加強(qiáng)集團(tuán)財(cái)務(wù)管控的五大措施

鐘輝瓊

【摘要】財(cái)務(wù)監(jiān)控在企業(yè)管理中占據(jù)重要地位,而集團(tuán)公司由于內(nèi)部運(yùn)營(yíng)復(fù)雜,其財(cái)務(wù)監(jiān)控工作更為重要,在此背景下,本文探討了建立集團(tuán)資金結(jié)算中心等五大措施來(lái)加強(qiáng)集團(tuán)財(cái)務(wù)監(jiān)控。

【關(guān)鍵詞】集團(tuán);財(cái)務(wù);監(jiān)控;措施

隨著集團(tuán)規(guī)模不斷擴(kuò)大,對(duì)財(cái)務(wù)管理的要求也相應(yīng)提高,為增強(qiáng)對(duì)下屬公司的管理,集團(tuán)總部應(yīng)不斷加強(qiáng)財(cái)務(wù)管控方面的建設(shè)。集團(tuán)的財(cái)務(wù)控制是集團(tuán)控制的基本手段,任何一個(gè)子公司,無(wú)論其業(yè)務(wù)貢獻(xiàn)有多大,也不論其經(jīng)營(yíng)管理層能力有多強(qiáng),集團(tuán)總公司都應(yīng)該對(duì)其財(cái)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)控。為更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)控制職能,需要逐步完善集團(tuán)財(cái)務(wù)管理體系建設(shè),建立資金結(jié)算中心對(duì)集團(tuán)資金進(jìn)行集中管理;制定集團(tuán)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算制度和財(cái)務(wù)管理制度,來(lái)規(guī)范下屬子公司的財(cái)務(wù)行為,以實(shí)現(xiàn)對(duì)子公司財(cái)務(wù)活動(dòng)的有效控制;同時(shí)建立一體化的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)用來(lái)支持財(cái)務(wù)管控;建立內(nèi)部審計(jì)制度用來(lái)監(jiān)督評(píng)價(jià)控制是否有效。

一、建立集團(tuán)資金結(jié)算中心

資金管理是公司財(cái)務(wù)管理的中心,因?yàn)橘Y金是一個(gè)企業(yè)的血液,建立集團(tuán)資金結(jié)算中心是為了強(qiáng)化母公司對(duì)集團(tuán)資金流轉(zhuǎn)的控制,謀求財(cái)務(wù)資源的聚合協(xié)同效應(yīng),結(jié)算中心是根據(jù)企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理和控制的需要,在集團(tuán)內(nèi)部設(shè)置的資金管理機(jī)構(gòu),進(jìn)行統(tǒng)一結(jié)算、籌措、管理、規(guī)劃、調(diào)控資金。在行政上是企業(yè)集團(tuán)設(shè)立的負(fù)責(zé)集團(tuán)資金管理的職能機(jī)構(gòu),主要為企業(yè)集團(tuán)的總體戰(zhàn)略及整體利益服務(wù)。結(jié)算中心作為企業(yè)集團(tuán)理財(cái)?shù)穆毮懿块T,受企業(yè)集團(tuán)委托,代表企業(yè)集團(tuán)執(zhí)行與財(cái)務(wù)、資金管理有關(guān)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng),其管理目標(biāo)與企業(yè)集團(tuán)目標(biāo)高度一致。財(cái)務(wù)結(jié)算中心的具體功能有:融通資金、加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)控、提高整體信用,降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

(一)建立集團(tuán)資金結(jié)算中心的意義

在集團(tuán)內(nèi)部,有些子公司效益好,資金周轉(zhuǎn)快,而某些子公司資金相對(duì)匱乏,通過(guò)財(cái)務(wù)結(jié)算中心可以把集團(tuán)內(nèi)的閑散資金集中起來(lái)貸給最需要資金的子公司或分公司,提高集團(tuán)內(nèi)資金的使用效率,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資金的相互調(diào)節(jié)。資金結(jié)算中心可以對(duì)子公司資金運(yùn)作的合規(guī)性、安全性和有效性進(jìn)行審核,對(duì)其實(shí)施必要的監(jiān)控和管理,防止子公司利用自主經(jīng)營(yíng)權(quán)挪用集團(tuán)內(nèi)部資金,使集團(tuán)內(nèi)部資金管理失控。財(cái)務(wù)結(jié)算中心成立后,集團(tuán)公司可以整體融資,增強(qiáng)了實(shí)力,提高了信用等級(jí),同時(shí),內(nèi)部資金的相互調(diào)節(jié)減少了外部融資,也相對(duì)降低了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

