有效控制應(yīng)收賬款的思考

施金龍　張金蘭

提要 企業(yè)為了生存和發(fā)展,越來(lái)越多地采用賒銷作為促進(jìn)企業(yè)銷售的一種手段。同時(shí),賒銷也使企業(yè)的應(yīng)收賬款規(guī)模迅速擴(kuò)大,由于缺乏相應(yīng)的管理辦法,對(duì)應(yīng)收賬款的監(jiān)督薄弱,沒(méi)有完善的應(yīng)收賬款信用管理系統(tǒng),企業(yè)間相互拖欠貨款的現(xiàn)象日益嚴(yán)重,加大了形成壞賬損失的風(fēng)險(xiǎn),嚴(yán)重影響了資產(chǎn)的整體質(zhì)量。基于上述原因,本文針對(duì)如何才能有效地改善企業(yè)應(yīng)收賬款狀況進(jìn)行深入分析。

關(guān)鍵詞:應(yīng)收賬款;信用;賒銷

中圖分類號(hào):F27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

面對(duì)越來(lái)越激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),為了增加銷售額,擴(kuò)大市場(chǎng)份額,企業(yè)不得不采取各種靈活的銷售方式來(lái)贏得客戶,賒銷則是企業(yè)采用最普遍的一種方式。眾所周知,賒銷是一把雙刃劍,它會(huì)給企業(yè)帶來(lái)很大風(fēng)險(xiǎn),可能會(huì)對(duì)企業(yè)造成巨大的損失,甚至將企業(yè)陷入破產(chǎn)的境地。因此,越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始重視對(duì)應(yīng)收賬款的管理,他們多將應(yīng)收賬款管理視為企業(yè)財(cái)務(wù)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

一、應(yīng)收賬款的成本

賒銷是應(yīng)收賬款形成的直接原因,主要起到了擴(kuò)大銷售和減少存貨的作用。賒銷方式使企業(yè)促進(jìn)了銷售,卻會(huì)因持有應(yīng)收賬款而付出一定的代價(jià),即應(yīng)收賬款成本。對(duì)企業(yè)而言,應(yīng)收賬款管理的核心就是要確定一個(gè)最佳信用政策,使其增加銷售所產(chǎn)生的邊際利潤(rùn)超過(guò)增加應(yīng)收賬款投資的邊際成本。應(yīng)收賬款的成本主要由以下三項(xiàng)構(gòu)成:

(一)應(yīng)收賬款的機(jī)會(huì)成本。企業(yè)的資金被應(yīng)收賬款占用而不能用于其他投資時(shí)所喪失的潛在收益,如將這些資金投資于有價(jià)證券時(shí)可能獲得的紅利收入。應(yīng)收賬款機(jī)會(huì)成本的大小通常與企業(yè)維持賒銷業(yè)務(wù)所需要的資金數(shù)量、資金成本率或有價(jià)證券利息率有關(guān)。通常情況下:

應(yīng)收賬款機(jī)會(huì)成本=政府債券利率×應(yīng)收賬款總額

當(dāng)然,如果將該資金投放于其他渠道,則企業(yè)期望報(bào)酬應(yīng)大于投資政府債券的預(yù)期收益,該期望報(bào)酬便形成應(yīng)收賬款的投資機(jī)會(huì)成本。

(二)應(yīng)收賬款的管理成本。企業(yè)為管理應(yīng)收賬款而發(fā)生的費(fèi)用支出,主要為收賬費(fèi)用和調(diào)查費(fèi)用。如果通過(guò)司法途徑解決欠款爭(zhēng)端,收賬費(fèi)用還包括仲裁、司法程序中發(fā)生的相關(guān)費(fèi)用。

(三)應(yīng)收賬款的壞賬成本。應(yīng)收賬款因某些原因無(wú)法收回而給債權(quán)企業(yè)帶來(lái)的損失,一般與應(yīng)收賬款數(shù)量成正比。

應(yīng)收賬款的管理成本除了以上三項(xiàng)基本內(nèi)容以外,還有就是稅款利息。銷售企業(yè)在確認(rèn)銷售成立時(shí)就要承擔(dān)納稅義務(wù),必須依法及時(shí)繳納相關(guān)稅費(fèi),但產(chǎn)品銷售的款項(xiàng)卻未能及時(shí)收回,給企業(yè)造成了提前納稅的事實(shí)。另外,對(duì)于資金狀況不佳的企業(yè),還可能會(huì)造成缺口資金的資金成本,當(dāng)企業(yè)應(yīng)收賬款占用過(guò)大,造成現(xiàn)金流入小于現(xiàn)金流出時(shí),為了持續(xù)經(jīng)營(yíng),企業(yè)不得不重新籌措資金投入運(yùn)營(yíng)。這樣企業(yè)就必須承擔(dān)籌資的相關(guān)費(fèi)用。

