信息化對(duì)財(cái)務(wù)人員的挑戰(zhàn)

劉友彬

在企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理決策信息化的過程中,財(cái)務(wù)監(jiān)控系統(tǒng)發(fā)揮著核心的作用。而該系統(tǒng)的三個(gè)主要資源——信息、信息技術(shù)、財(cái)務(wù)人員,財(cái)務(wù)人員作為知識(shí)工作者則是系統(tǒng)的核心,他們將始終負(fù)責(zé)規(guī)劃、開發(fā)、管理和運(yùn)用財(cái)務(wù)監(jiān)控系統(tǒng)的職責(zé)。本文將在信息化的大背景下從分析財(cái)務(wù)人員定位入手,主要探討財(cái)務(wù)人員應(yīng)如何提高自己以更好的履行自己的職責(zé)。

一、信息化下財(cái)務(wù)人員的定位——財(cái)務(wù)監(jiān)控系統(tǒng)的主人

一直以來,財(cái)務(wù)人員都非常善于利用和分析信息,尤其財(cái)務(wù)部門經(jīng)理在企業(yè)管理中充當(dāng)著財(cái)務(wù)信息專家和決策參謀的角色。因此,財(cái)務(wù)監(jiān)控系統(tǒng)作為企業(yè)IT的核心系統(tǒng),在其功能的擴(kuò)展和維護(hù)中,計(jì)算機(jī)專業(yè)人員是無法替代企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員的地位的,只有財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人才能擔(dān)當(dāng)起主導(dǎo)的作用。

然而在目前,一方面許多企業(yè)的財(cái)務(wù)管理人員僅僅學(xué)會(huì)操作網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)系統(tǒng),被動(dòng)地使用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和信息,無法將網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)(如ERP)作為支持企業(yè)財(cái)務(wù)控制、財(cái)務(wù)決策和戰(zhàn)略管理的系統(tǒng)。另一方面,信息技術(shù)人員一般都是按照企業(yè)既定的需求設(shè)計(jì)、建立和維護(hù)系統(tǒng),而不是從動(dòng)態(tài)和財(cái)務(wù)管理需要不斷變化的要求給企業(yè)提供服務(wù)。目前,許多企業(yè)信息化程度比較高的企業(yè),似乎還是以計(jì)算機(jī)人員主持開發(fā)、擴(kuò)展和維護(hù)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng),財(cái)務(wù)經(jīng)理和高層經(jīng)理都很少去關(guān)心財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的開發(fā)和擴(kuò)展或維護(hù)工作。在這樣的系統(tǒng)中,財(cái)務(wù)管理人員不是真正的主人,系統(tǒng)實(shí)際的運(yùn)行效率和效果都不令人滿意。對(duì)許多已實(shí)施信息化的企業(yè)進(jìn)行調(diào)查,可歸納出這樣的結(jié)論:沒有財(cái)務(wù)管理人員參與開發(fā)和擴(kuò)展的財(cái)務(wù)系統(tǒng)一定是很難發(fā)揮財(cái)務(wù)控制和管理決策支持的作用,因而也就是一個(gè)失敗的系統(tǒng)。因此,財(cái)務(wù)管理人員要成為網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的主人,也就是要成為網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)、擴(kuò)展和維護(hù)的領(lǐng)導(dǎo)人和主持人。

二、財(cái)務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)的擴(kuò)展——縮小財(cái)務(wù)人員與IT的差距

最近幾年的一個(gè)討論的焦點(diǎn)就是在信息管理中,如何將信息技術(shù)與企業(yè)的管理需求更好的融合。從人員專業(yè)素質(zhì)角度來說,網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)人員需要縮小與信息系統(tǒng)技術(shù)人員之間的差距,更好地理解和適應(yīng)信息技術(shù)及相關(guān)問題,以便能夠更恰當(dāng)?shù)匕哑髽I(yè)迫切需求告訴他們的信息系統(tǒng)技術(shù)人員。因此,筆者認(rèn)為財(cái)務(wù)監(jiān)控人員應(yīng)該在擔(dān)任自己角色的同時(shí),還應(yīng)能適應(yīng)信息技術(shù)專業(yè)的要求。

