議電算化體系中會計檔案管理相關(guān)問題

李艷玲

【摘 要】隨著電子計算機(jī)的普及與其技術(shù)推廣,傳統(tǒng)的手工會計體系發(fā)生了很大的變化。會計檔案管理作為會計基礎(chǔ)規(guī)范化的重要一項工作，也受到了電算化技術(shù)的普及。確保電算化會計檔案的安全與完整和準(zhǔn)確，就要找出其發(fā)展中容易出現(xiàn)的問題，制定相關(guān)管理制度，采取措施，使其順勢發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】會計電算化檔案 存在問題 管理內(nèi)容措施

在會計電算化條件下，除了打印輸出的賬、證、表以外，整個系統(tǒng)開發(fā)形成的全套檔案資料都屬于會計檔案的范疇；另外，對存有會計數(shù)據(jù)的有關(guān)介質(zhì)也應(yīng)妥善保管。因此，電算化會計檔案就包括存儲在計算機(jī)中的會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)中編制的各種文檔程序和其他會計資料。

1 會計電算化檔案的含義及特點

1.1會計電算化檔案的含義會計電算化檔案是指以磁性介質(zhì)存儲在計算機(jī)中的會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)打印的書面形式的會計信息，包括記帳憑證、會計帳簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。

1.2會計電算化下會計檔案管理的新特點（1）電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。（2）電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案有更多的存貯形式且對存放條件要求更高。（3）電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案易于修改，且不留痕跡。（4）電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關(guān)。（5）電算化會計檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的面前，且使用時具有方便、快捷、直觀，容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果，可以對管理和決策提供較好的支持。

2 電算化會計檔案管理中存在的相關(guān)問題

2.1企業(yè)在業(yè)務(wù)量加大的過程中會計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域越來越廣范了。會計電算化檔案不僅僅停留在老式的會計檔案上，而發(fā)展成了存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)。實行會計電算化以后，所有的會計核算業(yè)務(wù)都是通過電算化記帳來完成的。對電算化這種操作方式，財務(wù)人員首先需要設(shè)計能被計算機(jī)識讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后借助計算機(jī)進(jìn)行會計核算處理。由于這些程序既是使電算化會計信息系統(tǒng)能夠運行的條件，因而這些資料雖然不是會計核算活動的產(chǎn)物，沒有具體的數(shù)據(jù)和表格，但是由于沒有它們的支持，整個會計核算過程就無法進(jìn)行，所以必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存，否則就會出現(xiàn)問題。

2.2會計電算化會計檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用。

2.3會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。因此，管理的難度增大了。電算化會計系統(tǒng)對人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，更要學(xué)習(xí)相關(guān)電算化技能。由于一些會計主管人員長事從事手工記帳，有些同志在一些基本電算化技能方面還認(rèn)識不足，這就加大了電算化檔案的管理推廣速度。這些問題的出現(xiàn)需要從相關(guān)政策法規(guī)和技能培訓(xùn)方面入手。

2.4對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點；同時電子檔案易被修改電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素的影響。

2.5會計電算化會計檔案更需要科學(xué)地管理。實行電算化的時間越長，會計檔案與財務(wù)軟件的版本數(shù)越多，這就對如何進(jìn)行科學(xué)的管理帶來新的問題。

為了更好地有效管理電算化會計檔案，使其發(fā)揮更大的作用，除了上述問題，還必須形成一套科學(xué)實用的管理制度，包括存檔手續(xù)、分類管理辦法、使用審批手續(xù)、保存期限及銷毀手

續(xù)等內(nèi)容，以使相關(guān)管理制度常規(guī)化。

3 加強(qiáng)電算化會計檔案管理具體內(nèi)容和相關(guān)措施

3.1電算化會計檔案管理具體內(nèi)容

現(xiàn)金記帳憑證及日記帳的輸出及保管?，F(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清?，F(xiàn)金記帳憑證一律由專職會計人員手工做記帳憑證，審核無誤后當(dāng)日輸入計算機(jī)并打印出現(xiàn)金日記帳頁，審核后交現(xiàn)金出納人員核對現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在帳頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。

3.2現(xiàn)金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管

銀行記帳憑證分機(jī)制憑證和手編記帳憑證兩種。有關(guān)財務(wù)人員必須及時把經(jīng)審核無誤的原始憑證或手編憑證，當(dāng)日輸入計算機(jī)并打印銀行日記帳，以保證銀行出納當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。銀行帳頁經(jīng)出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。。

3.3轉(zhuǎn)帳憑證的輸入、輸出與保管

轉(zhuǎn)帳憑證包括手編憑證和機(jī)制憑證兩種，有關(guān)會計人員應(yīng)及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計算機(jī)。機(jī)制憑證在輸入計算機(jī)后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。

3.4科目匯總表、帳簿打印時間

3.4.1現(xiàn)金、銀行日記帳每天打印。

3.4.2銀行余額調(diào)整表每月打印一次。

3.4.3總分類帳和各種明細(xì)分類帳每月打印一次。

4 結(jié)合電算化會計檔案的特點內(nèi)容，加強(qiáng)電算化會計檔案管理措施

4.1 日常操作管理制度。計算機(jī)替代手工記帳后的日常使用管理是通過對系統(tǒng)運行的管理，保證系統(tǒng)正常運行，完成預(yù)定任務(wù)，保證系統(tǒng)內(nèi)各資源信息的安全與完整。具體包括：

4.1.1操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限。

4.1.2預(yù)防原始憑證和記帳憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機(jī)的措施。

4.1.3必要的上機(jī)操作記錄制度。

4.2 實現(xiàn)有組織、動態(tài)地管理大量數(shù)據(jù)，方便用戶訪問的由計算機(jī)軟、硬件組成的系統(tǒng)。加強(qiáng)系統(tǒng)維護(hù)管理：

4.2.1保證機(jī)房設(shè)備安全和電子計算機(jī)正常運轉(zhuǎn)的措施。

4.2.2會計數(shù)據(jù)和會計核算軟件安全保密的措施。

4.2.3修改會計

核算軟件的審批和監(jiān)督制度。

4.3對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個不同的地點。

4.4采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計檔案丟失。

4.5通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結(jié)合會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

4.6電算化會計檔案管理是重要的會計基礎(chǔ)工作，要嚴(yán)格按照財政部有關(guān)規(guī)定的要求對會計檔案進(jìn)行管理，由專人負(fù)責(zé)。認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》等，加強(qiáng)電算化會計檔案的安全管理意識。對相關(guān)負(fù)責(zé)人員要加大電算化培訓(xùn)力度，為今后的技術(shù)升級作好后續(xù)工作。

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