面向圖書館資源計劃管理的業(yè)務(wù)流程重組

常　杰

〔摘 要〕文章分析了圖書館資源計劃管理和業(yè)務(wù)流程重組的關(guān)系，闡述了圖書館業(yè)務(wù)流程重組咨詢的益處、內(nèi)容、原則等問題，就基于圖書館資源計劃管理的業(yè)務(wù)流程重組實施進行了探討。

〔關(guān)鍵詞〕圖書館；資源計劃；業(yè)務(wù)流程重組；企業(yè)資源計劃

〔中圖分類號〕G251 〔文獻標識碼〕B 〔文章編號〕1008-0821(2009)02-0130-03

Reconstructuring of Business Flow in the Environment

of Library Resources Planning ManagementChang Jie

(Library，Technical College of Pindingshan，Pindingshan 467001，China)

〔Abstract〕The thesis analyzed the relationship between library resources planning management and reconstructuring of library business flow，it expounded the profits，contents and principle of reconstructuring of library business flow.The implement of the reconstructuring based on library resources planning management was offered.

〔Key words〕library；resource planning；reconstructuring of business flow；enterprising resources planning

基于對企業(yè)資源計劃理論(Enterprise Resources Planning，ERP)的關(guān)注和學(xué)習(xí)，近年來圖書館界開始了對圖書館資源計劃(Library Resources Planning，LRP)管理思想和模式的探討。LRP是從圖書館實際出發(fā)，對ERP作出的適應(yīng)于圖書館需求的修正和改造，它的核心是“過程”觀點與“再造”觀點，主要內(nèi)容是流程重組(Business Process Reengineering，BPR)，即把圖書館內(nèi)外資源和所有活動當(dāng)成運動變化的過程，然后對這些過程進行深入的分析研究，剔除不必要的流程、改造保留下來的流程、優(yōu)化整體的流程，從而使圖書館流程更加科學(xué)化、人性化、實用化，形成新的運行和管理體系，提高工作質(zhì)量與效率。

1 LRP和BPR的關(guān)系

1.1 LRP和BPR的理論觀點相契合

LRP源于ERP，而ERP的基本思想是供應(yīng)鏈管理(Supply Chain Management，SCM)，就是指對整個供應(yīng)鏈系統(tǒng)進行全面規(guī)劃與運作，以期將用戶所需的服務(wù)和產(chǎn)品，能夠在正確的時間、按照正確的數(shù)量、正確的質(zhì)量、正確的狀態(tài)，送到正確的地點。同樣，BPR理論指導(dǎo)下的圖書館管理，將業(yè)務(wù)流程描繪成一個供應(yīng)鏈，在用戶信息需求的導(dǎo)向之下，按照價值增值過程將相關(guān)的流程進行重新整合，組成高效率的能夠滿足用戶需要的完整流程，并重新設(shè)計圖書館的組織結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)圖書館和用戶共贏的業(yè)務(wù)流程模式。所以，LRP與BPR具有相同的理論基礎(chǔ)，能起到異曲同工之效。

1.2 BPR是實施LRP的前提步驟

規(guī)劃和設(shè)計LRP，要掌握圖書館所處的環(huán)境與既有流程的具體情況，確認準備變革的關(guān)鍵業(yè)務(wù)和需要重組的關(guān)鍵流程，定義重組的范圍和可以量化的目標，同時融入先進的、最適合自身的管理思想來構(gòu)建組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、規(guī)章制度、績效指標以及崗位責(zé)任等業(yè)務(wù)框架，然后建立理想的業(yè)務(wù)流程模型，并在新的業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上實施LRP。另外，LRP作為一種新的管理思想和模式適用于圖書館，將改變傳統(tǒng)的層級組織體系之下垂直管理對業(yè)務(wù)流程的約束及割裂狀況，這種對業(yè)務(wù)流程的沖擊與影響，使固守原有的業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)關(guān)系的思想不再行得通，也使習(xí)慣于過去那么僵化的業(yè)務(wù)程序的做法將被揚棄。

1.3 LRP是開展BPR的重要工具

圖書館的組織機構(gòu)與業(yè)務(wù)流程總是與環(huán)境變化是相適應(yīng)的。比如，在20世紀80年代以前主要設(shè)立采編、流通、閱覽、期刊四大部門。80年代以后圖書館開始開發(fā)自己的自動化管理系統(tǒng)，各圖書館也相繼建立起自動化部。到了90年代，面對信息技術(shù)迅猛發(fā)展、信息數(shù)據(jù)暴漲、信息數(shù)據(jù)形式的多樣化、信息數(shù)據(jù)價格不穩(wěn)定、信息數(shù)據(jù)來源龐雜的局面，圖書館業(yè)務(wù)流程重組被賦予了更多的內(nèi)涵?？梢姡珺PR是動態(tài)的、發(fā)展的自組織、自適應(yīng)過程，起始于對圖書館內(nèi)外環(huán)境信息的及時和完整的了解，開端于供應(yīng)鏈中各成員對業(yè)務(wù)流程的梳理和理想化的描述，因此需要LRP作為工具。同時，圖書館業(yè)務(wù)流程重組離不開信息技術(shù)的支持，最終要通過LRP和電子商務(wù)及其下層的IT技術(shù)與相關(guān)技術(shù)來實現(xiàn)。

