淺談職能部門立卷歸檔工作對高校檔案資源建設(shè)的重要支撐作用

李曉偉　李增君

檔案建設(shè)是高等院校教育教學(xué)管理的重要組成部分,是高校發(fā)展建設(shè)中不可缺少的長期性、重要性、基礎(chǔ)性工作。隨著高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展,高校規(guī)模越來越大,基本建設(shè)項目越來越多,對外交流合作程度越來越高,由此產(chǎn)生的檔案也越來越多。在這種形勢下,如何調(diào)動基層單位和職能部門的積極性、創(chuàng)造性,收集整理完整的檔案資源,更好地為學(xué)校改革發(fā)展建設(shè)服務(wù),是當(dāng)前迫切解決的問題,應(yīng)引起高度重視。

一、統(tǒng)一思想,提高認(rèn)識,是做好部門立卷歸檔的基礎(chǔ)

學(xué)校的檔案工作不是孤立存在的,需要學(xué)?；鶎訂挝缓吐毮懿块T的相互支持、密切配合,匯集來自各方面的檔案資源,共同支撐學(xué)校的檔案建設(shè)。其中部門立卷歸檔是學(xué)校檔案資源建設(shè)的前期性和基礎(chǔ)性工作,也是檔案的重要來源,不容忽視。

部門立卷歸檔要提高三方面的思想認(rèn)識。首先是部門負(fù)責(zé)人對學(xué)校的檔案工作要有高度的責(zé)任感、使命感,將部門的立卷歸檔與學(xué)校檔案工作緊密聯(lián)系在一起,在處務(wù)會上要反復(fù)強(qiáng)調(diào)、反復(fù)宣傳、檔案工作的特殊性、重要性,提高大家的“四個意識”,即“責(zé)任意識、檔案意識、大局意識、管理意識”,將檔案利用的現(xiàn)實意義和歷史意義說清講透,并將其作為工作內(nèi)容的一部分認(rèn)真做好,形成人人都有存檔義務(wù),我與檔案息息相關(guān)的氛圍;其次是兼職檔案員對檔案工作要有足夠的思想認(rèn)識。兼職檔案員在部門立卷歸檔中發(fā)揮著不可替代的作用,是檔案工作的具體執(zhí)行者和操作者。再次是部門全體同志要樹立檔案工作一盤棋的思想,在思想和工作上要有較強(qiáng)的責(zé)任意識、集體意識、立卷意識和存檔意識。檔案資源實行三級管理,誰分管的工作就由誰負(fù)責(zé)組織立卷材料,確保檔案收集齊全、完整、準(zhǔn)確,年末統(tǒng)一交給兼職檔案員,由兼職檔案員歸類整理、編制卷宗目錄,按照檔案管理工作程序,與學(xué)校檔案館辦理移交手續(xù)。

二、及時指導(dǎo),培訓(xùn)提高,是做好部門立卷歸檔的關(guān)鍵

學(xué)校檔案館要加大《檔案目標(biāo)管理責(zé)任制》的宣傳力度,制定《檔案管理細(xì)則》,明確兼職檔案員的權(quán)利和責(zé)任,使兼職檔案員有章可循。學(xué)校檔案館對基層單位和職能部門要發(fā)揮三個作用,推動學(xué)校整體檔案建設(shè)上水平。一是發(fā)揮指導(dǎo)作用。做到勤深入、勤指導(dǎo),經(jīng)常深入到基層單位和職能部門指導(dǎo)檔案工作,了解基層情況,掌握各單位及職能部門的工作特點及側(cè)重點,指導(dǎo)提醒兼職檔案員對需要立卷歸檔的材料進(jìn)行妥善的收集、整理、歸類、保管,使文件資料在立卷時疏而不漏。二是發(fā)揮檢查督促作用。檢查基層單位、職能部門的立卷歸檔分類是否準(zhǔn)確,案卷目錄編制是否合理,電子文檔研編是否科學(xué)規(guī)范;三是組織培訓(xùn)、交流等活動。①組織全校專兼職檔案員定期舉辦檔案知識培訓(xùn)提高班,學(xué)習(xí)檔案法及上級相關(guān)文件精神;②開展校際間的交流溝通及合作,學(xué)習(xí)兄弟院校的先進(jìn)做法;③開展部門間的檔案管理學(xué)習(xí)活動,在檔案工作做得較好的單位或部門召開現(xiàn)場交流會,相互學(xué)習(xí)提高。

