論高校檔案工作的改革與創(chuàng)新

賈　佳

摘要：高校檔案是高校重要的本源性信息源，是高校辦學(xué)歷史的最權(quán)威、最真實的紀(jì)錄。本文首先探討了當(dāng)今我國高校檔案工作存在的問題，分析了目前高校檔案工作亟待解決的問題，最后提出了高校檔案工作改革與創(chuàng)新的一些途徑和措施。

關(guān)鍵詞：高校檔案；改革；創(chuàng)新

高校檔案信息化建設(shè)是高?！皵?shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分，擔(dān)負著存儲、管理并提供利用高校黨務(wù)、政務(wù)信息系統(tǒng)及“數(shù)字化校園”產(chǎn)生的電子文件、檔案信息的職能。最近幾年，我國經(jīng)濟社會和高等教育發(fā)展迅速，高校檔案工作的內(nèi)涵和外延都發(fā)生了深刻變化。20年前制訂的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》已不能適應(yīng)新形勢下的高校檔案工作發(fā)展的需要。為推動各高校檔案管理現(xiàn)代化、信息化和服務(wù)利用工作網(wǎng)絡(luò)化，利用檔案信息更好地為學(xué)校和社會服務(wù)，應(yīng)對高校檔案工作的改革與創(chuàng)新。

1目前高校檔案工作存在的問題

1.1高校檔案管理的從業(yè)人員素質(zhì)偏低。檔案管理意識比較淡薄，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，群眾檔案意識淡薄，檔案人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，高校檔案管理的工作人員普遍素質(zhì)不高，大多數(shù)以前都不是學(xué)檔案管理的，沒有高學(xué)歷，對自身工作的認識也不夠，有“做一天和尚撞一天鐘”的思想，缺乏學(xué)習(xí)本職工作的積極性，創(chuàng)新更無從談起。有的工作人員就是高校為了吸引或留住人才而解決的教授、博士的配偶和子弟，有的甚至是校外聘用的臨時工，專業(yè)人才相當(dāng)匱乏，同外界交流也少，沒有見識，檔案管理還是過去計劃經(jīng)濟體制下的工作的延續(xù)，相對比較呆板，沒有活力，領(lǐng)導(dǎo)也不是很重視，導(dǎo)致高校檔案管理工作停滯不前，阻礙了高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

1.2缺乏檔案保護意識，沒有真正發(fā)揮檔案管理的作用。檔案工作是一項枯燥乏味、煩瑣單調(diào)的工作，它不等同于其它一些立竿見影的工作，是滯后一段時間甚至若干年后才能體現(xiàn)出效益來，因為沒有成就感、缺乏挑戰(zhàn)性，從事檔案工作的同志積極性不高，另外檔案知識培訓(xùn)對象狹隘，許多從事與文件打交道的同志對檔案知識不熟悉，平時歸檔意識不強，麻痹大意，文件材料辦理完畢后，沒有及時歸還檔案室，時間一長，就會忘記，容易造成材料遺失。目前高校檔案管理工作人員的工作比較被動，沒有按規(guī)章制度辦事，缺乏檔案保護意識。也就是你自己不來理順，我不會太多管理，也沒有一個明確的檔案管理責(zé)任人，出問題了相互推托，界限不清。對于檔案的質(zhì)量、數(shù)量，工作人員感到一片茫然。

1.3基礎(chǔ)設(shè)施有等完善，管理混亂。檔案設(shè)施不全，檔案現(xiàn)代化管理手段缺乏。一方面檔案增加了，檔案管理工作的負擔(dān)加大了。但同時高校的檔案庫房不夠規(guī)范，檔案管理設(shè)施不全，檔案設(shè)備比較陳舊。致使檔案管理在很多地方不符合檔案管理要求。特別是近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高校管理手段不斷進步。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校管理中得到了廣泛應(yīng)用，電子文檔應(yīng)運而生。但檔案管理者沒有受過專門培訓(xùn)，對電子文檔的整理排序，信息安全，計算機病毒防治技術(shù)等缺乏足夠的應(yīng)付能力。檔案管理者對計算機信息技術(shù)不夠了解，計算機專業(yè)人員又對檔案管理要求規(guī)范不了解。這給高校檔案管理現(xiàn)代化帶來一些困難。

