淺談如何做好原始憑證審核工作

聶萬(wàn)芝　鄒定秀

為了保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合法、合規(guī)，財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)和財(cái)務(wù)人員的各單位、企業(yè)，在日常工作中均涉及原始憑證審核業(yè)務(wù)，這是財(cái)務(wù)管理的第一道把關(guān)口，也是非常重要的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

一、原始憑證類型審核

原始憑證是證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真實(shí)發(fā)生的主要依據(jù)，包括收據(jù)、發(fā)票等原始票據(jù)(以下簡(jiǎn)稱票據(jù))，目前我國(guó)普遍使用的票據(jù)主要分為兩大類：一是商業(yè)票據(jù)，又稱發(fā)票，由稅務(wù)部門監(jiān)制。二是國(guó)家行政事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體為履行或代行政府職能，依據(jù)國(guó)家規(guī)定，向有關(guān)單位和個(gè)人收取的各種基金、規(guī)費(fèi)或行政事業(yè)單位之間發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來(lái)時(shí)開具的憑證，通常稱其為非商業(yè)票據(jù)，又稱財(cái)政票據(jù)。這類票據(jù)由省以上財(cái)政部門監(jiān)制，同樣具有法律效力，關(guān)鍵看收費(fèi)單位是否具備行政事業(yè)收費(fèi)許可證。實(shí)際工作中根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生性質(zhì)不同，可能涉及普通商業(yè)零售發(fā)票、增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、其他服務(wù)行業(yè)發(fā)票、加工修理行業(yè)發(fā)票、運(yùn)輸專用發(fā)票、郵政專用發(fā)票、單位往來(lái)專用發(fā)票、農(nóng)產(chǎn)品發(fā)票、餐飲發(fā)票、住宿發(fā)票等等，在審核時(shí)注意業(yè)務(wù)與發(fā)票應(yīng)相符對(duì)應(yīng)，如單位發(fā)生的接待費(fèi)應(yīng)使用餐飲發(fā)票而不是普通商業(yè)零售發(fā)票，汽車修理費(fèi)用應(yīng)附有加工修理行業(yè)發(fā)票而不是住宿發(fā)票，租車費(fèi)用一般應(yīng)附有出租車票據(jù)或運(yùn)輸發(fā)票而不是農(nóng)產(chǎn)品發(fā)票，購(gòu)買文化辦公用品一般應(yīng)附有普通商業(yè)零售發(fā)票而不是單位往來(lái)專用發(fā)票等等。財(cái)務(wù)人員在審核原始票據(jù)時(shí)，注意原始票據(jù)所反映的內(nèi)容應(yīng)符合所涉及行業(yè)性質(zhì)相關(guān)規(guī)定，原始票據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所發(fā)生的事項(xiàng)內(nèi)容是客觀的、真實(shí)的，以防用其他途徑取得的票據(jù)進(jìn)行套取現(xiàn)金。

二、原始憑證合法性審核

原始憑證是編制會(huì)計(jì)憑證、登記賬簿、進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的唯一合法依據(jù)。因此在審核過(guò)程中，應(yīng)提高警惕注意識(shí)別原始憑證的真?zhèn)?。?huì)計(jì)人員本身不是簽證憑證真?zhèn)蔚膶＜?，但?yīng)關(guān)注憑證的紙張厚薄度、印刷質(zhì)量、色則、光亮度、印章等方面是否異常，當(dāng)發(fā)現(xiàn)明顯不正常時(shí)。如紙張?zhí)貏e薄或特別厚、印刷比較粗糙、著色太濃或太淡、印章模糊不清等情況，可能表明該票據(jù)有偽造的嫌疑，遇到這種情況時(shí)可用標(biāo)準(zhǔn)原始票據(jù)進(jìn)行比對(duì)，出于謹(jǐn)慎原則考慮，可將其確認(rèn)為偽造票據(jù)拒絕報(bào)銷，以保證所報(bào)銷經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是真實(shí)發(fā)生。在實(shí)際工作中，除了注意票據(jù)本身的合法性外，還需留意票據(jù)填制方式、內(nèi)容的合法性。如空心發(fā)票，即原始支出憑證(報(bào)銷聯(lián))與收款方記賬聯(lián)的內(nèi)容、金額并非同時(shí)且一次性填制，而是收款方將支付憑證方報(bào)銷聯(lián)撕下后單獨(dú)填制，其余記賬聯(lián)和存根聯(lián)再單獨(dú)填制，這樣將造成收款方少收款而付款方多報(bào)銷支出，無(wú)論是收入或支出均未反映出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性。又如某些行業(yè)的某類發(fā)票出于稅局定額征收的管理，限制發(fā)票的開票最高限額，在審核時(shí)注意是否超過(guò)當(dāng)?shù)囟悇?wù)局對(duì)該類票據(jù)所規(guī)定的限額，如果超過(guò)則應(yīng)拒絕審核報(bào)銷。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)有時(shí)會(huì)遇到行政事業(yè)性收據(jù)，但并非所有的行政事業(yè)性收據(jù)都不能報(bào)銷進(jìn)入成本或費(fèi)用，關(guān)鍵看其收據(jù)開具內(nèi)容是否屬財(cái)政收費(fèi)許可范圍的內(nèi)容，收費(fèi)單位是否具有《行政事業(yè)性收費(fèi)許可證》，因?yàn)樾姓聵I(yè)性收費(fèi)，是國(guó)家機(jī)關(guān)以及法律、法規(guī)授權(quán)的組織行使其管理職能和事業(yè)單位提供不以盈利為目的的社會(huì)服務(wù)，經(jīng)營(yíng)性單位一般不得出具非經(jīng)營(yíng)性收據(jù)或行政事業(yè)單位往來(lái)結(jié)算票據(jù)，如果單位向某企業(yè)購(gòu)買產(chǎn)品理應(yīng)索取商品銷售發(fā)票，而卻獲取了行政事業(yè)性收據(jù)，在其報(bào)銷審核時(shí)應(yīng)明確告知報(bào)銷人向銷售企業(yè)重新更換銷售發(fā)票才能宜以報(bào)銷；再如通過(guò)郵政局郵寄的信件、物品等，不能用其出據(jù)的“購(gòu)買郵票證實(shí)單”代替郵政業(yè)專用發(fā)票報(bào)銷。

