淺論秘書人員的任職資格

周　嘯　趙　紅

摘要：職業(yè)化已經(jīng)成為國際職場(chǎng)通行的規(guī)則，秘書職業(yè)化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。秘書工作步入規(guī)范化的軌道，使秘書發(fā)揮更好的作用，需要我們對(duì)秘書的任職資格有嚴(yán)格、規(guī)范的要求。

關(guān)鍵詞：秘書；任職資格；秘書人員；資格

秘書是組織或個(gè)人設(shè)置的一種職位，執(zhí)行一定的職務(wù)。秘書工作既是公司或機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位中諸多管理工作的是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。他們以輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、溝通信息、辦文、辦會(huì)、辦事等為主要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者的參謀和助手。秘書工作既是公司或機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位中諸多管理工作的一個(gè)重要方面，又是公司或機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基本環(huán)節(jié)。秘書人員的職責(zé)是協(xié)助、辦理、管理、服務(wù)。

秘書是當(dāng)今世界上一支數(shù)量龐大的職業(yè)大軍?，F(xiàn)代秘書工作的職責(zé)范圍已不是傳統(tǒng)意義上的單一型、被動(dòng)型，而是一種綜合性、能動(dòng)性很強(qiáng)的工作。為了秘書步入規(guī)范化的軌道，使秘書能發(fā)揮更好的作用，所以我們對(duì)秘書的任職資格有嚴(yán)格、規(guī)范的要求。秘書的任職資格通常分為技術(shù)資格和非技術(shù)資格。前者是擔(dān)任秘書職位必須具備的技術(shù)方面的條件，后者則為擔(dān)任秘書職位必須具備的個(gè)人素質(zhì)方面的條件。

一、秘書的任職技術(shù)資格

(一)文化程度

受教育的程度是秘書任職的技術(shù)資格中的重要組成部分，因?yàn)榫哂幸欢ǖ奈幕潭然蛘呤苓^一定程度的教育，是擔(dān)任任何秘書職位的必要條件。擔(dān)任秘書職位不僅須具備一定的學(xué)歷，而且還必須掌握相關(guān)學(xué)科的知識(shí)，包括：擔(dān)任秘書職位都必須掌握的學(xué)科，其中是語文(包括語法、邏輯、修辭和寫作知識(shí)等)、數(shù)學(xué)和辦公室管理等學(xué)科的知識(shí)；自己所任的該秘書職位必須掌握的學(xué)科。

(二)專業(yè)技能

打字：打字機(jī)或電腦、文字處理機(jī)是秘書工作中處理各種資料的最重要的工具，因此打字是秘書必須掌握的一種最基本的技能。速記：是用各種記錄符號(hào)和縮寫符號(hào)代替字母、詞語或短句迅速記錄語言的一種方法，它也是秘書應(yīng)該掌握的一種基本技能。寫作：是秘書必須掌握的一種技能，一般是要求秘書掌握主要常用的公文寫作技能。編輯：泛指在文稿正式交印之前對(duì)文稿做的各種整理加工，包括審閱、修訂、排版、校對(duì)等工作。從操作的角度看，編輯也是一種技能，以確保文稿在交印之前符合規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。在使用文字處理機(jī)的單位，秘書除了掌握一般的編輯技能外，還應(yīng)學(xué)會(huì)在屏幕上進(jìn)行編輯的方法。歸檔：即按照一定的要求和方法把具有保存價(jià)值和有保存必要的文件歸入檔案，包括分類、立卷、編制索引等工作。由承擔(dān)辦理文書的職務(wù)，對(duì)各種文件的價(jià)值和作用都要有詳細(xì)的了解，這是從事文書歸檔的理想人選。所以秘書必須掌握歸檔技能。統(tǒng)計(jì)：對(duì)秘書來說，這也是一項(xiàng)重要的技能，因秘書承擔(dān)的職務(wù)，要求其不僅會(huì)運(yùn)用定性研究的方法，也要會(huì)運(yùn)用定量研究的方法，其中包括運(yùn)用數(shù)字來說明問題。復(fù)制：由于秘書工作處理信息尤其是局面信息為主要內(nèi)容，而處理局面信息(主要以文件的形式出現(xiàn))的過程中經(jīng)常需要若干副本，所以要求秘書掌握復(fù)制的技能，其中又特別強(qiáng)調(diào)掌握抄寫、復(fù)印和打印的技能。使用電信設(shè)備：主要指電話、電傳、傳真設(shè)備，因?yàn)樗鼈兡壳笆寝k公室最普遍的電信設(shè)備。首先必須掌握使用的電信設(shè)備的性能和使用方法；其次要懂得所在單位對(duì)電信設(shè)備的各種規(guī)定；再次要了解上司對(duì)接聽電話的特殊習(xí)慣和要求。操作電腦：電腦是有史以來進(jìn)入辦公領(lǐng)域最先進(jìn)、最快捷、最重要的設(shè)備。會(huì)使用電腦可使秘書迅速、準(zhǔn)確、圓滿地完成很多任務(wù)，從而提高其工作效率。使用電腦的技能分為兩個(gè)層次：一般操作技能；編制程序的技能。當(dāng)然，秘書兩者兼會(huì)更好，但起碼必須掌握一般操作技能。語言：作為現(xiàn)代秘書當(dāng)然要會(huì)簡(jiǎn)單的英語會(huì)話，以方便其接聽外國人電話、收郵件和上網(wǎng)查資料。

