在用友總帳和ＵＦＯ報表系統(tǒng)中建立成本核算模型

蔡騰倫

【摘要】 隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，財務(wù)軟件在各行各業(yè)已得到廣泛的應(yīng)用。其中利用用友總帳和UFO報表系統(tǒng)建立成本核算模型來實現(xiàn)成本核算是企業(yè)信息化管理的重要組成部分。本文通過應(yīng)用企業(yè)成本核算案例說明模型設(shè)計原理，并運用用友帳務(wù)函數(shù)和報表取數(shù)函數(shù)闡述建立模型設(shè)計的過程及對運行效果進行分析，論證了建立成本核算模型的重要性、有效性及可靠性。

【關(guān)鍵詞】 用友總帳；UFO報表；函數(shù)；成本核算；模型

一、選擇UFO報表作為開發(fā)工具的理由

(一)與Excel相比，UFO報表在可操作性方面不及Excel，但在賬務(wù)處理方面，UFO報表屬于用友軟件的一個組成部分，與總賬系統(tǒng)兼容性比Excel好，即總賬與UFO報表的數(shù)據(jù)接口比較完善，UFO報表具有從總賬系統(tǒng)中取數(shù)功能，利用用友賬務(wù)函數(shù)可以從總賬系統(tǒng)中提取科目的借、貸方發(fā)生額和余額等。

(二)用友總賬系統(tǒng)、憑證數(shù)據(jù)庫以及UFO報表數(shù)據(jù)可實現(xiàn)無縫連接。三者相互之間的數(shù)據(jù)可以順利傳遞，這也是在用友總賬和UFO報表系統(tǒng)中建立成本核算模型的前提。

二、模型設(shè)計原理

首先，由用友總賬系統(tǒng)完成各成本科目數(shù)據(jù)（直接材料、直接人工、制造費用等）的歸集；其次，利用UFO報表的用友賬務(wù)函數(shù)從憑證數(shù)據(jù)庫中提取待分配的發(fā)生額，并通過設(shè)計好的UFO報表計算出分配結(jié)果；然后，利用總賬系統(tǒng)中期末——轉(zhuǎn)賬生成功能，從UFO報表中取出將要分配給下一個生產(chǎn)環(huán)節(jié)的生產(chǎn)成本，并對轉(zhuǎn)賬生成的憑證進行審核、記賬；再經(jīng)過幾次這樣的循環(huán)就能夠?qū)⑵髽I(yè)的生產(chǎn)成本一步步地核算出來。如何從憑證數(shù)據(jù)庫中取出待分配的成本費用，又如何將計算出來的分配額導(dǎo)入總賬系統(tǒng)或憑證數(shù)據(jù)庫中，如何使數(shù)據(jù)在總賬系統(tǒng)或是憑證數(shù)據(jù)庫與成本計算表之間傳遞，是本文的關(guān)鍵所在，下面介紹的兩個函數(shù)就能實現(xiàn)這個功能。

(一)用友賬務(wù)函數(shù)。用友賬務(wù)函數(shù)可以將憑證數(shù)據(jù)庫中某個科目的發(fā)生額、凈額、期末余額等數(shù)據(jù)提取到UFO報表，為總賬系統(tǒng)、憑證數(shù)據(jù)庫與UFO報表三者之間建起一座橋梁。

(二)UFO報表取數(shù)函數(shù)?？傎~系統(tǒng)中自定義轉(zhuǎn)賬功能用到的報表取數(shù)函數(shù)可以將報表中單元格數(shù)值提取到總賬系統(tǒng)中，從而實現(xiàn)了數(shù)據(jù)從報表到總賬系統(tǒng)的傳遞，并由總賬系統(tǒng)生成憑證保存在憑證數(shù)據(jù)庫。

三、案例應(yīng)用

（一）企業(yè)的基本情況及生產(chǎn)成本核算流程

1．基本情況。該企業(yè)為某機械制造有限公司，主要從事一號產(chǎn)品和二號產(chǎn)品的生產(chǎn)，該公司為一般納稅人企業(yè)。

2．企業(yè)成本核算流程。該企業(yè)設(shè)有加工車間、裝配車間，成本項目為直接材料、直接人工和制造費用。另設(shè)有機修輔助生產(chǎn)車間，主要從事機械設(shè)備維修，輔助生產(chǎn)費用按直接分配法進行分配，制造費用按生產(chǎn)工人工時數(shù)分配。成本計算采用品種法。首先，由加工車間根據(jù)加工成不同的產(chǎn)品零件，完工后直接交送裝配車間組裝成各種產(chǎn)品。各車間成本結(jié)轉(zhuǎn)順序為：結(jié)轉(zhuǎn)輔助車間生產(chǎn)成本——結(jié)轉(zhuǎn)兩個基本車間的制造費用——結(jié)轉(zhuǎn)加工車間生產(chǎn)成本——結(jié)轉(zhuǎn)裝配車間生產(chǎn)成本。

