圖書(shū)館知識(shí)管理的策略探討

馬文遠(yuǎn)

【摘要】21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代,知識(shí)成為重要的資源。知識(shí)管理的興起對(duì)圖書(shū)館工作提出了新的挑戰(zhàn),同時(shí)也帶來(lái)了機(jī)遇。本文探討了提高圖書(shū)館的知識(shí)管理水平的策略。希望本文的研究能提供圖書(shū)館的知識(shí)管理水平。

【關(guān)鍵詞】圖書(shū)館;知識(shí)管理;策略

知識(shí)管理和知識(shí)服務(wù)的關(guān)系是密切相關(guān)的,知識(shí)管理是知識(shí)服務(wù)的保障。如何進(jìn)一步的提高圖書(shū)館的知識(shí)管理水平,從而更好的實(shí)施知識(shí)服務(wù)。筆者認(rèn)為,可以從以下幾個(gè)方面考慮:

一、創(chuàng)建以知識(shí)為基礎(chǔ)的扁平組織機(jī)構(gòu)

圖書(shū)館傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)為“金字塔”型的等級(jí)結(jié)構(gòu),其特點(diǎn)是管理上突出剛性,缺乏靈活性;同時(shí),其上下級(jí)的信息溝通,是依等級(jí)鏈逐級(jí)傳遞的,這種信息交流的方式容易造成信息的失真甚至阻塞。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展,圖書(shū)館的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)發(fā)生了很大的變化,必須進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)重組,形成與之相適應(yīng)的組織架構(gòu)。即從“金字塔”型的垂直管理等級(jí)結(jié)構(gòu)逐漸趨于扁平化,減少縱向?qū)哟?增加橫向聯(lián)系;通過(guò)簡(jiǎn)化了的組織結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)知識(shí)、信息的快速、準(zhǔn)確傳遞;優(yōu)化圖書(shū)館業(yè)務(wù)部門(mén)設(shè)置與工作流程,建立一套柔性的、靈活的知識(shí)型組織體系——扁平型組織結(jié)構(gòu)。

1、弱化等級(jí),強(qiáng)調(diào)平等參與。

以往的圖書(shū)館管理等級(jí)分明,員工是被物化的資源、執(zhí)行決策的工具,很少有機(jī)會(huì)參加決策的制定和討論,人的個(gè)性和才智被忽視,極大地浪費(fèi)了人力資源。實(shí)施知識(shí)管理時(shí),在弱化等級(jí)、注重人的個(gè)性發(fā)展的扁平型組織結(jié)構(gòu)中,強(qiáng)調(diào)人人參與,充分聽(tīng)取廣大員工的意見(jiàn)和建議,以避免或減少?zèng)Q策失誤。

2、弱化分工,重視業(yè)務(wù)流程重組。

柔性的、靈活的扁平型組織結(jié)構(gòu)打破了傳統(tǒng)分工的界限,可對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程進(jìn)行重新定義和設(shè)計(jì),即進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組。業(yè)務(wù)流程重組的核心思想和內(nèi)容主要包括:

①業(yè)務(wù)流程重組把原來(lái)以職能分工的運(yùn)作體系改變?yōu)橐宰鳂I(yè)流程為基礎(chǔ)的組織形式,強(qiáng)調(diào)工作設(shè)計(jì)的整體化。

②業(yè)務(wù)流程重新組合強(qiáng)調(diào)整體組合,一些舊的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的功能將被弱化甚至取消,一些新的環(huán)節(jié)將產(chǎn)生,各環(huán)節(jié)之間將發(fā)生分化組合。

③運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)改革圖書(shū)館原有業(yè)務(wù)流程和管理體制。在業(yè)務(wù)流程重組中,只有從觀念上擺脫傳統(tǒng)管理的影響,對(duì)工作進(jìn)行重新分析、設(shè)計(jì)與組合,合理配置人力資源,不斷改進(jìn)和完善組織形式與工作方式,才能符合知識(shí)管理的要求。此外,要打破傳統(tǒng)的分工界限,采用柔性的、靈活的管理方式,根據(jù)業(yè)務(wù)需求變化情況,及時(shí)組織相應(yīng)的工作小組,利用小組成員的特長(zhǎng),發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì),高效率完成各個(gè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目。

