淺論預(yù)算控制

蘭國鋒

摘 要:文章闡述了預(yù)算控制的基本概念和企業(yè)預(yù)算控制的方法,分析了我國企業(yè)預(yù)算控制存在的問題,同時提出了完善我國企業(yè)預(yù)算控制存在問題的對策。

關(guān)鍵詞:預(yù)算控制的客觀性 激勵機制 有效控制 與業(yè)績評價結(jié)合

中圖分類號:F272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)07-213-02

隨著我國市場經(jīng)濟體制的逐步建立,越來越多的企業(yè)開始借鑒國外經(jīng)驗,摸索運用預(yù)算控制,取得了一定的成效。但從實施的情況來看,還存在一些問題,本文試圖對我國企業(yè)預(yù)算控制與控制存在的問題進行分析,進而探討我國企業(yè)預(yù)算控制與控制的完善措施。

一、預(yù)算控制的基本概念

1.預(yù)算控制的含義。在管理控制中使用最廣泛的一種控制方法就是預(yù)算控制。預(yù)算控制最清楚地表明了計劃與控制的緊密聯(lián)系。預(yù)算是計劃的數(shù)量表現(xiàn)。預(yù)算的編制是作為計劃過程的一部分開始的,而預(yù)算本身又是計劃過程的終點,是轉(zhuǎn)化為控制標(biāo)準(zhǔn)的計劃。

2.預(yù)算控制的范圍。財務(wù)預(yù)算控制的范圍十分廣泛,主要從以下幾個層面來實施:第一,從預(yù)算的內(nèi)容來看,財務(wù)預(yù)算控制范圍應(yīng)當(dāng)包括投資活動的預(yù)算控制、融資活動的預(yù)算控制、營業(yè)活動的預(yù)算控制、現(xiàn)金流量的預(yù)算控制、財務(wù)狀況的預(yù)算控制和經(jīng)營成果的預(yù)算控制。第二,從預(yù)算的管理環(huán)節(jié)來看,財務(wù)預(yù)算控制應(yīng)包括所有管理環(huán)節(jié)的控制,從預(yù)算的編制、執(zhí)行、調(diào)整到預(yù)算的考評和獎懲,各個環(huán)節(jié)都需要實施控制。第三,從預(yù)算的實施部門來看,財務(wù)預(yù)算控制范圍應(yīng)當(dāng)包括企業(yè)的各個責(zé)任中心和職能部門,凡是實施預(yù)算控制的責(zé)任中心和職能部門都是控制的范圍。

二、企業(yè)預(yù)算控制的方法

1.事先控制。事先控制是指對企業(yè)中某一事件,在其活動前進行調(diào)節(jié)控制的一種方式,如產(chǎn)品投產(chǎn)前對產(chǎn)品設(shè)計、工藝設(shè)計的有關(guān)影響因素所進行的控制。其重點放在事前決策和計劃上,在行動之前根據(jù)企業(yè)經(jīng)濟活動的各種預(yù)測和環(huán)境資料等前饋信息,擬訂出不同可行方案,從中進行優(yōu)選,然后以此編制計劃和預(yù)算。

2.事中控制。事中控制是一個動態(tài)性的控制,通過事中控制可以有效抓住控制點,及時發(fā)現(xiàn)差異,衡量績效,糾正偏差。事中控制一般可采用適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離和適當(dāng)?shù)男畔⒂涗浺约皽?zhǔn)確的憑證證明。適當(dāng)?shù)呢?zé)職分離,就是要把相互制約的職務(wù)分開,以便于相互監(jiān)督,防止出錯,有助于有效的控制。

