高校院（系）資料室數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀分析與發(fā)展策略研究

孫　晶

〔摘 要〕本文分析了高校院(系)資料室數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀以及造成數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程相對(duì)緩慢的主要原因,提出了促進(jìn)高校院(系)資料室數(shù)字化建設(shè)的可行性的發(fā)展策略。

〔關(guān)鍵詞〕資料室;數(shù)字化建設(shè);現(xiàn)狀分析;發(fā)展策略

〔中圖分類號(hào)〕G250.76 〔文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼〕A 〔文章編號(hào)〕1008-0821(2009)07-0102-02

Analysis of Recent Situation and Study of Development Strategy for Digital

Construction of Reference Room of the Colleges and Departments in UniversitySun Jing

(Jilin University,School of Mathmatical Science,Changchun 130012,China)

〔Abstract〕This article analyzed recent situation of the reference room of the colleges and departments in university and main reason of advancing slowly for digital construction,and put forward feasibility development strategy for promoting digital construction of the reference room of the colleges and departments in university.

〔Key words〕reference room;digital construction;analysis of recent situation;study of development strategy

誠(chéng)如著名社會(huì)學(xué)家費(fèi)孝通先生所言:“以網(wǎng)絡(luò)為中心的計(jì)算技術(shù)、通信技術(shù)、信息數(shù)字技術(shù)和計(jì)算機(jī)國(guó)際語(yǔ)言化技術(shù)的突破,正在把傳統(tǒng)的、分離割裂的圖書館推向全球一體化和網(wǎng)絡(luò)化的境地。[1]”確實(shí),近年來(lái)我國(guó)圖書館的數(shù)字化建設(shè)發(fā)展速度很快,尤其是作為知識(shí)型機(jī)構(gòu)代表的高等院校,在我國(guó)圖書管理信息化過(guò)程中走在了最前列。數(shù)字技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用全面而深刻地影響著高校圖書館的全部業(yè)務(wù)流程和管理活動(dòng),也全方位地沖擊著原有的管理理念?；谛@網(wǎng)絡(luò)的高校圖書館的管理系統(tǒng)已發(fā)展得相當(dāng)完善,不僅給廣大讀者提供了很大的便利,而且也有效地提高了圖書資料的利用率。相形之下,同屬高校圖書管理系統(tǒng)重要組成部分的高校院(系)資料室數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程卻緩慢了許多。

1 高校院(系)資料室數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀分析

目前,在高校院(系)資料室,傳統(tǒng)的以手工服務(wù)為主的圖書資料管理方法還相當(dāng)普遍地存在著。大多數(shù)高校院(系)圖書資料管理人員的工作仍然停留在資料的訂購(gòu)、收發(fā)、編目、登記、整理等事務(wù)上,提供的基本是靜態(tài)的“資料型”服務(wù),并且都是通過(guò)手工操作來(lái)實(shí)現(xiàn)的,沒有提升到利用計(jì)算機(jī)和校園網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行現(xiàn)代化管理的層面。

造成這種狀況的原因是多方面的:客觀上一方面是現(xiàn)有的圖書資料管理系統(tǒng)雖然功能強(qiáng)大,但運(yùn)行的軟硬件平臺(tái)和系統(tǒng)維護(hù)人員的水平要求高,要求圖書管理人員具備相當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用能力,包括信息采集、編輯、存儲(chǔ)和更新,系統(tǒng)規(guī)劃、建設(shè)開發(fā)和維護(hù),相關(guān)軟件的應(yīng)用等,所以并不適用于小型的院(系)資料室;另一方面,院(系)資料室屬專業(yè)資料室,藏書量較小,一般從幾萬(wàn)冊(cè)到幾十萬(wàn)冊(cè)不等,讀者人數(shù)也相對(duì)較少,大多數(shù)都沒有購(gòu)買大型圖書管理系統(tǒng)軟件的經(jīng)濟(jì)實(shí)力,即使購(gòu)買了昂貴的大型管理軟件,往往又很難充分應(yīng)用其所有功能,從而造成經(jīng)濟(jì)與資源上的浪費(fèi)。主觀方面也有高校院(系)注重有形資料的積累與投資,輕視無(wú)形圖書資料的管理與投資;注重圖書資料內(nèi)容的管理與使用,輕視管理手段和管理方式現(xiàn)代化水平的提高等原因。

