商業(yè)銀行檔案管理經(jīng)濟學分析及對策初探

唐　莉　曾佑軍

摘 要:文章從經(jīng)濟學角度對銀行檔案工作的管理成本進行了分析,并指出銀行檔案工作也要樹立成本——效益觀念,最后從加強檔案管理制度建設(shè),改進檔案管理模式,推進檔案信息化建設(shè)的角度出發(fā),提出了減少檔案工作成本,加強產(chǎn)出效益的具體思路。

關(guān)鍵詞:商業(yè)銀行 檔案管理 成本 效益

中圖分類號:F831 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)07-258-01

一、引言

市場經(jīng)濟條件下,企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的目標就是追求經(jīng)濟效益的最大化。追求經(jīng)濟效益的最大化也是銀行改革與發(fā)展的一個重要目標。要實現(xiàn)這一目標,就要求銀行各個部門的工作都要樹立成本——效益觀念,檔案工作也不例外。隨著銀行改革持續(xù)深入,部分商業(yè)銀行成功上市,社會經(jīng)濟形態(tài)和銀行涉及的經(jīng)濟活動都發(fā)生了顯著變化,這無疑對商業(yè)銀行的檔案工作提出了新的更高的要求。而現(xiàn)行商業(yè)銀行檔案管理模式還有較深的計劃經(jīng)濟的烙印,基本上屬于“大一統(tǒng)”的機關(guān)檔案管理模式,帶有較強的國家和行政檔案色彩,已無法完全適應商業(yè)銀行的發(fā)展需要。

二、對商業(yè)銀行檔案工作的經(jīng)濟學反思

在計劃經(jīng)濟時代,國家和政府的行政手段是推動企業(yè)檔案工作發(fā)展的巨大外力,檔案工作的動力很大程度上來自企業(yè)外部,易造成成本意識的缺失。在市場經(jīng)濟體制下,政府的外力推動作用大為減弱。因此,如何增強企業(yè)檔案工作內(nèi)在發(fā)展的動力是十分值得研究的問題。

不講效益和投入產(chǎn)出的檔案管理體制是無法適應企業(yè)發(fā)展需求的。從經(jīng)濟學的角度看,開展檔案工作所需的要素是稀缺的。檔案工作需要人、財、物的投入,企業(yè)的投入是為了獲取檔案工作可能給企業(yè)帶來的效益,這種對成本——效益的計算是企業(yè)決策時的基本準則。此外,從供需關(guān)系來分析,現(xiàn)代企業(yè)的運營離不開信息資源的供給,但是信息資源既可以來自外部,也可以來自內(nèi)部,這取決于企業(yè)對成本——收益的估算問題。商業(yè)銀行各類檔案部門作為企業(yè)內(nèi)部保存企業(yè)信息資源的基地,無疑是企業(yè)獲取信息資源時的一個重要信息源,但是,鑒于檔案信息本身的局限性以及現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)濟環(huán)境的復雜性,檔案部門并非企業(yè)的唯一信息來源,甚至可能不是主要的信息來源。企業(yè)一般是根據(jù)各部門為企業(yè)績效貢獻的大小來決定資源的分配,而資源的利用存在一個機會成本問題,企業(yè)家總是希望機會成本盡可能低一些。這種企業(yè)經(jīng)營管理理念說明,對檔案工作人員而言,轉(zhuǎn)換思路至關(guān)重要,檔案工作部門只有不斷強化和拓展自己的功能,為企業(yè)經(jīng)營做出更大的貢獻,才能得到企業(yè)家的重視,才能得到更多的資源。歸根到底,一個現(xiàn)代企業(yè)的檔案工作運行機制能否持久良好地運行是由成本——效益原理決定的,只有當企業(yè)在檔案工作帶來的效益達到企業(yè)的預期目的,投入的成本有所回報,并且企業(yè)在檔案工作上的投入所產(chǎn)生的機會成本很小時,企業(yè)才會不斷給予投入,企業(yè)檔案工作運行機制才能持久運行。

當然,由于商業(yè)銀行,尤其是國有骨干商業(yè)銀行檔案還具有社會效應和歷史價值,目前它還無法完全套用經(jīng)濟成本理論來核算它的運行成本,但是商業(yè)銀行的檔案工作確需關(guān)注這一問題,樹立成本——效益觀念,建立起相應的運行機制,保證商業(yè)銀行檔案事業(yè)的持久健康發(fā)展。

三、對策建議

事實上,某些商業(yè)銀行的檔案管理已經(jīng)考慮到了成本和效益因素。但總的說來,商業(yè)銀行檔案管理中對成本——效益觀念的運用還處于自發(fā)狀態(tài),存在諸多問題和不足。筆者認為,在建立適應商業(yè)銀行健康發(fā)展的檔案工作運行體制時,必須充分考慮如何在檔案管理工作中控制成本投入,增強產(chǎn)出效益。