(二)建立集團(tuán)資金結(jié)算中心的措施

1.摸清家底,調(diào)查清楚集團(tuán)所屬企業(yè)的銀行開(kāi)戶賬戶及現(xiàn)有存款余額和借款余額。

2.選購(gòu)一套專門針對(duì)結(jié)算中心設(shè)計(jì)的軟件系統(tǒng),同時(shí)請(qǐng)軟件公司幫助建立資金管理的業(yè)務(wù)流程。

3.設(shè)立開(kāi)放式結(jié)算柜臺(tái)。臨柜設(shè)立接票崗位,負(fù)責(zé)票據(jù)及印章的審核,并記賬;后臺(tái)設(shè)立復(fù)核崗位,對(duì)臨柜崗位的賬務(wù)進(jìn)行復(fù)核,只有經(jīng)過(guò)復(fù)核的賬務(wù)才能入賬。

4.結(jié)算中心統(tǒng)一到銀行開(kāi)立結(jié)算賬戶,實(shí)行一個(gè)賬戶多個(gè)戶名(其戶名為結(jié)算中心的成員單位),用于對(duì)外結(jié)算。

5.結(jié)算中心為每個(gè)企業(yè)在結(jié)算中心內(nèi)部開(kāi)立結(jié)算賬戶,用于日常企業(yè)與結(jié)算中心的結(jié)算。

6.除基本戶外,所有企業(yè)將賬上余額全部轉(zhuǎn)到結(jié)算中心在銀行開(kāi)立的賬戶上,并且將原賬戶撤銷。

7.整個(gè)集團(tuán)所有收入全部進(jìn)入結(jié)算中心賬戶,然后由結(jié)算中心分發(fā)到各企業(yè);其原始憑證作為結(jié)算中心記賬的依據(jù),結(jié)算中心制作特種轉(zhuǎn)賬傳票,作為收款企業(yè)的記賬依據(jù)。

8.除零星費(fèi)用外,所有付款由結(jié)算中心統(tǒng)一對(duì)外支付。

9.由結(jié)算中心統(tǒng)一對(duì)外融資和還貸,對(duì)每筆借款結(jié)算中心進(jìn)行明細(xì)核算。

10.企業(yè)需要資金,先向結(jié)算中心申請(qǐng),由結(jié)算中心向企業(yè)發(fā)放,結(jié)算中心對(duì)每筆放款進(jìn)行明細(xì)核算,結(jié)算中心按照銀行同期利率收取利息。

11.結(jié)算中心負(fù)責(zé)與銀行對(duì)賬,生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

12.企業(yè)成員單位將原來(lái)與銀行對(duì)賬改為與結(jié)算中心對(duì)賬。

二、建立統(tǒng)一會(huì)計(jì)核算制度

會(huì)計(jì)制度是規(guī)定各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的鑒定、分析、歸類、登記和編報(bào)方法,明確各項(xiàng)資產(chǎn)和負(fù)債經(jīng)營(yíng)管理責(zé)任的業(yè)務(wù)規(guī)范。目前集團(tuán)總部對(duì)各下屬子公司在會(huì)計(jì)核算上,缺乏統(tǒng)一的制度和規(guī)范,核算存在較大的差異,有必要建立統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算制度。

