高校信息系統(tǒng)外包的風(fēng)險及對策研究

陳光欣

摘 要：本文首先介紹了信息系統(tǒng)外包的概念及理論，并分析了高校進(jìn)行信息系統(tǒng)外包的原因。然后從高校信息系統(tǒng)建設(shè)的實際出發(fā)，分析了高校信息系統(tǒng)外包在策略制定、承包商選擇、協(xié)議簽訂和項目管理等方面的風(fēng)險。最后，文章給出了降低高校信息系統(tǒng)外包風(fēng)險的對策和建議。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng)外包 風(fēng)險 對策

中圖分類號：TP311.52 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-8454（2009）11-0004-03

高校信息系統(tǒng)建設(shè)是高校信息化的一個重要方面，在高校的教學(xué)、科研和日常管理中，信息系統(tǒng)已經(jīng)成為一種不可或缺的工具。隨著高校各種業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展和提高，高校信息系統(tǒng)也變得越來越復(fù)雜，系統(tǒng)規(guī)模越來越大，對于系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)的要求也越來越高。但是，很多高校自身的系統(tǒng)開發(fā)能力滿足不了在系統(tǒng)開發(fā)方面的要求，于是，系統(tǒng)外包就成為了一種必然的選擇。系統(tǒng)外包雖然具有種種優(yōu)點，但在外包開發(fā)的過程中，也出現(xiàn)了種種問題。國外有研究結(jié)果表明，信息系統(tǒng)外包的成功率并不高，Lacity與Willcock調(diào)查了實施信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)外包兩年以上的公司，其中60%的公司對外包結(jié)果不滿意，40%的公司試圖主動終止外包合同。[1] 筆者在負(fù)責(zé)學(xué)院的信息系統(tǒng)外包工作的兩年內(nèi)，通過系統(tǒng)外包模式建設(shè)了多個信息系統(tǒng)，也深切地體會到；高校信息系統(tǒng)外包過程中確實存在著多種問題。因此，對高校信息系統(tǒng)外包的風(fēng)險進(jìn)行研究并提出相應(yīng)的對策，具有比較大的現(xiàn)實意義。

一、信息系統(tǒng)外包的概念及理論簡介

信息系統(tǒng)外包是指一個組織將部分或全部的信息系統(tǒng)功能以合約的方式委托給外部的信息系統(tǒng)承包商，在合約期內(nèi)提供下列范圍的信息系統(tǒng)服務(wù)：應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)、系統(tǒng)操作、網(wǎng)絡(luò)通訊管理及維護(hù)、系統(tǒng)規(guī)劃及管理，以及與信息系統(tǒng)相關(guān)的采購與咨詢服務(wù)等。[2] 信息系統(tǒng)外包最早是從20世紀(jì)60年代開始的，最初進(jìn)行系統(tǒng)外包的都是一些中小型的企業(yè)或組織，因為自身力量的限制，無法自行開發(fā)和維護(hù)信息系統(tǒng)，所以不得不進(jìn)行信息系統(tǒng)外包。后來，一些大型的企業(yè)或組織發(fā)現(xiàn)，使用信息系統(tǒng)外包的形式，由專門的、技術(shù)水平高的信息系統(tǒng)開發(fā)公司為自己開發(fā)和維護(hù)信息系統(tǒng)，可以降低成本，縮短系統(tǒng)開發(fā)周期，提高系統(tǒng)的應(yīng)用水平。因此，信息系統(tǒng)外包成為企業(yè)主動進(jìn)行的一種信息系統(tǒng)建設(shè)模式。隨著信息技術(shù)的快速進(jìn)步，信息系統(tǒng)對企業(yè)或組織的重要性不斷增加，信息系統(tǒng)外包的目的已經(jīng)不局限于降低成本，通過信息系統(tǒng)外包，企業(yè)或組織可以專注于核心業(yè)務(wù)，更有效地利用信息技術(shù)，滿足變動的業(yè)務(wù)需求并改變組織結(jié)構(gòu)，增加企業(yè)或組織的核心競爭力。信息系統(tǒng)外包已經(jīng)成為了企業(yè)或組織的戰(zhàn)略型決策。

關(guān)于信息系統(tǒng)外包的研究大部分是從經(jīng)濟(jì)理論的觀點著手，所運(yùn)用的理論大都集中于交易成本理論、代理成本理論、資源基礎(chǔ)理論和資源依賴?yán)碚?，研究的主要問題包括外包決策、信息系統(tǒng)供貨商選擇、外包合約設(shè)計原則、外包關(guān)系管理、外包結(jié)果評估等。