(三)工作經(jīng)歷

對(duì)個(gè)人來說，工作經(jīng)歷是自己擁有的最寶貴的財(cái)富之一，同時(shí)也是重要的任職資格。對(duì)用人單位來說，求職者的工作經(jīng)歷是值得重視的個(gè)人條件，甚至是關(guān)系到其能否被錄用的決定因素。對(duì)于秘書來說與理論相比，經(jīng)驗(yàn)更重要；與能力相比，態(tài)度更重要。

二、秘書任職的非技術(shù)資格

(一)一般狀況

性別：一般情況下女性比男性更適宜擔(dān)任秘書職位，這是由女性的生理和心理特征以及秘書工作的特點(diǎn)決定的。因與男性相比，女性做秘書有一些天然優(yōu)勢(shì)：女性的語言能力比男性強(qiáng)；女性的直覺能力比男性強(qiáng)；女性比男性更安心于平凡的工作。因此當(dāng)今世界上大多數(shù)國家，絕大多數(shù)秘書職位要求女性擔(dān)任。外貌：因?yàn)橥巧纤旧踔琳麄€(gè)單位形象的代言人，這就要求秘書的外貌要使人愉快。因此大多數(shù)秘書職位要求求職者具有良好的外貌。體質(zhì)：秘書承擔(dān)的職務(wù)雖然大多屬于腦力勞動(dòng)的范疇，但也具有相當(dāng)?shù)捏w力勞動(dòng)強(qiáng)度，尤其在要求突擊完成多項(xiàng)任務(wù)的情況下，不僅要耗費(fèi)大量的腦力，也必須具備健康有力的體魄。秘書職位的人員必須具備良好的身體素質(zhì)，從而確保任職后能勝任規(guī)定的各項(xiàng)工作和不斷工作。語言表達(dá)能力：秘書承擔(dān)的很多工作都必須借助口頭語言來完成，秘書理所當(dāng)然必須具有良好的語言表達(dá)能力。具體要求是，用語準(zhǔn)確、條理分明、重點(diǎn)突出、符合邏輯、評(píng)議清晰、語調(diào)自然、語氣溫和、語速適當(dāng)，有些企業(yè)還把“吸引力”作為對(duì)求職者的語言能力的一種理想要求。

