加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理的對(duì)策及思考

賈海軍

目前，大學(xué)生檔案管理工作仍然存在許多不規(guī)范現(xiàn)象，使得大學(xué)生的檔案不能恰如其分地反映出其真實(shí)情況，給大學(xué)生的就業(yè)帶來許多不利因素。為了能為用人單位選拔人才提供可靠依據(jù)，能為大學(xué)生本人的職業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)，我們就要采取有力措施，切實(shí)加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理工作。

1檔案內(nèi)容豐富、寫實(shí)化

當(dāng)今大學(xué)生檔案內(nèi)容應(yīng)包括以下幾方面：①政治思想方面。包括大學(xué)生在校期間的政治表現(xiàn)、思想鑒定、入黨或入團(tuán)申請(qǐng)書、志愿書、個(gè)人思想?yún)R報(bào)等能反映大學(xué)生思想政治發(fā)展軌跡的材料。②學(xué)習(xí)成績方面。包括大學(xué)生大學(xué)階段的專業(yè)課、基礎(chǔ)課、公共課、必修課、選修課等課程的考試和考查成績和實(shí)驗(yàn)操作報(bào)告、科研成果證書等。③身體狀況方面。包括反映大學(xué)生身體素質(zhì)的健康體檢卡及體育考試和考查成績等及體能特征資料。④心理素質(zhì)方面。包括能反映學(xué)生的個(gè)性傾向和職業(yè)取向的個(gè)性心理特征測評(píng)書等。⑤技能水平方面。包括大學(xué)生在校期間參加的各種技能水平鑒定、能力水平考試等記錄。⑥社會(huì)實(shí)踐方面。包括大學(xué)生參加、組織大型活動(dòng)能力、在校任職情況及評(píng)價(jià)等。⑦誠實(shí)守信方面。包括大學(xué)生考試有無違紀(jì)情況、助學(xué)貸款的償還情況，誠信是大學(xué)生的重要品德，也是用人單位關(guān)心的基本要素。所以，大學(xué)生檔案的內(nèi)容應(yīng)有其個(gè)人信用的情況反映。

大學(xué)生的檔案應(yīng)用寫實(shí)的方式為用人單位提供盡量全面詳實(shí)的資料。大學(xué)生的檔案內(nèi)容是對(duì)學(xué)生在大學(xué)期間的歷史記錄，應(yīng)客觀真實(shí)地反映大學(xué)生的全貌，供用人單位參考。但隨著就業(yè)形勢(shì)的逐年嚴(yán)峻，有的大學(xué)畢業(yè)生為在激烈的競爭中取勝，不惜采取擅自涂改成績、開具假證明等不正當(dāng)手段以擊敗對(duì)手：也有個(gè)別高校為使自己的畢業(yè)生順利就業(yè)，竊取“生源素質(zhì)好、就業(yè)率高”的社會(huì)效應(yīng)與名聲，而采取普遍提高畢業(yè)生成績分?jǐn)?shù)、擴(kuò)大學(xué)生干部覆蓋面及獲獎(jiǎng)比例、降低考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)、撤銷學(xué)生處分材料等手段，獲得短期效應(yīng)。這種造假現(xiàn)象不僅嚴(yán)重干擾了大學(xué)生就業(yè)市場的公平競爭，也給大學(xué)生本人的職業(yè)生涯發(fā)展帶來了消極影響。所以，高校大學(xué)生的檔案管理工作必須嚴(yán)把內(nèi)容真實(shí)這一關(guān)，力求大學(xué)生的檔案能客觀、公正、真實(shí)地反映當(dāng)代大學(xué)生的能力、素質(zhì)等概況，為用人單位提供可靠有效的參考，從而促進(jìn)大學(xué)生的就業(yè)。

2檔案管理隊(duì)伍專業(yè)化

任何工作都應(yīng)該重視對(duì)工作隊(duì)伍的建設(shè)，高校學(xué)生檔案管理工作也不例外。但是長期以來，高校檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)未得到足夠重視，多數(shù)高校沒有配備專職大學(xué)生檔案管理人員，大都由兼職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。由于兼職人員工作多，任務(wù)重。不可能有充足的時(shí)間開展檔案工作，加之兼職檔案工作人員來自不同專業(yè)，缺乏檔案專業(yè)方面的基本知識(shí)和理論素養(yǎng)，影響了檔案管理工作的順利開展。大學(xué)生檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)應(yīng)得到高度重視。大學(xué)生檔案管理的工作人員應(yīng)樹立“以人為本”的理念，本著“為用人單位能找到適合本崗位的人才，為大學(xué)生能找到適合自己的工作”的目標(biāo)，改變自己單一的知識(shí)結(jié)構(gòu)，努力提高自身的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)具備較高的管理水平、外語水平、計(jì)算機(jī)操作能力水平等。

3檔案管理手段的規(guī)范化、現(xiàn)代化

大學(xué)生檔案從形成、歸檔到傳遞，經(jīng)歷的時(shí)間長，經(jīng)手的部門多，工作量也很大。如果歸檔制度不健全、歸檔內(nèi)容不統(tǒng)一，傳遞手續(xù)不嚴(yán)格，各部門之間的工作協(xié)調(diào)不好，就會(huì)造成大學(xué)生檔案的失真、片面等情況，從而不能為用人單位提供客觀、公正、有效的參考，影響大學(xué)生的就業(yè)。要建立和完善各項(xiàng)規(guī)章制度。使大學(xué)生檔案管理工作步入規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。要有一套切實(shí)可行的管理制度，同時(shí)還要對(duì)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行嚴(yán)格的考核，做到統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范。大學(xué)生檔案的分類應(yīng)根據(jù)本校檔案管理規(guī)定。做到類目層次劃分準(zhǔn)確。檔案案卷形式要統(tǒng)一，填寫項(xiàng)目要一致。要避免大學(xué)生檔案材料的重復(fù)歸檔和遺漏，確保各種文件材料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。要能及時(shí)有效地為用人單位提供利用大學(xué)生的客觀信息，為大學(xué)生的就業(yè)服務(wù)。

大學(xué)生檔案管理手段的現(xiàn)代化，就是指利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)對(duì)大學(xué)生檔案信息進(jìn)行加工處理和傳輸，使之科學(xué)、系統(tǒng)化的過程，這也是大學(xué)生擇業(yè)、就業(yè)的新要求。大學(xué)生檔案管理要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是必不可少的。采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理手段，使得大學(xué)生檔案不但輸入及時(shí)快捷，而且利用時(shí)查找或輸出方便，是提高大學(xué)生檔案管理工作效率和管理水平的必然選擇。各高校要根據(jù)本校情況，編制適合自己的、方便大學(xué)生和用人單位使用的大學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，要用計(jì)算機(jī)建立檔案庫，對(duì)大學(xué)生檔案要分年級(jí)、分專業(yè)按學(xué)號(hào)存放，對(duì)每一個(gè)大學(xué)生的檔案出入流動(dòng)，檔案庫都要有詳細(xì)的記錄，以方便大學(xué)生就業(yè)時(shí)用人單位的查詢。實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案管理手段的現(xiàn)代化，使大學(xué)生檔案的傳遞高效化、便捷化、網(wǎng)絡(luò)化對(duì)于大學(xué)生拓寬就業(yè)渠道、提高就業(yè)機(jī)會(huì)有著十分重要的意義。