高校教學(xué)管理中教務(wù)員工作探討

曾　薇

摘要：本文討論了高校教務(wù)員在教學(xué)管理中的工作內(nèi)容、職能特點(diǎn)，分析了目前高校管理中教務(wù)員普遍存在的問(wèn)題，提出了高校教務(wù)員工作改進(jìn)的措施，并闡述了教務(wù)員如何做好教學(xué)管理工作，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。

關(guān)鍵詞：高校教學(xué)管理教務(wù)員工作

在高等學(xué)校從事教學(xué)管理的人員，主要是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及教務(wù)員(或教學(xué)秘書)。而學(xué)院(系部)領(lǐng)導(dǎo)大多是學(xué)者，他們忙于教學(xué)和行政管理事務(wù)，在教學(xué)管理方面主要起著指導(dǎo)作用，因此，日常的具體事務(wù)工作諸如：課程安排、一考試安排與成績(jī)管理、學(xué)生學(xué)籍管理、為學(xué)生學(xué)位資格審查提供成績(jī)依據(jù)、負(fù)責(zé)本單位教學(xué)檔案的整理及報(bào)關(guān)等，都屬于教務(wù)員的工作范疇，教務(wù)員在高校教學(xué)管理中發(fā)揮著極其重要的作用。為了適應(yīng)新形勢(shì)下高等學(xué)校教學(xué)管理的發(fā)展要求，進(jìn)一步提高教學(xué)質(zhì)量，如何做好教務(wù)員工作是一個(gè)值得探討的重要課題。

一、高校教務(wù)員在教學(xué)管理中的工作內(nèi)容

(一)教學(xué)管理。每學(xué)期中安排下一學(xué)期的教學(xué)任務(wù)，如編寫開(kāi)課計(jì)劃，進(jìn)行教學(xué)計(jì)劃維護(hù)，編排教學(xué)周程表，用綜合教務(wù)系統(tǒng)排課，組織本院教師填寫上機(jī)計(jì)劃表，統(tǒng)計(jì)落實(shí)教師需要多媒體教室上課，協(xié)助教務(wù)科安排上課時(shí)間和教室，向任課教師、學(xué)生班級(jí)和輔導(dǎo)員發(fā)送新學(xué)期課程表；開(kāi)學(xué)后的前兩周，了解和掌握新課表的循環(huán)情況，出現(xiàn)問(wèn)題與教務(wù)科取得聯(lián)系，從而及時(shí)解決處理日常有關(guān)調(diào)停課等事宜；負(fù)責(zé)教師工作量的統(tǒng)計(jì)上報(bào)工作，協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)做好各種實(shí)踐教學(xué)的組織和準(zhǔn)備工作，了解掌握教學(xué)工作情況及教學(xué)計(jì)劃實(shí)施情況，收集教學(xué)信息反饋、提出教改及修改教學(xué)計(jì)劃的措施及意見(jiàn)；協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)檢查，教學(xué)評(píng)估工作中的相關(guān)工作；進(jìn)行相關(guān)資料的建檔和匯總，如專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、開(kāi)課任務(wù)書、教學(xué)安排計(jì)劃表、教師上課表、學(xué)生上課表、學(xué)生的課程設(shè)計(jì)和畢業(yè)論文、領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)課記錄表，以及圍繞教與學(xué)而主辦的師生座談會(huì)情況調(diào)查等。

(二)選修課管理工作。每學(xué)期結(jié)束前，組織下學(xué)期準(zhǔn)備開(kāi)設(shè)選修課的教師向?qū)W生介紹選修課的主要內(nèi)容和課程要求，讓學(xué)生進(jìn)行預(yù)選修，匯總各門課的預(yù)選修學(xué)生人數(shù)，確定可以開(kāi)出的課程，并做好相關(guān)的開(kāi)課準(zhǔn)備工作，在開(kāi)學(xué)后兩周內(nèi)，做好學(xué)生選修課程最終的選、退工作。

