論高校學(xué)報檔案管理

姜春霞

摘要：高校學(xué)報檔案包含著科學(xué)技術(shù)的新成果、新技術(shù)、新理論和新進展等資料信息，是教學(xué)和科研工作的主要情報來源。其信息資源價值含量大，具有一定的特殊性和開發(fā)利用價值。研究高校學(xué)報檔案管理工作的作用、內(nèi)容與原則、存在問題與對策建議、科學(xué)管理和開發(fā)利用，對高校學(xué)報檔案管理工作具有實際指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)報；檔案管理

1高校學(xué)報檔案管理的意義和作用

1.1高校學(xué)報檔案管理的意義

科學(xué)化、制度化的檔案工作是一所高校的重要基礎(chǔ)工作之一，學(xué)報檔案管理的研究與開發(fā)是一件大事，是提高學(xué)報工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。開展學(xué)報檔案的研究與開發(fā)具有極其重要的意義。首先，能夠為作者的成果轉(zhuǎn)化創(chuàng)造更好的條件，有助于全社會為科技人員創(chuàng)造性的工作建立起良好的社會環(huán)境和運行機制，能夠更好地彰顯學(xué)報的寶貴價值，深層次利用學(xué)報檔案的寶貴信息資源。其次，激活學(xué)報檔案中沉淀的寶貴信息資源，變潛在價值為現(xiàn)實價值。第三，能夠密切作者與社會各方面的聯(lián)系，促進全社會更好地認識科技成果對推動社會生產(chǎn)力快速發(fā)展的巨大作用。第四，學(xué)報檔案客觀地記錄著作者成果及發(fā)展的歷程，是作者進行科研與開發(fā)情況的信息載體，也保存著學(xué)校學(xué)術(shù)發(fā)展的歷史，為高校和社會積累、保存了歷史文化財富。

1.2高校學(xué)報檔案管理的作用

1.2.1對和諧社會的建設(shè)發(fā)揮作用。學(xué)報檔案是國家科學(xué)技術(shù)資源的重要組成部分，它所具有的原始記錄、信息、知識、價值等屬性以及依據(jù)、憑證、參考等作用，可對我國的和諧社會的建設(shè)發(fā)揮積極作用。

1.2.2有利于國家檔案的微觀化管理。學(xué)報檔案的前身是各種雜亂、分散的稿件、審稿單、主編審簽表等，將其分類整理歸檔，有利于高校檔案的管理工作，也便于國家檔案工作的微觀化管理。

1.2.3保證高?？蒲薪虒W(xué)工作的順利開展。學(xué)報是時代的產(chǎn)物。也是歷史的見證。一定時期的學(xué)報總是反映那個時期學(xué)校師生在教學(xué)科研工作中產(chǎn)生的新見解、新學(xué)說、新理論、新成果。因此，在一定意義上講，學(xué)報檔案真實記錄了一段時期學(xué)校教學(xué)科研的成果、動態(tài)、方向和水平。學(xué)報檔案作為高?？蒲小⒔虒W(xué)活動的記錄。是高校科研、教學(xué)技術(shù)的軟載體和存在形式之一，是高校推廣新的科研、教學(xué)技術(shù)的媒介和導(dǎo)體。對其加以研究和利用?？梢源龠M和改善學(xué)校的教學(xué)科研工作。

1.2.4保證學(xué)報各項工作的順利開展。隨著時代的發(fā)展、科學(xué)的進步，學(xué)報編輯工作不可能保持靜止不變的狀態(tài)，要發(fā)展就得有繼承，編輯水平要提高就得有借鑒。因此，作為學(xué)報工作人員，無論是從事編輯工作還是編務(wù)工作，都需要研究學(xué)報編輯出版工作的歷史發(fā)展變化，總結(jié)學(xué)報編輯出版工作的歷史經(jīng)驗，探索學(xué)報編輯工作的規(guī)律。學(xué)報檔案是學(xué)報編輯、出版、發(fā)行的原始記錄，決定了其對學(xué)報工作具有依據(jù)、憑證、參考、繼承和借鑒的作用。

2高校學(xué)報檔案資料的內(nèi)容和歸檔原則

2.1高校學(xué)報檔案資料的內(nèi)容

要使學(xué)報檔案在高?？萍紕?chuàng)新中真正發(fā)揮作用，要以完整性與憑證性兩者兼顧、雙重并舉的原則來確定學(xué)報檔案歸檔范圍和內(nèi)容。筆者認為，高校學(xué)報檔案可分為期刊類、文件類、編輯部人員學(xué)術(shù)研究類三種。

