會計電算化后內(nèi)部控制面臨的問題及對策

劉會麗

中圖分類號：F275.2文獻標識碼：A文章編號：1673-0992（2009）05-096-01

摘要針對會計電算化后企業(yè)內(nèi)部控制制度面臨的諸多問題，提出必須建立一套適合會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，采取有效措施，確保企業(yè)會計信息的真實可靠和資產(chǎn)的安全完整。

關(guān)鍵詞：企業(yè)會計；電算化；內(nèi)部控制

一、會計電算化后加強內(nèi)部控制的意義

會計系統(tǒng)的有效運行離不開一個健全、有效的內(nèi)部控制機制。內(nèi)部控制是單位為提高會計信息質(zhì)量，保證資產(chǎn)的安全和完整，確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。內(nèi)部控制制度在會計電算化環(huán)境下，更具有舉足輕重的作用。只有建立健全會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制，才能提高會計的分析決策能力，為管理者提供所需的經(jīng)濟信息，更好地實現(xiàn)其管理和決策的職能；才能防止浪費和舞弊行為，保護財產(chǎn)物資的安全性和完整性；才能建立科學的崗位責任制，協(xié)調(diào)各部門的工作，強化管理，提高管理水平及管理人員素質(zhì)；才能提高會計工作質(zhì)量，增強各種信息輸出和財務(wù)報告的可信度、可靠性；才能使諸如《會計法》《企業(yè)會計準則》《會計電算化工作規(guī)范》等得以貫徹執(zhí)行；也才能確保會計電算化環(huán)境下各項經(jīng)濟活動能夠正常、安全、有效地進行。因此強化內(nèi)控、提高會計電算化的科學管理水平是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求，也是提高企業(yè)競爭能力的重要途徑。

二、實行會計電算化內(nèi)部控制面臨的問題

會計數(shù)據(jù)準確性問題。企業(yè)使用計算機處理會計和財務(wù)數(shù)據(jù)后，企業(yè)的會計核算環(huán)境發(fā)生了很大的變化，會計數(shù)據(jù)僅需要會計操作人員一次性輸入到計算機中，電算化系統(tǒng)就會自動完成總賬、明細賬、日記賬等的登記以及財務(wù)報表的各種相關(guān)數(shù)據(jù)的生成工作。但這些工作的數(shù)據(jù)全部來源于第一次的手工錄入，因此，原來手工記賬下行之有效的賬證、賬賬核對工作已經(jīng)失去了作用，若原始錄入數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤將很難被發(fā)現(xiàn)，并且會直接導(dǎo)致一系列會計數(shù)據(jù)的失真。

1.財務(wù)軟件本身可能存在的問題。會計電算化的最大載體是會計軟件，如果會計軟件在安裝或者操作過程中出現(xiàn)了任何問題，就很可能導(dǎo)致系統(tǒng)中電子數(shù)據(jù)被破壞甚至丟失?，F(xiàn)在，有的會計軟件系統(tǒng)在設(shè)計、開發(fā)中存在安全問題，投入運行后暴露諸多隱患。

2.會計電算化工作中的安全問題。會計資料屬于企業(yè)的最高機密，一旦丟失、被非法竊取或篡改，將有可能使企業(yè)蒙受這樣那樣的損失。在電算化系統(tǒng)下，所有的會計信息都存儲在服務(wù)器和磁盤中，復(fù)制、檢索、修改等操作可在瞬間完成，而且不會留下任何痕跡，這就影響會計信息的安全性。

三、加強會計電算化內(nèi)部控制制度建設(shè)

強化現(xiàn)代企業(yè)制度必須強化內(nèi)控管理，提高會計電算化的科學管理水平的內(nèi)在要求，也是提高企業(yè)競爭力的重要途徑。

加強人員職能控制。由于會計電算化知識與功能的相對集中，必須制定相應(yīng)的組織和管理控制制度，明確職責分工，加強組織控制。建立會計人員操作控制制度，確保原始數(shù)據(jù)操作的準確性。一是接觸控制。非系統(tǒng)維護人員不得接觸到程序的技術(shù)資料、源程序和加密文件，以減少程序被修改的可能性；二是數(shù)據(jù)和程序控制。程序的安全與否直接影響著系統(tǒng)的運行，而數(shù)據(jù)的安全與否關(guān)系到財務(wù)信息的完整性和保密性；三是實體安全控制。涉及到計算機機房的環(huán)境、光和磁介質(zhì)等數(shù)據(jù)存儲體的存放和保護，對長期保存的磁介質(zhì)存儲媒體還應(yīng)定期轉(zhuǎn)儲；四是軟件安全控制。軟件的開發(fā)必須嚴格遵循財政部頒布的有關(guān)規(guī)定，科學系統(tǒng)的分析和設(shè)計。系統(tǒng)軟件完成后必須與提交的原程序清單保持一致，減少軟件開發(fā)時可能埋下的安全隱患。應(yīng)分析研究各應(yīng)用軟件的兼容性、統(tǒng)一性，使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間能相互銜接，相關(guān)數(shù)據(jù)能夠自動核對、校驗，數(shù)據(jù)備份應(yīng)統(tǒng)一完成；五是系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全控制。網(wǎng)絡(luò)安全指標包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可采用的安全技術(shù)主要包括：數(shù)據(jù)備份及機器的使用規(guī)范，軟盤專用及防病毒感染，數(shù)據(jù)的加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)、認證技術(shù)等。網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)、接入口的安全性也是應(yīng)該引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接入口應(yīng)保密。

加強電算化會計檔案管理控制。企業(yè)必須建立起完善的電算化會計檔案管理制度，加強檔案的管理。應(yīng)根據(jù)電算化會計檔案的特點，做好會計檔案的收集、管理與保存、移交、銷毀等工作，并專人具體負責。計算機會計系統(tǒng)有關(guān)資料應(yīng)及時存檔，定期對財務(wù)數(shù)據(jù)進行備份，保證存檔文件的安全完整。更換會計電算化檔案管理員時，必須辦理移交手續(xù)，編制會計電算化檔案移交清冊。移交會計電算化檔案要由單位負責人監(jiān)交，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人要在移交清冊上簽字。保管期滿的會計電算化檔案，由檔案保管人員向單位負責人提出銷毀意見，編制銷毀清冊。單位負責人在會計電算化檔案銷毀清冊上簽署意見，并由單位檔案機構(gòu)、會計機構(gòu)和上級主管部門派員監(jiān)銷，并將實際銷毀內(nèi)容與銷毀清冊進行準確核對。銷毀后，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字，及時將監(jiān)銷情況報告單位負責人。

加強會計隊伍自身素質(zhì)的建設(shè)。利用計算機技術(shù)提高內(nèi)部控制水平，必須不斷提高會計信息化水平，以信息技術(shù)防范信息技術(shù)風險。首先決策層要重視，才能實現(xiàn)電算化的及時更新?lián)Q代，提高內(nèi)部控制水平。其次為提高會計從業(yè)人員技術(shù)水平，要大力開展計算機輔助審計技術(shù)的培訓。例如：數(shù)據(jù)模擬檢測法、整體檢測法、程序編碼控制法、平行模擬法、程序追蹤法。培養(yǎng)一批既懂財會、審計業(yè)務(wù)、又精通計算機應(yīng)用技術(shù)的有經(jīng)驗的復(fù)合型專業(yè)內(nèi)部會計人員。同時要加強會計人員職業(yè)道德、責任感和事業(yè)心的教育，為企業(yè)更好地防范控制風險，加強內(nèi)部控制提供人才保障和智力支持。