二、如何對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行有效控制

筆者認(rèn)為,企業(yè)應(yīng)對(duì)應(yīng)收賬款實(shí)行事前、事中和事后的全過(guò)程控制,方能有效實(shí)現(xiàn)降低應(yīng)收賬款成本、加速應(yīng)收賬款回籠、減少壞賬等應(yīng)收賬款管理的目的。

(一)事前控制:建立完善的企業(yè)信用管理機(jī)制。企業(yè)大量的逾期應(yīng)收賬款表面上是財(cái)務(wù)問(wèn)題,實(shí)際上是企業(yè)信用管理出了問(wèn)題。應(yīng)收賬款管理的一個(gè)重點(diǎn)是建立完善的企業(yè)信用管理機(jī)制。

1、在企業(yè)內(nèi)部設(shè)立信用部門(mén),對(duì)信用部門(mén)設(shè)立管理權(quán)限。企業(yè)設(shè)立信用部門(mén),可以控制銷售部門(mén)盲目追求業(yè)績(jī),減少壞賬的產(chǎn)生。同時(shí),又可以推動(dòng)企業(yè)采用靈活的貿(mào)易方式,尋找潛在的商機(jī),擴(kuò)大市場(chǎng)份額。專門(mén)的信用管理人員了解信用管理的各個(gè)環(huán)節(jié),能夠根據(jù)不同的情況確定最有利于企業(yè)的條件,并對(duì)這一過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。一般的信用部門(mén),通常具有三項(xiàng)基本功能,即客戶資信管理、客戶信用分析、應(yīng)收賬款管理。信用部門(mén)的日常工作通常包括:(1)確定客戶的信用額度,并根據(jù)具體情況對(duì)其額度進(jìn)行調(diào)整;(2)對(duì)公司的訂單進(jìn)行核查,依據(jù)信用管理系統(tǒng)確定是否符合信用額度;(3)建立完善的客戶資料系統(tǒng),并進(jìn)行實(shí)時(shí)更新;(4)維護(hù)、更新客戶信息,處理反饋信息;(5)跟蹤客戶,盡早發(fā)現(xiàn)可能會(huì)出現(xiàn)壞賬的客戶;(6)核查賬齡,對(duì)不良賬款進(jìn)行考察,關(guān)注收款工作進(jìn)度。

2、編制信用管理各項(xiàng)規(guī)章制度和實(shí)施細(xì)則手冊(cè)。企業(yè)根據(jù)自己的實(shí)際情況制定各項(xiàng)規(guī)章制度和實(shí)施細(xì)則,并形成書(shū)面文件,企業(yè)的各個(gè)部門(mén)管理人員及員工都應(yīng)人手一冊(cè),按照手冊(cè)的要求執(zhí)行。通常,信用管理手冊(cè)包括以下幾個(gè)方面:(1)實(shí)施信用政策的目的;(2)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)及各級(jí)的權(quán)限;(3)各種銷售和服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)條款樣本;(4)及時(shí)收集和更新客戶的資料;(5)對(duì)客戶進(jìn)行信用評(píng)價(jià)的程序;(6)債權(quán)保護(hù)措施;(7)貿(mào)易程序控制;(8)對(duì)賬款進(jìn)行跟蹤;(9)壞賬的處理程序;(10)信用管理的報(bào)告及評(píng)價(jià)信用部門(mén)業(yè)績(jī)的方法。

3、確定企業(yè)的信用額度,控制企業(yè)應(yīng)收賬款的規(guī)模。企業(yè)應(yīng)根據(jù)客戶近期的銷售情況和貨款支付情況,給予客戶相應(yīng)的信用額度,即企業(yè)對(duì)某一客戶愿意承擔(dān)最大賒銷限額,并確定賒銷金額的大小和期限的長(zhǎng)短。那么,如何確定最優(yōu)的信用額度?在此提供一種曲線,即總信用曲線圖來(lái)說(shuō)明。其中直線是指持有成本,是授予信用而必須發(fā)生的現(xiàn)金流量,它與提供的信用量正相關(guān);雙曲線表示總成本;右弧線表示機(jī)會(huì)成本,是拒絕信用導(dǎo)致的銷售損失,隨著給予信用而逐漸下降。(圖1)

從圖1可見(jiàn),存在一個(gè)總信用成本最小的點(diǎn)C,該點(diǎn)與最優(yōu)信用額或同等意義上與最優(yōu)應(yīng)收賬款投資額是一致的。如果企業(yè)提供的信用超過(guò)該點(diǎn),新顧客帶來(lái)的額外現(xiàn)金流量將不能抵消應(yīng)收賬款投資的持有成本;如果應(yīng)收賬款額低于該點(diǎn),企業(yè)實(shí)際上在放棄有價(jià)值的利潤(rùn)機(jī)會(huì)。

