基于網絡環(huán)境下的高校圖書館文獻傳遞服務研究

張麗萍

〔摘 要〕本文從文獻傳遞服務的認識入手,分析了目前高校圖書館文獻傳遞服務的現狀,強調了網絡文獻傳遞對高校圖書館文獻資源建設的現實意義,提出了高校圖書館開展文獻傳遞服務的具體實施方案。

〔關鍵詞〕網絡環(huán)境;高校圖書館;文獻傳遞;服務環(huán)境;文獻建設;資源共享

〔中圖分類號〕G252 〔文獻標識碼〕A 〔文章編號〕1008-0821(2009)07-0177-03

Research on Document Delivery Service of

University Library under Network EnvironmentZhang Liping

(Library,Xian Aeronautical College,Xian 710077,China)

〔Abstract〕This paper started with the awareness of document delivery service,analyzed the practical significances of the network document delivery to document resource construction of university library,and put forward the detail implementation scheme for university library.

〔Key words〕network environment;university library;document delivery;service environment;document construction;resource sharing

隨著計算機技術、互聯網技術、通信技術的快速發(fā)展,面對全球信息量的激增和書刊價格的不斷上漲,以及世界范圍內的圖書館到館讀者數量的銳減,讀者群體正逐漸轉變?yōu)樘摂M讀者、遠程讀者、網上讀者,高校圖書館的核心業(yè)務也必然隨之發(fā)生變化,文獻傳遞、文獻提供業(yè)務正在圖書館和各信息機構之間廣泛應用,成為圖書館開展資源共享的信息服務工作和文獻資源保障體系建設的主要形式之一。文獻傳遞服務彌補了館藏資源的不足,很好地詮釋了數字圖書館時代全球資源本地化的服務發(fā)展趨勢。

1 文獻傳遞服務的認知

1.1 文獻傳遞服務

文獻傳遞是圖書館之間或圖書館與其他文獻情報機構之間建立協作關系,相互利用對方文獻信息資源來滿足讀者需求的一種資源共享方式,即從異地獲取用戶所需的文獻并提供給用戶的服務。它包括接受讀者的文獻請求、服務人員核實讀者提供的信息并確認所在館藏、通過相應的文獻傳遞系統提交申請、接收服務館發(fā)送的文獻、通知讀者獲取文獻及各種費用的結算等過程。

高校圖書館要有效開展這項活動,必須對文獻傳遞服務工作有一個正確的認識。文獻傳遞服務是對圖書館館藏資源的延伸和補充,是實現資源共享的重要方式。圖書館經費緊缺、資源有限以及讀者對信息資源的需求不斷增大,必然導致圖書館資源難以滿足讀者的需求,尤其是中小型圖書館,中外文全文電子資源很少,文獻傳遞已經成為獲得館外資源的渠道。隨著信息化進程的加快,通過互聯網可以獲取很多數據庫的題錄信息,如北京同方知網CNKI數據、方正阿帕比數字資源、VIP重慶維普數據、CALIS中國高等教育文獻保障系統資源、NSTL國家科技圖書文獻中心資源、CASHL中國高校人文社會科學文獻中心資源、CSDL中國科學院文獻傳遞系統資源、Wiley Interscience、IEEE等網站,再通過文獻傳遞獲取全文,滿足了讀者的需求,拓展了信息資源共享的范圍,提高了高校圖書館的文獻保障能力。

1.2 文獻傳遞服務的主要內容和步驟

1.2.1 文獻傳遞服務的主要內容

(1)為校內外讀者向國內其他高等院校圖書館或文獻提供機構(如國家圖書館、北京大學圖書館、清華大學圖書館等)請求提供原文文獻復制及原文傳遞服務。

(2)為校內外讀者向國外高等院校圖書館或文獻提供機構(如美國國會圖書館(LC)、美國博碩士論文數據庫(PQDD)美國俄亥俄州聯機圖書館中心(OCLC)、美國CARL公司Uncover中心等)請求提供原文文獻復制及原文傳遞服務。

