存貨管理分析

郭興華　鄧　郁　王　軍

摘要:存貨利用情況直接關(guān)系到企業(yè)的資金占用水平、資產(chǎn)運(yùn)作效率以至生存與發(fā)展。企業(yè)存貨管理的最終目的是提高經(jīng)濟(jì)效益,它包括存貨采購及盤點(diǎn)、存貨決策和存貨控制。為了確保資產(chǎn)的安全節(jié)約,要加強(qiáng)對存貨的管理,包括存貨的數(shù)量、質(zhì)量、儲存條件、控制制度等方面。隨著市場競爭機(jī)制的不斷完善,改變傳統(tǒng)的存貨管理意識,加大存貨控制力度顯得更加重要。

關(guān)鍵詞:存貨 存貨管理

1 存貨概念及分類

存貨是企業(yè)在日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中持有的以備出售的產(chǎn)成品或商品處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品,在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中耗用的材料或物料等。相對于資產(chǎn)的共同特征,還具有其本身的特征。首先,它作為一定的物質(zhì)實(shí)體存在,是一項(xiàng)有形的資產(chǎn)。其次,它具有較大的流動(dòng)性,是流動(dòng)資產(chǎn)的一類。另外,企業(yè)儲存的目的還在于準(zhǔn)予按正常營業(yè)方式予以出售。根據(jù)存貨在生產(chǎn)中的作用、自然屬性、使用范圍可以分為:①按照存貨在生產(chǎn)中的作用可分為: 主要原材料、輔助材料、燃料、動(dòng)力、備品備件、工具等。②按照存貨的自然屬性可分為:金屬材料、非金屬材料、機(jī)電產(chǎn)品等。③按照存貨的使用范圍可分為:基本建設(shè)用料、生產(chǎn)經(jīng)營用料、經(jīng)營維修用料、技術(shù)措施用料、工藝裝備和非標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備制造用料等。

2 存貨管理實(shí)施的意義

存貨管理包括存貨采購、存貨接收、存貨揀選、存貨盤點(diǎn)和存貨運(yùn)輸?shù)?。加?qiáng)存貨管理是保證生產(chǎn)正常進(jìn)行的物質(zhì)基礎(chǔ),存貨管理的好壞已成為衡量企業(yè)管理制度是否完善、存貨儲備是否合理、流動(dòng)資金占用是否最低的重要標(biāo)志。企業(yè)為了保證生產(chǎn)經(jīng)營過程的持續(xù),必須有計(jì)劃地購入耗用和銷售存貨。一般情況下,存貨占工業(yè)企業(yè)總資產(chǎn)的30%左右,商業(yè)企業(yè)的則更高,其管理利用情況如何,直接關(guān)系到企業(yè)的資金占用水平以及資產(chǎn)運(yùn)作效率。

3 存貨核算方法

日常工作中,企業(yè)對發(fā)出的存貨,可以按照實(shí)際成本核算,也可以按計(jì)劃成本核算。在實(shí)際成本核算方式下,企業(yè)可以采用的發(fā)出存貨的計(jì)價(jià)方法包括個(gè)別計(jì)價(jià)法、先進(jìn)先出法、月末一次加權(quán)平均法和移動(dòng)平均法等。如采用計(jì)劃成本核算,會計(jì)期末應(yīng)調(diào)整為實(shí)際成本。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)各類存貨的實(shí)物流轉(zhuǎn)方式、企業(yè)管理的要求、存貨的性質(zhì)等實(shí)際情況,合理地確定發(fā)出存貨的計(jì)算方法,采用相同的成本計(jì)算機(jī)方法確定發(fā)出存貨的實(shí)際成本。對于性質(zhì)和用途相同的存貨,應(yīng)當(dāng)采用相同的成本計(jì)算方法確定發(fā)出存貨的成本。

4 目前企業(yè)存貨管理普遍存在的問題

4.1 內(nèi)部控制制度不完善,職權(quán)劃分不清①中小企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善,管理倉庫人員往往身兼數(shù)職。②原材料的采購價(jià)格由采購人員(供應(yīng)部)與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商,這就容易給采購員與供應(yīng)商之間進(jìn)行勾結(jié)的機(jī)會,讓采購員賺取“回扣”。③許多倉庫主管在管理方面的知識較為豐富,而對原材料及采購的存貨質(zhì)量檢測知識卻比較欠缺。

