會計(jì)電算化對企業(yè)內(nèi)部控制的影響及對策研究

羅浩斌

摘要：在受到國際金融危機(jī)沖擊的背景下，加強(qiáng)會計(jì)電算化對企業(yè)內(nèi)部控制影響的研究，強(qiáng)化電算化環(huán)境下會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制機(jī)制建設(shè)，不斷探索適合電算化環(huán)境的內(nèi)部控制措施，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：企業(yè)內(nèi)部控制；電算化；對策

一、目前會計(jì)電算化存在的主要問題

1.會計(jì)電算化水平不高。我國實(shí)行會計(jì)電算化的單位中，大部分是利用電算化軟件處理日常會計(jì)的基本核算，而大量的財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)分析工作，仍采用手工進(jìn)行，很多單位因?yàn)槿狈Ω咚降呢?cái)務(wù)管理人員，使財(cái)務(wù)管理成為空談。同時我國多數(shù)企業(yè)的會計(jì)電算化仍停留于企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對手工核算的模仿，或者大談如何與企業(yè)管理相結(jié)合并融入管理信息系統(tǒng)?？梢哉f世界范圍內(nèi)的會計(jì)電算化理論和實(shí)務(wù)都有相當(dāng)?shù)木窒扌?。所以我國電算化尚需完備，需要不斷向深度發(fā)展。在電算化實(shí)施中，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)不能共享，致使財(cái)務(wù)軟件只在財(cái)務(wù)部門使用，不僅與企業(yè)外部信息系統(tǒng)隔絕，而且與企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)部門也沒有很好的連接，財(cái)務(wù)部門錄入的數(shù)據(jù)，基本上只是單純?yōu)榱擞涃~，完成事后對業(yè)務(wù)的反映工作。

2.電算化環(huán)境下內(nèi)部稽核機(jī)制有所削弱。手工會計(jì)信息系統(tǒng)中，每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都需要經(jīng)過多重手續(xù)，嚴(yán)格遵循有關(guān)的制約監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行操作，如業(yè)務(wù)經(jīng)辦與授權(quán)批準(zhǔn)、收付款項(xiàng)與會計(jì)記錄的分離等，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審核復(fù)查機(jī)制，形成嚴(yán)密的內(nèi)部牽制制度，在相互牽制、相互核對、檢查監(jiān)督等重要措施的實(shí)施過程中，包含大量的信息提取、傳輸和校驗(yàn)等工作?，F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境復(fù)雜、經(jīng)營內(nèi)容廣泛、地理分布廣闊、信息處理工作量大。如果采用傳統(tǒng)手段，不僅速度慢且花費(fèi)大。實(shí)行電算化后，許多業(yè)務(wù)處理程序被大大簡化，大部分處理由計(jì)算機(jī)完成，然而，一些內(nèi)部牽制措施卻無法執(zhí)行，會計(jì)人員無法直接參與和控制，控制效率低，其審查、稽核機(jī)制被削弱。

3.會計(jì)信息安全存在一定隱患。在會計(jì)電算化系統(tǒng)環(huán)境下，電子符號代替了會計(jì)數(shù)據(jù)，磁性介質(zhì)代替了紙介質(zhì)，從而使會計(jì)信息安全易受到威脅。具體表現(xiàn)在：一是內(nèi)部人員對原始信息進(jìn)行非法篡改或泄密，造成會計(jì)信息虛假。二是磁性介質(zhì)易受損壞，信息和數(shù)據(jù)存在丟失或毀壞的危險(xiǎn)。三是電算化系統(tǒng)遭破壞，如硬件故障、軟件故障、非法操作、計(jì)算機(jī)病毒等可能導(dǎo)致電算化系統(tǒng)陷入癱瘓，使會計(jì)信息質(zhì)量受到影響。電算化信息系統(tǒng)中，這種人員之間的聯(lián)系部分地轉(zhuǎn)變?yōu)槿伺c計(jì)算機(jī)的聯(lián)系，操作員身份的識別及授權(quán)控制等都有別于手工會計(jì)信息系統(tǒng)，給會計(jì)信息的安全帶來一定的挑戰(zhàn)。

4.使用電算化軟件存在的風(fēng)險(xiǎn)。目前，市場上開發(fā)出售的會計(jì)軟件都有一套相對完整的授權(quán)、審批、用戶身份識別、操作權(quán)限控制等功能，以充分發(fā)揮電算化會計(jì)中崗位互相牽制、監(jiān)督，有效保護(hù)會計(jì)系統(tǒng)的作用。但許多單位在實(shí)際使用軟件的過程中，軟件的這些保護(hù)功能卻形同虛設(shè)，系統(tǒng)密碼成為公開的秘密，這是非常危險(xiǎn)的做法。一旦該單位會計(jì)信息網(wǎng)絡(luò)化公開，不但任何人都可以通過系統(tǒng)用戶無限制地瀏覽會計(jì)信息、控制會計(jì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，更嚴(yán)重的會破壞賬務(wù)參數(shù)設(shè)置及科目體系、修改數(shù)據(jù)庫，使系統(tǒng)陷入癱瘓；另一種情況就是各終端用戶為了便于工作，相互公開密碼，導(dǎo)致會計(jì)信息丟失、信息被篡改等嚴(yán)重后果。更有甚者，某些單位違犯規(guī)定，或受人員限制，一人兼多個不相容崗位，既授權(quán)、作賬，又復(fù)核、結(jié)賬。當(dāng)然，除了操作制度不完善、內(nèi)部崗位分工不科學(xué)、管理權(quán)限不嚴(yán)格外，工作人員的不當(dāng)操作和玩忽職守也是電算化會計(jì)實(shí)際使用中面臨風(fēng)險(xiǎn)的重要原因。