(二)智力狀況

注意力：即把意志集中在某些方面的能力，它是從事任何一種工作都不可缺少的能力。秘書工作屬于腦力勞動(dòng)的范疇，因此要求任職者具有較強(qiáng)的注意力，在工作時(shí)做到全神貫注，高度集中。記憶力：即記住人物的形象或事情經(jīng)過的能力，它也是從事任何工作不可缺少的能力。秘書工作范圍廣種類多，紛繁復(fù)雜，做好不容易。因此要求任職者必須具有較強(qiáng)的記憶力，所謂過目不忘、活字典都是對(duì)記憶力的贊美。判斷力：即對(duì)思維對(duì)象做出決定的一種能力，秘書在執(zhí)行職務(wù)的過程中，經(jīng)常要對(duì)有關(guān)問題做出決定，因此秘書職位要求任職者必須具有良好的判斷力。想象力：即在知覺材料的基礎(chǔ)上，經(jīng)過新的配備而創(chuàng)造出新形象的能力。它是創(chuàng)造的基礎(chǔ)，要?jiǎng)?chuàng)造性地工作，必須具有良好的想象力，秘書工作有些是沒有操作模式的，如設(shè)計(jì)調(diào)查方案等，秘書執(zhí)行這類任務(wù)必須有創(chuàng)意。論辯能力：即運(yùn)用一定的理由來闡述自己意見的能力。論辯能力是秘書的一種很重要的能力，因?yàn)槊貢趫?zhí)行任務(wù)過程中經(jīng)常要明確地表示對(duì)問題的看法，而要使自己的觀點(diǎn)能成立并被人接受，必須做到持之以恒，論之有理。學(xué)習(xí)能力：刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想、科學(xué)文化素質(zhì)各種不同的工作瀏位對(duì)其工作人員都有相應(yīng)的素質(zhì)要求。作為新時(shí)期的秘書人員，這種素質(zhì)要求顯得更嚴(yán)格、更全面，甚至更苛刻。是否具有良好的素質(zhì)，對(duì)于做好領(lǐng)導(dǎo)秘書工作是一個(gè)非常重要的問題，也是評(píng)價(jià)一位秘書人

員是否稱職的基本依據(jù)。因此，秘書人員必須刻苦學(xué)習(xí)，努力提高自身的思想素質(zhì)。秘書工作頭緒繁多、涉及面廣，要求秘書人員有盡可能廣博的知識(shí)，做一個(gè)“通才”和“雜家”?，F(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，知識(shí)更新速度加快，因此，秘書人員應(yīng)該具有廣博的科學(xué)文化知識(shí)，以適應(yīng)工作的需要。從發(fā)展的角度看，新時(shí)期的秘書人員必須了解和懂得與秘書工作有直接或間接關(guān)系的各項(xiàng)技能。興趣：即一種喜好的情緒。任何職位的任職者都，必須具有兩方面的興趣：對(duì)自己所任職務(wù)的興趣，如果缺乏就不能有效地執(zhí)行職位規(guī)定的各項(xiàng)任務(wù)；對(duì)自己所在職務(wù)以外的若干有益事情的興趣，如缺乏則是一種心智不健全的表現(xiàn)，勢(shì)必妨礙職位規(guī)定任務(wù)的有效執(zhí)行。秘書是與公眾接觸機(jī)會(huì)較多的職位，因此機(jī)關(guān)或公司對(duì)求職者第二方面的興趣更為關(guān)注，工作以外具有健康而廣泛的興趣是勝任秘書職位的必要保證。

(三)個(gè)性

守信：就是要遵守信用、遵守時(shí)間、遵守諾言，言必信，行必果。遵守時(shí)間，領(lǐng)導(dǎo)找秘書人員匯報(bào)工作，秘書人員不準(zhǔn)遲到。秘書人員自己安排的會(huì)議或會(huì)談，自己要事先到場(chǎng)并做好一切準(zhǔn)備工作。秘書人員要嚴(yán)格遵守諾言，一經(jīng)允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說明原因，使人信服。嚴(yán)守機(jī)密。秘書人員一個(gè)顯著的特點(diǎn)是掌握的機(jī)密較多，因此，要求秘書人員必須具備嚴(yán)守機(jī)密的職業(yè)道德，自覺加強(qiáng)保密觀念。開朗：是秘書的必備條件，如果一個(gè)人性格開朗，她就能給被鋼筋和水泥包圍的辦公室?guī)聿鷻C(jī)，也會(huì)有好的交流溝通能力。謹(jǐn)慎：秘書人員不能因?yàn)樵陬I(lǐng)導(dǎo)身邊工作而自命不凡、自以為是，要和各職能部門同事平等共事，虛心聽取他們的意見，在工作中要善于協(xié)調(diào)矛盾。搞好合作。辦事要公道正派。秘書人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)群眾都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來頭辦事情。只有公道正派的秘書人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。熱情服務(wù)。秘書人員要把為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為本單位各職能部門服務(wù)，為群眾服務(wù)當(dāng)作自己的神圣職責(zé)，要充分認(rèn)識(shí)自己所從事的工作所具有的重要作用。服從：這是秘書人員職業(yè)性質(zhì)所決定的。作為領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀和助手，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖辦事，離開領(lǐng)導(dǎo)自行其是、別出心裁，都是職業(yè)道德所不允許的。個(gè)人的積極性、創(chuàng)造性只能在服從領(lǐng)導(dǎo)的前提下發(fā)揮(更多的限于建議、獻(xiàn)策等方面)。其中特別要注意，不能用個(gè)人不成熟的想法甚至情緒化的意見，影響和干擾領(lǐng)導(dǎo)的工作及決策。要發(fā)揮參謀作用，為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策。在領(lǐng)導(dǎo)決策民主化、科學(xué)化的今天，尤其要求秘書人員改變以往辦事即是稱職的舊觀念，要提高參謀意識(shí)和能力。勤快：主要是指手腳快捷，辦事迅速。在同樣的工作狀況下，個(gè)性勤快、雷厲風(fēng)行否，直接決定著工作效率。而且秘書工作具有量大、突擊性強(qiáng)、繁瑣雜事多等特點(diǎn)，因此任職者必須具有勤快的個(gè)性，以保證迅速、及時(shí)、圓滿地完成工作任務(wù)，使效率達(dá)到令人滿意的水準(zhǔn)。善于自制：主要指克制自己的情緒，因?yàn)槊貢ぷ鞯男再|(zhì)決定了其常與各種不同的人打交道，處理繁雜的事務(wù)，在執(zhí)行任務(wù)中一定會(huì)帶來諸多的煩惱和不快，在私人生活中也會(huì)不盡人意。因此，秘書遇事要冷靜，能自制是非常必要的，也是很重要的，否則就不可能為有關(guān)對(duì)象提供有效的服務(wù)，也不可能為上司和所在單位創(chuàng)造良好的形象。