4.2 長期與供應(yīng)商合作,采購成本高①許多中小企業(yè)長期跟幾個(gè)供應(yīng)商合作,缺乏選擇性。②中小企業(yè)沒有規(guī)范的采購計(jì)劃,同時(shí),中小企業(yè)與供應(yīng)商訂貨,是口頭協(xié)議,沒有訂立合同,沒有規(guī)定具體的條件與責(zé)任。

4.3 在外購材料計(jì)價(jià)成本方面,計(jì)劃價(jià)格制定時(shí)間過長。當(dāng)市場價(jià)格出現(xiàn)劇烈的波動(dòng)時(shí),市場價(jià)格與計(jì)劃價(jià)格出現(xiàn)巨大的偏差,導(dǎo)致計(jì)劃價(jià)格控制形同虛設(shè),達(dá)不到控制和降低成本的目的。

4.4 存貨分類不合理,沒有將外協(xié)加工件及自制半成品分開核算管理。原材料的形態(tài)變化過程在財(cái)務(wù)帳上無法體現(xiàn),發(fā)票進(jìn)賬只是應(yīng)付財(cái)務(wù)入賬需要,填制入庫單,賬面形式上入庫,實(shí)際有時(shí)加工件并未入庫,而是在外協(xié)廠間流轉(zhuǎn),倉庫并未入賬。

4.5 存貨存儲。存貨管理當(dāng)中要解決的一個(gè)基本問題是如何快速、準(zhǔn)確地找到所需要貨物。只讓倉庫人員記住存貨地點(diǎn),而不知道貨物型號分類明確放置位置的做法沒有任何好處。

4.6 存貨盤點(diǎn)。由于存貨種類多,對貨物進(jìn)行盤點(diǎn)稽核只能通過實(shí)物盤,易成生產(chǎn)停滯,且盤點(diǎn)數(shù)量多有誤差。

4.7 存貨報(bào)廢。毀損待報(bào)廢、超儲積壓存貨儲備每年都只上報(bào), 沒有上級主管部門的批示,沒有處理結(jié)果,致使毀損待報(bào)廢、超儲積壓存貨儲備量像滾雪球一樣越滾越大,沒有從根本上解決問題。

5 金環(huán)包裝公司存貨管理現(xiàn)狀

就河北金環(huán)包裝有限公司為例,該公司2#庫房存貨分為25類存儲:聯(lián)接件、磨具磨料、切削刃具、支承傳動(dòng)件、彈簧、模具鋼、管路附件、電料、模具標(biāo)準(zhǔn)件、粘接材料、手工工具、鉗工工具、門窗備件、測量工具、切削刃具、包裝物、機(jī)床備件,油料,油漆,化學(xué)物品,顏料,勞保用品,鋁帶,模具件、各類表格。其中,油漆、油料、模具件、包裝物、化學(xué)物品等單獨(dú)存放。

存貨主要是通過計(jì)算機(jī)和手工賬套分別核算的。手工賬套主要涉及到出庫領(lǐng)料、銷售出庫和入庫采購。各生產(chǎn)車間根據(jù)生產(chǎn)需求填寫領(lǐng)料單據(jù),單據(jù)上注明日期、型號、用途、領(lǐng)料人、部門主管,并要加蓋部門章。庫房根據(jù)其單據(jù)發(fā)放存貨。有的存貨品種根據(jù)特點(diǎn)分為以舊換新(主要是涉及到常用物品為加強(qiáng)管理),保管類(對于價(jià)值量較大的或者是不經(jīng)常更換的)和易耗類,按生產(chǎn)車間編碼整理排序。對于采購入庫,按照供應(yīng)商發(fā)票先進(jìn)行手工登記,登記時(shí)最主要的事注明其型號、用途。以方便電腦錄入準(zhǔn)確度。對于銷售出庫主要涉及到組合車間和模具中心領(lǐng)料,主要是相關(guān)模具項(xiàng)目的領(lǐng)料,涉及到模具項(xiàng)目的維修和組裝。最后將再手工賬套錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)(安平倉管王3000PRO)。