(3)為校外讀者傳遞本館館藏的原文文獻,包括圖書資料、期刊論文、會議錄文獻、部分學位論文等。

1.2.2 文獻傳遞服務的步驟

文獻傳遞首先要建立文獻傳遞平臺,建立專門的文獻傳遞服務中心,制定服務規(guī)則,最后是考核服務效果,通過讀者調查、聯機日志統計,寫出分析報告。

(1)校內個人讀者:可以攜帶本人借書證直接到圖書館信息服務中心辦理文獻傳遞手續(xù);或者從圖書館文獻傳遞主頁下載文獻傳遞申請單,填寫所需文獻的題名、作者及卷、期、起止頁數等完整信息后用E-mail方式提交給圖書館信息服務中心。圖書館可以在2~3個工作日內發(fā)出文獻傳遞請求,在接到對方館或文獻機構的回復之后,3~4個工作日內通過電話或E- mail、QQ、MSN、BBS等傳遞方式給讀者答復。結賬方式可以是每次文獻傳遞結束后直接結賬,或者是在圖書館建立文獻傳遞專用賬號。

(2)校外個人讀者:如需復制館內文獻,可以通過電話、信函、傳真、E-mail等方式向本館文獻傳遞服務中心提出申請;如需通過本館向其他館或機構請求文獻傳遞,則請直接到圖書館辦理相關手續(xù)。請讀者提供所需文獻的題名、作者及卷、期、起止頁數等文獻的詳細信息。如需復制館內文獻,本館在接到請求后3個工作日內給讀者有或沒有的答復,并將所需費用情況通知讀者,在收到讀者的費用后,將復制結果以郵寄、傳真或E-mail等方式傳遞出去。如需通過本館向其他館或機構請求文獻傳遞,讀者需要交納一定的押金,本館在接到請求后2個工作日內向其他館和機構發(fā)出文獻傳遞請求,并在接到對方的回復之后,2個工作日內通過電話或E-mail給讀者答復,并在費用結清之后將復制結果以郵寄、傳真或E-mail等方式傳遞出去。

2 當前高校圖書館文獻傳遞服務的現狀

2.1 傳統觀念的認識對文獻傳遞服務的影響

高校圖書館在以往經費的使用上偏重于紙質文獻的購買,數據庫和電子期刊的采集很少,對文獻傳遞服務重視不夠。傳統的圖書館評估指標中,“館藏量”、“年購量”一些硬性指標始終是評估的重中之重,“文獻利用率”、“讀者滿意率”等幾乎被忽略。傳統服務理念對圖書館的評價總是以“量”為標準,而往往忽略讀者是否獲得有效的多方位的服務。

2.2 宣傳重視不夠導致文獻傳遞服務停滯

高校圖書館疏于對文獻傳遞服務的宣傳,致使文獻傳遞服務沒有引起眾多讀者的關注。讀者多習慣利用本館的館藏文獻,對利用文獻傳遞、獲取文獻的方式了解甚少。有的雖然通過某種途徑知道這項服務,但又不知道怎樣使用。文獻傳遞服務宣傳的不到位體現在宣傳頻率低、范圍小、無針對性上。在許多高校圖書館文獻傳遞服務發(fā)展停留在初期階段,服務理念滯后,沒有把文獻傳遞服務的推廣和宣傳具體內容落實到整個師生面上。

2.3 專業(yè)人員的缺乏是影響文獻傳遞服務的關鍵

文獻傳遞館員是高校圖書館從事文獻傳遞服務的具體人員,負責館際文獻傳遞服務請求,負責核查、接收本館的被請求文獻情況,具有一定的中介作用,其服務質量直接影響文獻請求的滿足率。文獻傳遞工作是一項非常瑣碎的工作,它需要熟悉館藏,熟悉和掌握各種數據庫的檢索技巧,需要與文獻服務館常聯系,要求具有外語水平、具有各方面進行溝通協調的能力。同時,它也需具備較高的職業(yè)道德修養(yǎng),不厭其煩的回答讀者提出的各種疑問,并竭盡全力幫助他們獲得所需文獻,因此,配備專門從事文獻傳遞工作的專業(yè)人員是影響文獻傳遞服務效率的關鍵所在。