2.1.1期刊類檔案。又分為以下幾種情況：第一，來稿登記檔案。不管是自由來稿還是編輯約稿，均應(yīng)做詳細登記，登記項目包括文章編號、登記日期、論文題目、基金資助項目名稱及編號、作者姓名、單位、通訊地址以及聯(lián)系電話和E-mail地址。第二，已刊用稿件檔案。包括期刊樣本、末次校樣、發(fā)排稿、原稿、修改稿、審稿單等。這類檔案最顯著的特點是以卷、期為單位。以年、月、日、出版期號為順序號。遵循這一規(guī)律，這部分檔案的整理就應(yīng)以“卷”、“期”為立檔單位，在每一期刊物出版后分類歸檔。第三，不用稿件檔案，原稿和審稿單按登記日期順序分類整理歸檔，并詳細登記文件特征。第四，交流期刊。應(yīng)按刊物名稱立卷，便于查找。

2.1.2文件類檔案。分為以下兩類：第一，重要文件檔案。包括創(chuàng)刊、更名、增刊、改版、變更刊期的請示和批復(fù)文件，上級機關(guān)關(guān)于新聞出版工作的重要政策性文件，出版許可證、ISSN證書、相關(guān)合同入編協(xié)議書、期刊上網(wǎng)合同書等，上級機關(guān)和學(xué)術(shù)團體頒發(fā)的獲獎證書及相關(guān)文件、期刊統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。這些都是刊物合法出版、編輯部工作正常運作及刊物質(zhì)量的重要依據(jù)和證明材料，需要登記造冊，永久保存。辦刊方針、宗旨及章程、期刊登記表等需永久保存。第二，編輯部一般文件檔案。如上級發(fā)放的文件可按年度組成一卷，其他在學(xué)報編輯工作中形成的文件資料，可按問題進行立卷，通過整理編目，可長期保存。

2.1.3編輯部人員學(xué)術(shù)研究檔案。可按年度整理立卷歸檔或建立個人科研檔案，并且要將編輯人員所需的專業(yè)理論與提高業(yè)務(wù)技能的學(xué)術(shù)性、技術(shù)性資料、備用的工具書、必要的技術(shù)性和報道性補白材料等收集歸檔。

2.2高校學(xué)報檔案資料的歸檔原則

成套性文件才能更好地發(fā)揮群體作用和歷史再現(xiàn)功能，因此，學(xué)報檔案的歸檔應(yīng)遵循以下原則：一要拓展檔案信息收集的渠道、載體和內(nèi)容，使檔案的收集和整理工作規(guī)范化和制度化；二要尊重歷史。實事求是，不可隨意涂改和篡改文件：三要力求保持文件之間的歷史聯(lián)系，包括來源、內(nèi)容、時間、形式。另外，還要考慮文件的不同保存期限。創(chuàng)刊、期刊變更的請示和批復(fù)文件，編委名單，辦刊方針、宗旨和章程，各種有效證件，榮譽證書，會議記錄，大事記，投稿光盤、軟盤，中國學(xué)術(shù)期刊(光盤版)等，因比較重要，需永久保存；出版后的樣書和發(fā)排稿，作為檢驗編輯部工作質(zhì)量的依據(jù)，需永久保存；原稿是作者成果的原始記錄，需永久保存：審稿單記錄了責(zé)任編輯、專家和主編等審稿人對稿件的處理意見，包括對論文水平的評價、統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性、圖表的規(guī)范性及可取性等審閱意見，以及對論文的最終意見，需永久保存：校對稿可作為編輯部工作質(zhì)量及自身不同時期工作狀況的依據(jù)，有利于管理分析、總結(jié)工作經(jīng)驗。對于保證期刊工作質(zhì)量、分析差錯原因有很大幫助，可短期保存，保存期限可定為一年至三年；交換的期刊，編輯部可短期保存，保存期限為一年至三年，然后裝訂成冊，交圖書館過刊室長期保存。

3提高高校學(xué)報檔案管理水平的建議

為了做好高校學(xué)報檔案工作，要從以下幾個方面加以努力。首先。對高校學(xué)報檔案工作的重要性認識有待提高。要加大宣傳力度，組織編輯部人員學(xué)習(xí)《高等學(xué)校檔案實體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等文件，使他們充分認識高校檔案工作的地位和作用，主動做好檔案的收集工作。其次，學(xué)報編輯部要制定具體的檔案管理規(guī)章制度，實行檔案的規(guī)范化管理。檔案工作中要做到有據(jù)可依。有章可循，落實好檔案管理工作人員，并嚴格按照職責(zé)、保質(zhì)保量做好管理工作，使學(xué)報檔案管理工作規(guī)范化。第

