淺談地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)字化管理

武小玲

地方文獻(xiàn)是反映當(dāng)?shù)厣鐣?huì)發(fā)展和歷史進(jìn)程的物化載體，也是一個(gè)正在被日益廣泛利用的文化寶庫(kù)。目前，地方文獻(xiàn)的收集、整理、出版工作，已被我國(guó)各級(jí)公共圖書(shū)館普遍重視，許多圖書(shū)館都建立了地方文獻(xiàn)專(zhuān)藏，對(duì)文獻(xiàn)的收集整理和開(kāi)發(fā)利用做了大量工作，為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)進(jìn)步發(fā)揮了積極的作用。但是，從管理手段來(lái)說(shuō)，我國(guó)的大部分縣級(jí)圖書(shū)館地方文獻(xiàn)管理工作，基本還沿用傳統(tǒng)的收集方法與管理理念，已不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展需求。我認(rèn)為，面對(duì)信息時(shí)代的挑戰(zhàn)，地方文獻(xiàn)的收集整理工作必須更新觀念，創(chuàng)新方法，建立文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)行自動(dòng)化管理，努力實(shí)現(xiàn)管理工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。只有這樣，才能使地方文獻(xiàn)工作從傳統(tǒng)的收集、整理、出版中解脫出來(lái)，并獲得新的發(fā)展，從而達(dá)到地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)的科學(xué)管理與資源共享的目的。

基于這種認(rèn)識(shí)，我們山西省忻州市忻府區(qū)圖書(shū)館在原有地方文獻(xiàn)工作的基礎(chǔ)上，開(kāi)始用數(shù)字化建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，并納入日常管理程序，試圖在地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中達(dá)到科學(xué)管理與共知共建的目標(biāo)。

一、地方文獻(xiàn)的收集范圍

地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，首先要明確收集范圍，我認(rèn)為基本原則應(yīng)是：

1.具有地方特點(diǎn)的科技文獻(xiàn)、史料等文獻(xiàn)資料。

2.反映本地域在國(guó)內(nèi)、國(guó)外有過(guò)影響的知名人士的活動(dòng)記錄。

3.反映當(dāng)?shù)氐胤教攸c(diǎn)的一切出版物與相關(guān)資料。

4.反映當(dāng)?shù)靥攸c(diǎn)的正式與非正式影像、錄音、膠片等文獻(xiàn)資料。

具體地講，地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)收錄文獻(xiàn)的類(lèi)型應(yīng)包括：著作、刊物、小報(bào)、會(huì)議錄、匯編、學(xué)位論文、手稿、科技報(bào)告、地方志、族譜、圖表、樂(lè)譜、手冊(cè)、地圖等。

我館在收集地方文獻(xiàn)中遵循上述原則，對(duì)社會(huì)團(tuán)體及遺散于民間的資料進(jìn)行了全面廣泛的征集，保證了地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)有充足的文獻(xiàn)資源，共收集有價(jià)值資料5110萬(wàn)字。同時(shí)，我們對(duì)所收集的資料進(jìn)行了認(rèn)真選擇和挖掘，然后輸入電腦，有步驟，有計(jì)劃地將利用率高、有一定學(xué)術(shù)和史料價(jià)值的文獻(xiàn)匯編成8輯，為地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)有序整理打下了良好的基礎(chǔ)，初步形成了地方文獻(xiàn)的收藏中心。

二、數(shù)據(jù)庫(kù)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)必須達(dá)到規(guī)范、統(tǒng)一。標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的目標(biāo)是，收錄和存貯反映本區(qū)域歷史和現(xiàn)狀的地方文獻(xiàn)資料目錄，編輯出版各種專(zhuān)題的地方文獻(xiàn)干0物、書(shū)目，為當(dāng)?shù)攸h政機(jī)關(guān)和廣大人民群眾和科研生產(chǎn)單位提供服務(wù)。其方法是將當(dāng)?shù)財(cái)?shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)同情報(bào)部門(mén)聯(lián)網(wǎng)，逐步實(shí)現(xiàn)地方文獻(xiàn)編目、檢索的聯(lián)網(wǎng)，資源共享，共知共建，從而促進(jìn)當(dāng)?shù)財(cái)?shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的規(guī)范化、統(tǒng)一化。

