做好施工現(xiàn)場檔案管理 爭取建筑企業(yè)經濟效益

陳焱輝 劉宇平

摘要:結合在建筑企業(yè)的工作實踐,要做好工程項目施工現(xiàn)場的檔案管理工作,爭取企業(yè)經濟效益,必須準確把握和執(zhí)行法律法規(guī)及管理規(guī)范,切實做到“及時學習領會”、“認真貫徹落實”、“切實嚴格執(zhí)行”三個方面。

關鍵詞:建筑;施工現(xiàn)場;檔案管理;經濟效益

中圖分類號:F284文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2009)15-0198-02

建筑施工企業(yè)工程項目多、施工工期長、涉及面廣,工程檔案從現(xiàn)實材料到立卷歸檔有一個漫長的周期,檔案工作成效和質量難于保證,也拉長了建筑企業(yè)從工程開工到工程竣工的經濟周期,影響了建筑企業(yè)的經濟收益。如何有效開展工程項目施工現(xiàn)場的檔案工作,促進建筑企業(yè)合情合理合法獲取最大限度的經濟效益,是困擾建筑施工企業(yè)管理工作的難題之一。結合在建筑企業(yè)的工作實踐,筆者認為,要做好工程項目施工現(xiàn)場的檔案管理工作,爭取企業(yè)經濟效益,必須準確把握和執(zhí)行法律法規(guī)及管理規(guī)范,切實做到“及時學習領會”、“認真貫徹落實”、“切實嚴格執(zhí)行”三個方面。

一、及時學習領會好法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經濟效益提供信息支持

建筑施工企業(yè)有其特殊的行業(yè)特點,加之建設工地分散、點多面廣,給工程檔案的收集、整理增加了困難,企業(yè)開展檔案管理工作的難度不小,給企業(yè)爭取經濟效益增加了難度。

建設項目的報建、開工、施工、結算、驗收等各個環(huán)節(jié),以及建設工程竣工資料的編制、結算的確認、建設項目的創(chuàng)優(yōu)申報都離不開工程資料。工程項目的質量保修、經濟糾紛的處理與解決,建筑施工企業(yè)的生存、發(fā)展和壯大,同樣離不開工程資料。建設項目施工過程中的資料積累,形成了建筑企業(yè)的工程檔案。從一定的意義上來說,工程檔案對于建筑施工企業(yè)的生產管理全過程,都起到至關重要的憑證和證據(jù)作用。如果工程項目施工現(xiàn)場的檔案管理工作存在問題,例如,檔案收集不及時、歸檔不完整等等,勢必造成工作重復,影響工期,增加工程成本。

檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,是政府和建設、檔案主管部門對建筑企業(yè)檔案管理工作的強制要求,同時也是企業(yè)開展檔案工作的指引。法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,可以使檔案管理工作規(guī)范化和常規(guī)化。因此,學習好、領會好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,是做好建筑施工企業(yè)檔案工作的關鍵。對于每一個檔案管理文件或行業(yè)規(guī)范的出臺,我們都要認真研讀,加強理解,準確領會把握規(guī)范、制度和管理文件的主要內容及其精神要點。企業(yè)和檔案工作人員只有正確領會、透徹理解了法律法規(guī)和管理規(guī)范的實質,才有可能正常開展工作。

首先,建筑施工企業(yè)的檔案工作人員要及時知悉檔案法律法規(guī)的頒布和行業(yè)規(guī)范的實施,及時開展工作。其次,企業(yè)在具體執(zhí)行法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范過程中,要結合企業(yè)的實際,落實貫徹文件的具體部署。在施工過程中,要求報送的資料必須及時報送,應該備案的資料必須及時備案。由我司總承包施工建設的廣東電信廣場,在多年的施工建設過程中,先后經歷了三次工程檔案歸檔標準的變更。每一次工程檔案歸檔標準變更后,項目部都及時組織檔案工作人員學習領會和理解新標準,并根據(jù)新標準的要求進行工程檔案的編制、備案和歸檔,確保了三次工程檔案歸檔標準變更的順利過渡和實施,檔案管理工作中減少了大量的重復工作,為企業(yè)節(jié)省了不少的人工成本,爭取到了可觀的經濟效益。

二、認真貫徹落實好法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經濟效益提供政策保證

做好建筑施工企業(yè)檔案管理工作,在學習領會檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的基礎上,還必須抓緊抓好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范在實際工作中的貫徹落實。建筑施工企業(yè)和檔案工作人員要把握好重點,了解檔案管理部門及建設主管部門出臺管理文件或規(guī)范的目的和要求,認真做好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的傳達貫徹和落實工作。在工程資料收集和工程檔案管理工作中,檔案工作人員要以檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范作為開展工作的依據(jù)。在施工現(xiàn)場的具體工作實踐中,要使檔案管理部門及建設主管部門出臺管理文件或規(guī)范的目的和要求真正體現(xiàn)、落實在管理的每一個環(huán)節(jié),力爭工程資料收集和歸檔一次成功,為順利推進下一階段的工程施工創(chuàng)造條件,減少誤工、延期等不利因素造成的工程成本,為企業(yè)爭取時間、創(chuàng)造效益。

貫徹落實檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,建筑施工企業(yè)和檔案工作人員還要緊緊圍繞企業(yè)生產管理這一中心,結合施工現(xiàn)場的實際條件,充分發(fā)揮人的能動性和積極性。要克服工作中的困難,嚴格貫徹落實檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,不打折扣,保證工程資料和檔案工作的質量。要力爭施工現(xiàn)場工程資料一次合格,減少重復工作,為工程竣工后的項目創(chuàng)優(yōu)、工法申報、企業(yè)資質申請等工作打好基礎,為企業(yè)創(chuàng)造間接利潤,獲取經濟效益。