二、系統(tǒng)外包是高校信息系統(tǒng)建設(shè)的重要模式

在高校信息化的初期，幾乎沒有高校采取外包模式來進(jìn)行信息系統(tǒng)建設(shè)，這是因為以下幾個原因。第一，與企業(yè)相比，高校在信息系統(tǒng)建設(shè)方面具有一定的力量，很多高校設(shè)有計算中心、信息化辦公室等信息系統(tǒng)建設(shè)機(jī)構(gòu)，可以自行開發(fā)信息系統(tǒng)；第二，高校信息化初期，“重硬輕軟”的現(xiàn)象非常嚴(yán)重，多數(shù)資金用來購買硬件設(shè)備，對于軟件方面的投資較少，而硬件設(shè)備有成熟的標(biāo)準(zhǔn)，購買程序相對簡單；第三，高校信息化初期的軟件系統(tǒng)多數(shù)是基本的應(yīng)用，比如Email系統(tǒng)、OA系統(tǒng)，可以通過直接購買市場上的成熟產(chǎn)品來解決問題。

隨著高校信息化程度的不斷提高，信息化建設(shè)的重點從硬件建設(shè)向軟件建設(shè)轉(zhuǎn)移，高校在教學(xué)、科研和日常管理三大領(lǐng)域內(nèi)對軟件系統(tǒng)支持的需求越來越迫切。而隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，高校信息系統(tǒng)也變得越來越復(fù)雜，系統(tǒng)規(guī)模越來越大，對于系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)的要求也越來越高。但是，很多高校自身的系統(tǒng)開發(fā)力量，由于在編制、經(jīng)費和待遇方面的諸多限制，已經(jīng)滿足不了系統(tǒng)開發(fā)的要求。因此，與校外公司合作，進(jìn)行系統(tǒng)外包，成為很多高校在信息系統(tǒng)建設(shè)方面必然的選擇，系統(tǒng)外包也成為了高校信息系統(tǒng)建設(shè)的重要模式。

三、高校信息系統(tǒng)外包的風(fēng)險分析

1.高校信息系統(tǒng)外包的優(yōu)點

高校采用外包的方式進(jìn)行信息系統(tǒng)建設(shè)，優(yōu)點如下：

（1）可以解決高校自身信息系統(tǒng)建設(shè)力量不足的問題，實際上，這是高校進(jìn)行系統(tǒng)外包的最主要原因；

（2）可以充分利用承包方成熟的技術(shù)力量，節(jié)省開發(fā)成本，縮短項目周期，有利于高校集中精力進(jìn)行教學(xué)與科研工作；

（3）通過與承包方的合作，有助于高校及時實現(xiàn)技術(shù)更新與升級，提高高校自身的信息系統(tǒng)建設(shè)水平；

（4）通過競標(biāo)廠商之間的競爭，能夠選擇最有利的承包方案，可以充分利用信息系統(tǒng)建設(shè)方面的經(jīng)費。

2.高校信息系統(tǒng)外包的矛盾

雖然具有以上優(yōu)點，但信息系統(tǒng)外包對于高校來說，并不是一條捷徑與坦途，不論是外包的過程還是結(jié)果，均存在很多問題。如果對這些問題估計不足，系統(tǒng)外包很可能成為高校的巨大負(fù)擔(dān)和隱患。

對企業(yè)信息資源外包的研究表明，企業(yè)所面臨的首要風(fēng)險是失控，一旦企業(yè)內(nèi)部的信息技術(shù)任務(wù)或資源交由外部的服務(wù)商管理，則企業(yè)高層管理人員無法對外包的內(nèi)容進(jìn)行直接控制，也得不到來自外包商服務(wù)人員的直接報告，失控的風(fēng)險顯而易見，比如服務(wù)質(zhì)量、提供效率、對服務(wù)需求變化的靈活性掌握、潛在費用上升、企業(yè)的商業(yè)秘密和內(nèi)部信息乃至知識產(chǎn)權(quán)等都有存在風(fēng)險的可能。其次，不確定性是企業(yè)面臨的固有風(fēng)險。信息技術(shù)的更新難以預(yù)測，企業(yè)的商業(yè)環(huán)境變化也難以預(yù)測，這兩種不確定因素的結(jié)合，增加了外包信息技術(shù)資源支持企業(yè)商業(yè)目標(biāo)的不確定性。再次，企業(yè)還將面臨許多潛在的陷阱。比如，與節(jié)約成本、分享信息技術(shù)進(jìn)步的初衷背道而馳，對信息技術(shù)的錯誤理解導(dǎo)致發(fā)揮核心作用的信息技術(shù)資源或業(yè)務(wù)被外包、服務(wù)商的穩(wěn)定性和質(zhì)量下降或不履行先前的承諾等。[3] 這些風(fēng)險在高校信息系統(tǒng)外包過程中同樣存在。而且，高校由于其自身的一些特點，還使得信息系統(tǒng)外包與高校的信息系統(tǒng)建設(shè)存在著以下幾個矛盾：