1.4 BPR是檢驗LRP成效的一個標準

對LRP的評價要通過利用科學(xué)的理論、設(shè)置完善的指標、采用合理的程序來進行。其中，BPL的效果必定是不可或缺的重要內(nèi)容。判斷標準有：第一，在圖書館新的業(yè)務(wù)流程中，局部流程或程序的工作狀態(tài)。第二，不同業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)的聯(lián)系協(xié)作狀態(tài)，知識共享和信息交流情況。第三，圖書館整個業(yè)務(wù)流程(整體供應(yīng)鏈)中的資源利用情況。第四，圖書館業(yè)務(wù)流程重組后，對LRP的總體實施效果的影響，等等。

2 圖書館的BPR咨詢

2.1 BPR咨詢的益處

國外許多組織在實施BPR之前，都要尋求專業(yè)咨詢公司的幫助，目的是聘請具有專業(yè)知識和從事過BPR背景的專家來分析組織的內(nèi)外環(huán)境，發(fā)現(xiàn)組織存在的主要問題，對組織的合理業(yè)務(wù)流程進行設(shè)計，同時開展BPR管理培訓(xùn)活動。圖書館開展LRP具有復(fù)雜性、全局性、長期性、較高投入性等特點，存在的風(fēng)險也比較大，加之沒有成熟的可資借鑒的經(jīng)驗與現(xiàn)成的模式，因此切不可盲目行事或者操之過急，而應(yīng)學(xué)習(xí)企業(yè)的做法，進行管理咨詢。第一，BPR咨詢專家具備多方面的綜合素質(zhì)能力與從事BPR咨詢的豐富經(jīng)驗，可以解決圖書館在BPR方面的人才缺乏問題。第二，BPR可以根據(jù)不同圖書館的特點，分別提出差異化的BPR解決方案。第三，BPR咨詢可以最大限度地減小圖書館開展BPR的風(fēng)險。

2.2 BPR咨詢的內(nèi)容

圖書館BPR管理咨詢的內(nèi)容可以歸納為：第一，根據(jù)圖書館內(nèi)外環(huán)境，分析BPR的可行性，科學(xué)制定BPR的戰(zhàn)略目標。第二，對圖書館提出的BPR構(gòu)想進行可行性論證。第三，研究圖書館的需求，建立合理的圖書館BPR模型。第三，對圖書館管理現(xiàn)狀進行診斷，參照最佳模式，提出BPR的具體改進意見。第四，幫助圖書館做好BPR的前期準備工作，包括制定管理標準、詳細步驟，明確領(lǐng)導(dǎo)組織機構(gòu)和職責(zé)等。第五，對圖書館BPR給予持續(xù)關(guān)注。第六，對圖書館BPR涉及的信息技術(shù)使用問題提供咨詢。第七，為圖書館開展BPR提供人員培訓(xùn)。第八，參與評估圖書館BPR的效果。

2.3 BPR咨詢的原則

圖書館BPR咨詢同其他業(yè)務(wù)咨詢相比有其特殊性，比如是非同行咨詢、綜合咨詢、預(yù)測咨詢性強等，因此要遵循下列原則。第一，合作性原則。圖書館要同BPR咨詢公司及專家精誠協(xié)作，建立利益共享、風(fēng)險同擔(dān)、命運相濟的機制。第二，獨立性原則。獨立性原則是相對于合作性原則而言的，即在堅持合作方向的前提下，圖書館、咨詢公司、咨詢專家都要為了BPR的目標在自己的職責(zé)范圍內(nèi)獨自開展卓有成效的工作而不受其他因素的干擾和左右。第三，誠實守信原則。圖書館和咨詢公司、咨詢專家都要視信譽為生命，在法律和道德的規(guī)范內(nèi)作為，嚴格按合同辦事。第四，實事求是原則。任何關(guān)于圖書館BPR的建議與方案都應(yīng)從深入的調(diào)查研究起步，從實際情況出發(fā)，建立在科學(xué)依據(jù)的基礎(chǔ)之上，而不能憑經(jīng)驗或“拍腦袋”想問題，更不能隨意主觀臆斷。第五，群眾路線原則。圖書館BPR是一項復(fù)雜、長期的系統(tǒng)工程，涉及到多面的知識和問題，并非某位或某幾位咨詢專家的經(jīng)驗、智慧、技能所能勝任。因此，要深入到圖書館的各部門、各崗位去聯(lián)系圖書館員、聯(lián)系圖書館供應(yīng)鏈上的其他成員，發(fā)揮群體的積極性，激勵群體的創(chuàng)造力。