創(chuàng)建扁平組織機(jī)構(gòu)的同時(shí),設(shè)計(jì)以知識(shí)為基礎(chǔ)的組織結(jié)構(gòu),要以圖書(shū)館組織內(nèi)外各種知識(shí)高效有序地運(yùn)作為出發(fā)點(diǎn),以組織中知識(shí)溝通的便捷性、業(yè)務(wù)關(guān)系的合理性、管理人員知識(shí)水平與其職責(zé)的適應(yīng)性以及管理活動(dòng)的應(yīng)變性為原則,分析各工作環(huán)節(jié)和讀者的知識(shí)需求和知識(shí)流規(guī)律,考察員工所擁有的知識(shí)、智慧、經(jīng)驗(yàn)和技能,把握需求與能力相匹配的最佳切合點(diǎn),真正建立起有利于館內(nèi)外主客觀知識(shí)廣泛交流和高效整合,有利于最大限度發(fā)揮員工智慧潛能,提高圖書(shū)館整體服務(wù)效率的組織結(jié)構(gòu)。

二、建立學(xué)習(xí)交流機(jī)制,構(gòu)建學(xué)習(xí)型圖書(shū)館

圖書(shū)館是一個(gè)知識(shí)型組織,知識(shí)型組織的特征具有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)功能。在圖書(shū)館里,圖書(shū)館館員承擔(dān)著知識(shí)服務(wù)的重要任務(wù),知識(shí)服務(wù)對(duì)圖書(shū)館整體及館員自身都提出了非常高的要求。復(fù)合圖書(shū)館必須在結(jié)構(gòu)化部門(mén)和知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)中建立完善的學(xué)習(xí)交流機(jī)制。這種機(jī)制一方面可以促進(jìn)圖書(shū)館內(nèi)部的知識(shí)流通、知識(shí)合作與知識(shí)積累;另一方面更是可以促進(jìn)隱性知識(shí)的顯性化和隱性知識(shí)的共享與應(yīng)用,增加數(shù)字圖書(shū)館知識(shí)的存量與價(jià)值。

學(xué)習(xí)型圖書(shū)館是激勵(lì)圖書(shū)館員通過(guò)組織的學(xué)習(xí),不斷獲得知識(shí)資源,更新知識(shí)和創(chuàng)造知識(shí)的組織結(jié)構(gòu),它提倡的是組織的學(xué)習(xí)和交流,充分發(fā)揮知識(shí)團(tuán)隊(duì)的高效率。

創(chuàng)建學(xué)習(xí)型圖書(shū)館首先要營(yíng)造共同愿景,共同愿景來(lái)源于個(gè)人,又高于個(gè)人,由圖書(shū)館館長(zhǎng)描述組織愿景,如以知識(shí)管理為己任,促進(jìn)人類(lèi)知識(shí)的生產(chǎn)、傳播與利用。并將其細(xì)化,使愿景成為通過(guò)每一個(gè)館員的努力,在將來(lái)切實(shí)可以達(dá)成的目標(biāo),反復(fù)描述,不斷強(qiáng)化,使圖書(shū)館保持一種高昂的士氣和斗志。其次是通過(guò)團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)提高圖書(shū)館的學(xué)習(xí)能力,個(gè)人的學(xué)習(xí)不一定符合組織的發(fā)展要求,團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)能促進(jìn)組織的協(xié)調(diào)發(fā)展,促進(jìn)館員之間的配合。通過(guò)建立圖書(shū)館學(xué)習(xí)制度,在提高個(gè)人學(xué)習(xí)能力的基礎(chǔ)上提高整個(gè)圖書(shū)館的學(xué)習(xí)能力。組織多樣化的學(xué)習(xí)活動(dòng),提高圖書(shū)館的適應(yīng)性學(xué)習(xí)能力和創(chuàng)造性學(xué)習(xí)能力。

建立學(xué)習(xí)交流機(jī)制,構(gòu)建學(xué)習(xí)型圖書(shū)館,目的是以團(tuán)隊(duì)的形式學(xué)習(xí)、交流和共享知識(shí),使圖書(shū)館通過(guò)學(xué)習(xí)提高應(yīng)變和創(chuàng)新能力。

三、建立以效益、效率為基礎(chǔ)的公正、公平的激勵(lì)機(jī)制

知識(shí)管理的目標(biāo)是知識(shí)創(chuàng)新,而知識(shí)創(chuàng)新必須以知識(shí)共享為基礎(chǔ),這就帶來(lái)知識(shí)創(chuàng)新與知識(shí)共享的成本收益矛盾。這就要求圖書(shū)館必須建立一套知識(shí)激勵(lì)機(jī)制和對(duì)員工的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),讓人各盡其能,長(zhǎng)有所用,同時(shí)打破分配上的平均主義,使知識(shí)創(chuàng)造者和貢獻(xiàn)者在職務(wù)晉升、經(jīng)濟(jì)收入和聲譽(yù)等方面優(yōu)先得到肯定和褒揚(yáng),使每位員工都積極為組織的知識(shí)創(chuàng)新、知識(shí)積累和知識(shí)服務(wù)貢獻(xiàn)自己力量。形成一種既充分尊重個(gè)人的興趣和創(chuàng)造性,又強(qiáng)調(diào)基于組織目標(biāo)的合作和團(tuán)隊(duì)精神。