（1）高校的信息系統(tǒng)規(guī)模與外包開發(fā)費用之間的矛盾。高校信息系統(tǒng)的一個主要特點就是規(guī)模較小。高校系統(tǒng)的使用者一般是幾十個人，數(shù)據(jù)量通常不過萬條，服務(wù)對象不過幾千人。這種規(guī)模的系統(tǒng)使得高校很難拿出較高的外包開發(fā)費用，很難吸引到那些技術(shù)水平高的外包公司。

（2）高校的業(yè)務(wù)變動與外包開發(fā)的“一次性”之間的矛盾。高校中的人員和業(yè)務(wù)變動都是非常頻繁的，很多業(yè)務(wù)不規(guī)范，由此造成信息系統(tǒng)的需求變動也是非常頻繁的（比如某項規(guī)定的改變、領(lǐng)導(dǎo)新的統(tǒng)計要求等）。在外包開發(fā)過程中，這些需求變動就對開發(fā)工作造成了一定的影響。當(dāng)開發(fā)工作完成、項目驗收結(jié)束、進(jìn)入項目維護(hù)階段后，這個矛盾會更加突出。高校的信息系統(tǒng)，一定要能持續(xù)改進(jìn)，才能滿足高校因業(yè)務(wù)和人員變動而變化的需求，而在持續(xù)改進(jìn)這一點上，外包開發(fā)模式難以滿足要求。

（3）高校信息系統(tǒng)的“整體性”與外包開發(fā)的“局部性”之間的矛盾。高校信息系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)之一就是系統(tǒng)整合，比如統(tǒng)一身份驗證和數(shù)據(jù)共享。各種通過外包模式開發(fā)的信息系統(tǒng)要進(jìn)行整合，實現(xiàn)統(tǒng)一身份驗證和數(shù)據(jù)共享，難度還是比較大的。

3.高校信息系統(tǒng)外包的風(fēng)險

信息系統(tǒng)開發(fā)本身就具有較大的風(fēng)險，高校信息系統(tǒng)的外包開發(fā)模式由于具有上述矛盾，更加容易出現(xiàn)問題。

高校要實施信息系統(tǒng)的外包開發(fā)，通常必須經(jīng)歷如下階段，即：策略制定（確定外包的業(yè)務(wù)范圍），選擇合適的服務(wù)商，以協(xié)議形式固定雙方合作關(guān)系，對合同進(jìn)行實施、管理與監(jiān)控。在以上階段中，無不充斥著來自高校內(nèi)外環(huán)境的風(fēng)險。下面結(jié)合信息系統(tǒng)外包的活動如圖1所示，來具體分析高校信息系統(tǒng)外包過程中可能遇到的風(fēng)險。

（1）外包策略制定風(fēng)險。高校的主要業(yè)務(wù)有三大塊，即教學(xué)、科研和日常管理。與之對應(yīng)的信息系統(tǒng)如果具體細(xì)分的話，可以分為招生、學(xué)籍、選課、排課、課程支持、教學(xué)評估、人事、財務(wù)、后勤等系統(tǒng)，這些系統(tǒng)構(gòu)成了高校信息系統(tǒng)外包的應(yīng)用域。高校在確定外包策略時，要根據(jù)自身的實際情況，確定外包的目標(biāo)和范圍，決定將哪些系統(tǒng)外包。如果目標(biāo)過高，范圍過大，很容易使外包活動超過自身的控制能力，造成外包項目失控，甚至失敗。

（2）承包商選擇風(fēng)險。承包商選擇是信息系統(tǒng)外包過程中至關(guān)重要的活動，選擇了不適當(dāng)?shù)某邪蹋瑢ν獍椖康挠绊懯请y以估量的。但由于在承包商選擇過程中存在著嚴(yán)重的信息不對稱，高校難以準(zhǔn)確地評估承包商完成項目的能力。

（3）外包協(xié)議簽訂風(fēng)險。外包協(xié)議是約束承包方，保證外包項目按期、按質(zhì)完成的主要手段之一。但由于部分高校在簽訂外包協(xié)議方面缺乏經(jīng)驗，簽訂的外包協(xié)議不完善，難以起到預(yù)想作用。還由于我國整個法律環(huán)境的原因，訴訟或仲裁的成本很高，一旦出現(xiàn)糾紛，對高校的影響也非常大。

（4）需求分析風(fēng)險。需求分析是信息系統(tǒng)開發(fā)過程中的重要環(huán)節(jié)，需求分析的好壞，是信息系統(tǒng)開發(fā)成功與否的關(guān)鍵因素之一。由于承包方多是專業(yè)的軟件公司，他們對于高校的運(yùn)作方式與業(yè)務(wù)需求并不熟悉，因此，承包方的需求分析不符合高校業(yè)務(wù)要求是經(jīng)常出現(xiàn)的情況。