二、會計(jì)電算化對企業(yè)內(nèi)部控制的影響

會計(jì)電算化是運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)數(shù)據(jù)處理，是以計(jì)算機(jī)以及數(shù)據(jù)傳輸和通訊設(shè)備作為數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的核心，完成從原始數(shù)據(jù)的搜集、記錄、驗(yàn)證、分類、登記、計(jì)算、匯總、報(bào)告等一系列會計(jì)工作。會計(jì)從手工處理到電算化處理，表面上看是會計(jì)數(shù)據(jù)處理方法的變化，但實(shí)質(zhì)上它影響了企業(yè)傳統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，使企業(yè)在內(nèi)部控制上發(fā)生了根本的變化。

1.會計(jì)電算化增加了審計(jì)的困難。在電算化系統(tǒng)環(huán)境下，審計(jì)線索發(fā)生了很大變化，傳統(tǒng)的審計(jì)線索在電算化系統(tǒng)環(huán)境中逐漸消失，取而代之的是肉眼看不見的電子數(shù)據(jù)、文件和磁盤。傳統(tǒng)的帳薄、經(jīng)辦人簽字、記錄、訂單、業(yè)務(wù)操作文書等十分清晰的線索都可能不復(fù)存在，過去分散的內(nèi)部控制現(xiàn)在都集中到信息中心或計(jì)算機(jī)管理部門進(jìn)行實(shí)施和管理，并且舊的數(shù)據(jù)和資料在不斷的被新的數(shù)據(jù)資料覆蓋，使得審計(jì)軌跡被一點(diǎn)點(diǎn)抹去，系統(tǒng)和程序也處于不斷改進(jìn)升級中，其處理時所留下的審計(jì)線索也在不斷變化當(dāng)中。

2.會計(jì)電算化增加了交易風(fēng)險(xiǎn)。電子計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)的普遍應(yīng)用和電子商務(wù)的發(fā)展，使人們已經(jīng)能夠在幾秒鐘之內(nèi)將幾十億美元甚至巨額的資金在世界各大城市之間相互流轉(zhuǎn)。從資本流轉(zhuǎn)程度和廣度來看，地球正在變小，企業(yè)之間的國際競爭將日趨激烈。因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)是全球公共網(wǎng)絡(luò)，并不受任何一個機(jī)構(gòu)所控制，數(shù)據(jù)在互聯(lián)網(wǎng)上傳輸?shù)耐緩讲皇峭耆_定的。同時，互聯(lián)網(wǎng)本身并不是絕對安全可靠的環(huán)境，在互聯(lián)網(wǎng)上傳輸?shù)臄?shù)據(jù)有可能被某些個人、團(tuán)體或機(jī)構(gòu)通過某種渠道獲得?；ヂ?lián)網(wǎng)上的數(shù)據(jù)傳輸可能因通信繁忙出現(xiàn)延遲，或因其他原因出現(xiàn)中斷、停頓或數(shù)據(jù)不完全、數(shù)據(jù)錯誤等情況，從而使交易出現(xiàn)延遲、停頓或中斷?；ヂ?lián)網(wǎng)上發(fā)布的各種信息，包含但不限于分析、預(yù)測性資料，可能出現(xiàn)錯誤或被誤導(dǎo)，網(wǎng)上交易和身份可能會被仿冒，從而增加了交易的風(fēng)險(xiǎn)。

3.會計(jì)電算化質(zhì)量受外界因素影響增加。手工會計(jì)信息系統(tǒng)易于保持經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的連續(xù)性，而在電算化會計(jì)信息系統(tǒng)中，一旦系統(tǒng)由于自身或操作員的失誤而崩潰，就可能使會計(jì)工作陷入癱瘓；手工會計(jì)信息系統(tǒng)下，會計(jì)核算的質(zhì)量取決于會計(jì)人員的業(yè)務(wù)水平、職業(yè)道德及對會計(jì)有關(guān)法規(guī)的理解和執(zhí)行效果，傳統(tǒng)會計(jì)在大量實(shí)踐的基礎(chǔ)上，積累了豐富經(jīng)驗(yàn)并形成了一整套完整的管理制度，而電算化系統(tǒng)中，操作環(huán)境的改變使傳統(tǒng)的管理控制方式失去了發(fā)揮功能的土壤。為了減少誤操作，提高輸出會計(jì)信息質(zhì)量，電算化會計(jì)信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制功能和手段提出了更高的要求。