(三)教材管理。在學(xué)期結(jié)束前做好下學(xué)期教材訂購(gòu)工作，協(xié)助院系各門課程的任課教師落實(shí)教學(xué)用書及講義事項(xiàng)，在本院系建立教材展示中心，將歷年使用過(guò)的教材歸檔，并提供教師參考，及時(shí)了解最新教材建設(shè)動(dòng)態(tài)，推薦教師優(yōu)先選用獲獎(jiǎng)教材、優(yōu)秀教材、近三年出版教材及國(guó)家教委推薦使用的教材，杜絕選用可能造成降低培養(yǎng)要求及影響教學(xué)質(zhì)量的教材，同時(shí)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)組織本單位有能力的教師做好自編教材、自編講義等教材建設(shè)工作。

(四)教務(wù)方面其他工作。安排好考試日程，做好監(jiān)考安排工作，學(xué)生的學(xué)籍管理、成績(jī)管理，學(xué)生緩考、補(bǔ)考、重學(xué)和學(xué)期末試卷收集歸檔工作。

二、高校教務(wù)員在教學(xué)管理中的職能特點(diǎn)分析

(一)管理和服務(wù)雙重性質(zhì)。教務(wù)管理具有管理和服務(wù)的雙重性質(zhì)，教務(wù)管理是依據(jù)教務(wù)管理制度對(duì)教學(xué)工作中的具體教學(xué)環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，具有管理性質(zhì)_2_。教務(wù)管理工作服務(wù)于教學(xué)工作這一中心，而且提供咨詢之類的實(shí)質(zhì)性服務(wù)，具有明顯的服務(wù)性質(zhì)。教務(wù)員接受教務(wù)處的指導(dǎo)和院系的主管副院長(zhǎng)和系主任的領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)學(xué)院和院系的教務(wù)管理制度對(duì)院系的教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行管理，提供服務(wù)，具有管理和服務(wù)雙重性質(zhì)。

(二)協(xié)助性和繁雜性。高校二級(jí)單位的教學(xué)管理包含了專業(yè)、課程、試題、成績(jī)、實(shí)習(xí)、畢業(yè)設(shè)計(jì)等內(nèi)容。教務(wù)員協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做好各類報(bào)告及相關(guān)數(shù)據(jù)，協(xié)助系主任制定各專業(yè)的教學(xué)計(jì)劃，教學(xué)大綱，協(xié)助老師開(kāi)展學(xué)生的教學(xué)實(shí)習(xí)經(jīng)費(fèi)的借用及學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)，協(xié)助學(xué)生的四(六)級(jí)英語(yǔ)、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試報(bào)名及學(xué)生公選課的指導(dǎo)與操作。教務(wù)員管理和服務(wù)的對(duì)象眾多，教務(wù)員工作不僅面向上級(jí)管理部門，本院的領(lǐng)導(dǎo)、專任教師、本院學(xué)生，公共課程的學(xué)院如體育、高等數(shù)學(xué)、計(jì)算機(jī)、大學(xué)英語(yǔ)、馬克思、鄧小平理論、毛澤東思想概論課程的教務(wù)員，還面向全校的學(xué)生。特別是隨著近幾年高校的擴(kuò)招，教師數(shù)、學(xué)生數(shù)迅猛增長(zhǎng)，教務(wù)員的管理和服務(wù)對(duì)象也隨之大大增多。教務(wù)管理事務(wù)本身就多且雜，而身處教務(wù)管理第一線的教務(wù)員面對(duì)的事務(wù)更多、更雜，且教務(wù)員的工作任務(wù)大多具有較高的時(shí)效性，必須在規(guī)定期限內(nèi)完成，否則就可能形成教學(xué)事故。

(三)業(yè)務(wù)性與綜合性。教務(wù)員工作具有自身的特點(diǎn)，與輔導(dǎo)員、實(shí)驗(yàn)員、行政秘書和專任教師的工作有很大的不同，具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性，它要求教務(wù)員熟知并正確理解各項(xiàng)教務(wù)管理制度，熟悉各項(xiàng)教務(wù)管理事務(wù)的辦事程序，熟悉操作教務(wù)管理系統(tǒng)，對(duì)教務(wù)員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有較高的要求。一個(gè)新到崗位的教務(wù)員，通常需要1學(xué)年以上的時(shí)間才能充分熟悉和掌握教務(wù)員的業(yè)務(wù)技能。綜合性表現(xiàn)在：從學(xué)生入學(xué)注冊(cè)到考試，從教材的預(yù)定到書本的領(lǐng)發(fā)，從課程評(píng)估、專業(yè)評(píng)估、課堂教學(xué)質(zhì)量評(píng)估、畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)評(píng)估到老師課堂評(píng)估、學(xué)生綜合評(píng)估、院系教研室教學(xué)評(píng)比，從協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)組織有關(guān)任用制度、修改教學(xué)計(jì)劃及其教學(xué)大綱到根據(jù)教學(xué)計(jì)劃編制學(xué)期教學(xué)任務(wù)等，每一教學(xué)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)教務(wù)員的參與，如果其中的某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，則會(huì)影響正常的教學(xué)秩序。