這種傳統(tǒng)的落后的管理服務(wù)模式在很大程度上制約了院(系)資料室在為院(系)教學(xué)、科研服務(wù)中發(fā)揮更大的作用。而實(shí)際上高校專業(yè)資料室作為院(系)文獻(xiàn)信息服務(wù)中心,它立足院、系,靠近教學(xué)、科研第一線,直接掌握院、系的教學(xué)與科研動(dòng)態(tài)情況,易于開展定題的信息咨詢服務(wù),能夠最準(zhǔn)確、最快速、最全面地接受并反饋各個(gè)系師生的教學(xué)與科研需求,在功能與服務(wù)上與高校圖書館形成了有效的互補(bǔ)。因此,針對(duì)高校院(系)資料室的自身特點(diǎn),利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)服務(wù)于信息情報(bào)工作,徹底改變創(chuàng)新管理服務(wù)體系,從而充分發(fā)揮專業(yè)資料室資源的價(jià)值是當(dāng)下值得我們研究和探討的一個(gè)重要課題。那么,在有必要的資金保障的前提下,如何能夠加快高校院(系)資料室的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程呢?

2 發(fā)展策略之一:應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù),實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

眾所周知,在管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù),可以有效改善并優(yōu)化管理流程,提高管理效率。同樣,網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)在高校院(系)資料室中的應(yīng)用,也可以實(shí)現(xiàn)管理方式的更新和變革,而且可以充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)圖書資料的現(xiàn)代化管理。

2.1 建立書目數(shù)據(jù)庫(kù)

書目數(shù)據(jù)庫(kù)是目前高校使用最普遍、最受歡迎的數(shù)據(jù)庫(kù)之一,也是實(shí)現(xiàn)高校圖書資源共享的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。高校院(系)資料室數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè),能使具有專業(yè)特色的文獻(xiàn)資源得到更加充分的利用。以往高校院(系)資料室從書刊的財(cái)產(chǎn)登記到文獻(xiàn)目錄卡制卡等典藏和流通過(guò)程都是手工操作,讀者借閱要填寫卡片,結(jié)果是不僅讀者借閱不便、操作的速度緩慢,而且圖書管理的整體效率也極其低下。舉個(gè)例子,傳統(tǒng)的目錄卡片式管理,使管理者無(wú)法在較短的時(shí)間內(nèi)快速統(tǒng)計(jì)出資料室藏書數(shù)量,因而在日后購(gòu)置新書中會(huì)出現(xiàn)圖書資源重復(fù)訂購(gòu)的現(xiàn)象。利用自建書目數(shù)據(jù)庫(kù)管理室藏圖書,就能避免這一問題。更重要的是,它能夠?qū)崿F(xiàn)圖書館編目系統(tǒng)化,縮短新書從采購(gòu)到上架的流程時(shí)間,提高圖書管理的速度和效率,也方便了讀者借閱,使得整個(gè)查詢過(guò)程既簡(jiǎn)單快捷,又準(zhǔn)確方便[2]。

2009年7月第29卷第7期現(xiàn)?代?情?報(bào)Journal of Modern InformationJuly,2009Vol.29 No.72009年7月第29卷第7期高校院(系)資料室數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀分析與發(fā)展策略研究July,2009Vol.29 No.72.2 建立特色數(shù)據(jù)庫(kù)

高校院(系)資料室的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在室藏資源專業(yè)化、服務(wù)對(duì)象特殊性和管理人員素質(zhì)高等。根據(jù)這個(gè)特色,對(duì)師生這個(gè)特殊的用戶應(yīng)體現(xiàn)個(gè)性化信息服務(wù),即根據(jù)用戶提出的明確要求或通過(guò)對(duì)用戶個(gè)性、習(xí)慣的分析而主動(dòng)向用戶提供其可能需要的信息和服務(wù)。為此,高校院(系)資料室應(yīng)加強(qiáng)與“教、學(xué)、研”人員的溝通,進(jìn)行自主創(chuàng)新和參與式服務(wù),建立特色數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)重點(diǎn)學(xué)科教學(xué)、科研的實(shí)際需要,有選擇地、及時(shí)地將所需文獻(xiàn)信息檢索入庫(kù),使之發(fā)揮最大效益。資料室管理人員不僅可以參與科研課題的立項(xiàng)、論證工作,而且可以選定有關(guān)課題作為重點(diǎn)服務(wù)對(duì)象,深入其中,從課題立項(xiàng)到成果鑒定,實(shí)施全程跟蹤服務(wù)[3]。因此,廣泛應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù),建立資源管理系統(tǒng)可作為高校院(系)資料室有效開展個(gè)性化信息服務(wù)的良好平臺(tái),也是高校院(系)資料室信息資源建設(shè)的發(fā)展方向。

2.3 建立資源共享平臺(tái)