（二）模型設(shè)計過程

1．總帳初始化設(shè)置

（1）部門檔案設(shè)置。在部門檔案設(shè)置中錄入以下三個車間：

（2）會計科目設(shè)置。該企業(yè)為制造業(yè)，生產(chǎn)成本科目下設(shè)基本生產(chǎn)成本和輔助生產(chǎn)成本，為便于核算、減少會計科目，成本類科目設(shè)置了輔助核算，會計科目設(shè)置如下：

（3）項目目錄設(shè)置。在項目檔案中增加“成本核算”項目大類，并為其指定基本生產(chǎn)成本下的3個明細科目（直接材料、直接人工、制造費用），項目分類定義中添加“分類碼為1、分類名稱為“產(chǎn)成本核算”，項目目錄中錄入內(nèi)容如下：

2．UFO報表模板設(shè)置。根據(jù)生產(chǎn)流程和核算的要求，在UFO報表系統(tǒng)中共設(shè)置了輔助生產(chǎn)成本分配表、各車間制造費用分配表、加工車間生產(chǎn)成本分配表、裝配車間生產(chǎn)成本分配表，共4個模板。這些模板的主要作用是實現(xiàn)從總賬系統(tǒng)提取數(shù)據(jù)，并進行費用分配。具體設(shè)計步驟如下：

（1）輔助生產(chǎn)成本分配表

此表分為兩個區(qū)域，一個為基本數(shù)據(jù)輸入?yún)^(qū)，另一個為計

算結(jié)果顯示區(qū)，分配的方法采用直接分配法。如圖，基本數(shù)據(jù)區(qū)B5、B8、B10單元格的各個數(shù)值均是由車間統(tǒng)計人員匯總上報而來，作為對外分配的依據(jù)；計算結(jié)果顯示區(qū)的作用是把總賬系統(tǒng)中取出的總金額按照基本數(shù)據(jù)輸入?yún)^(qū)所給數(shù)據(jù)進行分配，函數(shù)計算公式如圖：單元格B4=QM(“410102”，月，“借”，，，“201”，，，，，含義為從總賬系統(tǒng)中提取科目代碼為410102（輔助生產(chǎn)成本），車間代碼為201（機修車間）的期末數(shù)。

（2）各車間制造費用分配表

如圖，基本數(shù)據(jù)輸入?yún)^(qū)為該月各車間所產(chǎn)產(chǎn)品的工人工時數(shù)；計算結(jié)果顯示區(qū)將按照輸入的各產(chǎn)品耗費的工人工時數(shù)進行分配。待分配金額列均為從制造費用科目中部門為加工車間取來的。函數(shù)計算公式單元格D7=FS(“4105”，月，“借”，，，“1”，，其含義為從總賬系統(tǒng)中提取科目代碼為4105（制造費用），車間代碼為101（加工車間）的本月發(fā)生數(shù)。

（3）加工車間生產(chǎn)成本分配

加工車間生產(chǎn)成本核算時產(chǎn)生了月末在產(chǎn)品，本例采用約當(dāng)產(chǎn)量法進行月末在產(chǎn)品的核算，約當(dāng)產(chǎn)量是指將尚未完工的在產(chǎn)品按其完工程度或投料程度折算成完工產(chǎn)品的數(shù)量。費用項目的完工程度則是由生產(chǎn)車間管理部門測算得來。函數(shù)計算公式如圖；單元格C4=QC(“41010101”，月，“借”，，，

“1”，“003”，，，，含義為從總賬系統(tǒng)中提取科目代碼為41010101（基本生產(chǎn)成本下的直接材料），部門編碼為101（加工車間），項目編號為003（一號零件）的期初數(shù)。D4～E4單元區(qū)域的公式分別用來提取部門編碼為101（加工車間），項目編號為003（一號零件）直接人工和制造費用的期初數(shù)。C5=FS(“41010101”，月，“借”，，，“101”，“003”，)，其含義為從總賬系統(tǒng)中提取科目代碼為41010101（基本生產(chǎn)成本下的直接材料），部門編碼為101（加工車間），項目編號為003（一號零件）的借方發(fā)生額。D5～E5單元格的公式分別用來提取部門編碼為101（加工車間），項目編號為003（一號零件）的直接人工和制造費用借方發(fā)生額。

