論采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

姚云麗

摘要：建立現(xiàn)代企業(yè)刺度。加強(qiáng)科學(xué)管理，建立和健全內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度，建立適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)自主經(jīng)營、自我約束、自負(fù)盈虧、自我發(fā)展的運(yùn)行機(jī)制，已經(jīng)越來越顯示出其重要性和必要性。內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是現(xiàn)代企業(yè)必不可少的一種有效管理手段。內(nèi)部控制簡單地說，是指為了保護(hù)財(cái)產(chǎn)物資的安全、會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和完整性以及財(cái)務(wù)活動(dòng)的合法性所實(shí)施的有關(guān)控制活動(dòng)。根據(jù)企業(yè)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制，加強(qiáng)采購與竹款內(nèi)部會(huì)計(jì)控制，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中五大循環(huán)的重中之重。對降低企業(yè)采購成本，防范不法行為，規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)濟(jì)效益有著深遠(yuǎn)的意義。因此針對企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制提出相應(yīng)的論證。

關(guān)鍵詞：付款控制；貨款結(jié)算；訂購

中圖分類號：F23文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號：1672-3198(2009)14-0237-02

1采購與付款內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的目標(biāo)

采購與付款業(yè)務(wù)是指企業(yè)支付貨幣，取得物品或勞務(wù)的過程。是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的一個(gè)主要環(huán)節(jié)。企業(yè)應(yīng)實(shí)施采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，對請購、審批、簽約、采購、驗(yàn)收、審核和付款等環(huán)節(jié)建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理程序；健全以采購申請、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證、驗(yàn)收入庫單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)，加強(qiáng)請購、采購、驗(yàn)收、付款關(guān)鍵點(diǎn)的控制；實(shí)施采購決策環(huán)節(jié)的相互制約和監(jiān)督機(jī)制。通過有效地控制，達(dá)到預(yù)定目標(biāo)。

2采購與付款業(yè)務(wù)流程與內(nèi)部會(huì)計(jì)控制要點(diǎn)

2.1采購與付款程序

完整的采購與付款程序涉及五個(gè)環(huán)節(jié)；業(yè)務(wù)流程如下圖所示。

2.2采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制常見錯(cuò)弊

盲目采購、收受回扣、虛開發(fā)票、驗(yàn)收不嚴(yán)、違規(guī)結(jié)算。

2.3內(nèi)部會(huì)計(jì)控制要點(diǎn)

2.3.1請購(制定采購計(jì)劃)

(1)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，具有請購權(quán)的部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目。具有請購權(quán)的部門應(yīng)對需求部門提出的申請進(jìn)行審核后再行辦理請購手續(xù)。

(2)單位應(yīng)當(dāng)建立采購申請制度。依據(jù)購置物品或勞務(wù)等類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，并明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程度。

(3)單位應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的請購審批制度。①企業(yè)采購的動(dòng)因源于內(nèi)部各個(gè)部門對各項(xiàng)貨物(商品)或服務(wù)的需求，同時(shí)對某些商品還要考慮適當(dāng)?shù)膬?chǔ)存，因此為避免盲目采購，企業(yè)有必要制定采購計(jì)劃，而且應(yīng)建立在企業(yè)采購預(yù)算基礎(chǔ)上，并進(jìn)行合理授權(quán)。②對原材料、零配件、商品和其他物資等所需物品，所需部門可根據(jù)預(yù)算正確填寫請購單，由本部門授權(quán)人審批。對于不符合規(guī)定的采購申請，審批人應(yīng)當(dāng)要求采購人員調(diào)整內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。請購單一式四份，注明請購部門。請購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、要求到貨日期及用途等內(nèi)容。經(jīng)審批的請購單送交采購部門。對于重要物品或勞務(wù)的請購應(yīng)當(dāng)經(jīng)過決策論證和特殊的審批程序。對于臨時(shí)需要的物品，很難列入預(yù)算，通常由使用者根據(jù)實(shí)際需要直接提出，不經(jīng)倉儲(chǔ)部門簽批。但使用者在請購單上一般要解釋請購目的和用途，請購單須經(jīng)使用部門主管審批，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門資金預(yù)算授權(quán)人簽字后，交采購部門辦理采購。對于緊急需求的特殊請購制定特殊審批程序。