對于各部門涉及到的大批量的領(lǐng)料時(shí),需要提前填寫領(lǐng)料計(jì)劃,在次日領(lǐng)取。

2#倉庫采用移動(dòng)加權(quán)平均的方法對存貨進(jìn)行成本計(jì)算。其優(yōu)點(diǎn)在于能使管理當(dāng)局及時(shí)了解存貨的結(jié)存情況,而且計(jì)算的平均單位成本以及發(fā)出和結(jié)存的存貨成本比較客觀。缺點(diǎn)是每次收貨都要計(jì)算一次平均單價(jià),計(jì)算工作量較大,對收發(fā)貨較頻繁的企業(yè)不適用。在2#庫房采用安平倉管王3000PRO 對存貨進(jìn)行成本計(jì)算采用計(jì)算機(jī)計(jì)算生成,這樣就不需要大的計(jì)算數(shù)據(jù)量,但是由此產(chǎn)生很大的問題,物品由于價(jià)格變動(dòng)升高或降低,就會造成成本核算不準(zhǔn)確。

6 2#庫房存貨管理存在的問題,對策及建議

6.1 新產(chǎn)品的到來與舊產(chǎn)品功能上一致,只是在型號發(fā)生改變,而在計(jì)算機(jī)記錄時(shí),未能及時(shí)對其型號發(fā)生變動(dòng),造成庫管人員查找的困難。而且也會造成審計(jì)人員盤點(diǎn)賬實(shí)的誤差。對策及建議:采用一種勞動(dòng)密集的方法解決存貨的歸集問題。依照存貨的需求模式,定期檢查和調(diào)整存貨的存儲位置,一旦出現(xiàn)新產(chǎn)品時(shí),產(chǎn)品型號需要作及時(shí)調(diào)整。

6.2 當(dāng)生產(chǎn)車間用料發(fā)生短缺,申報(bào)采購,等待供應(yīng)部進(jìn)行處理。供應(yīng)部先對采購進(jìn)行確認(rèn),在得到有關(guān)部門的批準(zhǔn)后,正式向供應(yīng)商下單。繁雜的程序加上等待時(shí)間,整個(gè)時(shí)間經(jīng)常要推延一周。在此期間,存貨水平繼續(xù)下降,供應(yīng)商交付貨物之前,存貨可能耗竭,造成生產(chǎn)進(jìn)度拖延。對策及建議:減少復(fù)雜的程序,車間提前對用料提出申報(bào)采購。

6.3 在進(jìn)行登記采購單時(shí),往往需要找到與供應(yīng)商發(fā)票相匹配的提單進(jìn)行核對驗(yàn)證,這樣才能證明在付款時(shí),公司確實(shí)已經(jīng)收到貨物。收貨憑證交到負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的工作人員那里通常要經(jīng)過幾天的時(shí)間,即使相關(guān)人員收到憑證時(shí),表明的數(shù)量也可能與發(fā)票上的不相符。對策及建議:公司可以在接貨時(shí)候直接將收貨信息自行編號輸入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中,這樣可以通過計(jì)算機(jī)及時(shí)地向會計(jì)人員傳達(dá)收貨信息,然后會計(jì)人員將已收到的貨物數(shù)量與訂單相比較即可。

6.4 存貨存儲的倉位劃分不明顯,導(dǎo)致揀選時(shí)尋找時(shí)間浪費(fèi)。對策及建議:給每個(gè)可能的存儲位置設(shè)定一個(gè)唯一編碼,然后利用這些號碼跟蹤存貨,通常用一個(gè)字母代表倉庫的每一條通道,用一個(gè)數(shù)字代表每一個(gè)通道的每一個(gè)貨架,用字母來代表貨架的第幾層。例如:A2C即表示第一個(gè)通道的第二個(gè)貨架第三層。

6.5 對于常用工具的折舊問題,由于一些臨時(shí)性需要使用某種工具,領(lǐng)用往往造成資源浪費(fèi)。對策及建議:將一些常用工具如扳手,管鉗等,單獨(dú)存放一些備用,臨時(shí)性需要采用借用的方式,用完后返還。

7 結(jié)論

存貨管理是企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié),是企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)、貫徹經(jīng)營方針和決策、維護(hù)流動(dòng)資產(chǎn)安全與完整、保證財(cái)務(wù)收支合法、會計(jì)信息真實(shí)性的一種內(nèi)部自我協(xié)調(diào)、制約和監(jiān)督的管理系統(tǒng)。建立健全合理有效的存貨管理機(jī)制不僅有助于防止存貨業(yè)務(wù)的錯(cuò)誤記錄和舞弊行為的發(fā)生,還能使企業(yè)加強(qiáng)成本控制,實(shí)施低成本戰(zhàn)略,促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展。

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