三、目前高校管理中教務(wù)員普遍存在的問(wèn)題

由于一些歷史和現(xiàn)實(shí)的原因，許多高校只重視師資隊(duì)伍的建設(shè)，忽視教學(xué)管理隊(duì)伍的建設(shè)，認(rèn)為教務(wù)工作專業(yè)性不強(qiáng)，只要肯干，人人能干，認(rèn)識(shí)上的偏差和管理上的忽視，導(dǎo)致教務(wù)員素質(zhì)參差不齊。概括起來(lái)。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

(一)結(jié)構(gòu)不合理。包括年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)。高校教務(wù)人員的來(lái)源渠道多樣，有引進(jìn)人才的家屬，有校內(nèi)外調(diào)入，有照顧安排的運(yùn)動(dòng)員，有關(guān)系戶子女，等等，非專業(yè)和低學(xué)歷者多，知識(shí)結(jié)構(gòu)比較單一，缺少優(yōu)秀的懂管理的專業(yè)人才?？傊?，整體結(jié)構(gòu)缺乏科學(xué)性，無(wú)法形成合理的教務(wù)管理人才梯隊(duì)。

(二)隊(duì)伍不穩(wěn)定。教務(wù)員每天忙于事務(wù)性工作，成就感不強(qiáng)，再加上地位不高，待遇偏低，評(píng)職稱難，導(dǎo)致教務(wù)員隊(duì)伍不穩(wěn)定，流動(dòng)性大。

(三)視野不開(kāi)闊。教務(wù)員存在較嚴(yán)重的部門觀和事務(wù)觀，簡(jiǎn)單滿足于解決二級(jí)學(xué)院自身日常教務(wù)管理中的問(wèn)題，缺乏對(duì)教務(wù)管理的宏觀把握，缺乏與其他高校教務(wù)管理的溝通，更不會(huì)從高校發(fā)展的高度考慮教務(wù)管理的變革。

(四)管理效率低。原因如下：對(duì)業(yè)務(wù)不熟悉，工作方法單一；按部就班，觀念陳舊，工作缺少創(chuàng)新；忙于應(yīng)付瑣碎事務(wù)，缺乏信息化管理理念和現(xiàn)代化管理能力；個(gè)人缺乏服務(wù)意識(shí)和奉獻(xiàn)精神；教務(wù)員之間相互推諉。職責(zé)不清；部門之間缺少溝通協(xié)調(diào)，影響交流。

(五)科研能力弱。繁忙的工作占據(jù)了教務(wù)員的時(shí)間和精力，高校教務(wù)員的科研意識(shí)和科研能力都相當(dāng)薄弱，而高校管理的激勵(lì)機(jī)制中對(duì)此又缺少相應(yīng)的規(guī)定和要求，使教務(wù)員更加容易放松自我要求，甘于落后，影響他

們個(gè)人的晉升和收入。

四、高校教務(wù)員工作的改進(jìn)措施

如何培養(yǎng)與提高教務(wù)員的工作能力，使教務(wù)管理工作躍入一個(gè)更新更高的層次，是高校面臨的一項(xiàng)刻不容緩的課題。

(一)樹(shù)立良好的心態(tài)。教務(wù)員必須具備良好的心態(tài)，其事務(wù)繁瑣，要提供良好的服務(wù)，就要有良好的心態(tài)。首先，要樹(shù)立正確的管理愿望。孔子曰：“知之者不如好之者，好之者不如樂(lè)之者?！敝挥袚碛姓_的管理愿望，才能主動(dòng)、透徹地了解教務(wù)管理的工作性質(zhì)，才能充分認(rèn)識(shí)和挖掘自己的工作能力，創(chuàng)造性地開(kāi)展教務(wù)管理工作。其次，要樹(shù)立以老師、學(xué)生為中心的心態(tài)，在教學(xué)管理過(guò)程中要始終確立讓教師學(xué)生滿意的指導(dǎo)思想，并貫穿實(shí)踐于每一個(gè)工作細(xì)節(jié)。再次，要博大胸懷，虛懷若谷。把從事教務(wù)的成功管理作為自我價(jià)值實(shí)現(xiàn)的心態(tài)，以付出便是對(duì)自己回報(bào)的心態(tài)獲取教務(wù)管理知識(shí)與技能。把不斷提升自己的教務(wù)管理素養(yǎng)作為樂(lè)趣來(lái)追求，防止患得患失。