(二)事中控制:開(kāi)展應(yīng)收賬款賬齡分析,建立對(duì)賬制度

1、建立詳細(xì)的應(yīng)收賬款檔案。應(yīng)收賬款形成后,應(yīng)設(shè)置專門(mén)部門(mén)對(duì)應(yīng)收賬款檔案進(jìn)行管理,待貨物發(fā)出后,及時(shí)整理這筆應(yīng)收賬款的相關(guān)購(gòu)銷合同、發(fā)票復(fù)印件以及相關(guān)資料,并將所有的應(yīng)收賬款編號(hào),同時(shí)將整理出來(lái)的資料復(fù)制給財(cái)務(wù)、銷售部門(mén),使相關(guān)部門(mén)對(duì)應(yīng)收賬款的具體情況有所了解。銷售部門(mén)應(yīng)在估計(jì)的到期日,主動(dòng)與客戶聯(lián)系,詢問(wèn)客戶收貨的情況。詢問(wèn)人員應(yīng)注意客戶的回答,如說(shuō)話語(yǔ)氣、對(duì)貨物是否滿意等,這時(shí)銷售人員應(yīng)針對(duì)客戶的回答進(jìn)行分析,識(shí)別客戶的真正意圖,以便盡早采取措施。

2、定期對(duì)應(yīng)收賬款回收情況、賬齡等情況進(jìn)行分析。企業(yè)應(yīng)采取各種措施,盡早收回款項(xiàng),應(yīng)收賬款的時(shí)間越長(zhǎng),企業(yè)發(fā)生壞賬的幾率就越大。因此,企業(yè)要對(duì)應(yīng)收賬款的賬齡進(jìn)行分析,密切關(guān)注回收進(jìn)度和出現(xiàn)的各種變化。可以通過(guò)編制賬齡分析表,對(duì)應(yīng)收賬款回收情況進(jìn)行監(jiān)督。

假定一家公司有20萬(wàn)美元的應(yīng)收賬款,其中的一些只有幾天歷史,但其他的則有較長(zhǎng)時(shí)間,如表1所示。(表1)

如果該公司的信用期為60天,那么意味著有25%的賬款逾期未付。超過(guò)一定時(shí)限的賬款通常無(wú)法收回,因此監(jiān)控應(yīng)收賬款的賬齡十分重要。通過(guò)賬齡分析表,企業(yè)可以了解到以下情況:一是有多少欠款尚在信用期內(nèi)。這部分款項(xiàng)未到償付期,欠款是正常的;但到期后能否收回還要待時(shí)再定,故及時(shí)地監(jiān)督仍是必要的。二是有多少欠款超過(guò)了信用期,超過(guò)時(shí)間長(zhǎng)短的款項(xiàng)各占多少,有多少欠款會(huì)因拖欠時(shí)間太久而可能成為壞賬。

3、建立切實(shí)可行的對(duì)賬制度。企業(yè)不僅應(yīng)對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行監(jiān)控,而且應(yīng)設(shè)置可行的對(duì)賬制度。有些企業(yè)會(huì)出現(xiàn)應(yīng)收賬款余額和對(duì)方的往來(lái)賬余額對(duì)不上的現(xiàn)象。企業(yè)的銷售部門(mén)往往只注重銷售環(huán)節(jié),而很少去關(guān)注賬款的回收情況,因此收款主要是財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)的。但是,目前企業(yè)的應(yīng)收賬款額一般都很大,涉及的企業(yè)很多,加之財(cái)務(wù)人員平時(shí)需記賬、編報(bào)表等工作本來(lái)就很繁忙,騰不出很多時(shí)間與客戶進(jìn)行對(duì)賬,所以不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤,給對(duì)方單位制造借口說(shuō)賬款不清楚而拖延甚至拒付,給企業(yè)造成無(wú)形的損失。因此,企業(yè)應(yīng)設(shè)置有效的對(duì)賬制度,從銷售業(yè)務(wù)的第一筆起就應(yīng)由銷售人員定期與客戶對(duì)賬,并將收款情況及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)部門(mén)。營(yíng)銷人員可以按其管理的單位對(duì)產(chǎn)品發(fā)出、發(fā)票開(kāi)具及貨款的回籠進(jìn)行序時(shí)登記,并定期與客戶對(duì)賬,由對(duì)方確認(rèn),從而為及時(shí)清收應(yīng)收賬款打好基礎(chǔ)。作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)者,應(yīng)將銷售與貨款回籠同銷售者的業(yè)績(jī)結(jié)合起來(lái)考察,使他們意識(shí)到不但要使產(chǎn)品銷售出去,更要使貨款能及時(shí)回收,最大限度減少損失。