如果高層財(cái)務(wù)管理人員關(guān)注的焦點(diǎn)僅僅是企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和日常事物,而系統(tǒng)技術(shù)人員關(guān)注的又只是程序,雙方都只對(duì)各自領(lǐng)域里的知識(shí)熟悉,結(jié)果是財(cái)務(wù)經(jīng)理與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)人員無法溝通,會(huì)導(dǎo)致企業(yè)無法控制系統(tǒng)實(shí)施。在這種情況下,ERP系統(tǒng)很快就會(huì)脫離管理人員的控制。

因此,當(dāng)今的財(cái)務(wù)人員要管理和領(lǐng)導(dǎo)他們的組織走向成功,必須通過學(xué)習(xí)深入理解他們組織的信息技術(shù)基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)、堅(jiān)實(shí)地掌握基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)的各個(gè)成分及其相互關(guān)系,知道怎樣利用各種大小不同的、商用的或公共的元素實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)監(jiān)控的目標(biāo)和任務(wù)。財(cái)務(wù)人員需要在長期的財(cái)務(wù)戰(zhàn)略和近期的具體財(cái)務(wù)目標(biāo)的前提下定義其組織當(dāng)前優(yōu)先考慮的問題,然后他們要和信息技術(shù)人員共同商定信息技術(shù)如何匹配這個(gè)大前景。這就要求財(cái)務(wù)監(jiān)控人員深入了解和充分適應(yīng)信息技術(shù)及其相關(guān)問題,縮小組織的財(cái)務(wù)目標(biāo)與其信息技術(shù)機(jī)構(gòu)工作目標(biāo)之間的差距。而財(cái)務(wù)人員要成為財(cái)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)和擴(kuò)展的主人,必須經(jīng)過一定的在職培訓(xùn)學(xué)習(xí)。特別對(duì)那些正在主持和將要主持網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的財(cái)務(wù)人員,要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的高級(jí)技能和知識(shí)培訓(xùn),除了要求取得一定等級(jí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用證書之外,還應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)適用的財(cái)務(wù)軟件開發(fā)技術(shù),深入學(xué)習(xí)信息技術(shù)與財(cái)務(wù)、財(cái)務(wù)、經(jīng)營管理技術(shù)有機(jī)地融合于一體的有關(guān)課程。

除了要具備信息技術(shù)的基本知識(shí),財(cái)務(wù)人員還應(yīng)該培養(yǎng)一種重要的能力,即創(chuàng)造性地使用信息技術(shù)的能力。財(cái)務(wù)人員必須對(duì)新網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的出現(xiàn)很敏感,并且能夠先于競爭對(duì)手制定出采用新技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)戰(zhàn)略和目標(biāo)的解決方案。

三、財(cái)務(wù)人員必須樹立新的管理觀念:信息價(jià)值觀、實(shí)時(shí)控制觀、流程再造觀

(一)信息價(jià)值觀。對(duì)于信息價(jià)值問題在早期的理論信息經(jīng)濟(jì)學(xué)中就有所研馬爾薩克(J.Marschak, 1999)認(rèn)為,信息的價(jià)值應(yīng)當(dāng)是獲取信息之前與之后的最大效用之差。斯蒂格勒(G.Stigler)則認(rèn)為,信息的價(jià)值可以用購買行為中買主預(yù)期成本的減少額來表示。信息化條件下的信息價(jià)值觀,實(shí)際上是一種新的財(cái)富觀。尼葛洛龐帝認(rèn)為,由于信息的驚人增長,“社會(huì)將因此分裂為不同的陣營:信息富裕者和信息匱乏者”。貝爾(D.Bell)曾稱之為“知識(shí)價(jià)值觀”,更多的人則稱

之為“信息價(jià)值觀”,其基本觀點(diǎn)可以表述為:信息就是財(cái)富,誰占有了更多更好的信息,誰就能開發(fā)出更多更好的資源,從而擁有更多的財(cái)富,成為信息時(shí)代的富人。在信息革命日益激烈的今天,信息不僅是財(cái)富的象征,而且是財(cái)富的源泉。人們利用信息,既可以直接創(chuàng)造財(cái)富,也可以間接創(chuàng)造財(cái)富,財(cái)務(wù)監(jiān)控就是這樣的工作。

