如何把握住辦公室工作的主動性

安長虹　耿雪茜

企業(yè)辦公室是一個立足于做好服務工作的辦事部門，在日常工作中主要起領導者助手的作用，是參與決策的輔助者，是為領導、部門和職工服務的協(xié)助者；因此，把握不住辦公室工作的主動性，就很容易陷入迎來送往、被動應付的事務性圈子，辦公室的參謀、服務職能就很難真正發(fā)揮好。如何把握住辦公室工作的主動性呢？筆者認為，應從以下幾方面入手。

一、切實發(fā)揮好為領導決策服務的作用

服務既是辦公室工作的出發(fā)點，也是辦公室工作的落腳點，辦公室工作不僅需為領導服務好，還要為領導決策服務好，做好領導決策的參謀咨詢和督查反饋工作。

1.做好決策前的信息服務工作

信息是領導科學決策的基礎和依據(jù)，直接關系到領導決策的質量和水平，而領導由于時間和精力有限，不可能事無巨細都親自去調查了解。這就要求辦公室必須要在日常工作中注意圍繞一個階段內企業(yè)的中心工作及領導關注的問題，做好信息的收集、整理及對一些具體情況的調研工作。因此，辦公室要勤于和善于做好調查分析，將有份量的信息整理成有條理的材料，并根據(jù)實際調查情況，提出有理有據(jù)的解決辦法或實施方案，連同事實情況本身，一起提供給領導，以便領導在最短的時間內掌握情況并做出裁決，真正發(fā)揮好為領導決策服務的作用，進而在日常較為錯綜無緒的工作中抓住重點，把握主動。

2.做好決策實施中的協(xié)調

辦公室上至領導機關、下至基層、橫向到各職能部門，都需要協(xié)調，有時領導之間對一些問題意見不一致的地方也需要辦公室協(xié)調。因此說，協(xié)調好方方面面關系是辦公室為領導決策服務的一項重要內容，通過強有力的協(xié)調統(tǒng)一認識，協(xié)調步伐，排除干擾，保證決策的正確實施。做好決策實施中的協(xié)調，理順相關的領導、部門、基層之間的關系，增強實施的穿透力，使落實決策的這三個部位思想一致、目標一致、行動一致，從而提高決策的落實效率和質量。

3.做好重要決策及領導批示的督辦工作

企業(yè)重要決策包括企業(yè)重要會議決策和重要文件，它不僅是企業(yè)在某一階段的中心工作，也必然是在這一階段牽涉領導主要精力所在。做好企業(yè)重要決策和領導批示的督查工作，一方面是保證政令暢通，維護領導決策的權威性，督促有關部門和人員迅速、準確、經(jīng)濟、有效地完成指派的任務；另一方面也是對執(zhí)行部門在貫徹落實企業(yè)重要決策和領導批示過程中遇到的困難及時給予協(xié)調解決，對他們提出的合理的意見、建議和要求適時反饋給有關領導和部門，以便于對一些決策及時予以修正和完善，也有利于領導在以后的決策過程中做到心中有數(shù)。

二、切實做好基層服務工作

為領導服務與為基層服務從根本上說是一致的，同時，兩者又是相輔相成的，為基層服務是為領導服務的基礎，只有為基層服務好，才能更好地為領導服務。

1.要在思想上樹立全心全意為基層服務的觀念

辦公室由于其所處的特殊地位，容易養(yǎng)成高高在上、脫離基層、脫離職工群眾的工作作風，甚至有時會把為領導服務與為基層服務對立起來。因此，辦公室人員要自覺端正態(tài)度，明確服務意識，認真做好為部門、為基層服務工作，真正做到急其所急，幫其所需，解其所難，熱情服務。要時刻以企業(yè)大局工作和整體利益為重，主動搞好各部門的綜合協(xié)調，及時解決部門間的矛盾，為各部門起好“牽線搭橋”的“中介”作用。只有這樣，辦公室工作才能得到基層各部門及職工的信賴與支持，才能為更好地深入基層提供有利的條件。

2.要廣泛深入基層進行調查研究

毛澤東同志曾說過：“沒有調查就沒有發(fā)言權?！边@句話對于在新形勢下如何更好地做好辦公室工作仍具有重要的指導意義。實在說，辦公室工作非常繁忙，但如果因此而長期不走出去，不深入基層調查研究，單純依靠部門和職工反映上來的情況，就難免在客觀事物的把握上趨于片面、失真，陷于被動。因此，辦公室人員要勤于走向基層，圍繞企業(yè)的中心工作及各部門和職工群眾意見比較集中的問題，進行全面深入的調查研究，認真傾聽群眾呼聲，客觀、公正、全面地掌握并向領導反映有關情況，才能更好地把握住認識問題和解決問題的主動性。

3.要努力為基層辦實事，幫助基層解難題

辦事是辦公室工作的一項重要職能，對基層反映的情況，辦公室人員必須做到接待熱情、態(tài)度和藹、耐心解答。對符合政策能解決的問題，督促有關部門及時加以解決，對暫時不能解決的要講明原因，做好耐心細致的說服工作，要充分體現(xiàn)為基層辦實事的作風。

三、切實加強辦公室隊伍自身建設

辦公室人員自身素質的高低是搞好辦公室工作的關鍵。辦公室工作的性質要求工作人員必須具備各方面的知識并不斷更新，這是時代的要求，是工作的要求。

1.辦公室工作不僅面廣、量大、事雜，而且工作的政策性也很強

辦公室人員不僅要熟練地處理職能范圍內的各種事務，而且還要有較高的政策水平。只有這樣，在處理日常工作時，才能符合各項政策的要求，并富有創(chuàng)造性和新意，才能使自己具備獨擋一面的工作能力，成為業(yè)務上的行家里手。

2.辦公室人員要具備實事求是、忠誠正直的品質

辦公室人員在上傳下達的過程中能否做到實事求是、公道正派，對上直接影響到領導決策，對下則事關領導的威望和企業(yè)的大局利益。因此，辦公室人員向領導反映情況要真實可靠，既不能憑主觀臆斷，隨心所欲地編造，也不能道聽途說、捕風捉影，更不能瞞上欺下，徇私舞弊。

3.辦公室人員要具備自覺奉獻、勤奮敬業(yè)的吃苦精神

辦公室工作要想走出被動應付的圈子，占據(jù)一定的工作主動性，就必須要克服惰性，勤于付出，千方百計從做好本職工作出發(fā)，認真做好調查研究、督查反饋工作，自覺克服困難，主動協(xié)調解決問題。從維護大局出發(fā)，不計個人得失，才能在應付各項工作中做到游刃有余。