高?；鶎訄D書(shū)檔案集成動(dòng)態(tài)管理的組織傳播特色及影響

連　紅　余　彤

摘要：高?；鶎訕?gòu)建圖書(shū)檔案集成化動(dòng)態(tài)管理新模式，可為高校院系教學(xué)科研和教師個(gè)人發(fā)展提供更佳的查閱文獻(xiàn)資料環(huán)境：動(dòng)態(tài)管理并組織傳播高?；鶎訄D書(shū)檔案有助于院系實(shí)現(xiàn)提高教學(xué)質(zhì)量和科研工作雙服務(wù)、優(yōu)服務(wù)的終極目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：院系圖書(shū)檔案：集成動(dòng)態(tài)管理：信息組織傳播

筆者以中國(guó)計(jì)量學(xué)院外國(guó)語(yǔ)學(xué)院為例，闡述該學(xué)院構(gòu)建的圖書(shū)一檔案集成化動(dòng)態(tài)管理新模式及其組織傳播特色，并對(duì)院系教學(xué)科研帶來(lái)的積極影響。

1高?；鶎訄D書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀

院系資料室和檔案室管理不同于校級(jí)層面的圖書(shū)館和檔案館管理，其最大區(qū)別在于學(xué)校的圖書(shū)、檔案管理，具有很強(qiáng)的綜合性、專業(yè)性，有一套系統(tǒng)的管理方法、模式和穩(wěn)定的專業(yè)隊(duì)伍；院系的圖書(shū)一檔案資料一般專業(yè)性較強(qiáng)，檔案一般以教學(xué)中產(chǎn)生的、未經(jīng)過(guò)整理的無(wú)檔號(hào)文件資料為主體。這些檔案保存期短，具有動(dòng)態(tài)性和真實(shí)性的特征，也是監(jiān)控管理教學(xué)質(zhì)量的原始記錄。然而院系圖書(shū)檔案往往由于無(wú)專職人員保管，又缺乏規(guī)范的管理模式，成堆的文獻(xiàn)資料無(wú)人開(kāi)發(fā)，查找利用非常不便。

隨著我國(guó)高等教育的迅速發(fā)展，二級(jí)管理的模式逐漸被強(qiáng)化，資料室和檔案室的管理在以教學(xué)、科研為核心的二級(jí)學(xué)院，也越來(lái)越凸顯其重要性。鑒于分院人員緊缺。而圖書(shū)檔案這些教學(xué)資料對(duì)分院的教學(xué)科研、教師個(gè)人的發(fā)展至關(guān)重要，筆者認(rèn)為構(gòu)建圖書(shū)檔案一體化集成管理動(dòng)態(tài)模式。有助于提升教學(xué)科研質(zhì)量。促進(jìn)個(gè)人與院系發(fā)展。中國(guó)計(jì)量學(xué)院外國(guó)語(yǔ)學(xué)院對(duì)此進(jìn)行了一番改革嘗試，全面建立起圖書(shū)一檔案管理體系，創(chuàng)設(shè)了制度、文獻(xiàn)、網(wǎng)絡(luò)“三維一體”的集成管理動(dòng)態(tài)模式。

2院系圖書(shū)檔案集成管理模式的框架實(shí)現(xiàn)

中國(guó)計(jì)量學(xué)院外國(guó)語(yǔ)學(xué)院以浙江省檔案局和本校的兩個(gè)課題研究為依托，開(kāi)展了院系圖書(shū)檔案一體化集成管理模式的改革實(shí)踐。

2.1創(chuàng)設(shè)院系資料室、檔案室規(guī)范管理新制度。結(jié)合教學(xué)、科研、黨團(tuán)、行政、聲像、儀器、實(shí)物以及教師個(gè)人業(yè)務(wù)資料等內(nèi)容，作為院系檔案管理的子體系，和資料室管理制度并駕齊驅(qū)，形成一整套系統(tǒng)的管理規(guī)范：并制訂了教學(xué)檔案管理制度系列文件，達(dá)到層層完善、具體落實(shí)的管理目標(biāo)。

2.2全面開(kāi)發(fā)圖書(shū)一檔案的編研工作。將編研工作納入管理之中，運(yùn)用編纂學(xué)原理，以“雙軌制”為原則，一方面探索了檔案紙質(zhì)、數(shù)字網(wǎng)絡(luò)以及櫥窗展板等載體的編研方法：同時(shí)。創(chuàng)建了實(shí)用性較強(qiáng)的教學(xué)檔案紙質(zhì)編研模式：另一方面，根據(jù)教師需求開(kāi)辟了“學(xué)術(shù)信息服務(wù)窗”，按學(xué)科研究方向編輯了《新書(shū)摘要》、《外語(yǔ)教學(xué)新視野》、《光盤磁帶索引》、《報(bào)刊檢索目錄》、《學(xué)術(shù)交流匯編》等；同時(shí)，建立學(xué)科圖書(shū)資料子體系模塊，即：文學(xué)類、翻譯類、語(yǔ)言與傳播類、跨文化類、光盤類、教學(xué)類、綜合類、外文資料類等，方便了教師的檢索與利用。動(dòng)態(tài)性的“學(xué)術(shù)信息服務(wù)窗”激活了資料室的傳播功能，對(duì)教師的成長(zhǎng)產(chǎn)生了積極的影響。

