、層次多,信息傳遞慢,無法滿足企業(yè)快速反映和市場競爭的要求,因此,在核算組織方面設(shè)立了總賬報表、費用報銷、應(yīng)付核算、庫存核算、應(yīng)收核算、固定資產(chǎn)及其他資產(chǎn)核算等主要核算流程、各個流程就相當(dāng)于一個生產(chǎn)車間,會計核算應(yīng)基本上是按車間的生產(chǎn)來組織。如應(yīng)收流程主要負責(zé)對企業(yè)主要產(chǎn)品的銷售結(jié)算、貨款收回及應(yīng)收賬款的管理,在這條生產(chǎn)線上客戶檔案的維護,貨款的收取、錄入與復(fù)核,運費單據(jù)的分配、結(jié)算單據(jù)的導(dǎo)出,銷售價格的調(diào)整及銷售折扣的計算,各個崗位之間相互制約相互配合,另外,通過對流程關(guān)鍵點、關(guān)鍵環(huán)節(jié)(如收付款崗位)設(shè)置復(fù)核崗位,來增強對關(guān)鍵環(huán)節(jié)事后檢查監(jiān)督,即加強對會計信息產(chǎn)品的質(zhì)檢。再是由對主要流程設(shè)立主管和總監(jiān)職位,實行經(jīng)辦——主管審批——總監(jiān)監(jiān)督三權(quán)分離,減少事前的審批手續(xù),提高辦事效率,增強事后檢查監(jiān)督,提高核算質(zhì)量,使會計機構(gòu)能高效運作。

6.ERP對提高核算人員工作理念的作用

要樹立“日事日畢”的觀念,一方面,會計核算從接收、接受入庫至付款結(jié)算、生產(chǎn)消耗至工單完工、收款至銷售出庫,在建工程發(fā)生、固定資產(chǎn)增加、減少至折舊提取,以及各模塊導(dǎo)入總賬、總賬過賬直至報表編制,從核算流程來說是一環(huán)套一環(huán),尤其是一級核算后,幾個法人在結(jié)算中心所開內(nèi)部存款賬戶的收付款每月達上千筆,牽涉幾個模塊,如果收付款不及時入賬,內(nèi)部銀行集中月初對賬,則財務(wù)部關(guān)于5號出報表的要求只能是一句空話。另外,企業(yè)決策層及其他管理部門不再單單需要傳統(tǒng)的財務(wù)報告,更需要的是能提供個性化的動態(tài)財務(wù)報告,因此,“日事日結(jié)”是核算生產(chǎn)的基本要求,不能像以前一樣將事情集中到一起處理,甚至集中到月末處理,要做到“日事日畢”。

7.ERP對優(yōu)化會計核算相關(guān)業(yè)務(wù)流程的作用

傳統(tǒng)的管理流程只要求業(yè)務(wù)流程中涉及財務(wù)部分的資料送到財務(wù)部門去處理,導(dǎo)致了財務(wù)系統(tǒng)對其他同樣重要的管理信息的遺漏。而企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程很多,如以供應(yīng)鏈為主的物流,以生產(chǎn)管理為主的生產(chǎn)流等。在這些業(yè)務(wù)流程中,產(chǎn)生的信息需要和資金流管理相協(xié)調(diào),一旦產(chǎn)生財務(wù)信息,要并行送入財務(wù)管理子系統(tǒng)進行加工、存儲和處理,財務(wù)管理子系統(tǒng)同樣會及時將產(chǎn)生的有關(guān)數(shù)據(jù)送給業(yè)務(wù)系統(tǒng),從而保證財務(wù)與業(yè)務(wù)步調(diào)一致、協(xié)同前進。

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