論當(dāng)前高職院校系部級(jí)教學(xué)檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策

林　英

摘要教學(xué)檔案是反映和評(píng)估教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平的重要依據(jù)，本文分析了初升格為高職的院校中系部級(jí)教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞系部級(jí)教學(xué)檔案管理對(duì)策

高校檔案包括黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、財(cái)會(huì)等十幾大類(lèi)，教學(xué)檔案是教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)院和社會(huì)具有保存利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的教學(xué)文件材料和實(shí)物。由于高校以教學(xué)工作為中心，而系部作為承擔(dān)教學(xué)活動(dòng)的基本單位，是教學(xué)活動(dòng)的具體組織者、實(shí)施者，系部的教學(xué)檔案就成為高職院校檔案的主體，它揭示了基層教學(xué)單位的教學(xué)質(zhì)量和管理水平，是學(xué)校檔案工作的核心和重點(diǎn)，也是高職院校人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估的重要資料和憑證?？茖W(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的系部教學(xué)檔案能有效提高整個(gè)學(xué)院的教學(xué)管理水平，對(duì)規(guī)范高職院校教學(xué)工作的秩序有著重要的意義。

一、系部教學(xué)檔案管理面臨的問(wèn)題

1、對(duì)檔案管理工作重視不夠?，F(xiàn)在的高職院校，多數(shù)是從當(dāng)年的中專(zhuān)學(xué)校升格建成的，短時(shí)間內(nèi)還沒(méi)有從中專(zhuān)的管理模式轉(zhuǎn)換為高校管理模式，重視教學(xué)、輕視教學(xué)檔案管理的現(xiàn)象普遍存在：系部工作千頭萬(wàn)緒，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作室是一項(xiàng)附帶性的工作，對(duì)教學(xué)檔案積累的意識(shí)淡薄，對(duì)教學(xué)檔案的管理長(zhǎng)期疏于控制和檢查，教學(xué)檔案管理被認(rèn)為是可有可無(wú)的工作擱在一邊；普通教師只重視教學(xué)和科研，認(rèn)為材料整理歸檔與自己無(wú)關(guān)。導(dǎo)致大批教學(xué)檔案如課堂教學(xué)與實(shí)踐、教材建設(shè)與管理、科研成果和教學(xué)成果等材料保管在教師個(gè)人手中，沒(méi)有得到很好地開(kāi)發(fā)和利用。

2、專(zhuān)業(yè)管理人員缺乏，檔案管理水平不高。系部教學(xué)資料管理是一項(xiàng)常規(guī)性工作，也是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作。而高職院校由于受人員編制的制約，系部沒(méi)有配備專(zhuān)職的檔案管理人員，僅由兼職人員兼管檔案工作，這些人中絕大多數(shù)畢業(yè)于非檔案管理專(zhuān)業(yè)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，檔案管理基礎(chǔ)理論和基本知識(shí)貧乏，業(yè)務(wù)生疏，檔案管理水平不高，職責(zé)不明確，容易被其他行政事務(wù)取代，系部教學(xué)檔案管理處于不規(guī)范的無(wú)序狀態(tài)。

3、檔案管理手段落后，檔案利用率低。隨著數(shù)字化校園項(xiàng)目的實(shí)施。辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化的出現(xiàn)，高職院校教學(xué)工作逐漸采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，如綜合教務(wù)系統(tǒng)、多媒體和網(wǎng)絡(luò)教育等，教學(xué)管理不再是以單一的文字形式記錄教學(xué)管理工作方面的情況與信息，在提升教學(xué)和管理現(xiàn)代化水平的同時(shí)，形成了大量的電子檔案。而高職院校由于軟件、人員素質(zhì)等方面的原因，目前教學(xué)檔案管理的模式比較傳統(tǒng)，檔案材料沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范整理，有的甚至沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)和裝訂，導(dǎo)致教學(xué)檔案資源得不到充分的開(kāi)發(fā)利用，據(jù)有關(guān)調(diào)查統(tǒng)計(jì)，高職院校檔案案卷平均利用率僅為20％左右。