(四)品質(zhì)

忠誠(忠實(shí)、誠實(shí))：忠于職守，自覺履行各項(xiàng)職責(zé)各行各業(yè)的工作人員，都要忠于職守，熱愛本職。這是職業(yè)道德的一條主要規(guī)范。作為秘書人員忠于職守就是要忠于秘書這個(gè)特定的工作崗位，自覺履行秘書的各項(xiàng)職責(zé)，認(rèn)真輔助領(lǐng)導(dǎo)做好各項(xiàng)工作。要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，不擅權(quán)越位，不摻雜私念，不瀆職。廉潔：不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私，遵紀(jì)守法、廉潔奉公，是秘書人員職業(yè)活動(dòng)能夠正常進(jìn)行的重要保證。遵紀(jì)守法指的是秘書人員要遵守職業(yè)紀(jì)律和與職業(yè)活動(dòng)相關(guān)的法律、法規(guī)。廉潔奉公是高尚道德情操在職業(yè)活動(dòng)中的重要體現(xiàn)，是秘書人員應(yīng)有的思想道德品質(zhì)和行為準(zhǔn)則。它要求秘書人員在職業(yè)活動(dòng)中要堅(jiān)持原則，不利用職務(wù)之便假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀取私利。要以國家、人民和本單位整體利益為重，自覺奉獻(xiàn)，不為名利所動(dòng)，以自己的實(shí)際行動(dòng)抵制和反對(duì)不正之風(fēng)。謙遜：秘書往往被人看成是“上司的化身”，所以秘書職位要求任職者必須具有謙遜的品質(zhì)，以保證其能正確對(duì)待自己和同事，有效完成規(guī)定的任務(wù)。謙遜的具體要求是不滿足自己的成績(jī)，能虛心聽取他人的意見，為人恭謙，態(tài)度和藹，還能正確對(duì)待批評(píng)和反面意見，甚至是錯(cuò)誤的批評(píng)等等。敬業(yè)：兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄，要求秘書人員埋頭苦干，任勞任怨。秘書的工作性質(zhì)，決定其工作主要是實(shí)干。要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作來展開活動(dòng)。要求招之即來，來之能干，在具體而緊張的工作中，腳踏實(shí)地，密切聯(lián)系實(shí)際和群眾，不計(jì)個(gè)人得失，有著吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。

綜上所述，要做一個(gè)出色的秘書。就要按照上文所提到的全面去陶冶、磨練、成熟自己。同時(shí)，隨著社會(huì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，秘書工作和對(duì)秘書素質(zhì)的要求更高，秘書既是古老的，又是現(xiàn)代的。更是超前的職員，每一個(gè)秘書工作者必須與時(shí)俱進(jìn)，在秘書的崗位上，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，有所發(fā)現(xiàn)、有所發(fā)明、有所創(chuàng)造、有所前進(jìn)，不斷從必然王國向自由王國邁進(jìn)。