2.4 BPR咨詢存在的問題

在我國圖書館界，1994年佛山大學(xué)圖書館率先進行新技術(shù)背景下的圖書館業(yè)務(wù)流程重組，隨后東南大學(xué)圖書館、西安交通大學(xué)圖書館、北京大學(xué)圖書館、浙江大學(xué)圖書館、中山大學(xué)圖書館、吉林大學(xué)圖書館、鄭州大學(xué)圖書館、武漢大學(xué)圖書館等都開展了這項工作，取得部分成效和經(jīng)驗。但是，問題也不少，其中在BPR咨詢方面的主要問題有：第一，圖書館對BPR咨詢重要性的認識不足，很少有圖書館在BPR中進行相關(guān)的專業(yè)咨詢。于是，出現(xiàn)了這樣或那樣的問題，比如：BPR同LRP的戰(zhàn)略目標不匹配、重組流程的取舍不合理、新的業(yè)務(wù)流程效率不高等。第二，專業(yè)性的BPR咨詢公司不了解圖書館的需求，對圖書館BPR領(lǐng)域的主動介入很少。第三，BPR咨詢機制不健全，市場發(fā)育尚不成熟，同BPR咨詢相關(guān)的供求、價格、合同等法律需要完善。

3 基于LRP的圖書館BPR實施

3.1 建立LRP功能系統(tǒng)

LRP的最終目標是創(chuàng)建綜合性的供應(yīng)鏈，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段提高管理水平。為了達到這樣的目的，LRP首先要通過不同的功能模塊來實現(xiàn)不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和流程的“子功能”，包括：信息資源采訪系統(tǒng)、信息資源組織系統(tǒng)、信息傳遞與開發(fā)系統(tǒng)、信息服務(wù)系統(tǒng)、用戶關(guān)系管理系統(tǒng)、圖書館行政管理系統(tǒng)、決策管理系統(tǒng)等。不同的子系統(tǒng)通過管理機制和技術(shù)手段集成在一起，保證信息的暢通與共享。

3.2 選擇合適的軟件

LRP的建構(gòu)基于Internet/Intranet平臺，要應(yīng)用電子數(shù)據(jù)交換技術(shù)(EDI)、條形碼技術(shù)、通信技術(shù)、電子商務(wù)技術(shù)、銷售時點信息系統(tǒng)(POS)、電子自動定貨系統(tǒng)(EOS)等先進的技術(shù)。因此，要采用適合的軟件來作為支持新的業(yè)務(wù)流程的平臺。目前，針對LRP的管理軟件幾乎沒有，需要通過對ERP軟件的改造獲得，而ERP軟件在功能拓展、易用性、穩(wěn)定性、信譽、價格、售后服務(wù)等方面都可能存在較大的差異，這就要求圖書館權(quán)衡利弊，慎重行事?？紤]的問題包括：分析圖書館的需求，哪種軟件能對這些需要進行滿足，軟件的技術(shù)路線和技術(shù)特點，服務(wù)質(zhì)量，咨詢專家的意見，等等。

3.3 圖書館供應(yīng)鏈重整

供應(yīng)鏈重整是指在調(diào)研的基礎(chǔ)上，按照供應(yīng)鏈系統(tǒng)中流程接口的要求，從發(fā)展的角度提出適合的管理模型，使圖書館供應(yīng)鏈中不同業(yè)務(wù)流程達成一致協(xié)議。第一，圖書館根據(jù)供應(yīng)鏈中存在的問題，制定新的戰(zhàn)略目標或工作改進目標。第二，評價供應(yīng)鏈成員(包括圖書館內(nèi)部和外部兩個方面)，選擇新的供應(yīng)鏈成員。這當(dāng)中，圖書館戰(zhàn)略目標的制定是個關(guān)鍵，只有在科學(xué)、明確、可實現(xiàn)的戰(zhàn)略目標的指導(dǎo)下，才能判斷供應(yīng)鏈成員同圖書館要求的差距，才能對供應(yīng)鏈成員進行取舍，并對新的供應(yīng)鏈建模。

3.4 圖書館業(yè)務(wù)流程重組

供應(yīng)鏈重整將從現(xiàn)實上改變圖書館的業(yè)務(wù)流程，因而必然對流程重組提出新的要求。按照LRP提出的戰(zhàn)略目標和供應(yīng)鏈管理的原則，圖書館一方面要從整體上設(shè)計更加優(yōu)化的供應(yīng)鏈系統(tǒng)，另一方面要對供應(yīng)鏈成員中的具體業(yè)務(wù)流程進行再造和重組。圖書館業(yè)務(wù)流程重組的績效要通過實踐來檢驗，以科學(xué)的評價體系和方法來判斷，并非如現(xiàn)在許多圖書館只是增加、減少或組合若干個業(yè)務(wù)部門那么簡單。

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