淺談如何實現(xiàn)聲像檔案的有序管理

黃小河

摘要:聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題,直接影響了檔案的完整和利用。采取有效措施,加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。

關(guān)鍵詞:聲像檔案;管理;對策

隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善,在機(jī)關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題,直接影響了檔案的完整和利用。因此,采取有效措施,加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。

1聲像檔案管理混亂,問題復(fù)雜

主要表現(xiàn)在:

1.1管理制度不健全,聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理

很多單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理,缺乏必要的管理制度,或有的單位雖有管理制度,但落實不夠,缺乏有效的保障措施。

1.2檔案意識不強(qiáng),聲像檔案難以及時完整歸檔

聲像檔案有較強(qiáng)的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔,影像需輔以文字說明,如果不及時歸檔,日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn),有近20%的單位有積存照片沒歸檔,且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片,文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片,卻由于沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看,更令人擔(dān)憂,相當(dāng)一部分單位都是“一盤帶子反復(fù)用”,原始錄音(像)沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案,雖管理不規(guī)范,但當(dāng)檔案部門去收集時,往往不愿交。究其原因,主要是檔案意識不強(qiáng),對聲像檔案管理缺乏重視。

1.3保管條件差,聲像檔案難以長久保存

聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格,很多單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質(zhì),磁帶受損等,不利于聲像檔案的長久保存和利用,一旦發(fā)生問題,悔之晚矣!

1.4收集渠道不暢,聲像檔案館、室藏匱乏

目前館藏聲像檔案極為匱乏?；鶎訂挝恢杏薪姆种坏恼掌瑱n案散存在個人或科室內(nèi)部,沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存,難以及時完整歸檔統(tǒng)一管理,致使基層檔案室聲像檔案不齊全,檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住,加之征集措施不得力,渠道不暢,造成今天的尷尬局面。

1.5區(qū)域性重大活動檔案失控,聲像檔案流失嚴(yán)重

眾所周知,每次區(qū)里或基層單位組織重大活動,召開重要會議,都安排人員攝錄像,形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行,但在檔案館(室)卻找不齊這些原始檔案。分析原因:一是多個單位同時參與的大型活動,檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時抽調(diào)的,各自負(fù)責(zé)一塊工作,相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中,活動結(jié)束后,檔案材料也各歸東西,聲像(包括文書、實物等)檔案流失在所難免;二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作,也造成檔案材料流失;三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強(qiáng),加之缺乏有效的管理,形成的檔案不及時歸 檔,用完之后就歸為已有或是下落不明,又造成檔案的流失。

2加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對策及建議

2.1加強(qiáng)宣傳、提高意識,爭取領(lǐng)導(dǎo)重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各立檔單位乃至全社會的事,而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗看:一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持,引起社會的廣泛關(guān)注,從而提高全民,特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案識,營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機(jī)遇,服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇,結(jié)合本地、本單位中心工作,通過館、室藏檔案以及生動的利用實例,發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

2.2加強(qiáng)管理,制定辦法,狠抓制度落實

要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀,制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。同時,各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度,強(qiáng)化規(guī)范管理,對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理,制定一套嚴(yán)格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交;在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處,必須制定有效的配套措施,明確責(zé)任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動,以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

2.3加強(qiáng)監(jiān)督,分類指導(dǎo),注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)

針對聲像檔案管理現(xiàn)狀,檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度,并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時,針對不同單位現(xiàn)狀,采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo),力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位,要鞏固提高,在開發(fā)利用上下功夫;對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員,而檔案管理沒跟上的單位,應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督,促其逐步規(guī)范管理;對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位,要限期建檔,加大指導(dǎo)監(jiān)督力度,不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn),全面加強(qiáng)對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn),為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

2.4結(jié)合實際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管

從長久保護(hù)和利用考慮,聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求,短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我們認(rèn)為結(jié)合實際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先,聲像檔案要獨立成卷,使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放;其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度,遠(yuǎn)離光線、磁場等;錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施,盡量延長聲像檔案的壽命。

2.5全面出擊,形式多樣,疏通收集渠道

要實現(xiàn)聲像檔案收集完整,采取必要的行政手段和物質(zhì)保障,建立并疏通收集渠道,運(yùn)用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實際,各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊,采取多種形式收集。

2.6建議檔案主管部門參與全區(qū)各類重大活動

針對地區(qū)重大活動(重要會議)檔案失控、聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素,應(yīng)采取檔案局、館直接參與的辦法,由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作,以確保全區(qū)重大活動產(chǎn)生的檔案(特別是聲像檔案),得以及時、齊全、完整地歸檔,統(tǒng)一管理,方便各方面利用。