(二)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。教務(wù)管理工作的實(shí)質(zhì)就是服務(wù)，教務(wù)員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，以大局為重，主動(dòng)、超前、高效地做好服務(wù)工作Ⅲ。第一，有大局意識(shí)。確定教務(wù)員的職能，明確教務(wù)員的職責(zé)，最大限度地發(fā)揮個(gè)人才能，做好教學(xué)院長(zhǎng)的助手、教師的幫手、學(xué)生的把手，絕不能好高騖遠(yuǎn)或妄自菲薄。當(dāng)責(zé)、權(quán)、利三者相沖突時(shí)，要突出管理職責(zé)，避免產(chǎn)生不良心態(tài)而引發(fā)不良行為。第二。主動(dòng)服務(wù)。二級(jí)學(xué)院教務(wù)工作有從屬性、被動(dòng)性的特點(diǎn)，但許多工作又具有時(shí)效性，教務(wù)員只有主動(dòng)出擊，統(tǒng)籌兼顧，才不會(huì)亂了陣腳。如果只是忙于應(yīng)付，工作成效不僅不明顯，反而會(huì)誤事。第三，適度超前?！胺彩骂A(yù)則立，不預(yù)則廢”。教務(wù)工作具有循環(huán)性和規(guī)律性，每個(gè)學(xué)期都有類似和相同的工作，比如選修課程安排、重修安排、考試安排等。教務(wù)員可以把它們形成日程表，做到想在前，干在先，把握教務(wù)工作發(fā)展動(dòng)向。第四，提高效率。效率應(yīng)該是服務(wù)型行業(yè)安身立命的根本。教務(wù)員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生、教師提出的各種教務(wù)方面的問(wèn)題。都要及時(shí)地解決和反饋，在第一時(shí)間里讓教師、學(xué)生滿意。不能解決的，就要上通下達(dá)，絕不能含混而過(guò)?；蛲菩敦?zé)任，拖拉不管。

(三)加強(qiáng)專業(yè)造詣。教務(wù)員必須具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)。本科以上學(xué)歷的教務(wù)員都有一定專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，但僅僅擁有這些是不夠的，至少還要進(jìn)行幾個(gè)方面的知識(shí)準(zhǔn)備：一是教務(wù)管理方面的知識(shí)，教務(wù)管理方面的知識(shí)有很多，教務(wù)員不僅要了解其基本含義，還要熟悉其內(nèi)容，明確其目的和意義，從而探索教務(wù)管理的基本規(guī)律，提高管理成效。二是教育管理方面的知識(shí)。教務(wù)員是對(duì)教師和學(xué)生進(jìn)行管理，沒(méi)有一定的教育管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)是不行的。教務(wù)員不僅要學(xué)習(xí)教育學(xué)、心理學(xué)、教育管理學(xué)等方面的理論知識(shí)和技術(shù)，還要系統(tǒng)學(xué)習(xí)和掌握教學(xué)管理的基本含義…。三是所在院系的相關(guān)學(xué)科專業(yè)知識(shí)。高等教育具有很強(qiáng)的專業(yè)性，它通過(guò)一定學(xué)科專業(yè)來(lái)培養(yǎng)高素質(zhì)的專門人才。教務(wù)員必須了解本學(xué)院各個(gè)學(xué)科的課程體系、教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)大綱，熟悉學(xué)院不同學(xué)期開(kāi)設(shè)的課程及其任課教師，具備一定的學(xué)科專業(yè)知識(shí)框架。四是基本的信息技術(shù)處理能力和外語(yǔ)表達(dá)能力。教務(wù)員要能熟練地運(yùn)用教務(wù)管理軟件、辦公軟件和其他管理相關(guān)軟件。而且隨著外籍語(yǔ)言教師的增多，以及合作辦學(xué)的發(fā)展，要求教務(wù)員能較好地使用英語(yǔ)，加強(qiáng)與外籍老師和外籍學(xué)生的溝通。