3.事后控制。其重點放在對發(fā)生的行動效果(被控結(jié)果)的經(jīng)常監(jiān)督和調(diào)整上,以通過核算和分析獲得信息,并與控制標(biāo)準(zhǔn)進行比較,提出糾正偏差的行為措施,確?？刂颇繕?biāo)的實現(xiàn)。這種控制方法的主要特點:一是以執(zhí)行結(jié)果中所獲得的信息反饋為前提;二是有較完整準(zhǔn)確的統(tǒng)計資料為依據(jù);三是通過分析、比較、采取措施以達(dá)到控制效果為目的。事后控制一般可采用嚴(yán)密有效的財務(wù)核算和分析報告系統(tǒng),循環(huán)的定時和不定時的資產(chǎn)檢查,以及定期不定期的財務(wù)及經(jīng)濟業(yè)務(wù)審計。

三、我國企業(yè)預(yù)算控制存在的問題

1.預(yù)算控制缺乏客觀性。預(yù)算控制方法很多,但每一種編制方法都應(yīng)該是根據(jù)企業(yè)經(jīng)濟活動的現(xiàn)狀,考慮可能的企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化,運用一定的預(yù)測方法進行科學(xué)預(yù)測,并進行正確決策后,進行計算(包括合理的估算)來確定預(yù)算中的各個指標(biāo)的。也就是說,編制預(yù)算時確定一系列預(yù)算表格中的數(shù)字是要根據(jù)一系列現(xiàn)有的實際數(shù)據(jù)和預(yù)測數(shù)據(jù)經(jīng)過客觀的計算確定的,而不是隨意的、主觀臆想的。然而現(xiàn)實工作中有不少企業(yè)在編制預(yù)算,確定預(yù)算數(shù)據(jù)時,采取過于簡單化的方法來主觀估計預(yù)算數(shù),沒有考慮剔除現(xiàn)行經(jīng)濟活動中不合理的、不經(jīng)濟的因素,或缺乏預(yù)測環(huán)節(jié),或隨意地運用增量預(yù)算或減量預(yù)算的方法確定預(yù)算數(shù)。有很多企業(yè)以歷史指標(biāo)值和過去經(jīng)濟活動為基礎(chǔ),不考慮未來情況的變化,確定未來預(yù)算指標(biāo)等等。這樣編制出來的預(yù)算缺乏客觀性,要么預(yù)算過高難以完成,要么預(yù)算過于松弛難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.激勵機制不健全。全面預(yù)算是把企業(yè)全部經(jīng)濟活動的過程與結(jié)果的正式計劃,用數(shù)量和表格的形式反映出來的一系列文件。也就是說,全面預(yù)算是企業(yè)總體規(guī)劃的數(shù)量說明。企業(yè)預(yù)算完成得好對高層管理當(dāng)局來講是業(yè)績,對企業(yè)的全體員工來講,就意味著更多的付出。根據(jù)市場經(jīng)濟規(guī)律,更多的付出應(yīng)該得到更多的回報。只有這樣員工的付出才會長久,員工的這種行為才會得到正面的強化,這樣的管理制度才會有效。然而許多企業(yè)在實施預(yù)算控制時并沒有建立健全相應(yīng)的激勵機制,企業(yè)員工工作好壞結(jié)果都近似一個樣,這就必然不利于調(diào)動企業(yè)職工的積極性。企業(yè)職工的需求是多方面的,我們應(yīng)該建立健全激勵機制,滿足職工豐富的需求。

3.缺乏有效控制制度。全面預(yù)算就是企業(yè)總體規(guī)劃的具體化和數(shù)量化的說明。全面預(yù)算所表述的是一個理想中的經(jīng)濟活動狀態(tài),在其實施的過程中,難免會受到很多因素的影響,有的影響是正面的,有的影響是負(fù)面的。為了確保達(dá)到企業(yè)預(yù)算所確定的目標(biāo),在預(yù)算批準(zhǔn)后的實施過程中,還必須要建立有效的預(yù)算控制制度,以便實施有效的控制。但現(xiàn)實預(yù)算控制的實踐中,缺乏有效預(yù)算控制制度,難以取得預(yù)算控制良好效果的不是個別現(xiàn)象。