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的世界中,數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘和利用是財(cái)務(wù)的一種主要職能。在信息化的企業(yè)中,數(shù)據(jù)是非常豐富多彩和復(fù)雜的,要對(duì)眾多的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理,使之成為決策有用的數(shù)據(jù)倉庫。財(cái)務(wù)人員應(yīng)該在分析和利用信息方面具備良好的基礎(chǔ),懂得怎樣收集與財(cái)務(wù)監(jiān)控有關(guān)和決策有用的數(shù)據(jù),并將其進(jìn)行加工處理。同時(shí),可以適當(dāng)衍生財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)收集范圍,這樣可以建立解決支持網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)監(jiān)控的數(shù)據(jù)倉庫,滿足企業(yè)戰(zhàn)略財(cái)務(wù)管理和決策的需要,充分體現(xiàn)信息在財(cái)務(wù)監(jiān)控中的價(jià)值。

(二)流程再造觀。傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)建立在職能和等級(jí)的基礎(chǔ)上。雖然這種模式過去曾經(jīng)很好的服務(wù)于企業(yè),但是對(duì)于當(dāng)今競爭環(huán)境的要求,它的反映已經(jīng)顯得緩慢和笨拙。20世紀(jì)80年代,面對(duì)不斷加劇的競爭壓力、世界范圍的經(jīng)濟(jì)不景氣以及由于對(duì)信息技術(shù)的大量投資卻令人失望的效果,促使人們尋找如何更大的發(fā)揮信息技術(shù)效用,在有效性、高效性和適應(yīng)性方面取得突破改進(jìn)。

邁克爾?哈默在他1990年發(fā)表在《哈佛商業(yè)評(píng)論》的奠基性論文《再造工作:不要自動(dòng)化改造一一徹底鏟除》中系統(tǒng)地闡述了業(yè)務(wù)流程再造的思想。他警告人們不要在土路上鋪設(shè)IT,建議組織充分利用新信息技術(shù)提供的機(jī)會(huì)的角度重新認(rèn)識(shí)自己的業(yè)務(wù)。他一再強(qiáng)調(diào),組織在引入IT之前,首先應(yīng)該保證流程正確無誤。

近年來,業(yè)務(wù)流程再造已經(jīng)成為一個(gè)非常流行的概念。究竟什么是業(yè)務(wù)流程再造?喬和菲爾做了如下定義:BPR是一種改進(jìn)哲理。它的目標(biāo)是通過重新設(shè)計(jì)組織經(jīng)營的流程,以使這些流程的增值內(nèi)容最大化,其他方面的內(nèi)容最小化,從而獲得績效改善的躍進(jìn)。這種做法既適用于單獨(dú)一個(gè)流程,也適用于整個(gè)組織。

激烈競爭的市場(chǎng)環(huán)境需要企業(yè)不斷地改變自己以適應(yīng)外部環(huán)境的變化。在實(shí)施ERP系統(tǒng)的許多成功企業(yè)實(shí)例中得到這樣的一個(gè)經(jīng)驗(yàn):建立ERP網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),不是一個(gè)軟件開發(fā)和應(yīng)用的簡單問題,而是一個(gè)重新改造公司業(yè)務(wù)流程的重要變革決策問題。同時(shí),一旦ERP系統(tǒng)進(jìn)入正常運(yùn)轉(zhuǎn),企業(yè)的經(jīng)營財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)活動(dòng)就會(huì)進(jìn)入系統(tǒng)所確定的模式,就再也沒有人愿意對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行任何改動(dòng),因?yàn)楦膭?dòng)需要投入許多的人力、資金和時(shí)間,甚至影響企業(yè)的正常經(jīng)營等。因此要使財(cái)務(wù)監(jiān)控能夠有效進(jìn)行,需要價(jià)值流的改造咨詢,才不會(huì)陷入網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的怪圈。

(三)實(shí)時(shí)控制觀有了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),可建立價(jià)值流數(shù)據(jù)庫和價(jià)值流數(shù)據(jù)倉庫,它將企業(yè)內(nèi)外部發(fā)生的每一業(yè)務(wù)和事件按價(jià)值流分類實(shí)時(shí)地記錄下來,并按照一定的加工程序形成可用于感覺企業(yè)環(huán)境變化的信息(圖表和聲音等),它及時(shí)地反映環(huán)境(包括國內(nèi)和國際的動(dòng)態(tài))變化,其目的是使企業(yè)能及時(shí)和準(zhǔn)確地對(duì)環(huán)境的變化做出反應(yīng),并最大限度地滿足顧客需求。