三、會計(jì)電算化環(huán)境下強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制

在積極應(yīng)對金融危機(jī)沖擊的關(guān)鍵時刻，強(qiáng)化會計(jì)電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制，是十分必要的。要著重從健全機(jī)制，規(guī)范流程，提高每個環(huán)節(jié)的質(zhì)量入手，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制，保持企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

1.進(jìn)一步完善會計(jì)電算化內(nèi)部控制制度。嚴(yán)格的內(nèi)控制度是會計(jì)電算化信息真實(shí)可靠的保證。內(nèi)部控制的目標(biāo)是健全機(jī)構(gòu)、明確分工、落實(shí)責(zé)任、具有嚴(yán)格的操作規(guī)程，充分發(fā)揮內(nèi)部控制的作用。必須要建立健全操作管理制度、硬件、軟件管理制度、會計(jì)檔案管理制度以及適合自己單位的電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制等制度，做到有法可依、有章可循、嚴(yán)格執(zhí)行已制定的各項(xiàng)制度，并重點(diǎn)針對業(yè)務(wù)處理過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)，落實(shí)到?jīng)Q策、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等各個環(huán)節(jié)；，同時，要隨著外部環(huán)境的變化、單位業(yè)務(wù)的不斷調(diào)整和管理要求的提高，不斷健全與更新內(nèi)部控制制度。

2.進(jìn)一步優(yōu)化會計(jì)檔案管理制度。為了最大限度地減小會計(jì)電算化對企業(yè)內(nèi)部控制的不良影響，要進(jìn)一步優(yōu)化會計(jì)檔案管理制度：實(shí)行會計(jì)電算化后的會計(jì)檔案以計(jì)算機(jī)打印的書面形式保存，確保會計(jì)憑證絕對安全；全套會計(jì)電算化系統(tǒng)文檔視同會計(jì)文檔保管，保管期限截止至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的若干年；妥善保管存有會計(jì)信息的磁性（光）介質(zhì)或其他介質(zhì)的措施。如規(guī)定存有會計(jì)數(shù)據(jù)的磁盤應(yīng)存放在防潮防磁的容器內(nèi)等；科學(xué)規(guī)定會計(jì)檔案的有關(guān)權(quán)限，如規(guī)定查詢以前年度的會計(jì)檔案應(yīng)經(jīng)有關(guān)人員批準(zhǔn)等。

3.進(jìn)一步提高會計(jì)人員的綜合素質(zhì)。單位的內(nèi)部控制制度內(nèi)涵是多方面的，但內(nèi)部控制制度不是萬能的，會計(jì)系統(tǒng)是由人來操作的，一個系統(tǒng)是否安全，不但取決于系統(tǒng)本身，更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì)，未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身，對系統(tǒng)的安全是一種威脅。各種規(guī)章制度也都需要會計(jì)人員在工作中加以執(zhí)行，不然也只是流于形式。會計(jì)人員應(yīng)接受所用系統(tǒng)在安全方面的教育，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和安全意識，使用管理好自己的口令，定期修改自己的口令，提高系統(tǒng)的安全性。同時，要建立起良好的績效評價(jià)機(jī)制、激勵機(jī)制以及約束機(jī)制，使擁有知識的人獲得合理的報(bào)酬，實(shí)現(xiàn)知識創(chuàng)造財(cái)富，留住了解重要信息資源的人才，防止人才流失以及相應(yīng)的信息資源損失。制度本身是否完善只是一個方面，只有全體員工共同營造良好的內(nèi)部環(huán)境，通過不斷地完善內(nèi)部控制制度，才能實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的目的。

4.加強(qiáng)系統(tǒng)維護(hù)積極防范風(fēng)險(xiǎn)。比如保持計(jì)算機(jī)在符合溫度、電壓、衛(wèi)生等要求的環(huán)境下正常工作，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)電算化的單位要使用防火墻軟件。為防止社會不法分子對單位內(nèi)聯(lián)網(wǎng)的非法攻擊，可以根據(jù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)區(qū)域劃分的不同，設(shè)置多級防火墻。一類是外層防火墻，用來限制外界對主機(jī)操作系統(tǒng)的訪問；另一類是應(yīng)用級防火墻，用來邏輯隔離會計(jì)應(yīng)用系統(tǒng)與外部訪問區(qū)域間的聯(lián)系，限制外界穿透防火墻對會計(jì)數(shù)據(jù)庫的非法訪問。同時要安裝具有像瑞星、江民、卡巴斯基等高效實(shí)時監(jiān)控功能防殺毒軟件，減少病毒及黑客的侵?jǐn)_。同時，對軟件的升級改造，要充分考慮會計(jì)工作的延續(xù)性和升級軟件的穩(wěn)定性與會計(jì)信息資料的安全性，避免盲目和沖動給會計(jì)工作帶來的被動和風(fēng)險(xiǎn)。

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