淺談電算化條件下的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

費(fèi)　青

【摘要】 本文圍繞電算化條件下的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制問(wèn)題,在分析會(huì)計(jì)電算化對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制影響的基礎(chǔ)上,研究了當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化中存在的主要問(wèn)題,并提出了電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的若干舉措。

【關(guān)鍵詞】 電算化;內(nèi)部控制;會(huì)計(jì)

一、引言

會(huì)計(jì)電算化進(jìn)一步向深層次的發(fā)展,給企事業(yè)單位帶來(lái)巨大效益的同時(shí),也給企事業(yè)單位的內(nèi)部控制帶來(lái)更嚴(yán)峻的考驗(yàn)。財(cái)政部頒布的《內(nèi)部會(huì)計(jì)規(guī)范——基本規(guī)范(試行)》中指出:“電子信息技術(shù)控制要求運(yùn)用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng),減少和消除人為操縱因素,確保內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的有效實(shí)施?！眴挝辉诮⒘穗娝慊瘯?huì)計(jì)系統(tǒng)后,會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化:一方面,由于使用了計(jì)算機(jī),會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的速度加快了,會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性和可靠性也有了很大的提高,減少了因疏忽大意及計(jì)算失誤造成的差錯(cuò);另一方面,任何計(jì)算機(jī)系統(tǒng)都不是無(wú)懈可擊的,制度也不可能天衣無(wú)縫,應(yīng)順應(yīng)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展潮流,建立和完善內(nèi)部控制制度,才能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的高效性及準(zhǔn)確性,確保財(cái)產(chǎn)的安全,為單位的經(jīng)營(yíng)決策提供完整的信息,創(chuàng)造更高的效益。因此,建立一整套適合電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。

二、會(huì)計(jì)電算化對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響

內(nèi)部控制是企業(yè)在會(huì)計(jì)工作中為維護(hù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的可靠性、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的有效性和財(cái)產(chǎn)完整性而制定的各種規(guī)章制度、管理方法、業(yè)務(wù)處理手續(xù)等控制措施的總稱。會(huì)計(jì)電算化使傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)核算形式及內(nèi)部控制制度等發(fā)生了很大變化,其中對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制制度的影響最為顯著。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

(一)控制方式發(fā)生變化,由單一制度控制轉(zhuǎn)為程序控制和制度控制

手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,內(nèi)部控制的方式主要是人員的內(nèi)部牽制制度。會(huì)計(jì)電算化后,會(huì)計(jì)賬務(wù)的集中化處理,使會(huì)計(jì)部門傳統(tǒng)的內(nèi)部控制措施如編制科目匯總表、憑證匯總表,試算平衡的檢查,總賬、明細(xì)賬的核對(duì)等自然而然地消失了。取而代之的是計(jì)算機(jī)內(nèi)部控制措施,如憑證借貸平衡校驗(yàn),余額發(fā)生額平衡檢查。隨著遠(yuǎn)程通訊技術(shù)的發(fā)展,會(huì)計(jì)信息的網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理成為可能,業(yè)務(wù)事項(xiàng)可以在遠(yuǎn)離企業(yè)的某個(gè)終端機(jī)上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作。例如昔日應(yīng)由會(huì)計(jì)人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項(xiàng),現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機(jī)上一次完成,昔日應(yīng)由幾個(gè)部門按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項(xiàng),現(xiàn)在集中在一個(gè)部門甚至一個(gè)人完成。會(huì)計(jì)電算化后企業(yè)的內(nèi)部控制制度是由人通過(guò)會(huì)計(jì)軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)的,由人員和計(jì)算機(jī)相結(jié)合來(lái)共同完成。

(二)控制對(duì)象發(fā)生變化,由對(duì)人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)人、機(jī)控制為主

手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,內(nèi)部控制的對(duì)象主要是會(huì)計(jì)對(duì)象、工作情況、信息處理方法和處理程序等。企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄在紙張之上,并按會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的不同過(guò)程分為原始憑證、記賬憑證。會(huì)計(jì)電算化后,會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式?chǔ)存在磁性介質(zhì)上,使會(huì)計(jì)核算無(wú)紙化,修改數(shù)據(jù)不留痕跡。隨著電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、無(wú)紙化交易等的推行,每一項(xiàng)交易發(fā)生時(shí),該項(xiàng)交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計(jì)算機(jī),并由計(jì)算機(jī)自動(dòng)記錄,原先使用的每項(xiàng)交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了,原來(lái)在核算過(guò)程中進(jìn)行的各種必要的核對(duì)、審核等工作有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎?jì)算機(jī)自動(dòng)完成了。

