高職院校檔案工作中存在的問題與對(duì)策

婁翠英

摘要：高職院校檔案工作是學(xué)極管理工作的重要組成部分，本文就高職院校檔案管理中存在的一些問題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高職院校檔案管理工作存在問題對(duì)策

高職院校檔案是伴隨著學(xué)校的發(fā)展而不斷積累形成的重要信息資源，不僅對(duì)高職院校自身的建設(shè)和發(fā)展起著重要的作用，同時(shí)也為國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。但另一方面，我們也不得不看到在高職院校檔案工作中還存在著不少薄弱環(huán)節(jié)，特別是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的來臨和信息社會(huì)的發(fā)展，使高職院校檔案工作遠(yuǎn)不能適應(yīng)新形勢(shì)下學(xué)校發(fā)展的需要。

一、當(dāng)前高職院校檔案工作中存在的問題

1檔案意識(shí)淡薄。學(xué)院決策層對(duì)檔案工作不夠重視。檔案工作是政策性、業(yè)務(wù)性都很強(qiáng)的工作，但是由于歷史和主客觀的原因，不少領(lǐng)導(dǎo)干部檔案意識(shí)薄弱，檔案管理工作不在學(xué)院議事日程上，往往是“說起來重要。做起來次要，忙起來不要”，沒有從根本上認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性。領(lǐng)導(dǎo)的忽視，再加上高職院校改革的不斷深入，學(xué)院各部門定編定崗，緊縮辦公人員，使高職院校檔案人員處在地位不高，責(zé)任不輕，難度不小的工作環(huán)境中，從而影響了高職院校檔案工作的開展。

2管理體制不夠健全，工作效率低下。在管理體制上，檔案機(jī)構(gòu)不健全，編制少，人員不足，致使分工不夠具體，職責(zé)不夠明確，規(guī)章制度不落實(shí)，同時(shí)校檔案機(jī)構(gòu)與其它部門、院系之間聯(lián)系不密切，這些單位也設(shè)有檔案兼職人員，但往往由于工作多兼而不管。由于分散管理，多頭領(lǐng)導(dǎo)，造成管理紊亂，各行其是，這既影響了高職院校檔案工作的統(tǒng)一完整、技術(shù)保護(hù)和安全保管，又割斷了高職院校檔案的內(nèi)在聯(lián)系。而工作推諉、疲沓，甚至損害了檔案，也得不到懲罰。這種有章不循、違章難糾的現(xiàn)象普遍存在的原因，是高職院校的各項(xiàng)管理還沒有完全進(jìn)入正規(guī)化管理和法制建設(shè)的軌道上來，對(duì)各項(xiàng)制度的貫徹落實(shí)缺乏行之有效的、嚴(yán)格的考核獎(jiǎng)懲措施。

3經(jīng)費(fèi)投入少，檔案室的設(shè)施和現(xiàn)代化管理較落后。一些高職院校檔案庫房狹小，設(shè)施簡陋，辦公條件較差，有的甚至還是庫房、辦公，查閱沒有實(shí)行三分開，檔案現(xiàn)代化及檔案保護(hù)設(shè)備也配備不全，檔案經(jīng)費(fèi)更得不到有效保證。另外，極大多數(shù)高職院校存在忽視檔案人員的勞動(dòng)保護(hù)問題，這對(duì)檔案人員的身心健康造成了一定的影響。

4檔案管理人才匱乏。高職院校檔案人才隊(duì)伍目前存在的主要問題是知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，缺少服務(wù)創(chuàng)新的高層次人才。未能建立起一支管理型、研究型、服務(wù)型、技術(shù)型并舉與相融的檔案人才隊(duì)伍。實(shí)施“人才強(qiáng)室、人才興室”戰(zhàn)略，是高職院校檔案工作“上水平、創(chuàng)一流”和高職院校檔案部門“立于不敗、部門永存”的迫在眉睫的要求。人才資源是高職院校檔案部門重要的戰(zhàn)略資源，誰擁有檔案人才優(yōu)勢(shì)，誰就有競爭的優(yōu)勢(shì)。高職院校檔案室要善于抓住機(jī)遇，掌握人才競爭的主動(dòng)權(quán)，加強(qiáng)和改進(jìn)人才工作。高職院校檔案室難見著書立說者，這與檔案人員的素質(zhì)有較大關(guān)系。

5服務(wù)技術(shù)手段落后。雖然高職院校大多數(shù)的檔案室，都已引進(jìn)計(jì)算機(jī)等設(shè)備，但系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)單一，缺乏綜合處理技術(shù)能力，導(dǎo)致檔案工作效率低下。大多技術(shù)都用于辦公文字處理，檔案信息、加工、存儲(chǔ)和開發(fā)利用仍處于低效率的手工操作階段。這種手工作業(yè)不僅重復(fù)性勞動(dòng)量大、時(shí)間長、速度慢，極大地影響了檔案的工作效率，更致使檔案工作人員無暇顧及編研和科學(xué)開發(fā)管理，不能積極地開發(fā)與主動(dòng)提供、利用檔案。

6檔案基礎(chǔ)工作普遍較差。目前，有相當(dāng)一部分高職院校檔案管理基礎(chǔ)工作尚不能迅速適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求?？傮w來講，綜合性檔案室的現(xiàn)狀大多是室藏內(nèi)容龐雜、案卷數(shù)量繁多、時(shí)間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理中，每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理及質(zhì)量要求不同、整理的規(guī)格不統(tǒng)一等原因。形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。