三、原始憑證完整性審核

原始憑證是載明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，并據(jù)以進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的書面證明且具有法律效力，及時(shí)取得或填制原始憑證是會(huì)計(jì)核算工作得以正常進(jìn)行的前提條件，由于原始憑證并非完全由會(huì)計(jì)人員填制，因而，該原始憑證有可能無(wú)法達(dá)到會(huì)計(jì)核算時(shí)會(huì)計(jì)憑證的嚴(yán)格要求，根據(jù)有關(guān)規(guī)定并結(jié)制原始憑證，如入庫(kù)單、領(lǐng)料單等，一般應(yīng)由單位自行設(shè)計(jì)并印制標(biāo)準(zhǔn)的樣式由有關(guān)責(zé)任人認(rèn)真填寫，最好有經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人(或其指定人員及直接負(fù)責(zé)人)的簽名蓋章；對(duì)一式幾聯(lián)的原始憑證應(yīng)在各聯(lián)上注明該聯(lián)的用途，且只能以一聯(lián)作為報(bào)銷憑證，且必須用雙面復(fù)寫紙?zhí)讓懖⑦B續(xù)編號(hào)(發(fā)票和收據(jù)本身具備復(fù)寫紙功能的除外)；對(duì)需填寫大寫和小寫金額的原始憑證。應(yīng)特別注意憑證中的大寫與小寫金額必須相符，有無(wú)矛盾現(xiàn)象或書寫錯(cuò)誤，否則會(huì)造成不必要的麻煩，甚至使會(huì)計(jì)信息失真、失誤；對(duì)需要支付款項(xiàng)的原始憑證，必須有收款單位或收款人的收款手續(xù)作為手續(xù)完備證明，不能以支付款項(xiàng)的有關(guān)憑證如銀行匯款憑證等代替；對(duì)實(shí)際或個(gè)別有錯(cuò)誤的原始憑證，應(yīng)在取得時(shí)就按會(huì)合會(huì)計(jì)工作的實(shí)際情況，進(jìn)行會(huì)計(jì)審核時(shí)注意盡可能使取得的原始憑證具備其應(yīng)有內(nèi)容，一般應(yīng)記載開票日期、客戶單位名稱、內(nèi)容摘要、單位、數(shù)量、單價(jià)、小寫金額、大寫金額、開票人姓名、收款人姓名、聯(lián)次、發(fā)票編號(hào)、稅局監(jiān)制章、出票單位印章等內(nèi)容。對(duì)外來(lái)的原始憑證如發(fā)票、收據(jù)等最好蓋有填制單位的“財(cái)務(wù)專用章”或“發(fā)票專用章”，同時(shí)具有套印的稅務(wù)部門或有權(quán)監(jiān)制部門的“專用章”以及填制人員的簽名或蓋章；從農(nóng)副產(chǎn)品經(jīng)營(yíng)者個(gè)人手中取得的原始憑證，一般應(yīng)有填制人員的手印、簽名或者印章，同時(shí)，最好憑證中還應(yīng)寫明有關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任人住址或聯(lián)系方式。必要時(shí)還須注明經(jīng)濟(jì)責(zé)任人的身份證號(hào)碼。外來(lái)的收據(jù)、發(fā)票是否使用復(fù)寫紙?zhí)讓懟蚴欠駷椤皥?bào)銷聯(lián)”；對(duì)本單位的自計(jì)核算要求予以更正，或由憑證開出單位重制或者更正并在更正處加蓋開出單位的公章。