(一)建立統(tǒng)一會(huì)計(jì)核算制度的意義

統(tǒng)一規(guī)范的會(huì)計(jì)核算體系是整個(gè)財(cái)務(wù)管理體系的基礎(chǔ),有利于其他管理制度的建立和實(shí)施,能使會(huì)計(jì)核算工作達(dá)到業(yè)務(wù)內(nèi)容完整、科目使用統(tǒng)一、核算口徑一致,提供更為真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)、完整的對(duì)決策有用的會(huì)計(jì)信息;有助于統(tǒng)一會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)與流程,提高核算質(zhì)量與效率。同時(shí)也為分布在不同地點(diǎn)、不同文化、不同企業(yè)背景的企業(yè)財(cái)務(wù)人員提供了工作依據(jù);為上級(jí)考核提供了方便;便于審計(jì)師為上市公司審計(jì)。統(tǒng)一規(guī)范的會(huì)計(jì)制度,流暢的會(huì)計(jì)核算流程,為審計(jì)師提供了良好的審計(jì)環(huán)境,可以加快年度會(huì)計(jì)報(bào)告披露時(shí)間。

(二)實(shí)行會(huì)計(jì)集中核算的措施

實(shí)行會(huì)計(jì)集中核算后,核算企業(yè)發(fā)生的資產(chǎn)購(gòu)入、調(diào)入、調(diào)出、清理、報(bào)廢、出售等增減變動(dòng)業(yè)務(wù)時(shí),要及時(shí)到核算中心報(bào)賬,核算中心根據(jù)原始憑證編制記賬憑證并登記資產(chǎn)總賬、明細(xì)賬,但對(duì)物品不能及時(shí)進(jìn)行核對(duì)、檢查和管理,因此各核算單位都要建立健全資產(chǎn)管理制度。核算單位應(yīng)保留資產(chǎn)備查登記簿和固定資產(chǎn)卡片。資產(chǎn)備查登記簿、卡片由核算單位資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)管理。按照資產(chǎn)的類別分設(shè)賬頁(yè),賬內(nèi)按照保管、使用單位設(shè)置專欄,每月序時(shí)登記資產(chǎn)的使用、保管和增減變動(dòng)及結(jié)存情況。資產(chǎn)卡片一式一份,由資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé),每一獨(dú)立資產(chǎn)單設(shè)一張,并按資產(chǎn)的類別、保管和使用單位順序排列,落實(shí)到責(zé)任人。資產(chǎn)卡記載該項(xiàng)資產(chǎn)的編號(hào)、名稱、規(guī)格、技術(shù)特征、使用單位、啟用日期、預(yù)計(jì)使用年限、停用以及大修理等詳細(xì)資料。凡是有關(guān)資產(chǎn)大修理、內(nèi)部轉(zhuǎn)移、停止使用以及清理出售都在卡片上登記。做到賬賬相符、賬實(shí)相符。

三、建立統(tǒng)一財(cái)務(wù)管理制度

財(cái)務(wù)制度是由企業(yè)管理當(dāng)局制定的用來(lái)規(guī)范企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)行為、處理企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)關(guān)系的具體規(guī)范。制訂一套較為全面、操作性強(qiáng)、適合集團(tuán)的基本財(cái)務(wù)管理制度,有利于規(guī)范集團(tuán)內(nèi)各子公司的財(cái)務(wù)管理工作,提高各子公司和集團(tuán)整體的運(yùn)用效率。在整個(gè)集團(tuán)內(nèi)部,應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一執(zhí)行由母公司組織制定的總體財(cái)務(wù)管理制度,子公司可根據(jù)母公司制定的財(cái)務(wù)管理制度及其原則,結(jié)合自身特點(diǎn),自行制定本公司具體的財(cái)務(wù)管理實(shí)施細(xì)則。