三、加強(qiáng)管理,分類立卷,是做好檔案工作的保證

高等院校無論是教學(xué)科研工作還是黨務(wù)行政管理,在工作中都能形成大量的現(xiàn)行文件材料,所以對現(xiàn)行文件材料的管理至關(guān)重要。要加強(qiáng)“四化管理”,即“規(guī)范化管理、目標(biāo)化管理、程序化管理、科學(xué)化管理”。首先,部門要建立檔案管理規(guī)章制度,明確兼職檔案員的職責(zé),部門負(fù)責(zé)人要根據(jù)立卷歸檔內(nèi)容、工作思路、檔案建設(shè)目標(biāo)向兼職檔案員提出具體要求,指導(dǎo)兼職檔案員做好立卷工作;其次兼職檔案員要切實負(fù)起責(zé)任,加強(qiáng)對現(xiàn)行文件材料形成過程的管理,按照內(nèi)容和問題,一事一放,分類保管,保證文件材料的完整性、系統(tǒng)性。

就筆者所在紀(jì)檢監(jiān)察審計辦公室而言,工作為合屬辦公,涉及范圍較廣,原則性較強(qiáng),有些資料涉密,檔案資料管理較為復(fù)雜。近年來,我們采取了對當(dāng)年檔案資料保管預(yù)立卷制的方式,堅持嚴(yán)格程序、分類立卷、謹(jǐn)慎歸檔、及時補(bǔ)充完善,對檔案資料實行動態(tài)管理,在檔案保管上實行以移交校檔案館為主、自行保管為輔的模式。概括來說,筆者所在 辦公室的檔案大致分為六個方面:

1.處級干部廉政檔案。我校于2001年開始建立了處級干部廉政檔案,是全省高校中開展得較早的單位之一,工作進(jìn)行得比較深入,部門投入精力較大,隨時將處級領(lǐng)導(dǎo)干部的重大事項報告、參加學(xué)校各項教育活動情況、重要會議出勤情況、上交心得體會情況、各類知識測試情況、黨風(fēng)廉政建設(shè)情況及干部重新聘任與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽訂的廉政建設(shè)責(zé)任狀等都裝入個人檔案,為黨委重新聘任干部提供參考依據(jù)。此檔案實行動態(tài)管理,由辦公室自行保管。

2.日常工作檔案。在紀(jì)檢監(jiān)察、審計監(jiān)督工作中參加的工作登記簿、購物申請單、詢價記錄、基建、修繕、擴(kuò)建工程請示報告、工程預(yù)決算、學(xué)校舉辦的各項警示教育活動及參加會議人員記錄簿、上級文件收發(fā)登記簿及部門下發(fā)的文件、通知、工作計劃和總結(jié)等都要分門別類存放,年底由兼職檔案員對其分類、整理、立卷、歸檔,移交學(xué)校檔案館。

3.領(lǐng)導(dǎo)干部離任經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計檔案。對經(jīng)濟(jì)實體單位責(zé)任人離任進(jìn)行任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計形成的檔案對要求比較嚴(yán)格,不能丟項。如:學(xué)校組織部門提出的審計計劃、任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計通知書、審計組名單、被審計人的述職報告、相關(guān)財務(wù)報表數(shù)據(jù)復(fù)印件、重大事項結(jié)果復(fù)印件、審計工作底稿、審計報告、被審計人及被審單位現(xiàn)任責(zé)任人在審計意見書上簽署的意見原件等,都要收集整理齊全,離任領(lǐng)導(dǎo)干部每人一卷,移交學(xué)校檔案館。

4.專項工作審計檔案。比如對學(xué)校財務(wù)預(yù)決算審計、學(xué)生學(xué)費審計、科研經(jīng)費使用審計等。存檔內(nèi)容包括工作通知、審計報告、領(lǐng)導(dǎo)簽署意見等,以單項內(nèi)容審計立卷,移交學(xué)校檔案館。

5.信訪工作檔案。如:舉報信、舉報電話記錄、查辦案件、調(diào)查取證記事簿等。信訪工作原則性較強(qiáng),涉密較多,辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管信件,不向?qū)W校檔案館移交,主要基于以下幾方面的考慮:一是保護(hù)愛護(hù)干部;二是減少一些負(fù)面影響;三是沒有定性定論的問題不便于公開,體現(xiàn)了紀(jì)委堅持原則、謹(jǐn)慎工作,對干部負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。

