高職院校教學(xué)評估與檔案工作

柴　坤

1教學(xué)評估促進(jìn)了高校檔案事業(yè)的發(fā)展

1.1教學(xué)評估增強(qiáng)了教職工的檔案意識。通過教學(xué)評估工作，高職院校檔案得到了充分利用，無論從入圍省示范性重點高職院校創(chuàng)建的評估，還是已經(jīng)通過省語言文字規(guī)范化示范院校評估來看。檔案都在評估中發(fā)揮了很重要的作用，得到了高校領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定。通過評估從部門領(lǐng)導(dǎo)到廣大師生的檔案意識普遍得到了增強(qiáng)。如在我校的迎接評估的準(zhǔn)備過程中，把評估指標(biāo)各項內(nèi)容所需的文件、檔案材料細(xì)化，并層層落實到從教師到機(jī)關(guān)干部的每一個人。隨著人們的檔案意識不斷增強(qiáng)，專(兼)職檔案員歸檔的熱情也日益提高，歸檔的自覺性也越來越強(qiáng)。

1.2評估產(chǎn)生了大量重要的具有保存價值的檔案。

各被評估的高校，在為迎接評估的準(zhǔn)備以及在評估過程中，形成了大量重要而具有保存價值的檔案，它對各評估高校今后的教學(xué)、黨政管理等各項工作具有很重要的依據(jù)和參考作用，是學(xué)校寶貴的財富，是多少人日夜辛勞的汗水結(jié)晶。評估利用了檔案，同時又產(chǎn)生了新的檔案，增加了檔案館(室)的庫藏，促進(jìn)了高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

1.3評估促進(jìn)了高校檔案館(室)軟、硬件的發(fā)展。評估的準(zhǔn)備工作需要高校檔案部門提供大量的原始文件材料，這就要求高校檔案部門努力實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，以適應(yīng)評估工作的需要，檔案部門要以評估為契機(jī)，促使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)加大對檔案建設(shè)的投入，配備足夠數(shù)量的檔案柜架、微機(jī)、復(fù)印機(jī)、打字機(jī)等必備設(shè)備，要建立健全便于利用檔案的制度，檔案人員也要通過各種途徑，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，加大對檔案信息資源的開發(fā)利用力度，積極主動提供高質(zhì)量、高效率的服務(wù)，充分發(fā)揮高校檔案應(yīng)有的作用。

2教學(xué)評估促進(jìn)高職院校檔案工作的地位提高

2.1檔案工作得到了領(lǐng)導(dǎo)的重視。以往許多高職院校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作缺乏認(rèn)識，沒有給予檔案工作足夠的重視和支持，檔案工作機(jī)構(gòu)的設(shè)立、人員的配備和設(shè)備的購置等難以得到保證。在許多人眼中，檔案部門是一個無足輕重的崗位，檔案人員基本上是一些“老、弱、病、殘”人員。檔案存儲檢索設(shè)備也非常陳舊，這些都嚴(yán)重影響檔案部門的信息服務(wù)能力?，F(xiàn)在通過評估，校領(lǐng)導(dǎo)站在一個全新的角度，充分認(rèn)識到高職院校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，學(xué)校必須把檔案資源建設(shè)納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，增加投入，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。也就是通常所說的“三納入”、“四同步”，即納入學(xué)校計劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍：檔案工作的布置、檢查、總結(jié)、驗收，與學(xué)校各項工作的布置、檢查、總結(jié)、驗收同時進(jìn)行。檔案管理只有在高職院校管理中得到重視，才能保證檔案工作能更好地為教學(xué)、科研以及學(xué)校的各項工作服務(wù)，才能在學(xué)校接受評估時發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.2教師的檔案意識得到了提高。平時在工作中，檔案人員經(jīng)常遇到的問題是檔案材料收集難，一些反映本單位主要的教學(xué)、科研、管理活動的原始材料不能及時歸檔，案卷材料不齊全、不完整，從而造成案卷質(zhì)量達(dá)不到要求。究其原因，主要是教職員工的檔案意識薄弱。群體檔案意識要得到普遍提高，就必須使學(xué)校全體成員普遍具有參與檔案工作的經(jīng)歷，嘗到重視檔案工作的甜頭，這樣才能讓大家真正從思想上和行動上自覺配合檔案部門的工作。

3教學(xué)評估促進(jìn)高職院校檔案資源建設(shè)普遍加強(qiáng)

教學(xué)檔案是高等學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等實踐過程中逐步積累并形成的一系列原始資料，它是學(xué)校教學(xué)、科研、管理工作的縮影，直接或間接地展現(xiàn)了學(xué)校教學(xué)工作的全過程，是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平、管理水平的重要依據(jù)。雖然“教學(xué)檔案”在評估指標(biāo)體系中沒有單獨(dú)設(shè)立條目，但評估指標(biāo)體系中的每一項條目的評分標(biāo)準(zhǔn)，都是以教學(xué)檔案作為評估依據(jù)的，每個條目的內(nèi)容都是教學(xué)檔案的具體體現(xiàn)。因此，無論教學(xué)評估的工作程序、指標(biāo)體系、組織機(jī)構(gòu)如何確定，最終都要在對大量檔案材料進(jìn)行綜合分析的基礎(chǔ)上，才能對被評單位形成一個客觀、公正、全面的評價。

隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，高職院校院系級檔案管理也在逐步實施，但制度還不健全，檔案管理人員又大多是兼職，工作繁忙，頭緒多，加之教學(xué)檔案內(nèi)容繁雜，涉及范圍廣，工作量大，他們當(dāng)中大部分人不愿意從事這項工作，因此造成頻繁換人，對業(yè)務(wù)始終不熟悉，給教學(xué)檔案管理帶來了不利影響。通過教學(xué)評估的開展，院系級教學(xué)檔案管理工作也開始走上了制度化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。許多高職院校的院系以評估指標(biāo)為依據(jù)，規(guī)范了教學(xué)檔案的內(nèi)容，設(shè)置了檔案室和檔案管理崗位，配備了專用設(shè)備和專職人員，并對專職人員進(jìn)行了專業(yè)知識、專業(yè)技能的培訓(xùn)。制定了相應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度和實施細(xì)則，對院系教學(xué)檔案管理提出了明確的目標(biāo)和要求。教學(xué)檔案管理責(zé)任制的制定，使院系所有教師都分擔(dān)了一定的教學(xué)檔案責(zé)任，對各自的教學(xué)檔案定期進(jìn)行收集、整理、歸檔。這就能夠從制度上保證教學(xué)檔案長期有效地收集和保存。只有在日常的教學(xué)和管理中做好檔案工作，才能有效地發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，進(jìn)一步提高辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益。