1.規(guī)范目錄與存貯

地方文獻(xiàn)書(shū)目數(shù)據(jù)的錄入與存貯，要依據(jù)《中圖法》著錄標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)地方文獻(xiàn)多種類(lèi)型的特點(diǎn)，設(shè)置多種文獻(xiàn)類(lèi)型的自動(dòng)格式識(shí)別程序，能夠?qū)︿浫氲臅?shū)目數(shù)據(jù)進(jìn)行著錄格式的自動(dòng)識(shí)別，通過(guò)編目對(duì)CN－MARC的856字段加以著錄，以目錄的形式建立起具有相同或相關(guān)主題的地方文獻(xiàn)實(shí)體資源與虛擬資源的鏈接，初步實(shí)現(xiàn)以目錄形式整合相關(guān)主題的實(shí)體信息資源與虛擬信息資源的檢索，從而使書(shū)目數(shù)據(jù)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的要求。

2.規(guī)范著錄與標(biāo)引

為了更好地發(fā)揮地方文獻(xiàn)對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的作用，方便閱覽，服務(wù)科研，當(dāng)前在建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，完善地方文獻(xiàn)的著錄與標(biāo)引工作，統(tǒng)一著錄標(biāo)準(zhǔn)，是首先需要解決的問(wèn)題，是數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的重要一環(huán)，這也是著錄與標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)化的要求。鑒于這種因素，在建設(shè)地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，著錄的幾個(gè)款項(xiàng)如書(shū)名、著者、附注等，必須統(tǒng)一著錄標(biāo)準(zhǔn)。比如對(duì)地方志類(lèi)書(shū)籍，應(yīng)采取下面一些統(tǒng)一做法：

(1)書(shū)名項(xiàng)的著錄。地方志及其他文獻(xiàn)產(chǎn)生于不同的歷史時(shí)代，其書(shū)寫(xiě)用字帶有時(shí)代的特征，著錄書(shū)名時(shí)應(yīng)以保留當(dāng)時(shí)的書(shū)寫(xiě)字形為妥。書(shū)名項(xiàng)中的修志年號(hào)要不要在括號(hào)中，要根據(jù)原書(shū)卷端題名而定。為了標(biāo)明地方志的纂修時(shí)代，要在書(shū)名前冠以修志時(shí)的年號(hào)。如《河曲縣志》就分《道光河曲縣志》和《同治河曲縣志》兩種。對(duì)書(shū)名中所冠年號(hào)，要根據(jù)不同情況作不同處理，如果原書(shū)卷端題名中沒(méi)有年號(hào)，著錄時(shí)年號(hào)要放在括號(hào)中，以表示這個(gè)年號(hào)為編目時(shí)所加，并非原書(shū)名所有。但是如果原書(shū)卷端題名中本來(lái)就有年號(hào)，著錄時(shí)這個(gè)年號(hào)就不應(yīng)再加括號(hào)，以表示這個(gè)年號(hào)為原書(shū)前題所有，而不是編目人員所添加。所以年號(hào)不能用括號(hào)括起來(lái)。

古籍書(shū)名的著錄，通常以原書(shū)卷端為準(zhǔn)。有時(shí)原書(shū)卷端只有小題，無(wú)大題，則應(yīng)根據(jù)序跋、目錄、凡例、版心，封面所題酌定書(shū)名，并在附注項(xiàng)中作簡(jiǎn)要說(shuō)明。有時(shí)一卷同時(shí)出現(xiàn)幾處前題，各前題題名不一，則應(yīng)多方權(quán)衡，選取真正能反映全書(shū)面貌的書(shū)名。古書(shū)常有殘缺現(xiàn)象，如果方志的卷帙殘缺，著錄時(shí)切忌隨意擬定書(shū)名。應(yīng)選取序跋、目錄、封面以至版心的題名，并于附注項(xiàng)注明依據(jù)。