1.4文件管理混亂，檔案整理質(zhì)量不高。一是文件材料形成不規(guī)范，主要表現(xiàn)為文種使用不正確、文件材料格式不規(guī)范、書寫印刷材料不符合檔案保管要求、字跡模糊褪變等方面。二是材料收集不夠齊全完整，收集檔案材料無指標(biāo)體系，教學(xué)和科研工作中形成的照片、音像、實物、光盤、磁盤等特殊載體檔案的收集幾乎是一片空白。三是檔案整理不規(guī)范。在歸檔整理過程中，在沒有進行專業(yè)知識的學(xué)習(xí)和無檔案專業(yè)技術(shù)人員指導(dǎo)的情況下，擅自做主將收集歸檔的材料按年度流水順序裝訂起來，既沒有實行分類又沒有進行編目和有序編排，給檔案的查閱和利用工作帶來困難。

2目前高校檔案工作亟待解決的問題

2.1提高認識，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。長期以來，高校檔案工作發(fā)展緩慢，究其原因，關(guān)鍵還在于高校領(lǐng)導(dǎo)主要精力多集中在教學(xué)科研、人才培養(yǎng)等方面，高校檔案工作始終沒有得到應(yīng)有的重視。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)需更新觀念，提高對檔案工作重要性的認識，加強對高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入學(xué)校發(fā)展的議事日程和整體規(guī)劃，在人力、物力、財力上給予大力支持。

2.2大力加強高校檔案人才隊伍建設(shè)。面對新形勢、新情況，高校檔案工作者要樹立強烈的事業(yè)心，增強責(zé)任感，以改革的思路，開拓的精神、發(fā)展的眼光、求實的作風(fēng)，加強學(xué)習(xí)，聯(lián)系實際，與時俱進，學(xué)以致用。同時，學(xué)校要通過培養(yǎng)、引進和人才流動等方式，優(yōu)化檔案工作人才隊伍結(jié)構(gòu)，建設(shè)一支具有較高專業(yè)素質(zhì)和綜合實力，管理型、技術(shù)型、服務(wù)型、研究型相結(jié)合的創(chuàng)新團隊，這是把高校檔案事業(yè)做大做強的重要基礎(chǔ)和有力保障。

2.3積極推進檔案信息化建設(shè)，努力實現(xiàn)高校檔案的現(xiàn)代化管理。高校要把檔案信息化建設(shè)與學(xué)校的改革和發(fā)展有機地結(jié)合起來。高校檔案工作人員要增強加快高校檔案信息化建設(shè)的緊迫感和責(zé)任感，把檔案信息化建設(shè)工作抓實抓緊抓好。

2.4加大檔案開放力度，深度開發(fā)與利用檔案信息資源。高校檔案部門應(yīng)當(dāng)加大高校檔案資源的開放力度，完善檔案開放制度，簡化利用手續(xù)，豐富利用形式，擴展服務(wù)范圍，提高服務(wù)水平，最大限度地滿足各方面利用檔案的需求。要對檔案信息資源進行加工和開發(fā)，提供檔案信息資源的增值服務(wù)，滿足社會需求，以服務(wù)求發(fā)展。

3高校檔案工作改革與創(chuàng)新的途徑

3.1高度重視高校檔案館(室)建設(shè)。各高校要把高校檔案館(室)建設(shè)作為學(xué)?；窘ㄔO(shè)的一件大事切實抓好。具備建館條件的要盡快建館，已建館的要提高館的管理級別。要加大對館(室)建設(shè)的投入，把館(室)建設(shè)經(jīng)費納入學(xué)校年度預(yù)算。要把政治好、業(yè)務(wù)精、責(zé)任心強的同志調(diào)整和充實到檔案館(室)工作；大力加強檔案信息資源建設(shè)。要研發(fā)或購進檔案管理軟件，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在收集檔案時要逐步做到同時接收機讀目錄。有條件的檔案館(室)應(yīng)通過接收電子檔案對各種類型檔案進行數(shù)字化等方法，逐步實現(xiàn)檔案目錄、全文信息查詢、機檢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