三，抓好學(xué)報檔案管理隊伍的建設(shè)，加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。高校學(xué)報一般沒有專職檔案管理人員，絕大多數(shù)學(xué)報編輯部都由編輯(或編務(wù))人員兼任。這些兼職檔案管理員的主要任務(wù)是編輯(或編務(wù))工作，所以要注意做好他們的思想工作，增強他們的使命感和責(zé)任感，鼓勵他們認真對待自己兼任的檔案管理工作；另外，這些兼任的檔案管理員大多未受過正規(guī)的檔案管理訓(xùn)練，對檔案管理業(yè)務(wù)不一定很熟悉，要組織他們參加學(xué)校檔案主管部門主辦的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助他們提高檔案管理業(yè)務(wù)水平，積累管理經(jīng)驗。

4高校學(xué)報檔案的開發(fā)利用及發(fā)展方向

開發(fā)資料信息交流是學(xué)報的一項重要職能，學(xué)報工作人員要充分認識到自身在資料信息創(chuàng)造過程中的重要作用，樹立資料信息價值的新觀念，使資料信息更快、更好地服務(wù)于教學(xué)、科研工作，促進文化交流和學(xué)術(shù)事業(yè)的共同發(fā)展。另外，完備、清晰的檔案資料，也是學(xué)報編輯工作規(guī)范化管理的重要手段。原始的文字記錄可以充當檢查、驗收編輯工作的標準。轉(zhuǎn)載率的統(tǒng)計可以反映期刊的社會反響。業(yè)務(wù)檔案可以考證編輯人員的工作是否踏實、認真、富有成效。總之，嚴格規(guī)范的檔案及其合理的開發(fā)利用是整個學(xué)報編輯工作得以良性循環(huán)的關(guān)鍵。

4.1保證出版質(zhì)量，查找差錯源頭。原稿、修改稿和各校次校樣的完整歸檔，可以作為對編輯工作質(zhì)量及編輯出版不同時期的工作狀況評價的依據(jù)，有利于管理分析、總結(jié)工作經(jīng)驗。

4.2解決期刊與作者的糾紛。作者稿件檔案的妥善保存有利于清理出版差錯的責(zé)任。而作者與編輯部簽訂的《著作權(quán)轉(zhuǎn)讓書》檔案，則可避免與作者以后在著作權(quán)益方面的糾紛。

4.3建立審稿專家?guī)欤Y選優(yōu)秀作者群。把期刊多年保存的《專家審稿意見單》歸納整理，選擇其中責(zé)任心強的專家作為穩(wěn)定的審稿專家隊伍，可建立期刊審稿專家?guī)?，并在每期審稿單歸檔時對專家?guī)爝M行補充。另一方面，學(xué)報檔案收集了每期大量的論文、論著及科研成果，反映了廣大科研、管理工作者的實際學(xué)術(shù)水平、科研能力和管理能力，據(jù)此可以篩選出優(yōu)秀作者群，及時了解他們的學(xué)術(shù)動向，并向他們約優(yōu)質(zhì)的稿件。

4.4提供重要的原始資料和館藏文獻。首先。高校學(xué)報檔案為期刊自身參與各種評刊活動提供了材料。期刊報獎，原始資料的收集顯得非常重要，如被數(shù)據(jù)庫收錄證書、獲獎證書、發(fā)行量證明材料、讀者反饋意見、專家評刊意見等，而這些材料大都來源于平時積累的檔案材料。其次，為主管、主辦單位提供原始材料。高校學(xué)報檔案具有憑證、考究的價值，不僅可為階段性總結(jié)提供服務(wù)。還可為研究學(xué)報編輯出版史提供重要史料。再者，學(xué)報業(yè)務(wù)檔案還是個人人事檔案的補充，為國家及部門選拔人才、合理使用人才及人才的交流提供了依據(jù)。

4.5促進高校間學(xué)術(shù)的交流。兄弟院校間學(xué)報的交換和歸檔、管理、利用，不僅能促進院校間的學(xué)術(shù)交流、科研交流，提高教學(xué)質(zhì)量，還能促進高等教育的研究，增進教育體制的改革。

4.6促進學(xué)報檔案管理文檔一體化。隨著信息產(chǎn)業(yè)的不斷壯大和電子計算機等新技術(shù)的迅猛發(fā)展，學(xué)報檔案管理逐漸向電子化、網(wǎng)絡(luò)化過渡，文檔一體化的趨勢也日漸明顯。實現(xiàn)文檔一體化是加快學(xué)報檔案管理現(xiàn)代化的必要條件之一。將文稿處理與檔案管理相結(jié)合，避免重復(fù)勞動，使文稿處理中的登記、運轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及整理、立卷和歸檔等工作，與檔案管理和提供利用形成一個有序的整體。為學(xué)報檔案工作與辦公自動化打下良好的基礎(chǔ)。