企業(yè)管理和業(yè)務(wù)的全面電子化和網(wǎng)絡(luò)化使企業(yè)連續(xù)實(shí)時(shí)控制成為可能。網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)監(jiān)控可以分為三個(gè)層次:價(jià)值流責(zé)任單位基層的財(cái)務(wù)監(jiān)控、高層經(jīng)理的財(cái)務(wù)監(jiān)控和董事會(huì)戰(zhàn)略財(cái)務(wù)監(jiān)控。

首先,利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可對(duì)重要的價(jià)值流業(yè)務(wù)施行連續(xù)實(shí)時(shí)財(cái)務(wù)監(jiān)控,并能隨時(shí)做出決策調(diào)整,這是價(jià)值流責(zé)任單位基層的財(cái)務(wù)監(jiān)控。諸如,航空公司對(duì)訂票業(yè)務(wù)進(jìn)行連續(xù)監(jiān)控,不斷調(diào)整座位的價(jià)格,控制銷售和優(yōu)惠。制造公司對(duì)自己的客戶需求鏈進(jìn)行連續(xù)的監(jiān)控,加大暢銷產(chǎn)品的生產(chǎn),不斷調(diào)整和壓縮滯銷的產(chǎn)品,同時(shí)對(duì)銷售價(jià)格做敏感分析,以及時(shí)調(diào)整價(jià)格,盡快處理滯銷產(chǎn)品。另一方面,更重要的是對(duì)企業(yè)的資金結(jié)算和銷售管理也可施行適時(shí)監(jiān)控。如某保健產(chǎn)品公司,有50萬戶的銷售代理商,公司對(duì)銷售過程的控制是通過電子資金支付轉(zhuǎn)移系統(tǒng),使代理商出售產(chǎn)品的時(shí)候其銷售款就直接進(jìn)入該公司的銀行戶頭。這樣可以加快資金的周轉(zhuǎn)速度,提高資金的使用效益。

其次,為高層經(jīng)理提供連續(xù)實(shí)時(shí)核算的財(cái)務(wù)監(jiān)控信息。以實(shí)時(shí)的價(jià)值流數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ),建立完備的財(cái)務(wù)科目(含明細(xì)科目)體系的編碼,并與業(yè)務(wù)編碼建立對(duì)應(yīng)關(guān)系,隨時(shí)可按財(cái)務(wù)管理所需的報(bào)表規(guī)則實(shí)時(shí)編制財(cái)務(wù)信息報(bào)告。如常用的價(jià)值流責(zé)任單位的現(xiàn)金流量表,即現(xiàn)金流量表項(xiàng)目與財(cái)務(wù)科目(含明細(xì)科目)對(duì)應(yīng)關(guān)系的建立。類似這種對(duì)應(yīng)分類關(guān)系的建立,使財(cái)務(wù)人員不需要任何復(fù)雜操作,系統(tǒng)就能自動(dòng)實(shí)時(shí)生成任意指定期間的財(cái)務(wù)監(jiān)控用的現(xiàn)金流量表。這正說明了連續(xù)實(shí)時(shí)核算的信息是實(shí)現(xiàn)高層經(jīng)理的網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)財(cái)務(wù)監(jiān)控的基礎(chǔ)。

第三,為董事會(huì)戰(zhàn)略財(cái)務(wù)監(jiān)控提供實(shí)時(shí)信息。如某企業(yè)集團(tuán),有50個(gè)跨國子公司和幾萬戶的銷售代理商形成一個(gè)復(fù)雜的供需鏈,集團(tuán)對(duì)戰(zhàn)略的監(jiān)控和調(diào)整也是基于分布式的過程監(jiān)控的財(cái)務(wù)信息。這些戰(zhàn)略財(cái)務(wù)監(jiān)控決策可根據(jù)預(yù)先設(shè)置在軟件中的規(guī)則自動(dòng)(快速)做出響應(yīng),進(jìn)而對(duì)整個(gè)企業(yè)的財(cái)富創(chuàng)造過程施行適時(shí)和實(shí)時(shí)監(jiān)控,不斷調(diào)整以便滿足顧客的需求和滿足股東的財(cái)富增值及其企業(yè)利益相關(guān)者的需求。

(作者單位:湖南天義建設(shè)集團(tuán)有限公司)