流動人員人事檔案管理中的問題和對策

劉新行

1流動人員人事檔案管理中存在的問題

1.1管理機(jī)構(gòu)混亂。中組部、人事部有關(guān)文件明確規(guī)定，流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣級以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)，其他任何單位不得擅自管理流動人員的人事檔案，嚴(yán)禁個人保管他人人事檔案。但在實際工作中普遍存在多頭管理的現(xiàn)象，甚至一些不具備管理檔案資格的中介機(jī)構(gòu)、民營集體、個體私營企業(yè)等單位都在從事流動人員人事檔案代理工作。

1.2檔案功能弱化，棄檔、死檔、自揣檔現(xiàn)象嚴(yán)重?！皺n隨人走”，以保持“人檔一體”，這是人事檔案管理的一貫格局。但是在現(xiàn)實中，一些經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)為了吸引人才，私自制定政策，規(guī)定人才流動不受檔案、戶口、身份、地域及人事調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)的限制，導(dǎo)致用人單位不關(guān)注檔案，致使一部分人在高薪、高待遇的誘惑下，采取“棄檔走人”，從而造成了“人檔分離”的現(xiàn)象。另外，長期出國人員、高校畢業(yè)生不重視檔案。流動人員人事檔案管理和人事代理就其本質(zhì)來說是市場化的人事管理服務(wù)，它既強(qiáng)調(diào)社會效益和人才效益，同時也兼顧經(jīng)濟(jì)效益。人事代理機(jī)構(gòu)在按照國家有關(guān)政策規(guī)定為委托方辦理人事檔案管理服務(wù)的同時，還要按有關(guān)規(guī)定收取一定的服務(wù)費。這就造成了一部分流動人員因為不愿意交納相關(guān)費用而棄檔。

1.3政策法規(guī)不配套，立法層次較低，政策相對滯后，隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會事業(yè)快速發(fā)展，改革不斷深入，流動人員檔案管理也面臨很多新情況、新問題，這些問題是目前《流動人員檔案管理暫行規(guī)定》所難以解決的，因此也難以獲得社會的廣泛了解和強(qiáng)力支持。

1.4管理手段落后，操作程序不規(guī)范，管理服務(wù)人員素質(zhì)有待提高，管理設(shè)備有待更新。當(dāng)前，材料歸檔、整理檔案任務(wù)繁重，檔案管理人手不足與管理水平落后的情況十分普遍，難以適應(yīng)高質(zhì)高效服務(wù)的新要求。檔案管理薄弱，投入不足，設(shè)施落后，導(dǎo)致檔案管理工作處于被動應(yīng)付，難以提供高質(zhì)量的服務(wù)。

2加強(qiáng)流動人員人事檔案管理的對策

2.1加大宣傳力度，增加流動人員檔案意識。目前，雖然出臺了《流動人員檔案管理暫行規(guī)定》等政策法規(guī)，但由于宣傳力度不大，了解的人不多。要使社會廣泛了解流動人員人事檔案管理的意義、機(jī)構(gòu)、辦法、內(nèi)容、對象及收集范圍、轉(zhuǎn)遞程序、方法等，必須加大宣傳力度。使大家知道，私存檔案、普通郵件轉(zhuǎn)遞檔案、不按規(guī)定移交檔案是違法行為。

2.2提高立法層次，從體制上理順關(guān)系。提高立法層次，是當(dāng)前流動人員人事檔案管理的迫切需要，應(yīng)探索建立社會化的人才檔案公共管理服務(wù)體系，以徹底解決體制問題?，F(xiàn)階段，可以在政府所屬的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)增設(shè)流動人員人事檔案管理中心，作為完善社會化的人事檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)的一個基礎(chǔ)，并根據(jù)管理體制的現(xiàn)狀，研究對流動人員人事檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理的措施和辦法，提高管理的集約化、專業(yè)化水平。

人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要按照“集中統(tǒng)一、歸口管理”的原則，建立健全各項規(guī)章制度，切實規(guī)范流動人員檔案管理。首先，要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)政策法規(guī)，采取有力措施，加強(qiáng)對流動人員人事檔案的管理監(jiān)督和控制，制定相應(yīng)的制度，理順關(guān)系，依法管理；對不具備檔案管理資格的單位采取行政命令與經(jīng)濟(jì)處罰相結(jié)合的方法進(jìn)行清理，有效地解決流動人員人事檔案管理存在的有令不行、有禁不止的現(xiàn)象。對不具備管理檔案資格的中介機(jī)構(gòu)、民營集體、個體私營企業(yè)等單位進(jìn)行清理，徹底解決流動人員檔案管理秩序混亂的現(xiàn)象：其次，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要建立嚴(yán)格歸檔制度、嚴(yán)格轉(zhuǎn)遞制度等相關(guān)制度。對收集的歸檔材料嚴(yán)格審查把關(guān)，認(rèn)真鑒別，從“入口處”著手，提高檔案材料的質(zhì)量，對轉(zhuǎn)遞的檔案要嚴(yán)格按規(guī)定操作，嚴(yán)禁流動人員“自帶檔案”，對不按規(guī)定程序轉(zhuǎn)遞的人事檔案拒絕接收。

2.3強(qiáng)化人才市場建設(shè)。加大人事代理力度。隨著人事人才工作的開展和改革的不斷深入，流動人員檔案數(shù)量逐年增加。為切實提高檔案管理水平，必須抓好以下三方面工作：第一，要不斷強(qiáng)化人才市場硬件建設(shè)，完善基礎(chǔ)設(shè)施；第二，要大力推行人事代理制度，改變目前流動人員檔案管理工作中的無政府狀態(tài)，要不斷規(guī)范人事代理工作程序，開拓新的服務(wù)領(lǐng)域，增加新的服務(wù)項目，為企業(yè)改制、事業(yè)單位配套改革和人才合理流動服務(wù)，及時解除單位和個人推行各項改革中出現(xiàn)的疑難問題和后顧之憂；第三，人才市場要建立專門的干部和專業(yè)技術(shù)人員人事檔案信息庫，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，使流動人員檔案管理工作更趨科學(xué)化、信息化、法制化，更好地發(fā)揮人事檔案的職能作用和服務(wù)功能，以及人才市場的管理和服務(wù)功能。

2.4加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)。一方面要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；另一方面要不斷提高他們的政治理論水平，使其樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，增強(qiáng)他們做好檔案工作的責(zé)任感和使命感。