4.與業(yè)績評價結(jié)合不緊密。預(yù)算控制是以預(yù)算為工具的管理活動,它應(yīng)該既重過程,又重結(jié)果,而且把預(yù)算的過程管理和結(jié)果管理,與業(yè)績評價有機地結(jié)合起來,實現(xiàn)預(yù)算控制與業(yè)績評價的融合。然而,實踐中卻往往是預(yù)算控制與業(yè)績評價相脫節(jié),因而也不能取得良好的效果。

四、完善我國企業(yè)預(yù)算控制存在問題的對策

1.客觀科學(xué)地編制預(yù)算。編制預(yù)算首先要客觀把握現(xiàn)行預(yù)算的執(zhí)行情況,總結(jié)以前編制預(yù)算的經(jīng)驗,同時要就市場情況進行調(diào)研與預(yù)測,把握企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)出與投入的市場行情,然后進行正確的決策,采用適當(dāng)?shù)墓脚c合理的算法來確定預(yù)算指標(biāo)數(shù)。為了有效降低成本和費用,對于成本費用預(yù)算可以采用零基預(yù)算,也可以采用滾動預(yù)算、彈性預(yù)算、基于作業(yè)的預(yù)算控制等。這里需要注意幾個問題:(1)客觀有據(jù)的預(yù)算,應(yīng)該具有可驗證性;(2)注意預(yù)算指標(biāo)口徑的一致性;(3)保證預(yù)算指標(biāo)的先進性,力爭使預(yù)算定得不要太高,以免責(zé)任單位完不成;同時,也要避免預(yù)算指標(biāo)定得過于松弛,起不到應(yīng)有的作用;(4)注意引導(dǎo)有關(guān)職工積極參與預(yù)算制定的積極性。

全面預(yù)算是按照企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的內(nèi)容來劃分的。為了使全面預(yù)算能夠落到實處,還需要把全面預(yù)算按照預(yù)算的執(zhí)行主體進一步分解,變成全面責(zé)任預(yù)算,由各個責(zé)任單位負(fù)責(zé)完成自己的責(zé)任預(yù)算,進而完成全面預(yù)算。

2.建立健全激勵機制。要建立健全預(yù)算控制激勵機制,首先要樹立全員參與意識,盡可能滿足企業(yè)員工的多種需要。要營造有利的環(huán)境,注重對企業(yè)員工的激勵,推行預(yù)算控制的責(zé)任化和自主化。盡管企業(yè)預(yù)算控制具有明確企業(yè)預(yù)算期內(nèi)經(jīng)營活動的目標(biāo),用以協(xié)調(diào)各個部門之間的工作,控制日常的生產(chǎn)經(jīng)營活動,評價實際工作業(yè)績等作用,但是,筆者認(rèn)為實施預(yù)算控制本身就具有一種潛在的激勵作用,即通過預(yù)算控制全過程來激發(fā)員工的積極性、主動性和能動性,順利地完成預(yù)算任務(wù),達(dá)成企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)。

3.實施有效的預(yù)算控制。前文述及的樹立全員參與意識、滿足企業(yè)員工的多種需要、營造有利的環(huán)境、推行預(yù)算控制責(zé)任化和自主化等,其實都是預(yù)算控制或有利于預(yù)算控制的情形。但僅僅這樣也是不夠的。關(guān)注預(yù)算實施情況及其差異,分清有利差異和不利差異,找出原因,采取針對性措施,及時控制不利偏差,保證企業(yè)經(jīng)濟活動能夠按照預(yù)算設(shè)定的目標(biāo)完成。預(yù)算控制與企業(yè)內(nèi)部控制制度是密不可分的。COSO報告具有較強的理論可取性和實踐可行性,得到了廣泛的認(rèn)同,對我國具有一定的借鑒意義。因此我們亦可借鑒COSO報告內(nèi)部控制框架來加強預(yù)算控制。