(一)建立統(tǒng)一財(cái)務(wù)管理制度的意義

規(guī)范企業(yè)管理:從集團(tuán)層面對(duì)集團(tuán)內(nèi)各公司的財(cái)務(wù)管理工作進(jìn)行規(guī)范,使各子公司的財(cái)務(wù)管理更加科學(xué)化、規(guī)范化;提高了管理效率。建立財(cái)務(wù)管理制度,界定了集團(tuán)與各子公司的財(cái)務(wù)管理職責(zé)和權(quán)利,對(duì)常規(guī)性的工作給出了明確的規(guī)定和操作流程,能夠減少工作中由于責(zé)任不明而引起的內(nèi)耗,提高了企業(yè)內(nèi)部的管理效率;提高了集團(tuán)資源利用率。通過(guò)資金集中管理,合理配置集團(tuán)的各項(xiàng)財(cái)務(wù)資源,能降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本,提高資源使用效率。同時(shí),加強(qiáng)內(nèi)部控制防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),規(guī)定資金、重要資產(chǎn)的風(fēng)險(xiǎn)控制措施,提出主要資產(chǎn)的內(nèi)部控制規(guī)范,明確各責(zé)任中心的風(fēng)險(xiǎn)管理職責(zé),建立較為完善的風(fēng)險(xiǎn)防范體系。

(二)實(shí)行統(tǒng)一財(cái)務(wù)管理制度的措施

首先要明確集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部門設(shè)置原則及部門職責(zé);財(cái)務(wù)部門具體崗位的設(shè)置,各崗位的職責(zé);財(cái)務(wù)人員的基本要求,財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的基本要求,財(cái)務(wù)人員職業(yè)道德、工作交接及繼續(xù)教育;同時(shí)明確預(yù)算管理的組織結(jié)構(gòu)、預(yù)算管理責(zé)任中心、預(yù)算指標(biāo)體系、預(yù)算編制、執(zhí)行與控制、分析與反饋、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算考核等;明確集團(tuán)公司實(shí)行統(tǒng)一籌資、統(tǒng)一結(jié)算、集中賬戶的資金集中管理模式,全面監(jiān)控集團(tuán)資金活動(dòng),充分發(fā)揮集團(tuán)資金整體運(yùn)作的優(yōu)勢(shì),提高資金運(yùn)用效率,降低資金成本,控制資金使用風(fēng)險(xiǎn)。

明確資產(chǎn)管理原則,建立健全資產(chǎn)管理責(zé)任制,具體規(guī)范貨幣資金、應(yīng)收賬款、存貨、固定資產(chǎn)、在建工程、對(duì)外投資、無(wú)形資產(chǎn)的管理細(xì)節(jié),明確資產(chǎn)的購(gòu)置、保管、使用、處置等環(huán)節(jié)的管理職責(zé),建立資產(chǎn)出入庫(kù)、盤點(diǎn)、授權(quán)審批、賬齡分析等內(nèi)控制度,加強(qiáng)資產(chǎn)的保管和維護(hù),實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)運(yùn)行的安全高效。

四、建立財(cái)務(wù)信息一體化系統(tǒng)

對(duì)于集團(tuán)型企業(yè)來(lái)說(shuō),在目前競(jìng)爭(zhēng)異常激烈的市場(chǎng)環(huán)境下,利用信息化手段實(shí)行財(cái)務(wù)集中管理,加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)控已經(jīng)成為現(xiàn)代集團(tuán)企業(yè)的必然選擇。如果母子公司之間的財(cái)務(wù)信息是隔離的,子公司的信息不能及時(shí)傳遞到集團(tuán)總部,集團(tuán)總部與子公司不能實(shí)現(xiàn)信息共享,集團(tuán)難以實(shí)現(xiàn)有效的信息控制,就會(huì)難于實(shí)施對(duì)下屬公司的財(cái)務(wù)管控,增大集團(tuán)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)與財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。在集團(tuán)內(nèi)實(shí)施財(cái)務(wù)信息一體化,集團(tuán)總部和下屬子公司共用一套財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和管理,將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行集中式管理,集團(tuán)總部可以完全動(dòng)態(tài)掌握和控制各子公司的業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)信息,集團(tuán)管理部門能夠從集團(tuán)成員最底層或源頭實(shí)時(shí)、垂直采集信息,解決由于中間層的加工而導(dǎo)致的信息不對(duì)稱、不真實(shí)、不全面而產(chǎn)生的管理和控制力度弱化的問(wèn)題。