（5）技術(shù)風(fēng)險。開發(fā)平臺、數(shù)據(jù)存儲、用戶界面、中間件等系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)共同構(gòu)成了信息系統(tǒng)外包的求解域。如何選擇正確的技術(shù)路線也是信息系統(tǒng)外包中的重要問題。不少高校片面地追求使用最新技術(shù)和最新平臺，但因為最新的技術(shù)往往并不完善，所以出現(xiàn)問題的幾率也大大增加。

（6）項目管理風(fēng)險。外包的信息系統(tǒng)項目的管理相比非外包項目來說，要復(fù)雜得多。在外包項目的項目團(tuán)隊中，有來自發(fā)包方的項目管理者和最終用戶，還有來自承包方的管理人員和開發(fā)人員，這些人員的目標(biāo)和利益都是不一致的，經(jīng)常出現(xiàn)利益上的沖突。如何平衡各種人員的利益，維持項目團(tuán)隊的正常運(yùn)作，是一項相當(dāng)困難的工作。

（7）外包依賴風(fēng)險。過分地依賴外包，忽視高校自身IT能力的保持和提高，會造成對外包公司的依賴，喪失與承包方的議價能力，使高校在外包活動中處于不利地位。

（8）內(nèi)部資料泄露風(fēng)險。在外包活動中，承包方一般會接觸到高校的部分內(nèi)部資料或者機(jī)密資料，這就導(dǎo)致了內(nèi)部資料泄露風(fēng)險。

四、高校信息系統(tǒng)外包的對策研究

基于以上的分析，我們提出以下對策和建議，作為降低高校信息系統(tǒng)外包風(fēng)險的措施。

1.注意保持和提高高校內(nèi)部IT能力。內(nèi)部IT能力主要包括：

（１）追蹤、了解和評價高校所需要的不斷變化的信息技術(shù)的能力；

（２）準(zhǔn)確地確定高校對不斷發(fā)展變化的ＩＴ需求的能力；

（３）確定正確的方法來利用市場機(jī)會，規(guī)范和管理IT資源以及處理合同關(guān)系的能力。[4]

保持和提高高校內(nèi)部的IT能力，是信息系統(tǒng)外包項目成功的關(guān)鍵因素，是高校在信息系統(tǒng)外包活動中獲得主導(dǎo)地位的前提和保證。

2.選擇合適的系統(tǒng)進(jìn)行外包。應(yīng)該盡量選擇需求明確、業(yè)務(wù)規(guī)范、流程結(jié)構(gòu)化的信息系統(tǒng)進(jìn)行外包。并且，要盡量控制外包的規(guī)模，不要一味求快、求全，要做好規(guī)劃，分階段實施。

3.選擇合適的外包商。選擇外包商時應(yīng)主要考慮以下因素，即項目報價、專業(yè)實力、項目管理水平、商業(yè)信譽(yù)、有無成功案例等。如果遇到合適的外包商，應(yīng)盡量與其建立長期的合作關(guān)系，結(jié)成戰(zhàn)略性的合作伙伴。

4.確定合適的技術(shù)路線。在確定外包系統(tǒng)的技術(shù)路線時，應(yīng)盡量選擇成熟的解決方案，最好是有過成功案例的解決方案，不要一味追求新技術(shù)。

5.簽訂詳細(xì)明確的外包協(xié)議。協(xié)議中應(yīng)該對最終系統(tǒng)的功能性指標(biāo)和非功能性指標(biāo)有明確的規(guī)定，還要對雙方的權(quán)利和義務(wù)、項目進(jìn)度、付款方式、保密內(nèi)容、項目驗收、后期維護(hù)以及違約處理等條款進(jìn)行詳細(xì)明確的規(guī)定。

6.進(jìn)行規(guī)范嚴(yán)格的項目管理。應(yīng)建立合適的項目管理團(tuán)隊，采用科學(xué)的項目管理方法，制定切實可行的項目計劃，堅持對項目進(jìn)行進(jìn)度評估，保持發(fā)包方和承包方之間的有效溝通。

五、結(jié)束語

高校在進(jìn)行信息系統(tǒng)外包活動時，要合理外包決策，細(xì)化和篩選可以外包的內(nèi)容，選擇合適的承包方，規(guī)范外包的實施流程，進(jìn)行積極的外包項目管理，爭取將信息系統(tǒng)外包的風(fēng)險降低到最小程度。信息系統(tǒng)外包是高校和承包方互相信任、高度協(xié)作的共同行為，要盡量與承包方建立互惠互利的伙伴關(guān)系。同時，還要保持和提高高校自身的IT能力，歸根結(jié)底，高校的信息系統(tǒng)建設(shè)還要靠自身的IT力量來完成。?筅

參考文獻(xiàn)：

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