1.加強檔案管理制度建設(shè),減少運行成本。規(guī)章制度是各項工作順利開展的保證,制度建設(shè)的滯后和不足會增大企業(yè)的運行成本。歸檔制度建設(shè)滯后或不完善導致重要憑證文件的不足,會使企業(yè)在發(fā)生經(jīng)濟糾紛中處于不利地位。一是要依靠制度建設(shè)保證檔案工作應有的地位,明確管理目標和工作目標,避免檔案工作時松時緊,造成資源閑置與浪費。二是要加快檔案制度與業(yè)務建設(shè),著重研究解決檔案工作中出現(xiàn)的新問題、新情況和新需求,健全商業(yè)銀行檔案管理門類,確保管理制度能夠覆蓋檔案工作。三是要細化檔案管理操作規(guī)定,便于基層檔案人員準確操作。形成按制度辦事、用制度管人的有效機制,促進檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。

2.改進檔案管理模式,減少管理成本。2001年,建設(shè)銀行上海市分行在全國金融系統(tǒng)首開先河,建成了檔案中心,在其分行系統(tǒng)內(nèi)實行統(tǒng)一管理和集中保管,這種全新的檔案管理思路打破了分級保管的固定模式,提升了立檔級次,實踐證明這是壓縮成本開支的有效措施。為此筆者建議:一是可以考慮對庫房資源進行整合,通過檔案管理集中與實體分散保管結(jié)合的模式提高現(xiàn)有硬件設(shè)施利用率。二是改進檔案分級保管。商業(yè)銀行檔案類型日益增多,現(xiàn)行級次劃分已經(jīng)無法滿足需要,筆者建議保留永久項,撤銷長期項與短期項,設(shè)立有限期,把保存期限劃分得更加細致,加速檔案流轉(zhuǎn),減少庫房壓力和保管費用支出。三是要改進人員管理模式。對從業(yè)人員實行分類管理,可將從業(yè)人員分為管理者、操作員和骨干隊伍。管理者是核心,精干高效;操作員負責具體實施;骨干隊伍由操作員中的業(yè)務骨干組成。從長遠來看,人員素質(zhì)是搞好檔案工作的基礎(chǔ),最終會減少管理成本。

3.推進檔案信息化建設(shè),增強產(chǎn)出效益。由于檔案的利用者已不再局限在企業(yè)內(nèi)部,許多中介機構(gòu)、學術(shù)部門和個人也加入了利用者的行業(yè),檔案的社會功能逐漸顯現(xiàn)。信息時代,科技造就了掌握信息技術(shù)的新一代利用者,他們希望得到方便、快捷的“即時信息”。要為系統(tǒng)內(nèi)外用戶提供更好的檔案利用服務,就必須提供更快的信息存取和檢索方式,強化檔案信息化建設(shè)。首先是檔案處理實現(xiàn)數(shù)字化。檔案信息的數(shù)字化是整個檔案管理信息化的基礎(chǔ),檔案介質(zhì)正由以紙質(zhì)為主向數(shù)字化為主轉(zhuǎn)變。其次檔案管理實現(xiàn)自動化,讓檔案人員從繁雜的日常事務中解脫出來進行檔案編研及信息開發(fā)。第三檔案共享實現(xiàn)網(wǎng)絡化,形成資源共享體系,從而提升信息資源的綜合利用效能,使檔案在為企業(yè)和社會的健康發(fā)展的服務中發(fā)揮自己的最大價值。

四、結(jié)論

商業(yè)銀行檔案是商業(yè)銀行歷史發(fā)展的真實記錄,是商業(yè)銀行經(jīng)營管理的組成部分,在為商業(yè)銀行改革與發(fā)展提供利用的服務過程中參與了企業(yè)價值的創(chuàng)造,同時也是商業(yè)銀行歷史積累的精神文化財富。當前,商業(yè)銀行檔案管理體制正在由機關(guān)管理模式向企業(yè)管理模式轉(zhuǎn)變,在這種轉(zhuǎn)變過程中,檔案工作必須引入成本——效益觀念,既要控制成本,也要增加產(chǎn)出,這樣才能保證商業(yè)銀行檔案工作順利實現(xiàn)三個轉(zhuǎn)變,即實現(xiàn)從文書檔案為主向業(yè)務檔案為主轉(zhuǎn)變;從被動借閱向主動提供服務轉(zhuǎn)變;從手工管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變,才能實現(xiàn)商業(yè)銀行檔案工作的持久健康發(fā)展。

參考文獻:

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3.宗培嶺.2004試論現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度.檔案與建設(shè)2004(8)

4.宗培嶺.建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運行機制.檔案管理2005(6)

(作者單位:中國建設(shè)銀行重慶市分行,解放軍后勤工程學院 重慶 400016)(責編:鄭釗)