構(gòu)建一體化的信息系統(tǒng),集團(tuán)總部可以實(shí)時(shí)看到子公司所有的信息,能夠降低集團(tuán)與子公司之間的信息不對(duì)稱程度,提高總部對(duì)各子公司財(cái)務(wù)活動(dòng)實(shí)時(shí)監(jiān)控的能力,同時(shí)對(duì)子公司的數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控,增強(qiáng)信息的可靠性,決策層能夠及時(shí)準(zhǔn)確地獲取管理信息,加深對(duì)子公司實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況和管理水平的了解,可以更客觀地評(píng)價(jià)子公司經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。

五、建立內(nèi)部審計(jì)制度

(一)集團(tuán)總部建立內(nèi)部審計(jì)的必要性

內(nèi)部審計(jì),是指在公司內(nèi)部建立的一種獨(dú)立的評(píng)價(jià)、監(jiān)督活動(dòng),目的是促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制的建立、健全,改善經(jīng)營(yíng)管理,提高效率、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),為增加公司價(jià)值服務(wù)。集團(tuán)的主要管理職能之一是檢查投資效果和下屬公司的經(jīng)營(yíng)狀況,但高層管理人員難以對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的執(zhí)行親自進(jìn)行監(jiān)督,因此,有必要建立完善的內(nèi)部審計(jì)制度。內(nèi)部審計(jì)在平衡不對(duì)稱信息,發(fā)現(xiàn)和預(yù)防子公司經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)方面起著不可替代的作用,是集團(tuán)財(cái)務(wù)控制的主要手段,既是公司治理結(jié)構(gòu)的重要組成部分,也是公司內(nèi)部控制制度的有機(jī)組成部分。集團(tuán)內(nèi)部審計(jì)是管理控制系統(tǒng)的再控制環(huán)節(jié),管理報(bào)告的真實(shí)性、預(yù)算的完成度以及集團(tuán)統(tǒng)一管理規(guī)章的執(zhí)行情況,都需要通過(guò)審計(jì)進(jìn)行再認(rèn)定。

(二)建立內(nèi)部審計(jì)制度的措施

要做好內(nèi)部審計(jì)工作,離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視。內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)在本集團(tuán)主要負(fù)責(zé)人的直接領(lǐng)導(dǎo)下,獨(dú)立行使內(nèi)部審計(jì)職能,對(duì)本集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)并報(bào)告工作。內(nèi)部審計(jì)人員也應(yīng)該努力創(chuàng)造成績(jī),寫出高質(zhì)量的審計(jì)報(bào)告,提出自己的合理性建議,使領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到內(nèi)部審計(jì)的重要作用,從而充分采納內(nèi)部審計(jì)人員提出的合理性建議。同時(shí),單位主要領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)財(cái)經(jīng)法規(guī)的學(xué)習(xí),充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)管理的重要性,切實(shí)做到依法理財(cái)、科學(xué)理財(cái)。單位財(cái)務(wù)管理出現(xiàn)重大問(wèn)題, 主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。當(dāng)然,在集團(tuán)內(nèi)部審計(jì)的發(fā)展階段,也不能強(qiáng)求所有企業(yè)一步到位地解決獨(dú)立內(nèi)審機(jī)構(gòu)的設(shè)置問(wèn)題,但應(yīng)該從實(shí)際情況出發(fā),在保證集團(tuán)主管部門獨(dú)立設(shè)置內(nèi)審機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上,逐步完善企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)設(shè)置和專業(yè)審計(jì)人員的配備。集團(tuán)內(nèi)部審計(jì)工作應(yīng)緊緊圍繞本部門、本集團(tuán)的工作中心,應(yīng)在服務(wù)于本部門、本企業(yè)總體工作目標(biāo)的前提下適時(shí)開(kāi)展內(nèi)部審計(jì)工作,為部門發(fā)展提供有價(jià)值的建設(shè)性服務(wù),從而真正發(fā)揮其在建設(shè)高效、廉潔的集團(tuán)企業(yè)過(guò)程中所應(yīng)有的作用。●

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