二、高職院校檔案工作應(yīng)積極采取的相應(yīng)對(duì)策

1決策層須增強(qiáng)檔案意識(shí)，重視和加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，特別是涉及民生檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。因?yàn)槊裆鷨栴}是一個(gè)政治問題、人心問題，直接關(guān)系到社會(huì)的穩(wěn)定與和諧。民生檔案工作是關(guān)注民生、保障民生、改變民生不可或缺的重要工作。做好民生檔案工作，服務(wù)人民群眾是貫徹黨的十七大精神的必然要求，也是高職院校檔案室與民生檔案形成各部門、各系部的一項(xiàng)重要職責(zé)。所以各高職院校領(lǐng)導(dǎo)要把檔案納入學(xué)院目標(biāo)管理和議事日程工作中來，特別是要將民生檔案作為民生工程的一項(xiàng)工作來抓，相關(guān)各部門、各系部必須互相配合，做到各司其職，實(shí)行綜合管理；并在管理制度、工作程序、崗位職責(zé)等方面采取有力措施，切實(shí)幫助解決民生檔案工作中存在的問題和困難，把民生檔案工作作為提高學(xué)院科學(xué)管理水平的一項(xiàng)重要措施來抓，這是有力地推動(dòng)檔案工作開展的重要一環(huán)。

2健全管理體制，是檔案工作的基本保障。首先，建立檔案管理交叉職能協(xié)調(diào)中心。改變檔案由收集到歸檔的整個(gè)流程中經(jīng)常受阻的狀況，這個(gè)協(xié)調(diào)中心可以掛靠在學(xué)院檔案室。這種跨層次的組織機(jī)構(gòu)既能充分發(fā)揮橫向協(xié)同工作機(jī)制與縱向控制指揮機(jī)制的作用，又能有效地避免許多相互推諉、彼此指責(zé)的問題。而且能夠根據(jù)高等教育的改革和發(fā)展趨勢(shì)，以及檔案利用者的多種需求進(jìn)行快速而有效地組合、部署，重新調(diào)整工作重心，迅速發(fā)揮其集體的綜合優(yōu)勢(shì)。其次，各商職院校應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)現(xiàn)管理制度進(jìn)行改革，建立科學(xué)的管理制度，在實(shí)際工作中有法可依，有章可循。同時(shí)健全高職院校檔案工作人員崗位責(zé)任制，設(shè)有分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，并參照《高校檔案工作規(guī)范》制定考核細(xì)則，把檔案的各項(xiàng)工作與考核、定職、獎(jiǎng)懲掛鉤。各級(jí)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)要責(zé)成檔案管理人員做好本部門檔案收集、管理、歸納工作，定期進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、評(píng)比、總結(jié)。實(shí)行集中統(tǒng)一管理，這樣高職院校的檔案管理工作才能逐步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，達(dá)到信息時(shí)代對(duì)檔案工作的要求。

3加大對(duì)檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入。高職院校的檔案經(jīng)費(fèi)要單獨(dú)立項(xiàng)。列入學(xué)院財(cái)務(wù)預(yù)算，以符合檔案工作的需要。同時(shí)。在財(cái)力允許的情況下，逐步改善檔案部門的必備條件。如為檔案部門添置計(jì)算機(jī)、空調(diào)、吸塵器、復(fù)印機(jī)、掃描儀、防磁柜等，以加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，滿足檔案工作的最起碼要求。檔案部門要運(yùn)用現(xiàn)有的高新技術(shù)手段，以保護(hù)永不再生的檔案資源，最大限度地延長檔案的壽命。并積極創(chuàng)造條件配置網(wǎng)絡(luò)版計(jì)算機(jī)管理軟件，實(shí)行檔案工作的計(jì)算機(jī)管理，為檔案管理現(xiàn)代化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息上網(wǎng)，最大限度地分層次地實(shí)現(xiàn)檔案信息學(xué)院與社會(huì)共享。

4培養(yǎng)人才，提高工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理現(xiàn)代化，人才是關(guān)鍵。檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)的高低直接影響檔案事業(yè)的興衰。檔案隊(duì)伍特別是兼職檔案員，其工作任務(wù)多，如果不對(duì)其進(jìn)行輔導(dǎo)，必然影響檔案工作的質(zhì)量。因此，檔案隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高，必須建立一支適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的智力化高校檔案管理隊(duì)伍。21世紀(jì)是信息時(shí)代，科學(xué)技術(shù)日新月異，傳統(tǒng)的管理方式無法適應(yīng)現(xiàn)代化的需要。因此檔案工作必須借助計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化手段實(shí)現(xiàn)信息資源有效利用和共享，為學(xué)院、社會(huì)提供更為便捷、生動(dòng)、豐富的檔案服務(wù)。這就要求檔案工作人員不僅具備檔案專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)，同時(shí)還要具備精通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)及信息分析的能力。為了適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展，除了加強(qiáng)對(duì)檔案隊(duì)伍的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，與時(shí)俱進(jìn)地學(xué)習(xí)、吸收新知識(shí)、新技術(shù)外，高職院校檔案部門還要注意引進(jìn)、培養(yǎng)多方面的專業(yè)人才，組建復(fù)合型多層次的檔案專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍。

5做好檔案基礎(chǔ)工作，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。一是結(jié)合檔案室實(shí)際規(guī)范著錄工作。著錄是檔案管理現(xiàn)代化的重要手段之一，是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)中的數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)前期工作。1986年國家檔案局頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。除此之外，還要根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求和檔案室實(shí)際情況制定出適合檔案室著錄工作的著錄細(xì)則。二是統(tǒng)一分類號(hào)，保證檢索查全率。計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，在分類的過程中還應(yīng)加大校審力度。減少人為錯(cuò)誤，做到前后標(biāo)引一致，同一類文件標(biāo)引一致，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。三是規(guī)范題名，簡化查找時(shí)間。檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率，因此，在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。

參考文獻(xiàn)：

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