4.預(yù)算考評與業(yè)績評價相結(jié)合。企業(yè)在建立績效評價指標(biāo)體系時應(yīng)盡可能地把業(yè)務(wù)部門的主要預(yù)算考核指標(biāo)納入進來,以便使預(yù)算考核與部門業(yè)績考核相結(jié)合。預(yù)算考評與業(yè)績評價不盡相同,預(yù)算考評既重結(jié)果,又重過程;業(yè)績評價主要是關(guān)注結(jié)果,強調(diào)結(jié)果與薪酬計劃掛鉤;預(yù)算考評應(yīng)成為業(yè)績評價的重要組成部分。在企業(yè)預(yù)算控制中,應(yīng)該重視預(yù)算考評在業(yè)績管理控制系統(tǒng)中的核心地位。

對于預(yù)算年度綜合業(yè)績,可借助平衡計分卡分別做以下幾個方面的評價:(1)根據(jù)企業(yè)所處壽命周期不同階段,衡量其財務(wù)業(yè)績;(2)從市場份額、老客戶回頭率、新客戶占有率、客戶滿意度和從客戶處獲得的利潤率,來衡量客戶的開發(fā)狀況和效率;(3)主要從成本指標(biāo)、質(zhì)量指標(biāo)和時間指標(biāo)來進行內(nèi)部經(jīng)營過程的評價;(4)從人才、信息系統(tǒng)和組織程序,以及加強員工培訓(xùn),改善內(nèi)部信息傳遞機制,激發(fā)員工的積極性,提高員工的滿意度來評價學(xué)習(xí)與成長性。

5.密切聯(lián)系市場動態(tài),重視過程控制,以價值管理為主線的原則。密切聯(lián)系市場動態(tài)是企業(yè)預(yù)算控制的又一個重要導(dǎo)向。預(yù)算控制所以要密切聯(lián)系市場動態(tài),是因為一方面企業(yè)預(yù)算把企業(yè)全部經(jīng)濟活動的過程與結(jié)果的計劃用數(shù)量和表格的形式反映了出來,進而也就把企業(yè)生產(chǎn)活動的產(chǎn)出結(jié)果和所需要的資源確定了下來。如果企業(yè)的產(chǎn)出結(jié)果不能適應(yīng)市場的需求,那么企業(yè)產(chǎn)出的價值就不能最終實現(xiàn)。同時,從投入的角度來看,市場情況的變化,也會影響企業(yè)預(yù)算所進行的資源配置是否能夠真正實現(xiàn),進而也影響企業(yè)的產(chǎn)出結(jié)果。另一方面,企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動的年度目標(biāo)是在企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的前提下通過市場調(diào)研與預(yù)測來確定的,而市場可能是瞬息萬變的,如果與企業(yè)相關(guān)的市場發(fā)生了實質(zhì)性的不利變化,這就意味著需要根據(jù)市場上變化了的情況,適時地對本年度的預(yù)算指標(biāo)值進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整,以便使預(yù)算適應(yīng)變化了的市場行情。

預(yù)算制定審批后就要付諸實施。在實施過程中,我們不僅要考評企業(yè)及各個部門的預(yù)算執(zhí)行結(jié)果,而且還要考評預(yù)算執(zhí)行的過程。重視過程控制就是要在預(yù)算執(zhí)行過程中及時地進行預(yù)算控制,這樣可以及時發(fā)現(xiàn)問題,及時解決問題,避免在預(yù)算結(jié)束時才發(fā)現(xiàn)問題,而此時已時過境遷,可能會給企業(yè)造成損失。重視過程控制還有利于更加客觀地評價業(yè)績。

盡管企業(yè)的經(jīng)濟活動預(yù)算有些也能以非貨幣加以度量,但貨幣度量仍然是最基本的。可以說,企業(yè)預(yù)算從本質(zhì)來看主要還是各種資源的價值表現(xiàn),所以,預(yù)算控制應(yīng)該以價值管理為主線。當(dāng)然這并不排除和貶低非貨幣度量的重要性和必要性,有時候非財務(wù)指標(biāo)會顯得格外重要。

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(作者單位:山西省電力公司供電工程承裝公司 山西太原 030000)(責(zé)編:若佳)