（4）裝配車間生產(chǎn)成本分配表

由于裝配車間的成本核算與加工車間成本核算方法相同，裝配車間生產(chǎn)成本分配表設(shè)計原理和所用到的函數(shù)公式可借鑒加工車間生產(chǎn)成本分配表來設(shè)計。

3．將UFO報表分配后的數(shù)據(jù)引入總賬系統(tǒng)，生成憑證。前面已經(jīng)做好了輔助生產(chǎn)成本分配表，接下來需要做的就是如何讓計算得到數(shù)據(jù)回歸總賬系統(tǒng)，并生成憑證，從賬本上體現(xiàn)數(shù)據(jù)的歸集與分配。

（1）自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置

在期末自定義轉(zhuǎn)賬功能中需增加4個轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置，分別為分配并結(jié)轉(zhuǎn)輔助生產(chǎn)成本、分配并結(jié)轉(zhuǎn)制造費用、分配并結(jié)轉(zhuǎn)加工車間和裝配車間生產(chǎn)成本。在每張轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置中運用了“UFO報表取數(shù)函數(shù)”，其功能是從UFO報表中提取分配數(shù)據(jù)傳遞到憑證中，以實現(xiàn)憑證的自動生成。如圖：分配并結(jié)轉(zhuǎn)輔助生產(chǎn)成本，轉(zhuǎn)賬序號：0001；轉(zhuǎn)賬說明：分配并結(jié)轉(zhuǎn)輔助生產(chǎn)成本。如金額公式UFO（D：我的文檔輔助生產(chǎn)成本分配表.rep ，，9，2，），其含義是從UFO報表中文件名為輔助生產(chǎn)成本分配表中的第9行第2列的單元格中提取數(shù)據(jù)，通過期末轉(zhuǎn)帳公式設(shè)置回到總帳，生成憑證。根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)流程，并參照輔助生產(chǎn)成本分配設(shè)置，同理定義其他轉(zhuǎn)賬憑證。

（2）轉(zhuǎn)賬生成

運行期末—轉(zhuǎn)賬生成功能，選擇并生成上述自定義轉(zhuǎn)賬憑證，并審核記賬。就這樣，經(jīng)過自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置、轉(zhuǎn)賬生成兩個步驟實現(xiàn)了數(shù)據(jù)從UFO報表傳遞到總賬系統(tǒng)。特別注意的是，對于生成憑證的順序有著嚴格的規(guī)定，只有輔助生產(chǎn)成本憑證生成完畢后，才能進行制造費用分配、加工車間生產(chǎn)成本和裝配車間生產(chǎn)成本憑證的生成。

（三）運行效果分析

經(jīng)過上述操作，實現(xiàn)了輔助生產(chǎn)成本分配、制造費用分配、基本生產(chǎn)車間完工產(chǎn)品與在產(chǎn)品分配，從而實現(xiàn)了利用總賬和UFO報表建立成本核算模型完成企業(yè)成本的核算。今后進行生產(chǎn)成本核算時，只要改變關(guān)鍵字就可以使成本核算表自動從總賬系統(tǒng)中取出待分配金額，經(jīng)過計算，得出分配給下一個生產(chǎn)環(huán)節(jié)各科目的金額，再經(jīng)過轉(zhuǎn)賬定義、轉(zhuǎn)賬生成兩個環(huán)節(jié)生成記賬憑證。

四、有待探討的問題

在模型設(shè)計過程中，筆者曾設(shè)想在定義公式時用“關(guān)聯(lián)條件”實現(xiàn)表與表之間取數(shù)，即輔助生產(chǎn)成本分配完畢后，制造費用分配以及加工車間和裝配車間完工產(chǎn)品與在產(chǎn)品的分配不是從總賬系統(tǒng)中取數(shù)，而是相互間從UFO報表中取數(shù)，待產(chǎn)品分配歸集完畢后，再生成憑證、審核和記賬。但與本模式相比，賬本上反映成本信息的時間可能會拖延，另外，本模式憑證審核環(huán)節(jié)能更早地發(fā)現(xiàn)問題，避免錯誤進一步蔓延。在應(yīng)用過程中，不同的企業(yè)也許還會遇到各種各樣的難題，這就需要逐步完善在用友總賬和UFO報表系統(tǒng)中建立成本核算模型的方法，提高企業(yè)生產(chǎn)管理效率。

參考文獻：

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