4、檔案材料殘缺不全，檔案質(zhì)量不高。系部教學(xué)檔案的來(lái)源分散，有來(lái)自上級(jí)和本學(xué)院教學(xué)管理部門(mén)的文件，有來(lái)自各教學(xué)實(shí)踐部門(mén)、教師和學(xué)生的材料，有來(lái)自校企合作辦學(xué)，還有來(lái)自對(duì)系部工作宣傳報(bào)道的媒體；教學(xué)檔案的載體多樣，有紙張、照片、錄像、實(shí)物、PPT及各類(lèi)電子文檔等。而系部教學(xué)檔案的接收、保管和借閱等環(huán)節(jié)尚未實(shí)現(xiàn)常規(guī)化和制度化，日常教學(xué)中對(duì)檔案的收集和整理不夠重視，材料的形成隨意性大，影響和降低了教學(xué)檔案的價(jià)值效用。教學(xué)檔案流失，很多資料如教學(xué)經(jīng)驗(yàn)交流、教研活動(dòng)記錄、社會(huì)調(diào)查、師生座談會(huì)記錄、教師培訓(xùn)進(jìn)修審批表、職稱(chēng)評(píng)聘材料、計(jì)算機(jī)、英語(yǔ)等級(jí)考試材料等的收集歸檔不及時(shí)、不完整、不規(guī)范，到了評(píng)估時(shí)，浪費(fèi)大量人力物力搞突擊補(bǔ)充檔案資料，影響了正常的教學(xué)秩序，從而給教學(xué)管理帶來(lái)不必要的麻煩。

二、解決系部教學(xué)檔案管理中問(wèn)題的對(duì)策

1、轉(zhuǎn)變思想，提高教職工的檔案意識(shí)。檔案管理作為一種無(wú)形勞動(dòng)，容易被忽視，而教學(xué)檔案工作如果沒(méi)有全體教職工的重視和參與，很難做到及時(shí)和完整地歸檔。因此。有必要對(duì)全體教職工進(jìn)行強(qiáng)化檔案意識(shí)的宣傳教育，有效貫徹《檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案規(guī)范》和有關(guān)學(xué)院檔案管理制度，使他們認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案工作的重要性和必要性。要強(qiáng)調(diào)教學(xué)工作人員要注意平時(shí)收集，做到事事有記錄。項(xiàng)項(xiàng)有依據(jù)，以保證教學(xué)檔案信息資源的原始性、真實(shí)性和廣泛性。

2、加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)穩(wěn)定的檔案工作隊(duì)伍。學(xué)院和系部應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，舉辦各種類(lèi)型的短訓(xùn)班，組織檔案工作者學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。運(yùn)用平時(shí)自學(xué)、集中培訓(xùn)、參加學(xué)術(shù)交流、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等多種方式，提高專(zhuān)兼職檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和檔案管理知識(shí)水平；通過(guò)計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代化管理檔案的技術(shù)，成為一專(zhuān)多能的“復(fù)合型”管理人才。

3、利用計(jì)算機(jī)輔助管理，實(shí)現(xiàn)檔案工作從手工管理向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。在教學(xué)改革日益深化、信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，根據(jù)高職院校教育教學(xué)工作的需要，把檔案管理從手工管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變，從實(shí)物管理向信息管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，是必然趨勢(shì)。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和校園網(wǎng)，引入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，提高工作效率；借助相關(guān)檔案管理軟件，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)教學(xué)檔案信息資源，提高教學(xué)檔案信息資源利用率，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)資源共享，使之不僅是學(xué)校歷史的客觀記錄，更為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為教學(xué)工作服務(wù)。

4、制定管理措施，健全歸檔制度，提高歸檔質(zhì)量。《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高學(xué)校檔案管理水平?！毕挡恳褭n案工作納入工作計(jì)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與管理，將各項(xiàng)工作與檔案工作實(shí)行“四同步”管理，即布置、檢查、驗(yàn)收、總結(jié)各項(xiàng)工作時(shí)，要同時(shí)布置、檢查、驗(yàn)收、總結(jié)檔案工作。明確職責(zé)和范圍，規(guī)范各類(lèi)教學(xué)檔案材料的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，拓展收集渠道，運(yùn)用多種方式了解信息，廣泛采集、及時(shí)歸檔。學(xué)院檔案管理部門(mén)對(duì)系部教學(xué)檔案的建檔工作要進(jìn)行督促和指導(dǎo)，加強(qiáng)教學(xué)檔案的科學(xué)管理。充分發(fā)揮教學(xué)檔案在學(xué)院建設(shè)及發(fā)展中的作用，更好地服務(wù)于教學(xué)和科研。