(2)為了提高著錄質(zhì)量，我們應(yīng)對(duì)地方志著作人和著作方式的著錄作出統(tǒng)一簡(jiǎn)述，對(duì)著者項(xiàng)的著錄要根據(jù)“公修私撰”的原則。地方志的著作方式大體可以歸納為撰著和纂修兩大類(lèi)，一般情況下，私人撰著或個(gè)人獨(dú)立完成的方志，著作方式比較簡(jiǎn)單，可稱(chēng)“著”或“撰”。官修方志，一般情況下宜稱(chēng)“撰修”不稱(chēng)“撰著”，歷史上的方志大都是官修的。官修志書(shū)，常常要集中許多人的力量才能完成，它的著作方式有別于私人撰著，應(yīng)稱(chēng)“纂修”。分而言之，主持人稱(chēng)“修”編寫(xiě)人稱(chēng)“纂”。

有的方志不僅“纂”“修”二字不能分開(kāi)，而且修纂者在兩人以上，著錄時(shí)不僅“纂”“修”二字要合用，而且只能選取兩位最有代表性的纂修人列入著者項(xiàng)。

有時(shí)候，確定編纂人要比確定主修人困難，而且不同的編目人員常會(huì)選取不同的編纂人，造成目錄中的歧誤。特別是有的方志編纂人有好幾位，著者項(xiàng)選取哪一位，容易標(biāo)準(zhǔn)不一，我們統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)是，以對(duì)方志的實(shí)際貢獻(xiàn)排列。這些問(wèn)題在建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)應(yīng)作出明確規(guī)定，使編目人員有所遵循。

(3)附注項(xiàng)的著錄。地方志數(shù)量浩瀚，載述宏富，在編目時(shí)，常有一些基本項(xiàng)不能包容的內(nèi)容。要依靠附注項(xiàng)作必要的補(bǔ)充說(shuō)明。這是工作人員編目，排片以至解答咨詢所必須的，以滿足讀者查閱目錄的需要。附注項(xiàng)提供的內(nèi)容越多，越準(zhǔn)確，工作人員就越省力，也越便于讀者查閱。

(4)在建庫(kù)前，要對(duì)文獻(xiàn)標(biāo)引人員進(jìn)行嚴(yán)格的業(yè)務(wù)考核，選擇工作責(zé)任心強(qiáng)，經(jīng)過(guò)圖書(shū)館專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，有三年以上圖書(shū)館工作經(jīng)驗(yàn)，并有一定文獻(xiàn)工作實(shí)踐的同志擔(dān)任文獻(xiàn)標(biāo)引員。在標(biāo)引的過(guò)程中，還應(yīng)注意幫助他們總結(jié)標(biāo)引工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，逐步提高他們的標(biāo)引業(yè)務(wù)水平。

(5)標(biāo)引員標(biāo)引的數(shù)據(jù)錄入單，由數(shù)據(jù)文獻(xiàn)工作組最后審核定稿。審核的內(nèi)容包括：著錄文獻(xiàn)的選題、著錄的格式、分類(lèi)和主題標(biāo)

引的準(zhǔn)確性和穩(wěn)定性。在實(shí)踐中我們感到，標(biāo)引文獻(xiàn)的審核，對(duì)提高數(shù)據(jù)的文獻(xiàn)質(zhì)量有著十分重要的作用，因此，應(yīng)由有較高業(yè)務(wù)水平的同志負(fù)責(zé)把關(guān)，并注意文獻(xiàn)標(biāo)引人員隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定。