(三)加大了控制舞弊、犯罪的難度

手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,會(huì)出現(xiàn)由于會(huì)計(jì)人員的粗心大意、疲勞或處理環(huán)節(jié)過(guò)多等而產(chǎn)生的無(wú)意識(shí)錯(cuò)誤。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)后,輸入數(shù)據(jù)正確、計(jì)算機(jī)程序正確和設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)三者具備才能保證財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性,如果上述的任何一方出現(xiàn)差錯(cuò),就會(huì)使處理結(jié)果錯(cuò)誤?，F(xiàn)實(shí)中,由于儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改,有時(shí)甚至能不留痕跡地篡改,加之?dāng)?shù)據(jù)高度集中,未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件,復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。因此,計(jì)算機(jī)犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪的難度較之手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更大。由于控制方法、對(duì)象等方面的變化,企業(yè)原有的內(nèi)部控制制度已不能適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的要求,因此進(jìn)一步完善企業(yè)內(nèi)部控制制度已刻不容緩。完善會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的基本思路為:堅(jiān)持明確分工、相互獨(dú)立、互相牽制、相互制約的安全管理原則,建立系統(tǒng)的人工與機(jī)器相結(jié)合的控制機(jī)制,使會(huì)計(jì)電算化運(yùn)行的每一個(gè)過(guò)程都處于嚴(yán)密控制之中。

三、當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化中存在的主要問(wèn)題

會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展給內(nèi)部控制帶來(lái)了新的問(wèn)題和挑戰(zhàn),主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面:

(一)對(duì)財(cái)會(huì)軟件的控制方面

對(duì)于軟件本身,由于當(dāng)前的財(cái)會(huì)軟件都著重開(kāi)發(fā)賬務(wù)處理與報(bào)表管理,對(duì)于其它如成本核算、市場(chǎng)預(yù)測(cè)等功能,開(kāi)發(fā)力度較小,使得在處理此類問(wèn)題時(shí),不能自動(dòng)轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)格式直接使用基礎(chǔ)數(shù)據(jù),不能充分發(fā)揮它的管理功效和預(yù)測(cè)功能。可以說(shuō)當(dāng)前的許多軟件只是減少了會(huì)計(jì)而已,并沒(méi)有產(chǎn)生真正的經(jīng)濟(jì)效益和管理效益。另外,會(huì)計(jì)軟件的修改必須經(jīng)過(guò)周密地計(jì)劃和嚴(yán)格地記錄,經(jīng)批準(zhǔn)后才能實(shí)施修改,計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改,權(quán)限要控制。

(二)在會(huì)計(jì)資料存儲(chǔ)方式方面

由于存儲(chǔ)方式的變化,容易影響會(huì)計(jì)資料的可靠性。手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中嚴(yán)格的憑證制度,在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中逐漸減少或消失,憑證所起到的較強(qiáng)的控制功能弱化。在手工方式下,會(huì)計(jì)資料以賬簿、憑證、報(bào)表等形式存儲(chǔ)于紙張上,增加、刪除、修改了的會(huì)計(jì)憑證或會(huì)計(jì)賬冊(cè)都可以從會(huì)計(jì)人員的筆跡和印章上分清責(zé)任。而會(huì)計(jì)電算化將各種信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式存儲(chǔ)在磁(光)介質(zhì)上,憑證、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的說(shuō)明和賬簿等大多要依賴計(jì)算機(jī)方可錄入、閱讀或查詢,其直觀性較差,并且修改、刪除和拷貝均不會(huì)留下任何痕跡,有些業(yè)務(wù)可能不被打印出來(lái),因此極易被篡改而不留痕跡。另外,數(shù)據(jù)集中在磁(光)介質(zhì)中,一旦發(fā)生火災(zāi)、被盜、感染病毒等,容易造成數(shù)據(jù)丟失。

(三)在對(duì)操作人員的職能控制方面

通過(guò)計(jì)算機(jī)舞弊的犯罪分子大多是單位的程序員兼計(jì)算機(jī)操作員。會(huì)計(jì)電算化所要求的完善的人員職能控制制度就是適當(dāng)分工,明確規(guī)定每個(gè)崗位的職責(zé),以防止對(duì)處理過(guò)程的不適當(dāng)干預(yù),系統(tǒng)操作人員、管理人員和維護(hù)人員這三種不相容職務(wù)相互分離,互不兼任,以減少利用計(jì)算機(jī)舞弊的可能性。

(四)在軟件的數(shù)據(jù)操作控制方面

主要包括對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生控制、數(shù)據(jù)輸入控制、數(shù)據(jù)輸出控制、數(shù)據(jù)通訊控制、數(shù)據(jù)處理控制和數(shù)據(jù)儲(chǔ)存控制等。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),通過(guò)計(jì)算機(jī)的控制程序?qū)I(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和完整性進(jìn)行檢查和控制。由于計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的能力很強(qiáng),處理速度非?？?一旦出錯(cuò),影響極大。因此,單位應(yīng)該建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對(duì)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制,保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。