四、原始憑證支付標(biāo)準(zhǔn)審核

結(jié)合單位設(shè)計(jì)內(nèi)部控制制度，確定各類支付標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)原始憑證支付金額如在單位規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)，則根據(jù)不同類型的發(fā)票按上述合法性、完整性原則進(jìn)行審核。如果超過(guò)了標(biāo)準(zhǔn)范圍，需要對(duì)此筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)做出合理解釋，并要求提供相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)批準(zhǔn)書，不得擅自決定給予審核和報(bào)銷。如銷售部通訊費(fèi)用支出，規(guī)定每月標(biāo)準(zhǔn)200元，但在某個(gè)季度內(nèi)則出現(xiàn)400～500元／月，則應(yīng)對(duì)銷售部進(jìn)行客觀分析，該季度是否屬銷售高峰期，如果不屬銷售高峰期一般不應(yīng)出現(xiàn)高額的話費(fèi)，故應(yīng)拒絕審核；如果確實(shí)屬于銷售高峰期，那就應(yīng)該分析單位對(duì)該部門在銷售高峰期是否享有特殊規(guī)定的條款或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的特別授權(quán)，否則一般應(yīng)拒絕審核，財(cái)務(wù)人員不得擅自改變標(biāo)準(zhǔn)。再如計(jì)放職工福利費(fèi)，如過(guò)節(jié)費(fèi)比往年增長(zhǎng)了1倍，財(cái)務(wù)人員應(yīng)檢查是否接到相關(guān)部門的發(fā)放通知，通知是否加蓋印章和領(lǐng)導(dǎo)批示，否則不得隨意發(fā)放，更不得因自己掌握財(cái)權(quán)而隨意變更發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，也不得根據(jù)關(guān)系密切程度多發(fā)或少發(fā)，一定能夠堅(jiān)持原則按相關(guān)部門通知和領(lǐng)導(dǎo)批示執(zhí)行。再如差旅費(fèi)、電話費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)審核時(shí)，各單位根據(jù)財(cái)政部相關(guān)文件均制定報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，財(cái)務(wù)人員就應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)還是其他群眾報(bào)銷，都應(yīng)以規(guī)定的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行審核，不偏不移對(duì)待每個(gè)報(bào)銷的人員，屬于出差到外地的，就獲取出差申請(qǐng)。從中獲取出差地點(diǎn)及途經(jīng)路線、出差擬需時(shí)間等信息，以判定其是否繞道、改變路線等，方可作為記賬依據(jù)。另外，對(duì)于出差人員遺失的火車票、飛機(jī)票等原始憑證確實(shí)無(wú)法取得證實(shí)的，應(yīng)由當(dāng)事人寫明出差時(shí)間、起訖地點(diǎn)、金額和提供有關(guān)依據(jù)等情況，由單位領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)入和財(cái)務(wù)處長(zhǎng)批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證入賬。

五、總結(jié)

財(cái)務(wù)人員在社會(huì)上被俗稱為“財(cái)神爺”，事實(shí)上，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)僅是政策執(zhí)行部門，并非決策部門，財(cái)務(wù)人員對(duì)單位的資金沒(méi)有任何的決策權(quán)，財(cái)務(wù)人員僅僅是對(duì)資金進(jìn)行管理，在資金收入和支出方面嚴(yán)格按相關(guān)會(huì)計(jì)法、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則及稅法等法律、法規(guī)的規(guī)定管理好單位的各項(xiàng)收支活動(dòng)，嚴(yán)格把握好憑證審核這個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，勤于思考、勇于動(dòng)腦，努力地學(xué)習(xí)新知識(shí)，不斷提高自身素質(zhì)，同時(shí)會(huì)計(jì)審核人員要樹立良好的職業(yè)道德，依法把關(guān)守口。當(dāng)好用款單位的“服務(wù)員”，頭腦里不能有“睜只眼閉只眼、多一事不如少一事”的思想；不僅要敢于抵制歪風(fēng)邪氣，同一切違法亂紀(jì)行為作斗爭(zhēng)，而且要有實(shí)事求是、客觀公正、盡職盡責(zé)的工作態(tài)度，對(duì)報(bào)賬人員一視同仁，不能利用工作之便搭車報(bào)銷，更不能為自己的熟人、好友開綠燈，切實(shí)把好票據(jù)的“人口關(guān)”，不斷探索規(guī)范財(cái)務(wù)工作的新路子，以提高會(huì)計(jì)的審核水平和監(jiān)督質(zhì)量，同時(shí)充分利用財(cái)務(wù)管理理念，對(duì)資金進(jìn)行早收晚付管理，把單位資金管活、管好。