2.4 文獻傳遞價格與需求的矛盾制約文獻傳遞服務的推廣文獻傳遞是有償服務還是免費服務,要保證文獻資源一定的經濟效益,長期免費既不可能,也不現實。一味實行標準的收費機制,也無法激活文獻傳遞的社會效益,尤其是圖書的傳遞服務,一次可高達上百元,已經影響了使用者的熱情。在免費服務期間我們能看到其實讀者對文獻傳遞有著極大需求,一旦恢復標準的收費機制,文獻傳遞工作就面臨尷尬的局面,價格與需求的矛盾日益突出,這就為文獻傳遞大范圍的推廣服務提出了嚴峻的考驗。

2.5 信息資源建設緩慢,資源共享范圍受限

我國部分高校圖書館數據庫維護間隔時間過長,不能真實反映館藏。對數據庫的整合與導航力度不夠,不利于讀者方便快捷地獲取文獻。沒有完善的館藏目錄體系,區(qū)域性書目數據庫建設重視不夠。信息建設直接影響了文獻資源的整合程度。

3 網絡文獻傳遞對高校圖書館文獻資源建設的現實意義

從國內外廣泛開展的網絡文獻傳遞服務實踐中不難看出,網絡文獻傳遞服務在更能滿足用戶需求方面、緩解經費困難方面、補充缺藏文獻方面、實現文獻資源共享方面、促進圖書館健康發(fā)展等方面都顯示了其重要作用。如果從持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新性方面進一步分析,網絡文獻傳遞服務同時還具有指導館藏建設、優(yōu)化文獻資源配置的重要作用,在對文獻資源保障體系建設提供支持和保障方面具有十分特殊的意義。

3.1 文獻傳遞數據信息是指導館藏建設的重要依據

以往,圖書館制定館藏建設策略主要依據讀者對象或學科設置、歷史沿革,以及借閱需求分析等情況。開展網絡文獻傳遞服務以來,許多圖書館都開始將分析文獻傳遞的數據作為指導館藏建設的一項新的重要依據。如今,圖書館可以根據分析文獻傳遞申請的數據,發(fā)現相對集中的某一學科的期刊或文獻,以及核心文獻數據源或核心數據庫。據此,可用來決定某種期刊的取舍或是否改用文獻傳遞替代,可用來指導某個學科期刊和數據庫重點訂購。網絡文獻傳遞服務不僅提升了依據用戶信息需求指導館藏建設的參考作用,而且,對圖書館樹立新的收藏觀念也具有指導意義。進入網絡時代,圖書館可以不完全依賴于過去的紙本館藏,而通過網絡文獻傳遞服務共享國內外的文獻資源。關注的中心也從過去圖書館“應該”有某種館藏,轉向用戶“需要”什么信息,哪些文獻資源符合學科發(fā)展和主要用戶群的需要。對某一學科的特定文獻,是將其納入館藏還是由文獻傳遞提供,重點考慮的應是用戶對文獻的利用率與效益。因此,用戶的信息需求與信息行為才是界定“核心信息資源”和調整資源配置策略的根本依據。

3.2 文獻傳遞數據可為衡量館藏質量和優(yōu)化文獻資源配置提供評估參考如何科學地配置各學科、各類型、各載體的文獻資源比例,減少重復購置,合理使用圖書經費,合理配置信息資源,一直是圖書館在信息資源保障體系建設中所關注的問題。通過對文獻傳遞成本進行核算并與紙本館藏訂購成本對比分析,可以科學地評估文獻資源配置的合理性。稿件分析,削減價格昂貴、利用率低的外文期刊,改用文獻傳遞來替代是優(yōu)化資源配置最為經濟可行的方式。由此了解用戶需求、評估資源配置、制定新的文獻資源建設策略、構建信息資源保障體系以及調整圖書經費的分配等方面提供有效的科學參考。

3.3 整合文獻傳遞獲取資源為完備信息資源體系提供保障通過分析文獻傳遞申請數據不難發(fā)現,申請傳遞的文獻很多是某一學科具有代表性觀點的最新權威性論著,或是學科發(fā)展前沿有影響的論著,因此,文獻傳遞數據還能夠體現出對特色資源建設的針對性,學科發(fā)展動態(tài)和發(fā)展趨勢。任何圖書館都不可能將國內外發(fā)行的學科文獻全部收集,而網絡文獻傳遞服務卻可為學科信息資源建設提供強有力的支持。所以,只有將經過文獻傳遞獲取的寶貴信息資源有意識地保存和再利用,才可不斷充實和完備學科資源與特色資源體系,才能永久成為資源共享的館藏資源。

