淺議檔案信息管理創(chuàng)新

陶　紅

為了適應(yīng)信息化的新潮流，企業(yè)的檔案信息管理工作必須進行創(chuàng)新。

1檔案信息化是客觀趨勢

企業(yè)檔案工作的重點在于為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。為企業(yè)在激烈的市場競爭中生存與發(fā)展服務(wù)。全球經(jīng)濟的融合，國外競爭力量的進入。使國有企業(yè)生存環(huán)境變得更加嚴峻，眾多的國有企業(yè)將在全球市場范圍內(nèi)接受優(yōu)勝劣汰的考驗。對企業(yè)來說，單一的內(nèi)部文件和檔案本源性的固態(tài)信息已無法滿足企業(yè)在日益激烈的國際競爭中的信息需求，企業(yè)在競爭中必須通過各種途徑隨時獲取外部動態(tài)信息。如先進的國際質(zhì)量標準、經(jīng)營管理模式、經(jīng)營理念和技術(shù)，國內(nèi)外市場動態(tài)、政策動態(tài)等。中原油田在20多個國家的國際市場上的檔案信息需求，就充分說明了這一點。

2實現(xiàn)檔案信息化必須進行創(chuàng)新工作

筆者以為檔案工作必須從以下幾方面創(chuàng)新：

2.1創(chuàng)新管理體制。企業(yè)內(nèi)部檔案的固態(tài)信息和外部動態(tài)信息的一體化，將成為企業(yè)檔案管理的必然趨勢。中原油田實行的“專業(yè)化管理。區(qū)域性服務(wù)”的檔案管理體制。若和信息中心合并，成為檔案信息一體化的新管理模式，才能使兩種相關(guān)信息優(yōu)勢互補，發(fā)揮出強大的整體效應(yīng)。能否充分發(fā)揮檔案信息一體化在企業(yè)、生產(chǎn)經(jīng)營、市場營銷等活動中的作用，將成為企業(yè)能否在市場競爭中制勝的關(guān)鍵所在。

2.2創(chuàng)新管理方式。作為企業(yè)檔案的管理部門在檔案的管理上。首先應(yīng)實現(xiàn)由淺到深的創(chuàng)新，既要把檔案管好，更要把重點放在全方位為企業(yè)的決策、管理深層次服務(wù)的基點上；其次要實現(xiàn)由低到高的創(chuàng)新，把檔案工作的著眼點放在提高檔案管理水平和檔案管理者素質(zhì)的基點上：再次要實現(xiàn)由單一向全方位的創(chuàng)新。改變過去主要管理和利用紙質(zhì)檔案的現(xiàn)象，逐步做到保管和開發(fā)利用多種信息資源，

2.3創(chuàng)新工作流程。檔案的收集、管理、鑒定、保管和利用都有一套緊密相連的流程，每個流程的科學(xué)性、規(guī)范性都很強。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在收集、鑒定、保管、利用等工作流程上都需要創(chuàng)新，如對電子檔案安全利用問題、采用通訊傳輸?shù)募用芴幚怼⒉欢ㄆ诟鼡Q密鑰、跟蹤監(jiān)控等方面予以有效的控制。

2.4創(chuàng)新操作技術(shù)。檔案工作的每一個流程，每一種載體(如紙質(zhì)檔案、電子檔案)都具有復(fù)雜多樣的操作技術(shù)，計算機網(wǎng)絡(luò)準確及時的操作自不待言。就是一般整理及裝訂的日常事務(wù)，也具有一定的工作方法和技巧，方法得當、技術(shù)熟練，就能收到事半功倍之效。

3創(chuàng)新工作必須要有創(chuàng)新思維

我認為創(chuàng)新檔案管理者工作思維要從以下幾方面做起：

3.1要敬業(yè)愛崗。敬業(yè)愛崗，是發(fā)展思維能力的動力。一個人對事業(yè)的熱愛，對工作的執(zhí)著，必然促使他積極思考問題，勇于提出改進工作的意見和設(shè)想，隨時根據(jù)工作中出現(xiàn)的問題不斷進行探索和創(chuàng)新，檔案工作是一項重要的工作，要求檔案工作者具有較強的事業(yè)心；要任勞任怨，在平凡的崗位上，創(chuàng)造出不平凡的業(yè)績。

3.2要有知識積累。知識可以使人思維縝密，經(jīng)驗可以使人方法得當。一個檔案工作者如果知識貧乏，經(jīng)驗不足，從而對知識經(jīng)濟的新形勢、新情況就很難做到準確地判斷，提出妥善的解決辦法，工作上就談不到有所改進和創(chuàng)新。中原油田檔案管理處實行的檔案工作人員科研量化管理，與職務(wù)評聘掛鉤，完不成任務(wù)的高職低聘，督促員工不斷學(xué)習新知識、新科學(xué)，就是一種知識積累的嘗試。

3.3要有創(chuàng)新思維能力。善于獨立思考問題，不墨守陳規(guī)，這是做好一切工作的前提。獨立思考就是調(diào)動主觀思維能力，大膽設(shè)想，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法，解決新問題。要培養(yǎng)獨立思考能力，就必須克服種種思維障礙，消除自卑心理和盲目迷信權(quán)威等思想，擺脫傳統(tǒng)觀念和習慣勢力的束縛。

3.4要提高信息管理者業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案工作者應(yīng)當具備獲取、評估、加工、利用信息的能力：并且能據(jù)此成為一個終身學(xué)習者。就是說，檔案工作者要能夠明確社會對檔案信息的需求，對所管和獲取的檔案信息有進行綜合分析的能力，并將加工的信息成果以一定的形式為利用者提供全新的、深層次的信息服務(wù)。

3.5要培養(yǎng)良好的職業(yè)道德。檔案工作是一項服務(wù)性工作。敬業(yè)、樂業(yè)、勤業(yè)、精業(yè)是職業(yè)道德的具體要求，檔案工作者首先要熱愛本職工作，忠于職守。只有熱愛本職工作，才能對從事的檔案事業(yè)有所追求：有了對事業(yè)的追求，才能勤奮；有了勤奮。才能有創(chuàng)造性的發(fā)揮。其次，要有認真負責、精益求精的職業(yè)作風。檔案信息工作是一項技術(shù)操作性較強的工作，在工作中要一絲不茍，否則就有可能造成無法彌補的損失。第三，要有高尚的職業(yè)情操。檔案管理工作是一項默默無聞的工作，需要的是埋頭苦干、任勞任怨、樂于奉獻，檔案工作者要以黨和國家的利益為重，為國分憂，為民解愁，踏踏實實地做好自己的本職工作。