2.3.2訂購與簽訂購貨合同

無論何種需要的請購。采購部門在收到經(jīng)過審批的請購單后都必須作出以下三方面的決定：應(yīng)訂購多少‘向誰發(fā)出訂貨單；什么時(shí)候發(fā)出訂貨單。

(1)訂購數(shù)量的控制。

(2)向哪一家發(fā)出訂貨單。

(3)何時(shí)發(fā)出訂貨單。

在上述三方面的決定做出之后。將請購單一聯(lián)退請購部門，以示答復(fù)；一聯(lián)退倉庫準(zhǔn)備驗(yàn)貨；一聯(lián)退財(cái)務(wù)部門籌備資金；一聯(lián)采購部門作為簽訂購銷合同的依據(jù)。采購部門根據(jù)簽批后的請購單，應(yīng)及時(shí)與確定的供應(yīng)商簽訂符合國家法規(guī)的附有編號的購銷合同，在合同中要列出所購物品的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨日期、交貸方式、折扣條件、售后服務(wù)等內(nèi)容，作為供銷雙方共同遵守的契約，對采購合同必須按照采購權(quán)限規(guī)定，由各級授權(quán)人進(jìn)行審核，審核同意后，才能加蓋合同專用章。在訂貸單向供應(yīng)商發(fā)出之前。還必須由專人核查，訂貨單是否授權(quán)審批，以及是否有經(jīng)批準(zhǔn)的請購單作為支持憑證，確保訂貨單的有效性，采購合同一般一式四份，一份交供貨商請求發(fā)貨。一份由采購部門專人保管，負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行。一份交會(huì)計(jì)部門以監(jiān)督合同的執(zhí)行。一份交倉庫保管部門作為驗(yàn)收物品時(shí)與發(fā)票核對。

2.3.3貨物驗(yàn)收

貨物抵達(dá)或接受勞務(wù)后。應(yīng)對照訂單或購貨合同進(jìn)行驗(yàn)收，由獨(dú)立的驗(yàn)收部門或人員對貨物或勞務(wù)等品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，并出具驗(yàn)收的證明資料，為了達(dá)到控制目的，驗(yàn)收入庫的職能必須由獨(dú)立于請購、采購和會(huì)計(jì)部門的人員來承擔(dān)。對收貨的控制是有雙重作用，既控制購買環(huán)節(jié)的經(jīng)營活動(dòng)，也要控制存貨的管理工作。

2.3.4貨款結(jié)算與什款控制

(1)單位財(cái)會(huì)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。

(2)單位應(yīng)當(dāng)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強(qiáng)預(yù)付賬欺和定金的管理。

(3)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理。由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項(xiàng)。已到期的應(yīng)付款項(xiàng)須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批后方可辦理結(jié)算與支付。

(4)單位應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度。對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等作出明確規(guī)定，及時(shí)收回退貨貨款。

(5)單位應(yīng)當(dāng)定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)。如有不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。

2.3.5會(huì)計(jì)記錄

以上每個(gè)環(huán)節(jié)。會(huì)計(jì)人員應(yīng)作必要的記錄。

3強(qiáng)化采購與付款內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的措施

3.1規(guī)范采購付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度

(1)企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃部門一般會(huì)根據(jù)顧客訂單或者對銷售預(yù)測和存貨要求的分析來決定生產(chǎn)授權(quán)。

(2)企業(yè)對資本支出和租賃合同通常會(huì)特別授權(quán)，只容許特定人員提出請購。

(3)采購合同的簽訂需經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批。

(4)采購款項(xiàng)的支付應(yīng)經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批。

3.2分離不相窖的崗位與職責(zé)

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限。確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。采購與付款業(yè)務(wù)不相容崗位基本有。

(1)請購與審批。由生產(chǎn)、銷售、倉庫及其他職能部門根據(jù)其需求提出，經(jīng)分管采購工作的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，審批人不能超越權(quán)限審批，由采購部門組織采購。

(2)詢價(jià)與確定供應(yīng)商。采購部門和使用部門共同參與詢價(jià)程序并確定供應(yīng)商，不能由采購部門單獨(dú)完成。

(3)采購合同的訂立與審計(jì)。由采購部門下訂單或起草購貨合同并經(jīng)授權(quán)部門或人員審核、審批或適當(dāng)審計(jì)。

(4)采購與驗(yàn)收。采購部門不能進(jìn)行貨物驗(yàn)收，驗(yàn)收工作由專職人員或質(zhì)檢人員進(jìn)行。

(5)采購、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄。商品的采購、儲(chǔ)存保管人員不能擔(dān)任會(huì)計(jì)記錄工作，以減少誤記的可能。