四、電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的舉措

(一)制訂單位內(nèi)部電算化管理制度

操作管理制度是針對(duì)每一個(gè)上機(jī)操作會(huì)計(jì)軟件的人員而制訂的,主要用來(lái)規(guī)范每一個(gè)操作人員的行為以及各自之間的權(quán)限限制。除了軟件在操作方面作了一定的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)以外,制訂嚴(yán)格的操作管理制度,將會(huì)有效地保證會(huì)計(jì)軟件的安全運(yùn)行;同時(shí),也有利于內(nèi)部控制制度的執(zhí)行。操作管理制度從內(nèi)容上來(lái)看,一般包括以下幾項(xiàng):(1)操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限。盡管軟件一般都已有用戶管理功能,但其用戶管理的設(shè)置是由人工進(jìn)行的,這就需要從制度上對(duì)操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限加以規(guī)定,在用戶管理的設(shè)置和具體的操作中執(zhí)行。(2)預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計(jì)算機(jī)的措施。如規(guī)定原始憑證必須經(jīng)有關(guān)審核人員審核并簽章后才能輸入計(jì)算等。(3)預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對(duì)而登記機(jī)內(nèi)賬簿的措施。如規(guī)定已輸入計(jì)算機(jī)的憑證需由審核人員核對(duì)并簽章后方可登記機(jī)內(nèi)賬簿等。(4)建立必要的上機(jī)操作記錄制度。使用日志的形式記錄下每個(gè)會(huì)計(jì)操作人員的機(jī)號(hào)、登錄日期及時(shí)間、所做的操作等情況,并經(jīng)常性查看日志,檢查有無(wú)異常情況,監(jiān)督系統(tǒng)操作。(5)根據(jù)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的業(yè)務(wù)要求和不相容職務(wù)相分離的原則,設(shè)立各個(gè)電腦操作崗位,如系統(tǒng)維護(hù)員、系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)審核、數(shù)據(jù)復(fù)核、會(huì)計(jì)檔案管理員等,明確崗位職責(zé)和操作權(quán)限,使每個(gè)操作人員只能在自己的操作權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行工作,保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)能夠正常順利的工作,確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確、可靠。

(二)建立健全檔案管理制度

會(huì)計(jì)電算化下的檔案除了與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)下相同的紙制會(huì)計(jì)資料,如打印輸出的各種賬簿、報(bào)表、憑證外,還包括存儲(chǔ)會(huì)計(jì)資料和程式的光盤及其他存儲(chǔ)介質(zhì),這些檔案的管理與紙制檔案的管理有很多特殊的要求,為防止發(fā)生損害,應(yīng)通過(guò)制定與實(shí)施相應(yīng)的檔案管理制度來(lái)實(shí)現(xiàn),一般包括:(1)存檔的手續(xù)必須有會(huì)計(jì)主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。(2)采取安全保證措施,如備份的磁盤介質(zhì)應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽,存放在安全、潔凈、防潮防磁的地方,最好進(jìn)行雙備份或三備份,并存儲(chǔ)于兩個(gè)空間位置不同的地方分別保管。(3)對(duì)保存的磁盤介質(zhì)要定期進(jìn)行檢查和復(fù)制,防止磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)資料丟失。(4)對(duì)于磁盤介質(zhì)原則上不予外借,如有必要,可采取復(fù)制的辦法借出。如果原件借出,必須嚴(yán)格進(jìn)行登記并告之其使用辦法,收回時(shí)應(yīng)嚴(yán)格檢查存儲(chǔ)內(nèi)容的完整性及安全性。

(三)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟、硬件與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制

軟件方面,應(yīng)注意及時(shí)對(duì)軟件進(jìn)行升級(jí)補(bǔ)漏或更改控制參數(shù),將錯(cuò)誤存在時(shí)間控制在最短。硬件方面,必須保證質(zhì)量,關(guān)鍵性的硬件設(shè)備應(yīng)采用雙系統(tǒng)備份。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全方面,應(yīng)注意:對(duì)用戶進(jìn)行權(quán)限和密碼設(shè)置,只有被授權(quán)的用戶才能在系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)操作;對(duì)重要的操作日志進(jìn)行記錄,包括操作時(shí)間、方式、查詢和修改的數(shù)據(jù)等,以便在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)及時(shí)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行核查;建立網(wǎng)絡(luò)安全“防火墻”,并安裝殺毒軟件,及時(shí)更新病毒庫(kù);未經(jīng)授權(quán),禁止用戶自行安裝或卸載軟件,尤其是數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)軟件的安裝,以防止利用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)打開(kāi)賬套數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行非法篡改?！?/p>

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