(四)培養(yǎng)多種技能。教務(wù)員還要具有以下幾種能力：一是溝通協(xié)調(diào)能力。教學(xué)管理的目標(biāo)是維護(hù)正常的教學(xué)秩序。在管理中必然會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題和矛盾(包括教學(xué)資源的協(xié)調(diào)和人際關(guān)系的協(xié)調(diào))。二是具備較強(qiáng)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力。在協(xié)調(diào)過(guò)程中，要注意原則性和靈活性的結(jié)合，要善于換位思考。誠(chéng)信處理。三是團(tuán)結(jié)協(xié)助能力。教務(wù)管理工作是一項(xiàng)集體性的勞動(dòng)，需要學(xué)院內(nèi)外各個(gè)部門、環(huán)節(jié)的通力合作。此外，教務(wù)員作為教務(wù)管理工作各環(huán)節(jié)中的樞紐，還要樹(shù)立合作的意識(shí)。在明確教學(xué)院長(zhǎng)對(duì)本學(xué)院教學(xué)的整體規(guī)劃和部署、意圖和導(dǎo)向的前提下，加強(qiáng)與各部門的溝通，落實(shí)教學(xué)管理工作細(xì)節(jié)。教務(wù)員之間，既要明確分工，又要團(tuán)結(jié)協(xié)作，決不能口徑不一，各自為政。

(五)獨(dú)立處理問(wèn)題的能力。教學(xué)院長(zhǎng)負(fù)責(zé)全院的教學(xué)工作的規(guī)劃和運(yùn)行，事務(wù)繁忙。教務(wù)員必須學(xué)會(huì)獨(dú)立、處理問(wèn)題，不能讓教學(xué)院長(zhǎng)事事躬親。尤其是出現(xiàn)突發(fā)事件時(shí)，要能果斷地，有理、有節(jié)地處理事件并承擔(dān)責(zé)任，事后及時(shí)匯報(bào)。教務(wù)員要具備自我學(xué)習(xí)能力，樹(shù)立“活到老，學(xué)到老”的理念。高校教育的發(fā)展，使教務(wù)員的學(xué)習(xí)內(nèi)容不斷擴(kuò)展。教務(wù)員迫切需要提高自身的法律意識(shí)，學(xué)會(huì)應(yīng)用相關(guān)的法律知識(shí)約束自己，強(qiáng)化教務(wù)管理工作，防止教學(xué)糾紛的出現(xiàn)。教學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)生的增多，都使教學(xué)檔案管理增加了難度。學(xué)習(xí)專業(yè)的檔案管理知識(shí)也成為必然。

(六)創(chuàng)新管理和科研的能力。傳統(tǒng)的教務(wù)員基本都是經(jīng)驗(yàn)管理者，新時(shí)期教務(wù)員在積累經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，還要探索教務(wù)工作規(guī)律，強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)。要關(guān)注教務(wù)工作的改進(jìn)，把管理工作和科研活動(dòng)相結(jié)合。例如要及時(shí)了解學(xué)校教學(xué)改革的相關(guān)內(nèi)容和措施，了解高等院校的辦學(xué)動(dòng)向、新的管理辦法，社會(huì)對(duì)專業(yè)、人才的需求，探討如何通過(guò)教務(wù)的科學(xué)管理促進(jìn)教學(xué)，等等。

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)支持和理解教學(xué)管理。建立有效的教學(xué)管理評(píng)價(jià)機(jī)制。組織教務(wù)員進(jìn)行進(jìn)修和培訓(xùn)，組織必要的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和參觀學(xué)習(xí)，開(kāi)展相互學(xué)習(xí)和交流活動(dòng)等，有利于教務(wù)員教務(wù)管理水平的提高。

五、結(jié)語(yǔ)

在高等學(xué)校中，教學(xué)管理工作任重而道遠(yuǎn)，教務(wù)員只有不斷提高自身的綜合素質(zhì)，在學(xué)習(xí)和工作實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，探索規(guī)律，盡心盡責(zé)地為師生服務(wù)，才能做好教務(wù)員工作。實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。

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