公正合理的激勵(lì)機(jī)制是發(fā)揮人力資源主動(dòng)性的關(guān)鍵。圖書(shū)館應(yīng)當(dāng)根據(jù)變化了的業(yè)務(wù)特點(diǎn)重新界定每個(gè)崗位不同的質(zhì)量和數(shù)量指標(biāo)。業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)部門(mén)可以量化,而讀者服務(wù)部門(mén)卻不能單純地追求量的指標(biāo),而要定性,評(píng)估指標(biāo)要充分體現(xiàn)到質(zhì)量的認(rèn)可,對(duì)于那些有突出貢獻(xiàn)的人才要實(shí)行物質(zhì)與精神的雙重激勵(lì)。在事業(yè)機(jī)制中實(shí)施企業(yè)管理,經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益同時(shí)并舉,是知識(shí)管理的必然要求。

知識(shí)管理注重的是對(duì)人和人產(chǎn)生知識(shí)的過(guò)程的管理。所以圖書(shū)館應(yīng)把開(kāi)發(fā)館員頭腦中的知識(shí)資源作為提高效率的重要途徑。要調(diào)動(dòng)圖書(shū)館員的積極性和創(chuàng)造性,促使他們將圖書(shū)館擁有的信息轉(zhuǎn)化為知識(shí),滿(mǎn)足用戶(hù),贏得用戶(hù),促進(jìn)圖書(shū)館館員的自身發(fā)展,注意引導(dǎo)和發(fā)揮館員的潛能和創(chuàng)造力,提高其為用戶(hù)服務(wù)的水平,才能真正體現(xiàn)“讀者第一”的圖書(shū)館管理的理念。要實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源的開(kāi)發(fā)管理,就需要相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制與之配合。因此圖書(shū)館必須深化管理體制改革,徹底擺脫傳統(tǒng)的封閉、僵化的管理體制,逐步建立起時(shí)代相適應(yīng)的科學(xué)、高效的現(xiàn)代化管理體制。鼓勵(lì)創(chuàng)新,保護(hù)人才,尊重人才,吸引人才,完善各類(lèi)人才的選拔使用、考核評(píng)價(jià)、激勵(lì)監(jiān)督的制度。同時(shí)堅(jiān)持公平競(jìng)爭(zhēng)、用人唯賢、人盡其才的用人原則,構(gòu)建一個(gè)合理的績(jī)效評(píng)估體系,保證每一個(gè)員工公平競(jìng)爭(zhēng)的權(quán)利。

四、創(chuàng)建共享機(jī)制,營(yíng)造共享文化氛圍

良好的知識(shí)共享機(jī)制與文化環(huán)境是實(shí)施知識(shí)管理的必要條件,圖書(shū)館只有營(yíng)造一種知識(shí)共享的文化氛圍,讓每一個(gè)館員渴望最大限度地豐富自己的隱性知識(shí)并且自覺(jué)將其貢獻(xiàn)給集體知識(shí)庫(kù),才能使信息技術(shù)真正融于圖書(shū)館管理與知識(shí)服務(wù)之中,實(shí)現(xiàn)有效的知識(shí)管理。圖書(shū)館和其它組織一樣,在其特有的組織結(jié)構(gòu)、運(yùn)行機(jī)制、管理方式、業(yè)務(wù)流程和組織文化中都蘊(yùn)涵著豐富的無(wú)形的隱性知識(shí)。圖書(shū)館館員們?cè)诠ぷ髦刑幚韱?wèn)題的共同的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),長(zhǎng)期以來(lái)約定俗成的工作方式方法,館員之間以及館員與讀者之間知識(shí)溝通和交流的機(jī)制,圖書(shū)館對(duì)內(nèi)外環(huán)境和事件的應(yīng)對(duì)能力和協(xié)調(diào)能力,圖書(shū)館對(duì)外服務(wù)的整體水平和信譽(yù),圖書(shū)館內(nèi)部的凝聚力以及體現(xiàn)在全體館員思想和行動(dòng)中的共同的工作理念、道德信仰和精神風(fēng)貌等,都是圖書(shū)館集體隱性知識(shí)的表現(xiàn),是圖書(shū)館的寶貴財(cái)富。

【參考文獻(xiàn)】

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