三，數(shù)據(jù)庫(kù)聯(lián)網(wǎng)與縮微數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)庫(kù)建立后，可設(shè)置電腦聯(lián)機(jī)通訊線路，同閱覽中心數(shù)據(jù)端口連接，形成局域網(wǎng)，利用主機(jī)的計(jì)算機(jī)資源建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)，達(dá)到海量數(shù)字資源，從而實(shí)現(xiàn)地方文獻(xiàn)書(shū)目數(shù)據(jù)的檢索與資源共享。

縮微數(shù)據(jù)就是把計(jì)算機(jī)同縮微技術(shù)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)地方資源的全文檢索。我館現(xiàn)已配置一套16毫米縮徽拍攝設(shè)備與1100萬(wàn)像素?cái)?shù)碼相機(jī)用于拍攝地方文獻(xiàn)資料，在數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索到的文獻(xiàn)，可根據(jù)其文獻(xiàn)號(hào)在縮微閱讀機(jī)上獲得原文。目前，實(shí)現(xiàn)了對(duì)原文及時(shí)報(bào)道與編輯打印的功能，實(shí)現(xiàn)了多主題或多檢索途徑進(jìn)行組配，以提高檢準(zhǔn)率。除了上述“目錄與存貯”、“數(shù)據(jù)庫(kù)聯(lián)網(wǎng)”、“縮微數(shù)據(jù)”等功能外，對(duì)地方文獻(xiàn)的遠(yuǎn)程聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)發(fā)也非常重要，是信息時(shí)代的先進(jìn)標(biāo)志，它能將地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)的各種功能進(jìn)一步完善和升華。

四、數(shù)據(jù)庫(kù)管理

隨著現(xiàn)代地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的飛速發(fā)展和檢索中心活動(dòng)范圍的逐步擴(kuò)大，地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理就提上了重要議程，對(duì)管理的探討與研究也到了一個(gè)新的時(shí)期。

在管理的原理方面，我認(rèn)為管理是一種從技術(shù)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)中分離出來(lái)的技能。就數(shù)據(jù)庫(kù)管理來(lái)說(shuō)，它具有二重性：一方面是組織數(shù)據(jù)系統(tǒng)工作的必要條件，是任何一家公共圖書(shū)館從事地方文獻(xiàn)工作的共同需求，體現(xiàn)的是數(shù)據(jù)庫(kù)管理的自然屬性；另一方面，它是某種特定的社會(huì)生產(chǎn)關(guān)系的體現(xiàn)，使數(shù)據(jù)庫(kù)管理形成一定的社會(huì)屬性。所以每個(gè)從事地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)的人員，必須熟悉管理的概念形式。

數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)作為數(shù)據(jù)管理的媒介與支撐，其規(guī)范運(yùn)行，取決于管理者的人文素養(yǎng)與科技水平。我們宜通過(guò)理念形式的確立，形成內(nèi)聚力，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)管理所追求的效益和目的，因此，在數(shù)據(jù)庫(kù)管理中高度重視“自然屬性”、對(duì)于構(gòu)建現(xiàn)代化地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)管理機(jī)制，建立起有效的合理的新的管理系統(tǒng)具有重要意義。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著我國(guó)圖書(shū)館事業(yè)的蓬勃發(fā)展，地方文獻(xiàn)工作的現(xiàn)代化管理已是歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)。地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，不但是我國(guó)地方文獻(xiàn)工作的新發(fā)展，而且必將推動(dòng)和促進(jìn)地方社會(huì)、經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，與區(qū)域出版物及網(wǎng)絡(luò)文化的資源共享，其意義是十分重大的。實(shí)施地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的科學(xué)管理與收錄文獻(xiàn)范圍標(biāo)引、著錄的統(tǒng)一規(guī)范，以新的理念指導(dǎo)工作實(shí)踐，是通向先進(jìn)文化的光明大道。愿所有在公共圖書(shū)館工作的同志們攜手努力，為地方文獻(xiàn)工作的現(xiàn)代化做出貢獻(xiàn)。(作者單位：山西省忻州市忻府區(qū)圖書(shū)館)