貫徹落實檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,不僅要依靠發(fā)揮檔案工作人員的工作能動性和積極性,還要有檔案組織機構的推進和監(jiān)督。設立專門的檔案管理部門,配備檔案管理兼職人員,是比較符合建筑企業(yè)檔案管理工作的做法。一方面,建筑企業(yè)的生產管理基本上在施工現(xiàn)場進行,90%以上的工作量可以在施工現(xiàn)場完成。另一方面,建筑施工企業(yè)有其便利條件,就是按照施工現(xiàn)場人員配備要求及工程資料收集歸檔的工作需要,施工現(xiàn)場都配備了專職的資料員。按照一人兩職責的要求,將專職資料員設置為兼職檔案工作人員,要求資料員在做好施工資料的同時,按照檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,做好工程檔案的收集歸檔工作。作為國有大型建筑企業(yè),我司設立了專門的綜合檔案室,負責工程資料及工程檔案工作的開展、推進和監(jiān)督工作。在人員設置上,綜合檔案室只設專職檔案工作管理人員一名,其他全部均為兼職檔案工作人員(即在施工現(xiàn)場的資料員)。這也是我司結合企業(yè)具體實際,貫徹國家檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案工作管理模式,它符合建筑企業(yè)業(yè)務工作的特點和需要,減少了檔案歸檔過程中的重復工作。實踐證明,我司的做法,較好地促進了施工現(xiàn)場的資料收集和工程檔案管理工作,為企業(yè)節(jié)約了大量的人工成本,間接創(chuàng)造了經濟效益。

三、切實嚴格執(zhí)行好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經濟效益保駕護航

工程資料的準確性,對于工程施工過程及生產管理的重要性不言而喻。工程資料特別是工程檔案上的錯誤,對于施工企業(yè)將會是毀滅性的打擊。因此,建筑施工企業(yè)要在及時學習領會、認真貫徹落實的基礎上,至關重要的一點,就是必須切實嚴格執(zhí)行檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范。也只有這樣,法律法規(guī)和管理規(guī)范的威力及作用才能充分發(fā)揮,否則就會成為一紙空文。因此,起著推動和監(jiān)督作用的檔案管理部門,要對工程資料嚴格把關,做好審核工作,并將相關資料及時歸檔。建筑企業(yè)要根據(jù)建筑形勢的發(fā)展變化,根據(jù)檔案管理的工作要求以及施工現(xiàn)場的實際,不斷調整工作方式方法,針對工作中出現(xiàn)的新問題,要采取新思路、新辦法、新措施加以解決。

切實嚴格執(zhí)行檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,為企業(yè)爭取經濟效益,一是要注意處理好生產管理與檔案工作的關系。建筑企業(yè)的生產管理與企業(yè)開展檔案管理工作是異途同歸的兩個方面,兩者相得益彰、互為促進。以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為工作依據(jù),做好、管好施工現(xiàn)場檔案資料管理工作,正確處理好企業(yè)生產管理與檔案工作管理的關系,不僅不會削弱企業(yè)生產管理的力度,而且有助于促進企業(yè)的生產管理工作,促進企業(yè)“向管理要效益”。

二是要注重發(fā)揮好工程檔案資料的真實憑證的作用。施工現(xiàn)場的檔案管理工作,要以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為依據(jù),為工程項目管理提供準確數(shù)據(jù),及時有效地為企業(yè)生產、經營和管理服務。工程檔案資料具有參考借鑒價值,對工程技術的推廣和應用有啟迪助推作用。如,在生產管理過程中甲乙雙方就工程量產生意見分歧或發(fā)生經濟糾紛、合同糾紛,工程檔案還可作為原始憑證,為建筑企業(yè)“作證”,作為甲乙雙方確認工程量的證據(jù),為企業(yè)爭取經濟效益。

三是要高度重視信息技術環(huán)境下檔案信息的安全工作。要抓緊抓好檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范學習和貫徹落實,抓好檔案工作隊伍的教育管理和檔案崗位責任制的落實。對于特殊的工程項目特別是軍事、銀行等保密工程,要加強對檔案工作人員的保密意識教育,增強人員責任意識,不斷推進檔案管理工作制度化和規(guī)范化,切實做好特殊工程資料的收集、歸檔和保密工作。避免因工程泄密或工程檔案資料泄密,造成不必要的法律訴訟成本,間接為企業(yè)爭取經濟效益。

四是要加強與建設主管部門和檔案管理部門的工作溝通,做好與質監(jiān)、安全、建協(xié)等部門的溝通和聯(lián)系。按照各專項工程的要求,以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為標準及依據(jù),分類做好消防、城建等分項資料,及時收集整理歸檔,為工程項目的分步分項驗收及早做好準備工作,減少因分步驗收緊急做資料趕任務而發(fā)生的加班工資,減少人工費用。

在現(xiàn)行的建筑企業(yè)運作機制下,企業(yè)檔案管理特別是施工現(xiàn)場的檔案管理工作不能循規(guī)蹈矩、墨守成規(guī),必須在學習領會好、貫徹落實好、高效執(zhí)行好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的基礎上,及時解決施工現(xiàn)場檔案管理工作中的實際問題,不斷深化創(chuàng)新管理方式方法,推進管理工作逐步發(fā)展完善,一定會扭轉施工現(xiàn)場檔案管理工作的被動局面,建筑企業(yè)獲取最大經濟效益的目標一定會得以實現(xiàn)。

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[責任編輯王薇]