6.電子檔案。辦公室設(shè)立了影像教育片專柜,存放近年來正反兩方面的宣傳教育錄像帶及教育光碟,實行動態(tài)管理,隨時為基層單位提供服務(wù)。

四、規(guī)范立卷,嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致,是做好檔案工作的根本

檔案員在立卷歸檔時必須注意以下幾點:

1.案卷之間界限要分明。把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組織在一個卷內(nèi),保持同一問題的完整性,反映同一問題全部處理過程的來龍去脈,使立卷后形成的檔案既完整又不龐雜,并能迅速準(zhǔn)確地查找出來。

2.案卷的厚薄要根據(jù)實際情況決定。一個完整的案卷應(yīng)該有多少頁,并沒有絕對的標(biāo)準(zhǔn),需靈活掌握,實事求是?？偟脑瓌t應(yīng)該遵循案卷組成規(guī)律,保持資料之間的內(nèi)在聯(lián)系,不能片面強(qiáng)調(diào)案卷的厚度,不能將不恰當(dāng)?shù)奈募牧辖M合在一起生拼硬湊,造成文件管理混亂,甚至找不到重要文件或結(jié)論。

3.杜絕案卷內(nèi)容失真。檔案應(yīng)是真實的歷史記錄,來不及半點虛假馬虎。對檔案內(nèi)容不能張冠李戴,更不能出現(xiàn)真中有假、假中有真,魚目混珠的現(xiàn)象。只有在工作活動中自然形成的文件材料,才可轉(zhuǎn)化為真實的檔案,才具有憑證作用。對事后人為策劃的材料不能稱其為檔案,更不能立卷歸檔。檔案失真將會對個人、學(xué)校、社會造成極大的影響和損失。郭沫若先生說過:“材料缺乏,頂多得不出結(jié)論而已,而材料不正確,便會得出錯誤的結(jié)論,這樣的結(jié)論比沒有更有害?！庇纱丝梢?出現(xiàn)檔案失真問題是十分可怕的,檔案員應(yīng)該實事求是、堅持原則,采取多種手段,減少或杜絕檔案失真現(xiàn)象的發(fā)生。

4.不扔掉任何有價值的材料。有些材料雖然不屬于歸檔范圍,也應(yīng)將其妥善保管。如:階段性工作資料,大宗物資采購價格登記表、報送上級的各種表格、數(shù)據(jù)、材料,部門同志參加的各類專業(yè)培訓(xùn)班、提高班、研討會、工作會議帶回來的材料,都要進(jìn)行分類保管。這樣既方便了部門同志間的相互學(xué)習(xí),也便于平時工作參考查閱。

五、加強(qiáng)學(xué)習(xí)、拓寬視野,是檔案工作發(fā)展的需要

高校的檔案資源建設(shè)是一項系統(tǒng)工程,基層單位和職能部門的檔案資源搜集整理的規(guī)范化程度,直接影響學(xué)校的檔案建設(shè),對學(xué)校的檔案工作起著重要支撐作用。檔案工作又是一項專業(yè)性較強(qiáng)的工作,尤其對部門負(fù)責(zé)人和兼職檔案員要求更高,要求其加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)及檔案知識學(xué)習(xí),提高綜合素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力,在檔案工作中發(fā)揮紐帶橋梁、承上啟下的作用。在新形勢、新任務(wù)下,創(chuàng)造性地開展檔案工作,應(yīng)加強(qiáng)四個方面的學(xué)習(xí):一是在干中學(xué),在工作中探索檔案工作的新思路、新方法,完善檔案制度建設(shè),用制度規(guī)范工作、用制度管人管事。二是在實踐中學(xué),總結(jié)檔案工作的經(jīng)驗教訓(xùn),遇到問題及時向?qū)W校檔案館請教。三是出去學(xué),到兄弟院校學(xué)習(xí)成功經(jīng)驗和做法,為我所用。四是在培訓(xùn)中學(xué),參加紀(jì)檢監(jiān)察審計及檔案管理培訓(xùn)班,拓寬工作視野,提高實踐技能,適應(yīng)工作發(fā)展需要,為學(xué)校的檔案建設(shè)做出新的貢獻(xiàn)。

(責(zé)任編輯李 婧)