3.2高度重視檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。進一步加強信息化管理，將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。各高校要加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開和上網(wǎng)安全、網(wǎng)站(頁)建設(shè)與管理等方面的行政規(guī)章，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵約束機制，推動檔案信息化建設(shè)有序開展；要大力推進運用計算機管理檔案。為提高計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，各高校要為檔案館(室)配備必要的、足夠的符合工作要求的計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼攝像機、編輯機、監(jiān)視器、服務(wù)器、傳真機、放像機、復(fù)印機、記錄機、防磁柜等設(shè)備，并盡可能解決檔案工作辦公用房及庫房，以滿足檔案信息化建設(shè)之必需。要建立和完善檔案信息安全管理體制，各高校檔案館(室)人員要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生，要嚴格遵守相關(guān)的安全保密制度，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。非公開檔案信息一律不得上外網(wǎng)，檔案館(室)內(nèi)部局域網(wǎng)要切實與一切外網(wǎng)實行物理隔離。要認真采用身份證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，確保檔案信息和系統(tǒng)的安全。

3.3高度重視檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。各高校檔案館(室)要加強對本校電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證校內(nèi)各部門產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制定學(xué)校電子檔案管理辦法；使用符合高校檔案管理要求的軟件，進一步提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，盡快實現(xiàn)網(wǎng)上歸檔，推進檔案管理與學(xué)校辦公自動化同步發(fā)展。為保證檔案信息交流，實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件，各高校要建立自己的檔案網(wǎng)站(頁)，使檔案網(wǎng)站(頁)成為宣傳檔案工作，開展檔案信息服務(wù)的窗口。已經(jīng)建立檔案網(wǎng)站(頁)的高校要不斷加以完善，豐富網(wǎng)站(頁)內(nèi)容，有計劃地上載開放檔案目錄，有條件的可上載公開的檔案全文信息，向校內(nèi)和社會提供網(wǎng)上查詢和利用服務(wù)，進一步發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)學(xué)校和社會的作用。具備條件的高校，要積極建設(shè)數(shù)字檔案館，為學(xué)校和社會提供方便、快捷、優(yōu)秀的檔案信息服務(wù)。

3.4高度重視檔案信息人才隊伍建設(shè)。加強信息化管理人才的引進與培養(yǎng)，就我國目前檔案管理人才結(jié)構(gòu)，相對薄弱。為了適應(yīng)新形勢下檔案工作的需求，必須引進高級人才或?qū)ΜF(xiàn)有工作人員進行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，逐漸掌握計算機和其它有關(guān)方面的知識技能。要造就一批掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型檔案管理隊伍，只有這樣才能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化和信息化。為適應(yīng)檔案信息化建設(shè)對人才的要求，努力培養(yǎng)系統(tǒng)開發(fā)與維護、檔案數(shù)字化加工與管理、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)與實施、相關(guān)技術(shù)的使用與研究以及檔案信息化建設(shè)運營與管理等方面的復(fù)合型專業(yè)人才。要樹立檔案人才是第一資源和以人為本的理念。各高校要關(guān)心檔案工作人員這支隊伍，使他們在評職、晉級和享受津貼、補貼等方面要和其它專業(yè)技術(shù)人員享受同等待遇。在提高高校專兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時，要加強對他們在應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法方面的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識，提高他們掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能。要根據(jù)檔案館(室)人員具體情況，吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才，構(gòu)建知識結(jié)構(gòu)合理的檔案工作人員隊伍。

3.5高度重視檔案工作的制度化、規(guī)范化。文件歸檔時間未能充分保證，這影響因素較多，在文件歸檔時由檔案館發(fā)出書面通知，最好讓部門領(lǐng)導(dǎo)知道，給予時間上支持，或者在年終學(xué)校工作會議時給予強調(diào)，首先是領(lǐng)導(dǎo)重視，兼職檔案員工作就好開展了；檔案館開展的兼職檔案員和專職檔案員結(jié)對子很好，這既可彌補兼職檔案員專業(yè)知識的不足，又能更好地搞好歸檔工作；檔案工作已經(jīng)進入信息化，可在檔案館網(wǎng)站上增加相應(yīng)內(nèi)容，充分開展檔案查詢利用功能，這當(dāng)然工作量相當(dāng)大，任務(wù)相當(dāng)艱巨；適當(dāng)時機利用年末搞些兼職檔案員、專職檔案員聯(lián)誼活動形式可以多樣。

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