4 高校圖書館開展文獻傳遞服務的具體實施方案

4.1 加強館藏書目信息的標準化、規(guī)范化

書目數據庫建設標準化、規(guī)范化以及網上聯合目錄是實現聯合采編、聯機書目檢索、館際互借與文獻傳遞等網絡功能的必要條件。只有通過完善規(guī)模化的聯合目錄,讀者才能知道需要的文獻資料在哪個圖書館或文獻提供機構有收藏。如今,CALIS各大數據庫已經開始使用,它提供了書目聯合目錄數據庫、中文現刊目次數據庫、高校學位論文數據庫、會議文獻數據庫等,這為我們開展異地文獻傳遞服務工作提供了強大的網絡支持。因此各圖書館在文獻編目、數據庫建設方面應根據國家通用標準格式進行規(guī)范化加工處理,這樣才有利于文獻資源的公共檢索與文獻傳遞。

4.2 加大宣傳力度,強化讀者文獻傳遞的意識

從圖書館做的文獻傳遞服務調查看,許多讀者對文獻傳遞服務還不太了解熟悉,圖書館可以利用舉辦講座、發(fā)放傳單、參考咨詢等方式讓讀者全面了解網絡資源與文獻傳遞服務的使用方法。當讀者查找文獻遇到困難時,圖書館員要及時指導讀者利用各種聯合目錄數據庫系統在更大更廣泛的范圍內進行檢索,通過運用網絡整合過的資源,實現文獻傳遞服務系統的全文獲取,讓讀者親身體會到文獻傳遞服務的方便快捷,以提高全文傳遞的利用率。

4.3 加強文獻傳遞工作人員的培訓力度,提高館員素質要為讀者提供優(yōu)質的文獻傳遞服務,文獻傳遞員的業(yè)務素質、知識水平、外語水平、工作態(tài)度、對用戶信息需求的了解以及收集信息、處理信息、傳遞信息的能力很大程度上會直接影響圖書館文獻傳遞工作的速度和效率。同時,由于目前國內主要的網絡資源共享系統,還需要懂得相關技術的人員來配合整個系統的安裝與維護,以確保信息服務網絡的通暢和服務平臺的正常運行。因此,加強對圖書館文獻傳遞工作人員的繼續(xù)教育和崗位培訓,培養(yǎng)一批既懂計算機技術、網絡技術又懂圖書情報的復合型人才尤為重要。

4.4 加大補貼力度,鼓勵讀者充分利用文獻傳遞服務從讀者的角度看,對于本館擁有的館藏可以免費借閱,而對異地的文獻則必須支付通訊費、文獻成本費及服務費等費用,有讀者認為這是圖書館為了創(chuàng)收而開辟的新服務項目。因此建議文獻傳遞工作作為當前高校圖書館的一項常規(guī)服務內容,各高校圖書館應制定相應的文獻傳遞補貼政策,建立一種用戶易于接受的文獻傳遞收費標準,從書刊采購經費中合理地劃撥一定經費用于異地文獻傳遞的費用補貼,這樣可以使更多讀者從中獲益。

4.5 建立文獻傳遞目次庫,提高文獻利用率

在文獻傳遞過程中,有時會碰到同一篇文章有多個用戶索取的情況,圖書館應把請求并接收到的期刊文獻的目次信息添加到數據庫里,作為館藏讓本校讀者檢索下載或直接向文獻傳遞員索取,這樣不但可以節(jié)省文獻傳遞的費用,避免重復向其它圖書館索取,還可以提高文獻的利用率。對于圖書,比如國家圖書館提供原本返還式借閱服務,可以采取在第一次借閱該書時把它復印下來,再進行編目上架,添加到本館的館藏,方便讀者下次檢索索取該書,這樣不但降低讀者費用,同時也減輕文獻傳遞人員的勞動。

5 結 語

綜上所述,文獻傳遞已經成為圖書館資源共享的主要形式,文獻傳遞運用現代網絡技術,依托強大的文獻資源保障體系,促進了圖書館的資源整合,完善了數據庫建設,改進了信息傳播方式,是高校圖書館未來發(fā)展的重要環(huán)節(jié),文獻傳遞服務將成為高校圖書館讀者認知并充分利用的一項基礎服務工作。

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