(6)付款審批與付款執(zhí)行，付款的審核人與付款的執(zhí)行人職務(wù)應(yīng)相分離，記錄應(yīng)付賬款的會(huì)計(jì)人員不能同時(shí)擔(dān)任付款職務(wù)(出納職務(wù))，例如：支票的簽字和應(yīng)付賬款的記賬應(yīng)相互獨(dú)立。

3.3訂貨報(bào)價(jià)控制制度

(1)定期審查供應(yīng)商的基本資料，為企業(yè)采購決策提供可靠信息。

(2)對所有潛在供應(yīng)商應(yīng)就其質(zhì)量、技術(shù)、財(cái)務(wù)狀況的可行性進(jìn)行調(diào)查。

(3)對于一般和重要物品或勞務(wù)采購，應(yīng)建立由采購、技術(shù)等部門參與的比質(zhì)比價(jià)體系。綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、供貨條件、信譽(yù)和售后服務(wù)等。

(4)對一些特殊或重大的采購項(xiàng)目應(yīng)獲取一些有競爭性的書面報(bào)價(jià)單。

(5)向供應(yīng)商取得采購價(jià)、運(yùn)費(fèi)、運(yùn)輸工具折扣、折讓、支付條款及稅率等資料。

(6)就以上各因素確定目標(biāo)價(jià)格并與相關(guān)供應(yīng)商協(xié)商以達(dá)到最優(yōu)價(jià)格。

(7)選取某一供應(yīng)商時(shí)應(yīng)提供相應(yīng)證明文件，包括報(bào)價(jià)匯總表以及不選取競爭性報(bào)價(jià)供應(yīng)商的理由。

(8)當(dāng)協(xié)商的價(jià)格、質(zhì)量、付款期訂單范圍發(fā)生變化時(shí)，對變化的訂單應(yīng)及時(shí)予以審批，授權(quán)執(zhí)行。

3.4充分的憑證和記錄制度

為實(shí)現(xiàn)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)建立以采購，申請、經(jīng)濟(jì)合同、驗(yàn)收、入庫單和結(jié)算憑證為載體的控制系統(tǒng)。在該系統(tǒng)中憑證要連續(xù)編號、記錄，并且還要簽字蓋章，做到賬證、賬賬、賬表、賬實(shí)相符，并且檢查全部有編號簽字的憑證與記錄是否按標(biāo)準(zhǔn)化程序要求處理，這是保證完整性的重要控制措施，可以有效防止經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的遺漏和重復(fù)，并可根據(jù)完整性檢查是否存在舞弊現(xiàn)象。

3.5加強(qiáng)會(huì)計(jì)監(jiān)督機(jī)制

(1)建立內(nèi)部稽核制度。設(shè)置專職兼職稽核員，負(fù)責(zé)采購與付款業(yè)務(wù)的憑證、賬簿、報(bào)表、合同、預(yù)算等的稽查，以及賬證、賬賬、賬表、賬實(shí)之間的核對，保證正確相符。及時(shí)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)發(fā)生但尚未造成影響或損失的錯(cuò)誤和舞弊，發(fā)揮內(nèi)部控制的預(yù)警作用。

(2)切實(shí)落實(shí)監(jiān)督檢查制度。單位應(yīng)當(dāng)對采購與付款內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)或人員的職責(zé)權(quán)限，定期或不定期地進(jìn)行檢查。單位監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)通過實(shí)施符合性測試和實(shí)質(zhì)性測試檢查采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度是否健全。各項(xiàng)規(guī)定是否得到有效執(zhí)行，采購與付款內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括。

①采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點(diǎn)檢查是否存在采購與付款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象，

②采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況，重點(diǎn)檢查大宗采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批的行為。

③應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的管理。重點(diǎn)審查應(yīng)付賬敖和預(yù)付賬款支付的正確性、時(shí)效性和合法性。

④有關(guān)單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況。重點(diǎn)檢查憑證的登記、領(lǐng)用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。