2.3實(shí)行數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化管理，作為該院集成管理模式的重要一部分，創(chuàng)建了富有特色的外國(guó)語(yǔ)學(xué)院“資料一檔案在線”網(wǎng)站，該網(wǎng)站將建立的電子圖書(shū)一檔案庫(kù)，按照資料室、檔案室模塊進(jìn)行網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)。運(yùn)用美學(xué)、傳播學(xué)、多媒體等原理，集成了Dreamweaver8和asp的腳本語(yǔ)言，以及photoshopcs3和數(shù)據(jù)庫(kù)Access等軟件的有機(jī)結(jié)合，達(dá)到視聽(tīng)與檢索功能的完美統(tǒng)一。與紙質(zhì)圖書(shū)、檔案產(chǎn)生互動(dòng)，利用者可根據(jù)網(wǎng)上檢索的條目，直接來(lái)資料室檔案室查閱。編研網(wǎng)絡(luò)化，將紙質(zhì)編研成果通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳播。

3院系圖書(shū)檔案動(dòng)態(tài)管理與組織傳播的分析

3.1資料室和檔案室是在外國(guó)語(yǔ)學(xué)院該較大組織機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)下的子系統(tǒng)中的小組織，有其自己的組織框架和傳播特性。它作為院系組織中的一個(gè)特殊的子系統(tǒng)，以其特有形式在高校學(xué)科建設(shè)中起著不可忽視的作用，也是高校基層教學(xué)科研建設(shè)的最基本保障。然而，長(zhǎng)期以來(lái)，它的作用和地位似乎并沒(méi)有得到真正的認(rèn)識(shí)，似乎其作用可大可小，傳播模式可多可少，影響范圍可寬可窄，組織管理常處于被動(dòng)狀態(tài)，

新型的集成動(dòng)態(tài)管理模式卻將基層圖書(shū)檔案管理部門推到了高教改革舞臺(tái)正中央，賦予其上傳下達(dá)、左右聯(lián)系、里外呼應(yīng)等互動(dòng)功能。它的傳播觸角更深更廣地伸向院系的其他部門，將整個(gè)外國(guó)語(yǔ)學(xué)院更緊密地聯(lián)系在一起。

3.2圖書(shū)檔案集成動(dòng)態(tài)管理在其傳播過(guò)程中形成了嚴(yán)密而系統(tǒng)的傳播網(wǎng)絡(luò)格局和多樣的傳播方式，從而有效地保證了信息傳播的組織性，形成了一個(gè)有效、和諧、多樣而又順暢的立體組織傳播的網(wǎng)絡(luò)體系。信息組織傳播的一個(gè)重要方面是組織內(nèi)傳播。組織內(nèi)傳播的過(guò)程也是組織維持其內(nèi)部統(tǒng)一、實(shí)現(xiàn)整體協(xié)調(diào)和整體運(yùn)作的過(guò)程。具體的組織內(nèi)傳播可分為下行傳播、上行傳播和水平傳播。這些組織傳播方式在外院的圖書(shū)檔案一體化集成管理動(dòng)態(tài)模式中都得到了充分的體現(xiàn)，而且得到了合理有效的調(diào)配與應(yīng)用。資料室成為分院各個(gè)系部、研究所發(fā)布信息的平臺(tái)(下行)，又與分院的管理行政機(jī)構(gòu)之間形成了一個(gè)向上傳遞的橋梁作用(上行)。同時(shí)，它與分院的其他各個(gè)研究所同時(shí)作為學(xué)院的平級(jí)部門，互相之間又有溝通協(xié)調(diào)(水平)。而資料檔案部門的位置和功效也是在不斷地變化著的，但它始終沒(méi)有偏離自己的目標(biāo)：即為院系的教學(xué)和科研提供更好的服務(wù)。

4院系圖書(shū)檔案動(dòng)態(tài)管理模式對(duì)組織和個(gè)人的影響

組織傳播學(xué)中將組織中個(gè)人參與、融入和退出組織的持續(xù)行為和認(rèn)知過(guò)程歸納為同化。中國(guó)計(jì)量學(xué)院外國(guó)語(yǔ)學(xué)院資料室和檔案室在改革實(shí)踐中，集中體現(xiàn)了教師參與的同化意識(shí)。由于信息組織傳播的順暢、有效，整個(gè)外國(guó)語(yǔ)學(xué)院的發(fā)展理念也通過(guò)正式或非正式的社會(huì)化過(guò)程影響到了組織中的每一位個(gè)體。分院的教師經(jīng)過(guò)原始文獻(xiàn)資料的收集與提供活動(dòng)，自覺(jué)認(rèn)識(shí)到了高?；鶎訖n案資料的重要性，了解查閱圖書(shū)檔案資料的便捷程序。在這種同化過(guò)程中，不再是資料管理人員的任務(wù)，而是融入學(xué)院每位教師的親身參與。在這種影響下，組織成員開(kāi)始主動(dòng)、積極地去適應(yīng)組織某些方面的變革，使自己的需要和愿望與組織的發(fā)展形成一體。因此，這個(gè)同化的過(guò)程不是平面的，而是螺旋似上升的一個(gè)過(guò)程。是整體與個(gè)體都得到全面發(fā)展和提升的一個(gè)過(guò)程，

綜上所述，新型的圖書(shū)檔案資料集成化動(dòng)態(tài)管理模式不僅為高校院系和教師個(gè)人發(fā)展提供了更優(yōu)的信息傳播環(huán)境，而且有助于院系組織發(fā)揮在學(xué)科建設(shè)方面的能動(dòng)性和有效性，實(shí)現(xiàn)其提高教學(xué)質(zhì)量和科研工作優(yōu)質(zhì)服務(wù)的終極目標(biāo)。

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